Normativa whistleblowing: cos’è e come implementare le segnalazioni anonime in azienda

Normativa whistleblowing: cos’è? A cosa serve? Come funziona la normativa dopo le modifiche del 2023?

Il whistleblowing è una segnalazione alle autorità fatta dal dipendente pubblico o privato. La segnalazione serve per denunciare uno o più illeciti commessi dall’azienda.

Come potrai immaginare, ricevere questo tipo di segnalazione non è affatto piacevole. La tua azienda rischia di perdere di credibilità e potresti trovarti a dover rispondere dell’illecito davanti alle autorità competenti.

Ma andiamo con ordine. In questo approfondimento troverai tutte le risposte che stai cercando, in particolare tutte le novità introdotte nel 2023.

• Cos’è il whistleblowing
• La direttiva europea whistleblowing e la normativa in Italia
• Quali sono le sanzioni per le aziende che infrangono la normativa whistleblowing?
• Software per whistleblowing e piattaforme
• Factorial, il software HR in linea con la normativa whistleblowing
• Domande frequenti sulla nuova normativa Whistleblowing
• Implementa il Whistleblowing con Factorial 🚀

Cos’è il whistleblowing

Per whistleblowing s’intende l’atto in cui un dipendente decide di segnalare alle autorità un illecito commesso dall’azienda per la quale lavora. 

L’illecito segnalato, però, deve riguardare l’interesse generale: ciò vuol dire che si può parlare di whistleblowing solo nei casi in cui il fatto commesso interessa la collettività e non esclusivamente i singoli interessi del lavoratore.  

Inoltre, il whistleblowing, come specificato nella Legge 179/2017, è tale quando il dipendente viene a conoscenza del reato o dell’irregolarità, in ragione del rapporto di lavoro in essere.  

La legge prevede anche delle tutele al lavoratore che decide di sporgere la segnalazione (definito whistleblower), che non può essere licenziato, trasferito o demansionato. Queste tutele servono a scongiurare che il lavoratore, onde evitare ritorsioni, decida di non segnalare l’illecito di cui è venuto a conoscenza.

Bisogna tener presente che, tendenzialmente, i fatti denunciati dal lavoratore sono episodi molto gravi, come ad esempio: 

• Reati penali come, ad esempio, truffa o corruzione
• Rischio per la salute e la sicurezza di una persona
• Rischio o danno effettivo all’ambiente
• Errori giudiziari
• Gravi forme di discriminazione o molestia
• Violazione della legge come, ad esempio, la mancanza di un’assicurazione adeguata
• Sospetto che un individuo stia coprendo un illecito

Le casistiche specifiche possono variare da un’azienda all’altra, e le leggi sulla protezione degli informatori definiscono i casi di whistleblowing in modo diverso in base anche alla giurisdizione nazionale di ogni Paese.

In Italia l’ente preposto alla gestione degli illeciti e delle eventuali ritorsioni messe in atto dall’azienda nei confronti del dipendente è l’ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione). L’Autorità prende in carico le segnalazioni e si occupa di trasmetterle ai vari enti autorizzati a occuparsene a seconda della natura dell’illecito.

Whistleblowing interno o pubblico

Il whistleblowing può avvenire internamente a un organizzazione (verrà quindi chiamato interno), oppure i whistleblower potrebbero denunciare pubblicamente (verrà quindi chiamato pubblico).

• Whistleblowing interno:
  Le organizzazioni che prendono sul serio il loro regolamento interno metteranno quindi in atto i meccanismi necessari affinche il whistleblowing organizzativo possa avvenire, garantendo un sistema sicuro attraverso il quale comunicare eventuali illeciti e la fornitura di linee guida per il whistleblowing. Esso può rivelarsi uno strumento preventivo per le aziende nel ridurre i rischi di negligenze e irregolarità.
• Whistleblowing pubblico:
  Nelle aziende e organizzazioni in cui il livello di fiducia tra i vari componenti è basso, i meccanismi di cui abbiamo parlato poco sopra non vengono messi in atto e, molto spesso, non c’è la possibilità di presentarsi come whistleblower anonimo. Il whistleblowing pubblico può includere una denuncia alle forze di polizia, ai media o un comunicato effettuato tramite i propri social. Tutte queste situazioni comportano, ovviamente,  un maggior rischio di danno d’immagine per le aziende.

