Cos’è la certificazione ISO? Perché ottenerla e quali vantaggi apporta alle aziende?
ISO acronimo di “International Organization for Standardization” (Organizzazione Internazionale per la Normazione), è una delle ONG più antiche al mondo.
Fondata nel 1946 a Londra, ha il compito di facilitare il commercio e la collaborazione tra aziende e individui attraverso il rilascio di certificazioni (standard internazionali) che stabiliscono il miglior modo pratico di fare ogni cosa, dalla produzione di un prodotto alla gestione di un processo specifico.
In questo articolo tratteremo più da vicino l’argomento. Vedremo le principali certificazioni ISO, perché dovresti ottenerne una, i vantaggi, nonché l’intero processo di certificazione. Iniziamo subito.
Sommario
- Che cos’è una certificazione ISO
- Quali sono le principali certificazioni ISO in Italia
- I benefici delle certificazioni ISO per le aziende
- Certificazione ISO 9001: i requisiti
- I vantaggi specifici della certificazione ISO 9001
- Il processo di certificazione ISO 9001
- Come ottenere la certificazione ISO 9001 con Factorial
Che cos’è una certificazione ISO
Una certificazione ISO è un attestato rilasciato da enti indipendenti e abilitati a dimostrazione che l’azienda richiedente soddisfa determinati requisiti stabiliti dall’ Organizzazione Internazionale per la Standardizzazione (ISO).
I certificati ISO sono concordati a livello internazionale e possono essere definiti in modo semplice come: la prova che il possessore, nel produrre un prodotto o gestire un processo, si attiene a pratiche stabilite, studiate e concordate da un pool di esperti.
Questi certificati sono il risultato di un lavoro puntuale fatto da persone esperte in un determinato settore. Ne esistono numerosissimi. Come vedremo in dettaglio, esistono centinaia di certificazioni disponibili, a partire dalla nota certificazione ISO 9001 (certificazione di qualità), uno standard riconosciuto a livello mondiale nonché il più utilizzato.
Le aziende che implementano la ISO 9001 possono così dimostrare di disporre di un sistema di gestione della qualità (SGQ) efficiente. Tradotto, ciò significa che gestiscono i processi in maniera efficace, dispongono di personale qualificato e si impegnano continuamente a migliorare i propri sistemi.
Un certificato ISO, riassumendo e integrando, è un attestato che dimostra l’attenzione dell’azienda alla conformità ai rigorosi standard internazionali stabiliti e l’impegno verso aspetti quali qualità, efficienza e miglioramento continuo dei processi.
Quali sono le principali certificazioni ISO in Italia
Come anticipato, esistono tantissime certificazioni ISO. Alcune chiaramente sono più popolari, come la già citata Certificazione ISO 9001. Ma ne esistono anche molte altre. Vediamo le principali:
Certificazione ISO 9001 Gestione della qualità
Standard specifico per i sistemi di gestione di qualità facente parte della famiglia degli ISO 9000 (SGQ).
Lo adottano oltre 1 milione di aziende in tutto il mondo. Il certificato attesta che l’azienda adotta elevati standard nell’ambito della gestione di:
- Clienti
- Leadership
- Risorse umane
- Processi
La certificazione ISO inoltre attesta che l’organizzazione ha un approccio basato sul miglioramento continuo delle prestazioni, che si impegna a prendere decisioni strategiche basate sui dati e che ha un approccio basato sulla costruzione di relazioni con tutte le parti coinvolte: clienti, fornitori, personale.
Certificazione ISO 45001 Salute e sicurezza sul lavoro
La Certificazione ISO 45001 è rilasciata alle organizzazioni che lavorano per migliorare la sicurezza dei dipendenti nei luoghi di lavoro impegnandosi a ridurre i rischi di infortunio e a creare condizioni di lavoro più sicure.
La certificazione mira a mitigare il tema delle morti sul lavoro, un evento che coinvolge oltre 7.600 lavoratori ogni giorno. L’attestato segue quanto stabilito dalle linee guida dell’Organizzazione Internazionale del Lavoro e altre linee guida internazionali.
Certificazione ISO 14000 Gestione dell’ambiente
La Certificazione ISO 14000 e le successive riguardano specificatamente la gestione dell’ambiente. Le aziende che la ottengono dimostrano di adottare un approccio strategico per mitigare le proprie responsabilità ambientali.
La norma ISO fornisce linee guida relativamente ad aspetti quali etichettatura, analisi dei cicli di vita e approcci efficaci al contrasto del cambiamento climatico. La certificazione è già ottenuta da oltre 500.000 aziende in tutto il mondo.
