Già utilizzi le carte di credito aziendali? Sai che possono aiutarti a gestire al meglio le spese sostenute dai lavoratori per la tua organizzazione?
Le carte di credito aziendali, o carte di debito aziendali, altro non sono che delle normali carte per effettuare i pagamenti. Possono essere di vari tipi nominative o non nominative e sono ideali i liberi professionisti per le PMI o per le grandi aziende.
Sono diversi i motivi che possono spingerti a utilizzarle e li vedremo in questo approfondimento in cui ti guideremo alla scelta delle migliori carte di credito aziendali per i dipendenti.
Sommario
Carte di credito aziendali: cosa sono
Le carte di credito aziendali sono delle classiche carte per effettuare i pagamenti. Puoi decidere di distribuirle a tutti i dipendenti o solo alcuni. Questi le utilizzano per pagare tutte le spese sostenute per conto dell’azienda. Ne sono un esempio:
- Biglietti per i trasporti
- Pranzi o cene
- Rifornimento carburante
- Pagamenti online
Utilizzare la carta aziendale evita al dipendente di dover pagare in contanti o con una carta personale. Le conseguenze sono che il lavoratore non anticipa il denaro di tasca propria e non deve quindi chiedere alcun rimborso.
Questo aspetto semplifica enormemente il lavoro del reparto HR, il quale non deve più così calcolare le spese ad avviare la gestione del rimborso spese per i dipendenti. Inoltre, non c’è più il pericolo che il lavoratore non lo riceva. Ogni pagamento è tracciato e non c’è più necessità di conservare scontrini, fatture e tutte le ricevute.
La carta aziendale di credito business, che come vedremo in seguito può essere nominativa o non nominativa, è sempre più utilizzata dalle PMI. È uno strumento ideale per tenere sotto controllo tutte le spese dei dipendenti e per gestire al meglio il bilancio dell’organizzazione. Ne esistono di diverse tipologie due di credito, altre due di debito:
- Carte di credito aziendali nominative
- Carte di credito aziendali non nominative
- Carte di debito (prepagate) nominative
- Carte di debito (prepagate) non nominative
Le carte di credito hanno anche un iban associato al conto corrente della tua azienda, le carte di debito, invece, generalmente non dispongono di un IBAN. La presenza o meno dell’iban aziendale permette di effettuare non solo i pagamenti ma anche di ricevere o effettuare i bonifici.
A seconda della carta scelta e delle tue esigenze ti consigliamo di valutare attentamente se fornire ai dipendenti anche un iban associato al conto aziendale o se permettere solo pagamenti online o contactless.
👉 Leggi l’articolo “Rimborso spese dipendenti: tutto quello che c’è da sapere”.
👉 Oppure “Nota spese: come digitalizzare il processo”.
Vantaggi e svantaggi delle carte di credito aziendali
Quando decidi d’introdurre una novità in azienda è sempre buona prassi valutare i pro e i contro. Anche per quanto riguarda le carte di credito aziendali con iban o senza iban ci sono alcuni motivi che dovrebbero spingerti ad adottarle e altri che invece potrebbero scoraggiarti. Vediamo prima i vantaggi e successivamente gli svantaggi.
Fai un passo verso la digitalizzazione
Il primo vantaggio è che utilizzare una carta aziendale, di credito o ricaricabile, ti permette di fare un importante passo verso la digitalizzazione delle note spese.
La gestione di queste ultime è notoriamente complessa, tanto per i dipendenti, tanto per gli addetti alla rendicontazione. I primi possono perdere ogni diritto al rimborso se ad esempio perdono uno scontrino.
I secondi perdono ore preziose di lavoro nel conteggiare ogni singolo scontrino. Grazie a specifici software HR e alle carte di credito aziendali, l’intero processo può essere automatizzato.
👉 Leggi l’articolo “Digitalizzazione aziendale: qual è l’impatto della digitalizzazione nei processi?”.
👉 Oppure “Software gestione aziendale: i migliori software per la digitalizzazione”.
Gestione centralizzata
Come vedremo in dettaglio, la carta di credito aziendale permette a te e ai dipendenti di effettuare pagamenti anche utilizzando lo smartphone. Ad esempio, creando una o più carte virtuali, o utilizzando apposite app, i pagamenti diventano ancora più semplici.
Quest’ultimo vantaggio ti porta a gestire in maniera centralizzata ogni processo. È sufficiente uno smartphone oggi per controllare tutte le spese dei dipendenti.
