Quali sono le migliori app per la gestione delle spese aziendali? Perché dovresti utilizzarne una?
Un’app per il monitoraggio e il controllo delle spese aziendali può rivelarsi un grande alleato: non è solo uno strumento utile per una corretta gestione delle spese sostenute dai lavoratori per conto dell’azienda, ma facilita anche operazioni come la rendicontazione e la presentazione della nota spese.
Questi strumenti possono anche aiutarti a ottimizzare le uscite, aiutandoti a individuare spese superflue e facilitando quindi il processo di riduzione dei costi aziendali.
In questa guida approfondiremo il tema dei software e delle app dedicate alle spese aziendali. Prima vedremo cosa sono nello specifico e poi ci concentreremo sui loro vantaggi.
Infine, forniremo un elenco delle 10 migliori app per la gestione delle spese, così da guidarti verso la scelta del miglior strumento in linea con le tue necessità ed esigenze. Iniziamo!
- Che cos’è un’app di gestione delle spese aziendali
- I vantaggi di avere un’app di gestione spese
- Le migliori app di gestione delle spese aziendali
- Semplifica la gestione delle spese con l’app di Factorial
Che cos’è un’app di gestione delle spese aziendali
Un’applicazione di gestione delle spese aziendali è un software sviluppato generalmente per PC, Mac e dispositivi mobili, progettato per monitorare e rendicontare le alcune spese aziendali.
Questi software vengono principalmente utilizzati dalle aziende che impiegano personale in trasferta e che quindi si trova a dover sostenere spese per vitto, alloggio, carburante e così via.
Queste spese, anticipate dai lavoratori, vengono poi rimborsate dall’azienda. Il lavoratore è quindi tenuto a rendicontarle, generalmente entro la fine del mese, nella cosiddetta nota spese aziendale.
Tutti questi processi possono essere velocizzati utilizzando un’apposita app di gestione delle spese aziendali.
L’app, infatti, consente di salvare ricevute e scontrini in formato digitale e, se particolarmente evoluto, categorizza automaticamente le tipologie di spesa (trasporti, pasti, alloggio, ecc.) e crea automaticamente la nota spese, semplificando il processo di rimborso.
A questo punto, gli addetti alla rendicontazione non devono fare altro che verificare le spese sostenute, sempre utilizzando l’app, e approvarle.
I vantaggi di avere un’app di gestione spese
Un’applicazione per il monitoraggio e la gestione delle spese garantisce diversi vantaggi sia per le aziende sia per i lavoratori.
Per quanto riguarda l’azienda avere sempre a disposizione un quadro completo, aggiornato in tempo reale e accurato di tutte le spese sostenute dai lavoratori è già di per se un gran vantaggio.
Inoltre, si implementa un sistema in più utile per:
- Automatizzare i processi: automatizzare le operazioni di registrazione e categorizzazione delle spese significa ridurre il rischio di errori nei calcoli. Inoltre, il processo automatizzato permette agli addetti HR di concentrarsi su compiti e attività più strategiche per l’impresa.
- Analizzare le spese: gestire le entrate e le uscite mediante un’app o un software rende più semplice individuare eventuali sprechi di risorse, così da prendere migliori decisioni in ottica di ottimizzazione o riduzione delle uscite.
- Rispettare le leggi: nell’ambito del trattamento fiscale dei rimborsi spese ci sono molte norme da conoscere e rispettare, si pensi solo a quanto stabilito dall’Art. 51, comma 5, D.P.R. n. 917/1986 relativamente all’indennità di trasferta, oppure alle recenti novità introdotte nell’ultima legge di bilancio 2024. Un software per la gestione delle spese rende più semplice applicare il corretto trattamento fiscale a seconda della spesa sostenuta dal lavoratore.
Per quanto riguarda i lavoratori, anche qui, i vantaggi non mancano. Ad esempio:
- Semplice processo di rendicontazione: le app per la gestione delle spese aziendali generano automaticamente note spese complete in base alle informazioni inserite dai dipendenti, inclusi dettagli come la data della transazione, il tipo di spesa e l’importo.
- Rimborso spese più rapido: il processo di rendicontazione risulta più trasparente e porta ad approvazioni dei rimborsi più rapide, così i dipendenti ricevono i loro rimborsi in modo tempestivo.
- Scansione e archiviazione digitale delle ricevute: non dover più conservare scontrini e ricevute in formato cartaceo non solo elimina il fastidio di dover conservare fisicamente le ricevute cartacee, ma semplifica anche il processo di recupero delle informazioni quando necessario.
Le 10 migliori app di gestione delle spese aziendali
Ma quale app dovresti scegliere per gestire al meglio le spese aziendali sostenute dai lavoratori?
La scelta è molto ampia, ma non tutte sono uguali. Ecco 10 app di gestione delle spese che potresti valutare:
1. Factorial
Factorial è molto di più di una semplice applicazione mobile per la gestione delle note spese aziendali.
È un software HR completo, facile e intuitivo da utilizzare per i responsabili delle risorse umane, che aiuta a digitalizzare e automatizzare numerose attività manuali, in modo centralizzato da un’unica piattaforma.
Puoi utilizzare il suo software di gestione delle spese integrato, per digitalizzare l’intero processo di approvazione e rendicontazione in modo pratico e sicuro.
Con Factorial, puoi dire addio a ricevute, scontrini e fogli Excel e iniziare subito a scoprire un modo più pratico ed efficiente per la gestione delle spese in azienda.
