La gestione efficace delle spese di trasferta è fondamentale per le aziende che operano su scala nazionale e internazionale.
Con la Legge di Bilancio 2026, sono entrate però in vigore nuove normative che impongono una maggiore tracciabilità dei pagamenti, rendendo essenziale per le imprese adottare strumenti digitali avanzati per il monitoraggio e il controllo.
In questo articolo analizziamo cosa cambia e come ottimizzare la gestione delle trasferte aziendali in conformità con le novità 2026.
- Cosa rientra nelle spese di trasferta?
- Quali sono le modalità di rimborso delle spese di trasferta
- Indennità di trasferta 2026: cos’è e come funziona
- Rimborso spese di trasferta 2026: cosa cambia con le nuove regole sulla tracciabilità
- Spese vitto e alloggio dipendenti: regole fiscali, rimborsi e casi pratici
- Spese vitto e alloggio dipendenti: quando l’IVA è detraibile
- Differenza tra costo deducibile e IVA detraibile nelle spese di trasferta
- Scegli Factorial per spese tracciabili a norma di legge
- Domande frequenti
Cosa rientra nelle spese di trasferta?
Le spese di trasferta includono tutti i costi sostenuti dai dipendenti durante missioni lavorative fuori sede. Tra questi rientrano:
- Vitto e alloggio, tra cui i pasti e i pernottamenti necessari durante una trasferta di lavoro;
- Viaggio e trasporto, ovvero quanto speso per biglietti aerei, ferroviari, noleggio auto, utilizzo di taxi o servizi di noleggio con conducente (NCC).
- Spese varie e accessorie in generale, purché legate all’attività lavorativa fuori sede.
Tutte queste spese possono contribuire alla deducibilità delle spese e possono essere considerate considerate costi deducibili, purché vengano rispettate determinate condizioni.
Quali sono le modalità di rimborso delle spese di trasferta
Le aziende possono adottare diverse modalità per rimborsare le spese di trasferta ai dipendenti, tra cui:
- Rimborso forfettario che prevede l’erogazione di una somma predeterminata al dipendente, indipendentemente dalle spese effettivamente sostenute.
- Rimborso analitico (a piè di lista), ovvero il dipendente viene rimborsato sulla base delle spese effettivamente sostenute e documentate;
- Rimborso misto, che combina una parte forfettaria e una parte analitica, ad esempio un’indennità giornaliera più il rimborso di specifiche spese documentate.
In molti casi questa quota forfettaria viene chiamata anche indennità di trasferta: nel 2026 il suo trattamento fiscale dipende dal regime scelto e dalle soglie previste dal TUIR.
Le spese di trasferta sono deducibili, ma la percentuale di deducibilità dipende dal metodo di rimborso scelto dall’azienda. Infatti, c’è differenza tra il rimborso forfettario e quello analitico.
Ovvero, se l’azienda opta per il rimborso forfettario, le somme erogate ai dipendenti sono integralmente deducibili nei limiti individuati dal Testo Unico delle Imposte sui Redditi (TUIR, D.P.R. 917/1986) all’articolo 51 al comma 5, ovvero:
- Fino a 46,48 euro al giorno per trasferte in Italia;
- Fino a 77,47 euro al giorno per trasferte all’estero.
Se l’azienda opta per rimborso analitico, le spese di vitto e alloggio sono deducibili entro i limiti individuati dal TUIR, D.P.R. 917/1986 all’art. 95 al comma 3, ovvero:
- Fino a 180,76 euro al giorno per trasferte extracomunali in Italia;
- Fino a 258,23 euro al giorno per trasferte all’estero.
Qualsiasi importo eccedente queste soglie non può essere considerato deducibile ai fini fiscali.
Per quanto riguarda le altre spese, queste sono deducibili nei limiti stabiliti dal Testo Unico delle Imposte sui Redditi (TUIR, D.P.R. 917/1986), in particolare dagli articoli 51 e 95, ma ad alcune condizioni, ovvero:
- Biglietti aerei, ferroviari, noleggio auto, taxi, NCC sono totalmente deducibili, purché documentati con fatture o ricevute;
- In caso di utilizzo di auto propria o a noleggio, il costo chilometrico è deducibile interamente solo per veicoli di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali (benzina) o 20 cavalli fiscali (diesel);
- Deve esserci coerenza con l’attività lavorativa. In caso di verifica fiscale, infatti, l’amministrazione finanziaria potrebbe contestare spese ritenute eccessive o non adeguatamente giustificate.