Nessun anticipo di denaro
Un altro vantaggio riguarda i dipendenti. A molti non piace anticipare il denaro per l’azienda e attendere il successivo stipendio per vedersi accreditare il rimborso. Chiaramente utilizzare la carta evita questo problema poiché le spese risultano direttamente pagate dalla tua azienda.
I tuoi dipendenti non devono così più preoccuparsi né di avere con loro denaro contante né di anticipare alcune spese che a volte possono essere anche molto elevate.
Molteplici utilizzi
Un ulteriore punto di forza riguarda l’utilizzo che puoi pensare di fare delle carte di credito aziendali. Puoi utilizzarle per i pagamenti ma anche per altri scopi. Ad esempio, possono tornare utili nel caso decidessi di concedere premi e benefit ai lavoratori che si sono distinti nel mese.
Responsabilità limitata
Come titolare di una società a responsabilità limitata eventuali rischi derivanti da un uso improprio della carta si riflettono solo sul patrimonio dell’impresa e non sul patrimonio personale.
Chiaramente invitiamo a leggere attentamente tutte le condizioni, poiché a seconda del gestore del servizio, le responsabilità potrebbero essere divise in maniera diversa e talvolta estendersi anche ai dipendenti.
Carta credito aziendale: svantaggi
Utilizzare le carte di credito aziendale può portarti ad affrontare alcune questioni che è bene definire da subito:
Necessità di definire un regolamento
In primo luogo, dovrai definire un regolamento aziendale da rispettare su come utilizzare lo strumento.
Dovrai pertanto informare i lavoratori riguardo le spese ammissibili e non ammissibili, stabilire delle regole diverse a seconda della posizione lavorativa del dipendente, specificare qual è la politica adottata in caso di furto o smarrimento e dare il tempo a tutti di abituarsi all’utilizzo della carta.
Rischio di aumento delle spese
Collegato al punto precedente, non creare un regolamento chiaro può portare i dipendenti a spendere di più rispetto a quanto spendevano precedentemente, quando cioè rimborsavi direttamente in busta paga le spese sostenute.
In ambito spese, ti consigliamo anche di verificare le tariffe aggiuntive che ti troverai a pagare alla banca o alla società di servizi che eroga e gestisce i pagamenti avvenuti tramite carta.
👉 Leggi l’articolo “Come leggere la busta paga: esempio con tabella elenco codici”.
Periodo di adattamento
Infine, non tutti i dipendenti potrebbero adattarsi rapidamente a utilizzare la carta aziendale. Questo potrebbe portarti a dover gestire un periodo di adattamento ed eventualmente a mantenere per un po’ attiva sia la possibilità di pagare in contanti sia la possibilità di pagare con carta. Non trattandosi di un grande stravolgimento, non dovrebbe volerci molto prima che tutti i lavoratori adottino e apprezzino il nuovo e più innovativo sistema.
Differenze tra carta di credito aziendale nominativa e carta di credito aziendale non nominativa
Le carte di credito aziendali si dividono in due grandi tipologie. Le carte non nominative e le carte nominative. Le prime sono delle carte intestate all’azienda che distribuisci a i dipendenti ogni qual volta devono sostenere un viaggio di lavoro o qualsiasi altra spesa per l’organizzazione. Questa tipologia di carta è collegata al conto aziendale e chiaramente le spese sono correttamente tracciate.
Diversamente le carte nominali sono associate a un lavoratore. Ciò vuol dire che la carta riporta scritto il nome del dipendente. Le spese da lui effettuate sono comunque a carico dell’azienda. Generalmente questa tipologia di carte prende il nome di carta di credito business.
Quindi tra carte nominali e non nominali la differenza è che una riporta il nome del dipendente l’altra no. Tuttavia, nel primo caso dovrai realizzare una carta per ogni lavoratore che ne ha bisogno. Nel secondo caso invece è sufficiente disporre di un numero limitato di carte, distribuendole di volta in volta ai lavoratori o collaboratori che ne hanno bisogno.
Optare per l’una o l’altra tipologia dipende da diversi aspetti. Se ad esempio hai pochi dipendenti impegnati in trasferte e costi aziendali ricorrenti, allora le non nominali sono la miglior soluzione. Se invece i dipendenti sono tanti, ad esempio disponi di molti rappresentanti dei tuoi prodotti o servizi, allora dovresti optare per le carte nominali.
👉Leggi “Riduzione costi aziendali: i 7 fattori con maggiore impatto”.
Tipologie delle carte di credito aziendali nominative: Business e Corporate
Le carte di credito business e corporate sono carte aziendali nominative emesse dalle società che gestiscono i vari circuiti di pagamento (Visa, Mastercard, Maestro).
