Un software di gestione risorse umane può ottimizzare il tempo e la produttività

Al giorno d’oggi usiamo la tecnologia praticamente per tutto: comprare vestiti, ordinare cibo a casa, comunicare e lavorare da remoto ecc. Senza dubbio, la digitalizzazione è entrata nelle nostre vite e ha anche rivoluzionato il modo di lavorare e di gestire il tempo.

Sai cos’è un software per le risorse umane?

La tecnologia ci aiuta in molte attività relative alla gestione delle risorse umane, come la ricerca di personale, la gestione delle ore lavorative dei dipendenti e l’archiviazione dei dati. Tutto ciò può essere ottenuto con vari strumenti digitali, ma se vogliamo migliorare tutti i nostri processi e fare un passo avanti, l’opzione migliore è utilizzare un software di gestione delle risorse umane.

 Ecco perché dovresti usare un programma per la gestione delle risorse umane

Fino a poco tempo fa il dipartimento delle Risorse umane delle aziende non era considerato rilevante come ad oggi. L’ attività delle risorse umane consisteva in compiti più elementari relativi alla gestione delle buste paga, ai colloqui e a semplici attività amministrative. Tuttavia, a poco a poco, le aziende hanno realizzato il potenziale di questo dipartimento e il valore che apporta una buona gestione dei dipendenti alle performance aziendali.

Per questo motivo, è molto importante semplificare questo lavoro e digitalizzare i processi al fine di dedicare più tempo a ciò che è veramente importante per un’azienda: la gestione dei talenti.

Come ottimizzare i tempi di lavoro con un software HR

Se fai parte di un team di risorse umane, ti piacerebbe sicuramente trovare una formula magica per dimenticare Word, Excel, Email e database con migliaia di dati e informazioni disorganizzati e sparsi ovunque.

La mancanza di informazioni porta a una perdita di tempo. Se sommiamo, infatti, tutti i minuti che perdiamo nello svolgere manualmente attività che potrebbero essere automatizzate, ci accorgeremo che stiamo sprecando molte ore di lavoro che potrebbero essere dedicate ad altro.

Il modo migliore per avere il controllo totale dei dati dei dipendenti, nonché di tutte le loro attività lavorative, è disporre di un unico programma di gestione delle risorse umane che combini tutte queste informazioni. E non parliamo solo di informazioni e documenti; Molti software offrono soluzioni per controllare l’orario di lavoro effettivo e la gestione delle ferie, permessi e assenze. Riesci a immaginare di non dover usare fogli presenze o Excel per far quadrare le ferie di tutti i dipendenti?

Di seguito ti forniamo la soluzione per una perfetta gestione del tempo grazie all’aiuto del software:

  1. Ridurre al minimo gli errori

Uno dei software più apprezzati per la gestione delle risorse umane è Factorial; Con esso puoi centralizzare tutte le informazioni relative ai tuoi dipendenti, come buste paga, contratti, documenti, trasferimenti, ferie, ecc.

Inoltre, ti aiuta a ridurre al minimo gli errori e a saperli rilevare in tempo. Se, ad esempio, devi gestire le ferie di un dipendente, potrai sapere con assoluta certezza i giorni che gli spettano, senza avere più dubbi sulla veridicità di un file Excel.

  1. I tuoi documenti sempre a portata di mano

Se ad esempio stai lavorando in smart working o sei in viaggio d’affari e devi accedere ai dati dei tuoi dipendenti, accedere ai file e ai server aziendali può essere un’operazione complessa. Con il software per le risorse umane non avrai più questo tipo di problema, poiché è un programma che memorizza i dati nel cloud. Pertanto, saranno sempre disponibili ovunque tu sia, con un solo clic.

  1. Offre trasparenza

In alcuni casi può accadere che le aziende archiviano le informazioni in diversi posti, senza che si sappia esattamente quando sono state aggiunte o aggiornate. Se utilizzi un Software di gestione delle risorse umane, non solo avrai la tranquillità di avere tutto sotto controllo, ma offrirai anche trasparenza ai tuoi dipendenti.

Inoltre, prima di un eventuale controllo da parte dell’ispettorato del lavoro e della previdenza sociale, mediante il sistema di rilevazione presenze e timbratura online, avrai la certezza di avere tutte le informazioni dei tuoi dipendenti in merito alle loro entrate e uscite. Assicurati che il software scelto sia conforme alla Legge!

  1. Le informazioni vengono aggiornate

Se prima dovevi andare da ciascun dipendente per far firmare documenti e per le buste paga, ora con questa piattaforma puoi spedire tutti i documenti da firmare in modo sicuro e veloce, permettendo direttamente ai dipendenti di aggiornare le loro informazioni.

Con pochi clic puoi ottenere ciò che ti serve e risparmiare tempo per poterti dedicare ad altre attività più importanti.

E ora … scegli il software più adatto alla tua aziendaSe stai cercando un programma per gestire le risorse umane della tua azienda, dovresti tenere conto dei seguenti punti quando scegli quello più adatto alle tue esigenze:

Definisci le tue esigenze

Un’indagine preliminare è essenziale per valutare la necessità o meno del software. Per fare ciò, è possibile cronometrare le attività o elencare tutte quelle che si ripetono ogni giorno e che potrebbero essere velocizzate.

Valorizza tutto ciò che riguarda questioni legali

Se hai un dipartimento legale, potresti essere già aggiornato con il trattamento dei dati o delle leggi sui dipendenti. In caso contrario, puoi aiutarti con il software con il quale puoi essere certo di avere tutte le normative aggiornate relative ai dipendenti.

Considera il numero di dipendenti

Il volume di lavoro del responsabile delle risorse umane di un’azienda che ha 5 dipendenti sarà molto diverso da quello di uno che ne ha 30. La stragrande maggioranza dei software ha un costo diverso a seconda del numero di lavoratori, quindi puoi anche decidere in base a di questo.

Decidi se vuoi avere le tue informazioni in un server dedicato o nel cloud.

Se fino ad ora tieni tutte le tue informazioni su un computer, anche se esegui backup frequenti, non saranno così sicure come se le avessi ospitate nel cloud con il software. Questa opzione è molto interessante, dal momento che alcune piattaforme di archiviazione cloud, come Google Drive, hanno una capacità limitata. Pertanto, se vogliamo più spazio, dovremo pagare.

Pensa a tutti i profili dei tuoi dipendenti

Se hai dipendenti in costante movimento, l’uso di un programma per la gestione delle risorse umane sarà di grande aiuto. I tuoi dipendenti saranno in grado di accedervi per effettuare il trasferimento giornaliero tramite tablet o cellulare, senza la necessità di un PC, e puoi comunicare attraverso il sistema per chiedere loro qualsiasi informazione.

Stai cercando di digitalizzare il tuo dipartimento Risorse umane e non sai come farlo? In Factorial vogliamo aiutarti, ed è per questo che stiamo rendendo indefinito il nostro periodo di prova gratuito fino alla fine della crisi generata da COVID-19. Prova Factorial e rendi possibile la gestione dei tuoi lavoratori in questi momenti più difficili!

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