Certificazione ISO 22000 Sicurezza alimentare
La certificazione ISO 22000 è di interesse per le aziende che operano nel settore alimentare. I produttori, in particolare, possono ottenere questa certificazione che ha un enorme rilievo nel garantire ai consumatori un cibo sano e controllato durante tutta la catena di approvvigionamento.
Per un consumatore, di conseguenza, acquistare generi alimentari da organizzazioni certificate ISO 22000 significa avere una garanzia a tavola, poiché l’azienda ha dimostrato di adottare elevati standard di sicurezza relativamente alla gestione degli alimenti.
Certificazione ISO 31000 Gestione dei rischi
Infine, vediamo la Certificazione ISO 31000. Questa è nell’ambito del risk management. L’azienda che la ottiene dimostra di adottare elevati standard per prevenire tutti i rischi in cui potrebbe incorrere.
La certificazione, che può essere richiesta da qualsiasi realtà indipendentemente dal settore in cui opera, attesta che l’azienda rispetta modelli in grado di garantire resilienza economica e reputazione professionale.
I benefici delle certificazioni ISO per le aziende
Le certificazioni ISO offrono numerosi vantaggi alle organizzazioni che le ottengono. Poiché si tratta di certificazioni riconosciute a livello mondiale, la certificazione garantisce a livello globale e agli occhi di terze parti, clienti, fornitori e investitori:
- Affidabilità: La certificazione ISO è sinonimo di affidabilità. Rivolgersi a un’azienda certificata significa avere la certezza che adotti elevati standard in materia di qualità, sicurezza, prodotti e servizi commercializzati.
- Continuo miglioramento: Le certificazioni ISO dimostrano anche che l’organizzazione si impegna a perseguire l’eccellenza, continuando a migliorare i propri servizi, a gestire i progetti in modo più efficiente e a garantire un’elevata qualità ai consumatori.
- Elevati standard produttivi: Le aziende con certificazione ISO tendono a distinguersi per l’elevata produttività, poiché adottano protocolli, linee guida e best practices finalizzati all’ottimizzazione di tutti i processi.
- Competitività: Anche la competitività ne trae beneficio. La certificazione ISO fa infatti da ulteriore garanzia per l’azienda, che può utilizzarla per acquisire un vantaggio rispetto ai concorrenti, per attestarsi come realtà efficiente sul mercato e degna di fiducia.
Ai vantaggi sopra elencati si aggiungono notevoli aumenti dei ricavi derivanti da una migliore gestione dei processi, e clienti più soddisfatti poiché ricevono prodotti e servizi da una realtà che soddisfa elevati standard nell’ambito della gestione delle performance.
In definitiva, avviare l’iter per ottenere una certificazione ISO rappresenta un importante passo avanti per l’azienda e garantisce vantaggi tangibili e non trascurabili.
Certificazione ISO 9001: i requisiti
Dopo aver compreso in generale il funzionamento della certificazione ISO e cos’è l’ISO 9001, concentriamoci su quest’ultima, esaminando i requisiti necessari per ottenerla.
Quando parliamo della certificazione ISO 9001, ci riferiamo principalmente a due tipi di certificazioni: una destinata alle aziende e l’altra alle persone che desiderano ottenere l’abilitazione per verificare il rispetto dei requisiti ISO 9001.
In questo contesto, focalizziamoci sui requisiti per l’azienda che intende ottenere la certificazione.
La prima azione da intraprendere è l’implementazione di un Sistema di Gestione della Qualità; successivamente, è necessario compilare la documentazione obbligatoria richiesta.
Possiamo dunque suddividere il processo in due macro fasi preliminari, volte ad assicurare il possesso dei requisiti necessari per avviare il processo di certificazione vero e proprio.
1. Implementa un sistema di gestione della qualità
Implementare un sistema di gestione della qualità implica la creazione di un documento che riporta tutte le attività svolte dall’azienda che direttamente o indirettamente influenzano la qualità dei prodotti o servizi.
Questo documento deve dimostrare nella pratica che l’organizzazione rispetta i principi di base richiesti dall’ISO 9001. La documentazione richiesta deve includere dettagli sui prodotti o servizi, sulle norme rispettate, sulle competenze del personale, sulle esigenze dei clienti e su altri aspetti rilevanti per la qualità.
Inoltre, sono richieste:
- Analisi della struttura organizzativa: definisce i ruoli e le responsabilità all’interno dell’azienda.