Attraverso il software o l’app per dispositivi mobili potrai:
- Caricare tutte le spese direttamente dallo smartphone
- Approvare le richieste di rimborso
- Calcolare il costo aziendale per dipendente
- Elaborare report finanziari
Inoltre, per migliorare ancor di più la gestione delle spese aziendali, puoi utilizzare le Factorial Cards.
Si tratta di carte digitali o fisiche del circuito Visa che puoi mettere a disposizione dei dipendenti eliminando il processo di rendicontazione delle spese, dato che le Factorial Cards sono direttamente associate al conto corrente aziendale.
Puoi stabilire in modo chiaro i limiti di credito e i modelli di approvazione delle spese per gestire in tutta tranquillità le carte di ogni lavoratore.
Oltre a digitalizzare il processo di gestione delle note spese, Factorial fa molto di più. Puoi finalmente digitalizzare e automatizzare tutti i processi HR, dalla rilevazione delle presenze, alla gestione dei turni, fino ai processi di richiesta ferie e permessi, e tanto altro.
Per questo motivo, Factorial è sicuramente una delle migliori app per la gestione delle spese aziendali e dei principali processi HR.
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2. Ramp
Fonte: Capterra
Ramp è un’app per il monitoraggio delle spese aziendali. Si caratterizza per un’interfaccia utente intuitiva e user-friendly, che rende facile per i dipendenti registrare le spese direttamente dall’app.
L’app permette di automatizzare il processo di creazione delle note spese, raccogliendo automaticamente le transazioni registrate e generando note spese complete.
3. N2F
Fonte: N2F
N2F è un’app che include numerose funzionalità per snellire e digitalizzare i processi di gestione delle spese, come la scansione e l’archiviazione delle ricevute e la creazione delle note spese.
L’app ha numerose funzionalità avanzate. È possibile ad esempio analizzare dettagliatamente le spese dei lavoratori e integrarla a software specifici per l’elaborazione contabile delle spese.
4. Rydoo
Fonte: Rydoo app (PRNewsfoto/Rydoo)
Rydoo permette di digitalizzare la gestione delle spese aziendali. È una soluzione completa e affidabile per le aziende.
Dispone di diverse funzionalità, tra cui l’integrazione con carte aziendali per semplificare i processi di pagamento e monitoraggio delle spese, un sistema di approvazione flessibile che consente una gestione efficiente delle spese, e la possibilità di elaborare report personalizzati.
5. Captio
Fonte: Capterra
Captio è un’altra soluzione per la creazione automatica di note spese. Con quest’app, è possibile utilizzare funzionalità avanzate che permettono il riconoscimento automatico delle ricevute e l’esportazione dei dati in diversi formati.
Grazie a un’interfaccia intuitiva e alla possibilità di integrare l’app con numerosi software specifici per la contabilità, Captio può essere considerato un’alternativa da prendere in considerazione.
6. Divvy
Fonte: Divvy
Divvy è un’altra ottima app per il controllo e la rendicontazione delle spese aziendali. Oltre a offrire funzionalità paragonabili ad altri strumenti sul mercato, permette il tracciamento dettagliato delle spese in tempo reale, facilitando così una gestione più accurata delle uscite.
È possibile inoltre generare note spese e report e fruire delle carte di debito aziendali prepagate, che possono essere assegnate ai dipendenti.
7. Expensify
Fonte: Capterra
Expensify è un’app completa adatta alle esigenze di aziende di ogni dimensione. Grazie alla sua ampia gamma di funzionalità, è in grado di supportare efficacemente la gestione delle note spese e l’elaborazione dei report finanziari.
Con Expensify, è possibile semplificare notevolmente il processo di rendicontazione delle spese aziendali, disponendo di tutte le funzionalità necessarie. Ad esempio, utilizzando il proprio smartphone, gli utenti possono facilmente scansionare le ricevute e caricarle direttamente all’interno del software, eliminando la necessità di conservare documenti cartacei.
8. Zoho Expense
Fonte: Capterra
Zoho Expense può essere la soluzione giusta se stai cercando un software semplice da utilizzare che, allo stesso tempo, mette a disposizione tutte le funzionalità essenziali per digitalizzare il processo di gestione delle spese aziendali.
Il piano gratuito già garantisce alcune funzionalità base, come la scansione e l’archiviazione di ricevute, la creazione di note spese e report, l’integrazione con la contabilità e l’esportazione dei dati in diversi formati.
9. Emburse Spend
Fonte: Capterra
Diversamente dalle altre app finora viste, Emburse Spend è un’applicazione dedicata principalmente alla gestione e rendicontazione delle spese di viaggio sostenute dai dipendenti.
Al pari degli altri software, offre la creazione automatica di note spese da ricevute scansionate o caricate manualmente, la categorizzazione automatica delle spese tramite intelligenza artificiale e l’integrazione con carte di credito aziendali per un tracciamento automatico delle spese. Inoltre, presenta un sistema di approvazione flessibile per le note spese.
A differenza delle altre app, come dicevamo questa è pensata per i viaggi e permette ad esempio la prenotazione di voli, hotel e auto a noleggio direttamente tramite l’applicazione.
10. Abacus
Fonte: Capterra
Chiudiamo la lista delle app che puoi utilizzare per una miglior gestione delle spese aziendali con Abacus. Con un’interfaccia intuitiva, Abacus consente agli utenti di creare note spese in modo rapido e preciso.
La piattaforma offre la possibilità di aggiungere facilmente ricevute scansionate o caricate manualmente, semplificando ulteriormente il processo di registrazione delle spese.
Abacus in conclusione può essere un alternative alle app finora viste, per chi cerca un’app semplice e specifica per la gestione delle spese aziendali.