La direttiva europea whistleblowing e la normativa italiana

Oltre le leggi nazionali a tutela dei dipendenti che decidono di denunciare un illecito commesso dall’azienda per la quale lavorano, è bene conoscere anche quanto contenuto nell’ultima Direttiva UE emanata nel novembre 2019.  

La Direttiva impone a tutti gli stati UE di uniformare le norme vigenti nell’ambito del decreto whistleblowing. L’obiettivo è fornire a tutti i lavoratori degli Stati Membri gli stessi diritti e le stesse tutele. 

Per quanto riguarda le aziende, qualora contino più di 50 dipendenti (il requisito dei dipendenti era di 250 prima del dicembre 2023), sono tenute a dotarsi di un sistema per permettere ai lavoratori di segnalare con facilità un illecito. 

In linea generale, il sistema implementato in azienda deve garantire l’anonimato al lavoratore e permettergli di segnalare l’illecito in forma scritta o orale. Deve essere inoltre previsto un sistema che consenta l’invio di eventuali report e documenti agli enti preposti.

La Direttiva contiene disposizioni per quanto riguarda: 

• La tipologia di denunce: l’UE lavora alla realizzazione di un sistema in cui, indipendentemente dallo stato in cui risiede, il lavoratore abbia agli stessi diritti, tutele e protezioni. Oltre ai lavoratori dipendenti, sono autorizzati a denunciare un illecito: azionisti, volontari, tirocinanti ed ex lavoratori dell’azienda.
• Migliorare i sistemi esistenti: le organizzazioni devono avere un sistema di whistleblowing che garantisca l’anonimato al dipendente (se previsto dalla legge nazionale) e non accessibile da soggetti non autorizzati. Come titolare d’azienda sei tenuto a informare i dipendenti sull’esistenza dello strumento. L’ente ricevente, è tenuto a inviare una notifica di avvenuta ricezione della segnalazione entro 7 giorni.
• Proteggere i lavoratori: sporgendo denuncia il lavoratore deve essere tutelato in caso di ritorsioni e non può rischiare di perdere il posto di lavoro. 

Come vengono protetti i whistleblower dalla normativa in Italia?

Ora che abbiamo visto qual è la normativa relativa al whistleblowing, passiamo all’aspetto legato alle tutele per i whistleblower in Italia. Anche qui, la questione cambia leggermente tra settore pubblico e privato.

• Tutele nel settore privato:
  Il whistleblower è protetto da qualsiasi licenziamento ritorsivo o discriminatorio come conseguenza della sua segnalazione, da qualsiasi retrocessione o qualsiasi altra misura, diretta o indiretta, discriminatoria o ritorsiva come conseguenza della sua segnalazione. Ogni presunta violazione di questa protezione può essere denunciata all’Ispettorato Nazionale del Lavoro dal denunciante o dal suo rappresentante sindacale (per quanto riguarda il diritto del lavoro). In tutti i casi l’identità del denunciante è e deve essere mantenuta strettamente anonima (in relazione alla legge sulla privacy).
• Tutele nel settore pubblico:
  Il dipendente pubblico che segnala, nell’interesse dell’integrità della pubblica amministrazione, comportamenti illeciti di cui è venuto a conoscenza a causa dell’impiego, non può essere sanzionato, retrocesso, licenziato, trasferito o sottoposto a qualsiasi altra misura organizzativa che abbia effetti negativi diretti o indiretti sulle sue condizioni di lavoro a causa della segnalazione che ha fatto (relativa al diritto del lavoro). Il datore di lavoro del settore pubblico interessato ha l’obbligo di garantire la riservatezza dell’identità del denunciante (in relazione alla legge sulla privacy).