- Mappa dei processi: descrizione dei profili professionali coinvolti, delle attività svolte, degli input e degli output.
- Gestione dei rischi: bisogna identificare i potenziali rischi d’impresa e le azioni intraprese per mitigarli.
- Comunicazione: modalità di comunicazione interna ed esterna all’azienda relative al Sistema di Gestione della Qualità (SGQ).
- Cultura aziendale: principi e valori fondanti dell’organizzazione.
- Soddisfazione del cliente: strumenti utilizzati dall’azienda per valutare la soddisfazione del cliente e azioni intraprese per aumentare i livelli di soddisfazione.
- Monitoraggio: definizione dei metodi utilizzati per monitorare le prestazioni del SGQ e per identificare le aree di miglioramento.
2. Pre audit
Dopo aver implementato un sistema di gestione della qualità, il modo migliore per procedere è condurre un pre-audit. Questo implica verificare se il sistema implementato rispetta le condizioni richieste dall’ISO 9001.
In rete sono disponibili numerose e aggiornate checklist. Seguirle è fondamentale per verificare la conformità del proprio sistema di gestione con quello richiesto dall’ISO 9001.
Una classica checklist può aiutare a comprendere se sono stati considerati punti relativi ai prodotti o servizi, agli input e output, alla soddisfazione del cliente, ai rischi e opportunità, e al miglioramento dei processi.
In termini ancora più semplici, nel pre-audit è necessario assicurarsi che tutte le informazioni riportate nella documentazione siano coerenti con le richieste, misurabili, aggiornate, e così via.
Quando l’azienda, attraverso il proprio sistema di gestione della qualità, può dimostrare di disporre di personale qualificato e pronto a soddisfare le esigenze della clientela, adottare processi che consentano di raggiungere gli obiettivi stabiliti, rispettare le norme e i regolamenti vigenti, e considerare i rischi e le opportunità nel business in cui opera, si può affermare di avere i requisiti per ottenere la certificazione ISO 9001.
È doveroso precisare che la fase preparatoria all’ottenimento della ISO 9001 non è affatto semplice.
Si tratta di un lavoro affidato a interi team di persone con competenze e conoscenze in materia, e non di rado vengono coinvolti consulenti specializzati.
I requisiti della norma ISO 9001 sono molteplici, pertanto è necessario avvalersi di specialisti esperti di Sistemi di Gestione della Qualità in grado di guidare l’organizzazione attraverso il processo di implementazione del SGQ.
I vantaggi specifici della certificazione ISO 9001
Partendo dal presupposto che qualsiasi organizzazione, indipendentemente dal settore in cui opera (trasporti, sanità, servizi, no profit), trae vantaggio dallo standard ISO 9001.
Nello specifico, questi vantaggi riguardano:
- Maggior fiducia e soddisfazione dei clienti: La certificazione ISO 9001 dimostra che l’azienda si impegnata nel fare al meglio, mettendo il cliente al centro e offrendo prodotti e servizi di alta qualità
- Riduzione dei costi: Un sistema di gestione della qualità aiuta a individuare inefficienze e sprechi all’interno dei processi aziendali, favorendo una riduzione dei costi.
- Miglior comunicazione interna: L’azienda beneficia di una miglior comprensione delle competenze chiave, dei ruoli e degli obiettivi aziendali. Questo si traduce in una comunicazione più semplice e chiara tra tutto il personale.
- Personale più motivato: La certificazione ISO è data alle realtà che adottano un approccio basato miglioramento continuo, principio che spinge anche il personale a migliorare, a sentirsi più coinvolto e a raggiungere gli obiettivi.
- Ottimizzazione dei processi decisionali: Un sistema ISO permette una standardizzazione dei processi, migliorando la gestione delle problematiche, degli imprevisti e la capacità decisionale.
- Accesso a nuove opportunità di business: La certificazione ISO 9001 dà visibilità all’azienda. Migliora il suo posizionamento e la visibilità sui mercati nazionali e internazionali, favorendo l’accesso a nuove opportunità di crescita.
- Più facile rispetto di leggi e norme di settore: I rigorosi protocolli, leggi e norme da rispettare, consentono all’organizzazione di avere meno rischi d’incorrere in sanzioni.
Il processo di certificazione ISO 9001
Vediamo ora in cosa consiste nello specifico il processo di certificazione ISO 9001. Possiamo dividere l’intero processo in tre macro fasi.
1. Contattare un organismo abilitato alla certificazione ISO 9001
Contattare un organismo abilitato alla certificazione ISO 9001 è un passaggio necessario.