Anche il rimborso misto è soggetto ai limiti In particolare, tiene conto dei limiti di deducibilità del regime forfettario per la parte erogata in forma forfettaria e ai limiti del regime analitico per i rimborsi erogati a piè di lista.
Indennità di trasferta 2026: cos’è e come funziona
L’indennità di trasferta (o diaria) è una somma aggiuntiva che l’azienda può riconoscere quando una persona lavora temporaneamente fuori sede: non è un rimborso, ma un importo “forfettario” che si aggiunge alla retribuzione.
Nel 2026, la tassazione segue le regole del TUIR (art. 51, comma 5): entro determinate soglie giornaliere l’indennità può restare non imponibile, mentre la parte eccedente può diventare imponibile.
Quando invece rimborsi spese specifiche (hotel, pasti, taxi/NCC), entrano in gioco anche le nuove regole sulla tracciabilità: ecco cosa cambia nel 2026.
Rimborso spese di trasferta 2026: cosa cambia con le nuove regole sulla tracciabilità
Dal 1° gennaio 2025, con l’entrata in vigore delle norme introdotte dalla Legge di Bilancio 2026 (Legge n. 207/2024, art. 1, commi 81-83) e successivamente chiarite dalla Circolare n. 15/E dell’Agenzia delle Entrate del 22 dicembre 2025, è cambiato il trattamento fiscale delle spese di trasferta per dipendenti e collaboratori.
Secondo la prassi dell’Agenzia, per alcune voci di spesa come vitto, alloggio e trasporti mediante autoservizi pubblici non di linea (ad es. taxi e NCC), la non concorrenza al reddito del rimborso e la deducibilità fiscale per l’azienda dipendono non solo dalla documentazione, ma anche dal pagamento tramite strumenti tracciabili (bonifico, carta di debito o credito, app riconosciute, PagoPA, ecc.).
Nel 2026 è importante chiarire un punto pratico: l’obbligo di pagamento tracciabile riguarda le spese di trasferta sostenute in Italia. Per le trasferte all’estero, invece, il rimborso può restare non imponibile anche se la spesa è stata pagata in contanti, purché sia correttamente documentata secondo le regole del rimborso adottato (analitico, forfettario o misto).
In pratica:
- Se le spese vincolate sono pagate con mezzi tracciabili, il rimborso non concorre al reddito del dipendente e resta deducibile per l’azienda entro i limiti del TUIR (D.P.R. 917/1986, artt. 51 e 95).
- Se tali spese sono pagate in contanti, il rimborso può diventare imponibile per il dipendente (tassato come reddito da lavoro) e, ai fini aziendali, perdere i benefici di deducibilità fiscale.
La circolare dell’Agenzia conferma che l’obbligo di tracciabilità si applica sia alle trasferte fuori dal comune sia a quelle interne, e si estende anche ai servizi di mobilità effettuati tramite piattaforme digitali, purché riconducibili a un soggetto identificabile.
Spese vitto e alloggio dipendenti: regole fiscali, rimborsi e casi pratici
La gestione delle spese vitto e alloggio dipendenti richiede attenzione perché ogni modalità di rimborso segue regole fiscali specifiche.
Una delle situazioni che genera più errori riguarda la confusione tra i limiti previsti per il rimborso forfettario e quelli applicabili al rimborso analitico.
Quando si utilizza il rimborso a piè di lista, la deducibilità delle spese segue quanto previsto dall’articolo 95 del TUIR.
Per alberghi e ristorazione l’azienda può dedurre fino a 180,76 euro al giorno nelle trasferte nazionali e fino a 258,23 euro nelle trasferte estere. Le somme che superano questi importi non godono dello stesso trattamento fiscale.
