Hai mai sentito parlare di gestione degli stakeholder? Sai perché lo stakeholder management è così importante, chi se ne occupa e quali sono le migliori strategie per gestire tutti coloro coinvolti in un progetto?
Nel dinamico ed entusiasmante mondo del project management, il successo non dipende solo da una pianificazione attenta, da una gestione accurata delle risorse e dalle fasi di monitoraggio.
Avere un approccio che metta al centro le relazioni con tutte le parti interessate è essenziale: permette di assicurarsi che gli obiettivi degli stakeholder siano costantemente allineati, promuove una comunicazione trasparente e crea un ambiente di lavoro adatto a portare a termine i progetti nei tempi e nei modi giusti.
In questo articolo, approfondiamo il tema dello stakeholder management cercando di capire come gestire al meglio i progetti e le relazioni con gli stakeholder.
- Cosa si intende per stakeholder management
- Chi si occupa di gestire gli stakeholder
- Perché gestire gli stakeholder è importante
- Strategie di stakeholder management
- Strumenti per la gestione degli stakeholder
- Come Factorial ti supporta nella gestione degli stakeholder e dei progetti
- Gestisci stakeholder e progetti con un Software All-in-one 🚀
Cosa si intende per stakeholder management
Nell’ambito del project management, un aspetto da non sottovalutare è lo stakeholder management. Ma cosa si intende esattamente con questo termine?
La gestione degli stakeholder, come possiamo apprendere da uno studio pubblicato su ScienceDirect, si riferisce a tutte quelle attività e pratiche che permettono di gestire in maniera efficace ed efficiente l’insieme di individui e gruppi coinvolti nella gestione di un progetto.
In altre parole, lo stakeholder management è un processo che, tramite attività di analisi e metodologie di coinvolgimento delle parti interessate, mira a garantire che tutte le persone coinvolte in un progetto siano:
- Informate
- Soddisfatte
- Allineate sull’andamento del progetto
Questo approccio, nella sua fase finale, ha l’obiettivo di costruire una relazione positiva con gruppi, organizzazioni e individui coinvolti, indipendentemente dal loro ruolo.
Per essere svolto al meglio, lo stakeholder management richiede una fase importante in cui vengono definite:
- Modalità per coinvolgere il gruppo
- Frequenza delle comunicazioni
- Tempi e modalità per considerare le preoccupazioni degli stakeholder
- Integrazione dei feedback nei processi decisionali
Chi si occupa di gestire gli stakeholder
La gestione della relazione con gli stakeholder può essere affidata a varie figure professionali, molto dipende dalla grandezza dell’organizzazione e dai ruoli definiti per la gestione dei progetti.
In linea generale, le figure responsabili di raccogliere feedback dai soggetti interessati al progetto sono:
- Project manager: è la figura principale, nonché responsabile dell’intero progetto. Al project manager spetta spesso l’identificazione delle parti interessate, la valutazione delle loro esigenze e la scelta delle migliori modalità per coinvolgerle durante l’intero ciclo di vita del progetto.
- Responsabile della comunicazione esterna: questa figura si occupa generalmente di informare su tutte le attività dell’azienda verso l’esterno, con l’obiettivo di promuovere l’immagine aziendale e gestire le relazioni. Può anche assumere il compito di gestire gli stakeholder coinvolti in un progetto specifico.
- Responsabile PR: è una figura più generale, ma a cui può essere affidata la gestione della comunicazione con stakeholder specifici in alcuni progetti.
Oltre a queste figure, altre professionalità possono supportare la comunicazione con gli stakeholder:
- Analisti di business: Assicurano che il progetto soddisfi le aspettative delle parti interessate.
- Responsabili delle risorse umane: Si occupano di mantenere una comunicazione coerente e costante con gli stakeholder interni, come dipendenti e team di progetto, per garantire un clima collaborativo all’interno dell’azienda.
Perché gestire gli stakeholder è importante
Gli stakeholder rivestono un ruolo fondamentale nei progetti. Spesso, sono loro a fornire le risorse necessarie affinché il progetto venga portato a termine oppure, ad esempio, si occupano della distribuzione del prodotto o servizio sviluppato.
Possono anche svolgere ruoli cruciali nella comunicazione e nella pubblicità del prodotto o avere comunque una rilevanza decisiva per il successo del progetto.
Ecco perché le figure più importanti non solo devono essere identificate, ma devono anche essere coinvolte costantemente, ponderando attentamente quali informazioni condividere con loro in base al loro grado di coinvolgimento e rilevanza all’interno del progetto.