Sia le carte business che le carte corporate ti permettono di migliorare la gestione dei costi aziendali. Puoi così facilmente rendicontare le spese, facilitare il lavoro degli addetti HR, offrire ai lavoratori uno strumento semplice per i pagamenti ed eliminare grandi quantitativi di materiale cartaceo.
Queste carte risultano inoltre accettate anche all’estero e possono essere utilizzate per ogni tipologia di acquisto, online o offline, ad esempio per prenotare biglietti aerei, pagare i fornitori e così via.
Nonostante numerosi punti in comune esistono alcune differenze sostanziali di cui è bene tener conto prima di optare per l’una o per l’altra tipologia di carta:
👉 Leggi l’articolo “I principali costi aziendali e come gestirli”.
Carte di credito Business
Le carte di credito business sono pensate per le piccole e medie imprese, per le ditte individuali e per i liberi professionisti. Si caratterizzano per i costi ridotti, generalmente non sono applicati tassi d’interesse e non sono utilizzate per coprire grandi spese.
Inoltre le carte di credito business sono più semplici da ottenere. I requisiti da rispettare non sono molto stringenti e ciò permette a qualsiasi organizzazione la possibilità di utilizzarle.
Carte di credito Corporate
Le carte di credito corporate sono utilizzate dalle grandi imprese. Si caratterizzano per maggiori costi di gestione. La società emittente garantisce una copertura a debito elevata, tuttavia sono applicati dei tassi d’interesse sul debito variabili. In più, la società richiedente deve dimostrare di generare un fatturato elevato, generalmente superiore ai 4 milioni di euro.
Factorial, il software per la gestione delle spese aziendali
Se stai pensando a un modo per gestire al meglio le spese aziendali puoi provare Factorial il software HR per le PMI che ti permette di digitalizzare e automatizzare molteplici processi. Con Factorial inizi subito a risparmiare tempo e denaro.
La gestione delle note spese diventa semplice grazie al software e l’app che ti permettono di controllare tutte le spese dei dipendenti effettuate per conto dell’azienda. Questo vuol dire che non dovrai più registrare manualmente tutti gli scontrini e le ricevute e che non dovrai più aggiornare il foglio note spese in Excel.
Da un’unica schermata controlli ogni aspetto. In tempo reale vedi le spese effettuate, quale dipendente le ha effettuate e l’ammontare speso. Inoltre, hai la possibilità di approvare o rifiutare ogni spesa direttamente dall’app o dal software Factorial. E non è tutto, i tuoi dipendenti non devono più conservare le ricevute di pagamento. L’intero processo può essere gestito semplicemente dallo smartphone.
Le funzionalità di Factorial sono molteplici. Oltre alla gestione delle spese puoi automatizzare tanti processi in ambito HR che molto probabilmente oggi svolgi a mano. Ad esempio, puoi facilmente creare e condividere il piano ferie, accettare o rifiutare le richieste di ferie e permessi, inviare comunicazioni e feedback in tempo reale, creare report sulle performance dei dipendenti che ti aiuteranno a prendere decisioni migliori.
Le carte aziendali Factorial
Le carte aziendali Factorial ti permettono di fare l’ultimo e decisivo passo verso una completa automatizzazione e digitalizzazione del processo di gestione delle spese. Le Factorial Cards ti permetteranno di vivere una nuova esperienza. Le spese saranno facili da gestire e semplici da registrare.
Puoi utilizzare le Factorial Cards per ogni esigenza. Puoi distribuirle, utilizzarle per pagare i fornitori, per i benefit aziendali e per le spese di viaggio e di trasferte dei lavoratori. Ogni spesa viene registrata e una notifica avvisa gli addetti che così possono tenere traccia di tutte le uscite in tempo reale. In più, puoi personalizzare la carta come più preferisci:
- Imposta i limiti di spesa
- Attiva e disattiva nuove carte ogni volta che vuoi
- Scegli tra carte fisiche e virtuali
- Approva le richieste in pochi secondi
- Crea report sulle spese
Carte di credito aziendali: le conclusioni
In questo approfondimento abbiamo visto che utilizzare un software di gestione delle spese aziendali e le carte di credito aziendali ti permettono di raggiungere importanti obiettivi. Digitalizzi un processo ripetitivo, hai un maggior controllo delle spese, eviti ai lavoratori di anticipare denaro e non da ultimo aumenti la trasparenza in azienda.
Puoi iniziare sin da subito a utilizzare Factorial. Scopri quanto è facile digitalizzare tutti i processi HR, migliora la produttività della tua azienda. È ora di spendere meno, guadagnare di più e prendere decisioni sempre migliori per il tuo business.
