Perchè un software HR deve essere semplice ed intuitivo?

I responsabili delle risorse umane hanno il compito di gestire il personale delle aziende, ciò comprende svariate attività amministrative: gestione del piano ferie, buste paga, contratti di lavoro, rilevazione presenze, controllo dell’orario di lavoro dei dipendenti ecc. Il carico di lavoro gestionale è spesso molto elevato ed occupa gran parte delle loro giornate lavorative.

Secondo uno studio condotto da KPMG “due terzi dei responsabili delle risorse umane sono coinvolti nel processo di trasformazione digitale delle attivitá, ma solo il 40% sta implementando un piano di digitalizzazione a 360 gradi”. Pertanto, se vuoi far parte delle aziende che si stanno digitalizzando ed ottimizzare il tempo dei tuoi dipendenti, dovresti adottare le nuove tecnologie e iniziare a utilizzare un software di gestione delle risorse umane.

Come deve essere il software di gestione delle risorse umane ideale?

Se stai pensando di utilizzare un programma di gestione delle risorse umane, potresti avere molti dubbi. Pertanto, qui ti diamo alcuni indizi su come dovrebbe essere il software perfetto per aiutarti a risparmiare tempo e mantenere un migliore controllo di tutti i dati e le informazioni sui tuoi dipendenti.

Un programma ideale per la gestione delle risorse umane è quello che:

# 1 – È facile da capire e utilizzare senza una conoscenza preliminare: il programma deve poter essere utilizzato da tutto il personale, dai responsabili delle risorse umane e da tutti gli altri dipendenti di qualunque dipartimento a prescindere dalle competenze personali.

# 2 – È pratico e consente un rapido accesso alle informazioni: se iniziamo a utilizzare il software di gestione delle Risorse umane è perché vogliamo semplificare tutte le attività, quindi il programma HR deve essere chiaro ed intuitivo per essere utilizzato velocemente.

# 3 – È reattivo: il dispositivo deve essere di facile accesso sia dal computer, per i lavoratori che sono in ufficio, sia da tablet e cellulari, per coloro che lavorano in smart  working o sono in trasferta lavorativa.

Perché dovresti usare su software pratico per i tuoi dipendenti?

I software di gestione delle risorse umane sono quelli che semplificano la vita a coloro che lavorano in questo dipartimento.

Se la tua azienda decide di investire in software HR con queste caratteristiche, diminuiranno le problematiche gestionali ed amministrative rendendo più strategico il lavoro del personale. Un’altra considerazione da fare è che, affinché il dipartimento delle Risorse umane possa semplificare alcuni aspetti della gestione dei propri dipendenti, la piattaforma deve essere facile da utilizzare.

Il portale dei dipendenti è quell’area personale riservata a ciascun lavoratore che consente di aggiornare i dati personali, firmare documenti e altre attività che non dovranno necessariamente coinvolgere i responsabili delle risorse umane.

1. Aumentare la produttività

L’obiettivo del software è far risparmiare tempo sia ai agli hr manager che a tutto il personale dell’azienda. Se è semplice ed intuitivo da utilizzare, tutti i lavoratori ne trarranno vantaggio e avranno più tempo per concentrarsi su altre attivitá.

Pertanto l’investimento effettuato non sarà vano, poichè accresce la produttivitá delle persone e dell’azienda.

2. Motiva i tuoi dipendenti

Avere una buona piattaforma per gestire i dipendenti sarà, in un certo senso, un segno che l’azienda è interessata ai suoi dipendenti affinché dedichino il loro tempo alle attività principali.

I giovani lavoratori, i millennial, sono abituati al mondo online e sarebbe molto strano per loro usare programmi obsoleti. Pertanto, è interessante disporre di un software che offra gli stessi livelli di accessibilità delle applicazioni a cui sono abituati nella vita quotidiana.

3. Migliorare l’immagine dell’azienda

Se scegli di utilizzare un software per la gestione delle risorse umane moderno e intuitivo, non solo mostrerai una buona immagine dell’azienda ai tuoi dipendenti, migliorando l’employer branding, ma anche al mondo esterno. In questo modo, la tua impresa apparirà come un’azienda innovativa che vuole essere in prima linea per attrarre e trattenere i talenti. 

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Come sapere se un software per la gestione delle risorse umane è facile da usare?

Se vuoi trovare il miglior software HR per semplificare il lavoro dei tuoi dipendenti e gestire al meglio tutte le informazioni, ecco alcuni suggerimenti per rendere più facile la tua scelta.

Un buon modo per aiutarti a scegliere quale programma di gestione hr utilizzare, è quello di elencare alcune domande che sorgono a riguardo. In questo modo, puoi scartare quelli che non sono adatti alle tue esigenze e a quelle dell’azienda. Pensa che il tempo investito nella ricerca del miglior software hr sarà ottimizzato in seguito quando, grazie ad esso, avrai tutto sotto controllo.

Queste sono le domande che dovresti porti:

  • Gli utenti possono navigare facilmente nel programma e trovare le informazioni senza effettuare ricerche complesse?
  • Il software mostra le opzioni principali sulla home page?
  • Gli utenti possono effettuare le attività ricorrenti il ​​più rapidamente possibile?
  • Investiremo meno tempo nell’esecuzione di una funzione rispetto al modello che abbiamo usato prima?
  • Il programma si carica rapidamente?
  • Le funzioni e i pulsanti sono intuitivi per tutti gli utenti?
  • Soddisfa tutte le esigenze del nostro dipartimento Risorse umane?
  • Avresti bisogno di altri strumenti o è un’unica piattaforma?
  • È un software pratico utilizzare con lo smartphone  se non sei in ufficio?

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Tenendo conto di quanto detto fino ad ora, è possibile comunicare al dipartimento delle risorse umane la necessità di utilizzare un software gestionale per agevolare il lavoro. Inoltre, si consiglia anche di fare un’indagine approfondita riguardo le esigenze del dipartimento per avere ben chiara l’idea di ciò che si sta cercando.

I dipendenti, inoltre, possono darti qualche consiglio su come vorrebbero il software hr ideale e quali informazioni vorrebbero avere a portata di mano, da aggiornare o consultare.

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