La gestione efficace delle spese di trasferta è fondamentale per le aziende che operano su scala nazionale e internazionale.
Con la Legge di Bilancio 2025, sono entrate però in vigore nuove normative che impongono una maggiore tracciabilità dei pagamenti, rendendo essenziale per le imprese adottare strumenti digitali avanzati per il monitoraggio e il controllo.
In questo articolo analizziamo cosa cambia e come ottimizzare la gestione delle trasferte aziendali in conformità con le novità 2025.
- Cosa rientra nelle spese di trasferta?
- Quali sono le modalità di rimborso delle spese di trasferta
- Spese di trasferta: le novità del 2025
- Scegli Factorial per spese tracciabili a norma di legge
- Prova un software per la gestione delle spese aziendali 💰
Cosa rientra nelle spese di trasferta?
Le spese di trasferta includono tutti i costi sostenuti dai dipendenti durante missioni lavorative fuori sede. Tra questi rientrano:
- Vitto e alloggio, tra cui i pasti e i pernottamenti necessari durante una trasferta di lavoro;
- Viaggio e trasporto, ovvero quanto speso per biglietti aerei, ferroviari, noleggio auto, utilizzo di taxi o servizi di noleggio con conducente (NCC).
- Spese varie e accessorie in generale, purché legate all’attività lavorativa fuori sede.
Tutte queste spese sono deducibili, a patto che rispettino determinate condizioni.
Quali sono le modalità di rimborso delle spese di trasferta
Le aziende possono adottare diverse modalità per rimborsare le spese di trasferta ai dipendenti, tra cui:
- Rimborso forfettario che prevede l’erogazione di una somma predeterminata al dipendente, indipendentemente dalle spese effettivamente sostenute.
- Rimborso analitico (a piè di lista), ovvero il dipendente viene rimborsato sulla base delle spese effettivamente sostenute e documentate;
- Rimborso misto, che combina una parte forfettaria e una parte analitica, ad esempio un’indennità giornaliera più il rimborso di specifiche spese documentate.
Le spese di trasferta sono deducibili, ma la percentuale di deducibilità dipende dal metodo di rimborso scelto dall’azienda. Infatti, c’è differenza tra il rimborso forfettario e quello analitico.
Ovvero, se l’azienda opta per il rimborso forfettario, le somme erogate ai dipendenti sono integralmente deducibili nei limiti individuati dal Testo Unico delle Imposte sui Redditi (TUIR, D.P.R. 917/1986) all’articolo 51 al comma 5, ovvero:
- Fino a 46,48 euro al giorno per trasferte in Italia;
- Fino a 77,47 euro al giorno per trasferte all’estero.
Se l’azienda opta per rimborso analitico, le spese di vitto e alloggio sono deducibili entro i limiti individuati dal TUIR, D.P.R. 917/1986 all’art. 95 al comma 3, ovvero:
- Fino a 180,76 euro al giorno per trasferte extracomunali in Italia;
- Fino a 258,23 euro al giorno per trasferte all’estero.
Qualsiasi importo eccedente queste soglie non può essere considerato deducibile ai fini fiscali.
Per quanto riguarda le altre spese, queste sono deducibili nei limiti stabiliti dal Testo Unico delle Imposte sui Redditi (TUIR, D.P.R. 917/1986), in particolare dagli articoli 51 e 95, ma ad alcune condizioni, ovvero:
- Biglietti aerei, ferroviari, noleggio auto, taxi, NCC sono totalmente deducibili, purché documentati con fatture o ricevute;
- In caso di utilizzo di auto propria o a noleggio, il costo chilometrico è deducibile interamente solo per veicoli di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali (benzina) o 20 cavalli fiscali (diesel);
- Deve esserci coerenza con l’attività lavorativa. In caso di verifica fiscale, infatti, l’amministrazione finanziaria potrebbe contestare spese ritenute eccessive o non adeguatamente giustificate.
Anche il rimborso misto è soggetto ai limiti In particolare, tiene conto dei limiti di deducibilità del regime forfettario per la parte erogata in forma forfettaria e ai limiti del regime analitico per i rimborsi erogati a piè di lista.
Spese di trasferta: le novità del 2025
La Legge di Bilancio 2025 ha introdotto una serie di novità in materia fiscale, tra cui l’obbligo di utilizzare strumenti di pagamento tracciabili per le spese di trasferta a partire dal 1° gennaio 2025.
Questa novità integra il D.Lgs. 127/2015, che già stabiliva l’obbligo di tracciabilità, ma solo per alcune tipologie di spese aziendali, e si va ad aggiungere alla già stabilito dal Testo Unico delle Imposte sui Redditi (TUIR, D.P.R. 917/1986, articoli 51 e 95).
Quindi, quello che ha fatto la Manovra è rafforzare la normativa, obbligando le aziende ad adottare modalità di pagamento elettronico e tracciabile per garantire la piena deducibilità delle spese di trasferta.
In caso di mancato utilizzo di strumenti tracciabili:
- Per l’azienda le spese non saranno deducibili ai fini fiscali;
- Per il dipendente le somme rimborsate concorreranno a formare il reddito imponibile, con conseguente tassazione.
Scegli Factorial per spese tracciabili a norma di legge
Per garantire la conformità alle nuove normative sulla tracciabilità dei pagamenti delle spese di trasferta, è fondamentale dotarsi di strumenti adeguati per la gestione delle spese aziendali.
Factorial, un software All-in-one per la gestione aziendale, offre soluzioni innovative, come ad esempio le carte aziendali.
Con queste carte, disponibili sia in formato fisico sia digitale, puoi facilmente controllare ogni movimento, approvare o bloccare qualsiasi transazione, creare flussi di approvazione per semplificare i pagamenti e stabilire limiti di spesa, bloccando un pagamento anche in tempo reale.
Puoi gestire tutto comodamente dal PC o utilizzando la pratica app per la gestione delle spese aziendali.
Le funzionalità di gestione delle spese non si fermano qui. Con il software di gestione finanziaria potrai:
- Controllo in tempo reale: monitorare le spese dei dipendenti istantaneamente.
- Limiti personalizzabili: impostare limiti di spesa per ciascun dipendente o progetto.
- Reportistica dettagliata: generare report accurati per una facile rendicontazione e conformità fiscale.
La gestione dei rimborsi può essere notevolmente semplificata grazie all’uso delle nuove tecnologie. Grazie alla funzionalità dedicata alla gestione delle spese, con Factorial diventa semplice monitorare, approvare e controllare in tempo reale tutte le spese aziendali da un’unica visuale centralizzata.
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