Come abbiamo visto, è imprescindibile entrare in contatto con un pool di professionisti in grado di guidare l’azienda verso la realizzazione o il perfezionamento del Sistema di Gestione della Qualità.
In Italia ci sono numerosi enti abilitati, che possono essere trovati consultando le banche dati di ACCREDIA, l’ente italiano di accreditamento.
La scelta dell’ente è fondamentale, poiché ogni realtà mette a disposizione servizi specifici e dispone di competenze diverse. Alcune società offrono solo un servizio di consulenza, altre invece si occupano di ogni fase guidando l’azienda all’ottenimento della certificazione ISO. Trovare un organismo di certificazione con esperienza nella certificazione ISO 9001 nel proprio settore è sicuramente un vantaggio.
Già in questa fase è necessario valutare i costi da sostenere per la certificazione ISO. Questi sono molto variabili a seconda dei servizi richiesti e delle dimensioni dell’azienda. In generale, sono compresi tra i 7.000 e i 25.000 euro.
2. Preparare e inviare la documentazione
Il secondo step consiste nel preparare la documentazione. In dettaglio, bisogna dimostrare che l’azienda ha portato a termine tutte le fasi richieste per la certificazione ISO 9001.
C’è quindi da presentare tutta la documentazione obbligatoria e valutare se allegare anche i documenti non obbligatori.
Vi è inoltre tutta una documentazione di supporto da presentare, fatta di registrazioni, moduli, grafici e altri documenti. Tra questi, ad esempio, possono rientrare allegati di vario genere, altri registri non inclusi finora, manuali di formazione.
Successivamente, la documentazione va revisionata da professionisti qualificati i quali hanno il compito di verificare che le informazioni fornite siano complete, esatte, accurate e coerenti.
In questa fase, la prassi vuole che venga coinvolto anche il personale il quale può, da un lato, dare supporto alla raccolta dei documenti, dall’altro è necessario sia aggiornato su tutte le modifiche che l’azienda sta apportando con l’obiettivo di ottenere la certificazione ISO 9001.
3. Verifica ispettiva ed emissione della certificazione
L’ultima fase consiste nell’audit preparato dall’ente di certificazione. Questo, dopo aver verificato la documentazione allegata ed essersi accertato che l’azienda esaminata sia conforme ai requisiti richiesti dal sistema 9001, emette il Certificato di Conformità del SGQ.
Generalmente, non passano più di due settimane prima che il certificato venga emesso e che l’azienda risulti certificata ISO 9001.
Come ottenere la certificazione ISO 9001 con Factorial
Come abbiamo visto, per ottenere le certificazioni ISO bisogna avviare in azienda un processo complesso.
È necessario rispettare rigidi requisiti, affidarsi a professionisti esperti e talvolta apportare sostanziali modifiche: nei processi aziendali, nel modo in cui ci si relaziona con la clientela e nel modo in cui si prevedono e mitigano eventuali rischi.
Oggi, in tal senso, l’utilizzo della tecnologia può rivelarsi utile, facilitando notevolmente l’iter preparatorio finalizzato all’ottenimento di una certificazione ISO.
Ad esempio, Factorial, il nostro software completo per la gestione delle risorse umane, può essere utilizzato per dimostrare di avere alcuni dei requisiti richiesti dalla certificazione ISO 9001.
In particolare, le funzionalità dedicate al performance management dei dipendenti possono aiutare durante la fase di monitoraggio, valutazione e analisi delle prestazioni dei dipendenti.
Inoltre, il software può essere utile per fornire l’organigramma aziendale, facilitando la raccolta di ruoli, responsabilità e mansioni. Factorial offre anche funzionalità specifiche per definire e misurare gli obiettivi dell’azienda e dei dipendenti, poiché mette a disposizione strumenti per determinare obiettivi numerici e misurabili.
Infine, l’app, disponibile anche in versione mobile, può essere anche utilizzato per conservare e archiviare in digitale la documentazione richiesta.
In conclusione, Factorial può semplificare la vita aziendale. È uno strumento innovativo pensato per trasformare le lunghe attività manuali in efficienti processi digitali.
Con una sola piattaforma, è possibile utilizzare funzionalità che vanno dalla rilevazione delle presenze, alle ferie e permessi, fino alle funzionalità specifiche che aiutano non solo a migliorare tutti i processi aziendali ma anche a ottenere con più semplicità e meno sforzi l’importante certificazione ISO 9001.