Quali comportamenti sono permessi alle aziende in relazione al whistleblower e alle informazioni divulgate?

La normativa in Italia definisce anche quali sono le azioni concesse alle aziende a seguito di situazioni di whistleblowing.

Le politiche di whistleblowing non possono mai essere utilizzate come strumento per monitorare o valutare le prestazioni dei dipendenti, o per indagare su fatti non attinenti alle capacità lavorative dei dipendenti o alle attività del datore di lavoro. La legge prevede anche specifiche eccezioni al concetto di riservatezza, in determinate condizioni, al fine di perseguire l’interesse di prevenire gli illeciti.

Quali sono le sanzioni per le aziende che infrangono la normativa whistleblowing?

Quali sono le sanzioni che vengono applicate alle aziende che non rispettano la normativa sul whistleblowing? Vediamole nello specifico, sempre differenziando tra settore pubblico e privato.

Sanzioni in caso di infrazione della normativa whistleblowing nel settore privato

In caso di inosservanza della normativa whistleblowing, la legge whistleblowing prevede sanzioni disciplinari contro chiunque violi le misure volte a proteggere i whistleblower.

Inoltre, il whistleblower (o il suo rappresentante sindacale) ha il diritto di denunciare all’Ispettorato Nazionale del Lavoro qualsiasi misura pregiudizievole contro di sé.

In caso di inosservanza, qualsiasi licenziamento, retrocessione o qualsiasi altra misura ritorsiva o dannosa presa contro il denunciante è nulla e l’onere della prova è a carico del datore di lavoro.

Infine, la mancata attuazione delle misure di tutela del whistleblower o il mancato rispetto della legge in materia di tutela del whistleblower può comportare anche l’annullamento del regime di esenzione della responsabilità penale d’impresa, che altrimenti deriverebbe dall’adozione del Modello 231 da parte del datore di lavoro-azienda.

Sanzioni in caso di infrazione della normativa whistleblowing nel settore pubblico

Nel settore pubblico, il whistleblower (o il suo rappresentante sindacale) deve notificare all’ANAC ogni presunta misura ritorsiva o lesiva adottata nei confronti del whistleblower, affinché possa essere intrapresa un’azione correttiva o irrogata una sanzione.

A seguito della notifica, la legge prevede le seguenti sanzioni e/o risarcimenti:

• In caso di trattamento lesivo nei confronti del whistleblower adottato dalla pubblica amministrazione, possono essere previste sanzioni amministrative pecuniarie da € 5.000 a € 30.000.
• In caso di inadeguatezza delle procedure di segnalazione e dei sistemi di gestione delle segnalazioni, può essere prevista una sanzione amministrativa pecuniaria da € 10.000 a € 50.000.
• In caso di mancato corretto esame e trattamento delle segnalazioni ricevute, può essere prevista una sanzione amministrativa pecuniaria da € 10.000 a € 50.000.
• Il whistleblower che è stato licenziato a causa della sua segnalazione ha diritto ad essere reintegrato e in questo caso l’onere della prova è a carico del datore di lavoro del settore pubblico per dimostrare che il licenziamento non era né discriminatorio né ritorsivo.

Software per whistleblowing e piattaforme

Come abbiamo visto finora, la Direttiva UE impone alle imprese con più di 50 dipendenti di dotarsi di un sistema che permetta ai lavoratori di segnalare eventuali illeciti. 