Una perfetta gestione dello stakeholder management si rivela quindi importante per:
- Allineare gli obiettivi: comunicare costantemente lo stato di avanzamento del progetto assicura che tutte le parti siano sempre aggiornate e in linea con le aspettative.
- Identificare i rischi: gli stakeholder, come parte integrante del progetto, possono essere a conoscenza di aspetti che l’azienda o il team di progetto non conoscono. Un confronto costante permette di acquisire preziose informazioni, aggirare ostacoli e ridurre i tempi di sviluppo, aumentando le probabilità di successo del progetto.
- Comunicazione: è essenziale garantire una gestione chiara e trasparente della comunicazione a tutti i livelli, assicurando che tutti i soggetti coinvolti siano informati. Questo evita conflitti, malintesi e potenziali incomprensioni.
- Creare valore: una comunicazione efficace con gli stakeholder permette di instaurare collaborazioni basate su fiducia e supporto reciproco, ponendo le basi per rapporti di lungo periodo. Queste collaborazioni offrono vantaggi reciproci, sia per l’azienda che per gli stakeholder stessi.
In definitiva, una gestione efficace della comunicazione non solo aumenta le probabilità di portare a termine il progetto nei tempi e nei modi giusti, ma aiuta anche a mantenere relazioni proficue che possono rivelarsi utili per progetti futuri.
Strategie di stakeholder management
La gestione degli stakeholder diventa efficace quando vengono stabilite e seguite strategie mirate a gestire al meglio gli attori coinvolti, direttamente o indirettamente, in un progetto.
I team di lavoro incaricati di questo compito possono avvalersi di tecniche come il mapping, utile da applicare prima di avviare la comunicazione vera e propria. Questo processo di mappatura consente di identificare e classificare tutti gli stakeholder in base al loro livello di influenza e interesse per il progetto, permettendo di:
- Comprendere quali informazioni condividere
- Definire la frequenza delle comunicazioni
- Sviluppare tecniche di comunicazione mirate
Un’altra interessante strategia è la Power-Interest Grid (griglia potere-interesse), uno strumento simile alla mappatura degli stakeholder, ma con un focus specifico.
Questa griglia consente di:
- Classificare gli stakeholder in base al loro potere e livello di coinvolgimento
- Identificare chi necessita di informazioni frequenti sul progetto rispetto a quelli meno coinvolti
Esistono inoltre altre strategie fondamentali per il successo del progetto:
- Coinvolgimento proattivo: prevede incontri regolari con gli stakeholder per favorire la collaborazione e identificare, oltre che prevenire rischi ed eventuali problematiche.
- Expectation Management: si basa sul dialogo e la condivisione delle aspettative degli stakeholder, per evitare malintesi e conflitti e raggiungere i risultati attesi.
Utilizzando queste strategie, risulterà più semplice gestire i progetti e rispondere efficacemente alle esigenze di tutte le parti coinvolte.
Strumenti per la gestione degli stakeholder
Oggi la tecnologia offre strumenti molto utili per la gestione dei progetti, tra cui software completi che permettono una gestione ottimale anche degli stakeholder interni ed esterni.
Focalizzandoci sulla sola gestione degli stakeholder, potresti trovare utili:
- Software per la valutazione del personale: strumenti specifici per il performance management, con cui puoi monitorare facilmente il lavoro dei membri del progetto, inviare feedback e identificare aree di miglioramento.
- Strumenti per la definizione degli obiettivi, basati sulla metodologia OKR (Objectives and Key Results): questi strumenti aiutano ogni lavoratore a conoscere chiaramente i propri obiettivi, funzionalità e compiti.
Per quanto riguarda la comunicazione interna, risultano fondamentali anche:
- Software di time management: per la gestione dei turni di lavoro, delle ferie e dei permessi.
- Applicativi per la gestione dei documenti e la firma elettronica: utili per centralizzare documentazione e snellire le approvazioni.
Queste funzionalità, integrate con un software specifico per la gestione dei progetti aziendali (che consenta di impostare budget, scadenze, creare e assegnare attività, e comunicare rapidamente con tutti i dipendenti), garantiranno una gestione efficiente degli stakeholder interni ed esterni e aumenteranno le probabilità di successo del progetto.
Come Factorial ti supporta nella gestione degli stakeholder
Il miglior modo per uno stakeholder management di successo e, in generale, per gestire al meglio l’intero progetto è affidarsi agli strumenti giusti.
Tuttavia, c’è una differenza tra l’usare decine di strumenti diversi, ciascuno con una funzionalità specifica, e avvalersi di software completi che dispongono di tutte le funzionalità necessarie.
In tal senso, ti invitiamo a provare Factorial, un software All-in-one completo per la gestione della comunicazione e degli stakeholder interni ed esterni.
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