Per evitare contestazioni è buona pratica verificare sempre alcuni aspetti:
- Coerenza tra gli importi rimborsati e la documentazione presentata
- Collegamento della spesa con l’attività lavorativa svolta
- Utilizzo di strumenti di pagamento tracciabili quando richiesto dalla normativa
- Rispetto dei limiti giornalieri previsti dalla disciplina fiscale
Una situazione frequente riguarda l’utilizzo dell’auto personale del dipendente. In questi casi si applica il rimborso chilometrico, che segue criteri specifici e richiede una corretta documentazione dei percorsi effettuati.
Anche nelle trasferte internazionali è fondamentale conservare fatture, ricevute e prove di pagamento.
Una gestione ordinata della documentazione riduce i rischi durante eventuali verifiche fiscali e permette di velocizzare l’approvazione delle note spese.
Per questo motivo molte aziende scelgono di adottare una travel policy interna che definisce regole chiare e procedure uniformi per tutto il personale.
Spese vitto e alloggio dipendenti: quando l'IVA è detraibile
Quando si gestiscono le spese di trasferta, concentrarsi soltanto sulla deducibilità del costo può portare a perdere un’opportunità fiscale importante.
Anche l’IVA pagata su hotel, ristoranti e altri servizi collegati alla trasferta può infatti essere recuperata dall’azienda, a patto che vengano rispettate alcune condizioni previste dalla normativa.
La regola generale è piuttosto semplice. Le spese devono essere sostenute per finalità lavorative e devono avere un collegamento reale con l’attività dell’impresa. Se manca questo requisito, il diritto alla detrazione dell’IVA può essere contestato durante un controllo fiscale.
Per ridurre il rischio di errori è buona pratica verificare sempre alcuni elementi:
- La spesa deve essere collegata a una trasferta effettivamente svolta per motivi di lavoro.
- La fattura deve essere intestata all’azienda.
- La partita IVA aziendale deve comparire correttamente nel documento fiscale.
- La documentazione deve essere conservata in modo ordinato e facilmente consultabile.
- L’importo rimborsato deve essere coerente con l’attività svolta dal dipendente.
Nella pratica quotidiana uno degli errori più frequenti riguarda la raccolta dei documenti. Molti dipendenti consegnano soltanto lo scontrino del ristorante o la ricevuta dell’hotel, mentre l’ufficio amministrativo avrebbe bisogno di una fattura correttamente intestata per poter valutare la detrazione dell’imposta.
Le regole che disciplinano la detraibilità dell’IVA sulle spese alberghiere e di ristorazione trovano fondamento nell’articolo 19-bis1 del D.P.R. 633/1972 e nei successivi chiarimenti forniti dall’Agenzia delle Entrate.
La normativa consente il recupero dell’imposta quando il costo è sostenuto nell’interesse dell’impresa e risulta adeguatamente documentato.
Negli ultimi anni molte aziende hanno scelto di digitalizzare l’intero processo di gestione delle trasferte. Carte aziendali, applicazioni per le note spese e sistemi di archiviazione elettronica permettono di raccogliere fatture e ricevute in tempo reale, riducendo il rischio di smarrimenti e velocizzando le verifiche interne.
Una gestione accurata delle spese vitto e alloggio dipendenti permette quindi non solo di portare il costo in deduzione secondo le regole fiscali applicabili, ma anche di recuperare correttamente l’IVA quando ne ricorrono i presupposti.
Un aspetto che, soprattutto nelle aziende con molte trasferte durante l’anno, può tradursi in un risparmio fiscale significativo.
Differenza tra costo deducibile e IVA detraibile nelle spese di trasferta
Tra i dubbi più comuni nella gestione delle note spese c’è la differenza tra costo deducibile e IVA detraibile.
I due concetti vengono spesso confusi, ma seguono regole diverse e producono effetti differenti sul piano fiscale.
Quando un costo è deducibile significa che può ridurre il reddito imponibile dell’azienda secondo i limiti previsti dal TUIR. L’IVA detraibile segue invece le regole dell’imposta sul valore aggiunto e riguarda la possibilità di recuperare l’imposta pagata al momento dell’acquisto di un bene o di un servizio.
Per capire meglio la differenza può essere utile osservare alcune situazioni ricorrenti:
- Una fattura dell’hotel può essere deducibile come costo aziendale e consentire anche il recupero dell’IVA.