Il sistema da implementare in azienda deve soddisfare i requisiti previsti nella normativa. Riassumendo dovrai dotarti di un whistleblowing software o app oppure di una vera e propria piattaforma per il whistleblowing che: 

• Permetta ai dipendenti d’inviare segnalazioni anonime scritte, verbali, telefoniche 
• Assicuri l’anonimato ai lavoratori
• Sia accessibile solo dai soggetti autorizzati 

Dotarsi di un sistema conforme alle direttive UE è obbligatorio per alcune tipologie d’azienda e facoltativo per tutte quelle con meno di 50 dipendenti. Quali sono i vantaggi?

• Previeni la corruzione: un sistema di whistleblowing in azienda incoraggia i lavoratori a segnale gli illeciti siano questi comportamenti contro il regolamento aziendale o peggio illegali. 
• Migliori la sicurezza: un dipendente potrebbe individuare gravi problemi di sicurezza nelle reti informatiche e segnalarlo senza alcuna conseguenza per il suo posto di lavoro. 
• Rafforzi l’immagine del brand: la tua azienda migliora l’immagine che ha di sé nei confronti dei lavoratori, dei dipendenti e di tutti gli stakeholders. 
• Risparmi denaro: prevenire è meglio che curare. Come abbiamo visto, essere coinvolti in un episodio di corruzione, di frode, di gestione illecita dei fondi e così via, può portare a ingenti richieste di risarcimento che potrebbero mettere in serie difficoltà la tenuta finanziaria dell’azienda.

Factorial, il software HR in linea con la normativa whistleblowing

Factorial è il software HR che ti permette d’implementare un sistema per il whistleblowing. Con Factorial hai la certezza di utilizzare una funzionalità conforme ai requisiti UE. Questo significa che i lavoratori possono inviare le richieste per iscritto o verbalmente con la garanzia di mantenere l’anonimato.

La funzionalità “Reclami” è molto semplice da utilizzare. Il dipendente accede a una pagina dedicata dalla quale può: 

• Compilare il modulo di richiamo 
• Fornire informazioni dettagliate sull’episodio accaduto o in corso 
• Allegare documenti e altre prove 

Inoltre, il documento preparato è protetto da una password scelta dal lavoratore. Una volta inviata la segnalazione il lavoratore riceve un “numero di reclamo” che può utilizzare per verificare lo stato d’avanzamento della segnalazione. 

In più, hai la possibilità di designare un responsabile dei reclami, il quale si occuperà di gestire tutte le segnalazioni secondo quanto previsto dalla Direttiva UE. 

Il software ti permette di digitalizzare e automatizzare tantissimi processi in ambito HR. Si tratta di uno strumento all in one, completo e sviluppato sulle reali esigenze dei lavoratori e delle PMI. 

Domande frequenti sulla nuova normativa Whistleblowing

Che cos’è il whistleblowing?
Il whistleblowing è il processo in cui un individuo, noto come whistleblower, rivela informazioni su attività illegali o scorrette all’interno di un’organizzazione attraverso un canale di denunce. Queste segnalazioni, che possono essere fatte in modo anonimo, contribuiscono a promuovere la trasparenza, l’integrità e la conformità alle leggi aziendali, consentendo interventi correttivi e prevenendo comportamenti illeciti.

Quali sono i cambiamenti nella normativa whistleblowing in Italia a partire da dicembre 2023?
A partire dal 17 dicembre 2023, la normativa whistleblowing in Italia subirà alcune modifiche significative per migliorare la protezione dei whistleblower e la gestione delle segnalazioni, soprattutto nelle aziende con più di 50 dipendenti. Questi cambiamenti mirano a promuovere un ambiente aziendale trasparente e a garantire la sicurezza di coloro che segnalano irregolarità.

Come si allinea Factorial con la nuova normativa whistleblowing?
Il nostro software è progettato per conformarsi pienamente alle nuove disposizioni della normativa europea sul whistleblowing. Grazie a Factorial, hai la sicurezza di adottare una funzionalità totalmente conforme ai requisiti dell’Unione Europea. Ciò significa che i dipendenti possono inviare segnalazioni, sia per iscritto che verbalmente, con la certezza di mantenere l’anonimato.