- Una spesa può essere deducibile ma non dare diritto alla detrazione dell’IVA se manca la documentazione richiesta.
- Un costo non collegato all’attività lavorativa rischia di perdere sia la deducibilità sia il recupero dell’imposta.
- La semplice presenza di una fattura non basta se non è possibile dimostrare il legame tra la spesa e la trasferta.
Per questo motivo, quando si analizzano le note spese dei dipendenti, conviene controllare sempre alcuni aspetti fondamentali:
- Correttezza dei dati presenti in fattura
- Intestazione del documento fiscale
- Presenza della partita IVA aziendale
- Coerenza della spesa con l’attività svolta
- Rispetto delle regole sulla tracciabilità dei pagamenti
Dal 2026 questi controlli assumono ancora più importanza. Le nuove disposizioni introdotte dalla Legge n. 207/2024 hanno infatti rafforzato il ruolo della tracciabilità per mantenere i benefici fiscali legati a molte spese di trasferta sostenute sul territorio italiano.
Capire la differenza tra costo deducibile e IVA detraibile permette di evitare errori ricorrenti, migliorare la gestione delle trasferte e sfruttare in modo corretto tutti i vantaggi fiscali previsti dalla normativa vigente.
Scegli Factorial per spese tracciabili a norma di legge
Per garantire la conformità alle nuove normative sulla tracciabilità dei pagamenti delle spese di trasferta, è fondamentale dotarsi di strumenti adeguati per la gestione delle spese aziendali.
Factorial, un software All-in-one per la gestione aziendale, offre soluzioni innovative, come ad esempio le carte aziendali.
Con queste carte, disponibili sia in formato fisico sia digitale, puoi facilmente controllare ogni movimento, approvare o bloccare qualsiasi transazione, creare flussi di approvazione per semplificare i pagamenti e stabilire limiti di spesa, bloccando un pagamento anche in tempo reale.
Puoi gestire tutto comodamente dal PC o utilizzando la pratica app per la gestione delle spese aziendali.
Le funzionalità di gestione delle spese non si fermano qui. Con il software di gestione finanziaria potrai:
- Controllo in tempo reale: monitorare le spese dei dipendenti istantaneamente.
- Limiti personalizzabili: impostare limiti di spesa per ciascun dipendente o progetto.
- Reportistica dettagliata: generare report accurati per una facile rendicontazione e conformità fiscale.
La gestione dei rimborsi può essere notevolmente semplificata grazie all’uso delle nuove tecnologie. Grazie al software con funzionalità dedicata alla gestione delle spese, con Factorial diventa semplice monitorare, approvare e controllare in tempo reale tutte le spese aziendali da un’unica visuale centralizzata.
Domande frequenti
Quando il rimborso spese di trasferta diventa tassato nel 2026?
Nel 2026 il rimborso può diventare tassato se riguarda spese come vitto, alloggio o taxi/NCC pagate in contanti in Italia. In questi casi il rimborso può perdere l’esenzione fiscale e rientrare nel reddito del dipendente.
Si possono rimborsare spese aziendali pagate in contanti?
Sì, è possibile rimborsarle. Tuttavia, per alcune spese di trasferta sostenute in Italia, il pagamento in contanti può comportare la perdita dei benefici fiscali previsti per il rimborso.
Cosa significa che i rimborsi spese devono essere tracciabili?
Significa che, per mantenere l’esenzione fiscale nel 2026, alcune spese devono essere pagate con strumenti tracciabili come carta, bonifico o app collegate a un circuito bancario, conservando la prova del pagamento.
Qual è il limite per i rimborsi spese non documentati?
Nel rimborso forfettario (diaria) valgono i limiti giornalieri previsti dal TUIR per l’esenzione. Nel rimborso analitico, invece, le spese devono essere documentate con ricevute o fatture.
Come gestire correttamente le spese di trasferta nel 2026?
È fondamentale predisporre una nota spese completa, allegare i giustificativi e, per le voci soggette a tracciabilità, conservare anche la prova del pagamento elettronico. Una policy aziendale chiara aiuta a evitare errori e contestazioni.
