Smart Working proroga: procedura semplificata e tutte le novità da settembre

Qual è l’ultima proroga dello smart working? Cosa succede ai tuoi lavoratori in smart working a partire dal 1° settembre 2022? Come funziona adesso lo smart working in procedura semplificata? Cosa prevedono le nuove disposizioni sul tema? Come datore di lavoro, o People Manager, l’argomento ti interessa da vicino. 

Sulla base delle ultime disposizioni del Governo, non ci sarà alcuna proroga. Puoi continuare a far lavorare i tuoi lavoratori in smart working ma si torna al passato. Dovrai quindi raggiungere un accordo individuale (semplificato) con il lavoratore attenendoti a quanto riportato nella legge 81/2017. 

In questo approfondimento vedremo l’attuale situazione dello smart working in Italia, quando c’è stata l’ultima proroga smart working e le novità che potrebbero essere introdotte nei prossimi mesi, focalizzandoci soprattutto su quali novità interessano da vicino i lavoratori fragili.

Proroga smart working: il ritorno alla normalità 

Con la fine dello stato d’emergenza vengono anche ridefinite anche le regole che disciplinano lo smart working in Italia. Come sai fino al 31 agosto 2022 hai potuto applicare lo smart working nella tua azienda in maniera semplificata, grazie alle continue proroghe che il Governo ha introdotto durante il periodo pandemico. 

Dal 1° settembre si torna alle disposizioni previste dagli articoli 19 e 21 della legge 81/2017, senza ovviamente tralasciare quanto riportato dai CCNL a cui aderisci. Nella pratica, fino a poco tempo fa, ti è stato possibile far lavorare da remoto i tuoi lavoratori avvalendoti della procedura semplificata e senza alcun previo accordo con i dipendenti. 

Il non dover prendere alcun accordo con i lavoratori tuttavia è stata un’eccezione alla regola, poiché la legge prevede che le parti si mettano d’accordo su come disciplinare il rapporto di lavoro. In particolare con i tuoi dipendenti devi stabilire: 

• Orari di lavoro 
• Strumenti tecnologici a disposizione 
• Obiettivi da raggiungere 

Lo smart working è nato con l’obiettivo di assicurare ai lavoratori non solo il medesimo trattamento economico che garantisci ai dipendenti in sede ma anche favorire la possibilità di conciliare al meglio la vita lavorativa con la vita privata. Insomma regolare ogni aspetto del rapporto è indispensabile onde evitare che il lavoratore si ritrovi con meno tutele rispetto ai colleghi. 

👉 Oppure “Lavoro da remoto: la guida definitiva per lavorare a distanza”.

Fine proroga smart working 2022: cosa succede ora 

Con la fine della proroga smart working dovrai stipulare un accordo con i dipendenti, definendo ogni aspetto riguardo la prestazione lavorativa svolta da remoto. Rispetto alle procedure, in vigore prima della proroga, l’unica vera differenza è che oggi la procedura da seguire è più semplice. 

Una dettagliata spiegazione della procedura e i relativi moduli sono presenti nel decreto ministeriale emanato dal Ministro del Lavoro e delle Politiche Sociali Andrea Orlando. 

Quanto appena detto, nella pratica, implica che a partire dal 1° settembre 2022, ti è sufficiente collegarti al portale Servizi Lavoro (accesso via SPID o CIE) e compilare il relativo modulo. Le informazioni da inviare sono: 

• Dati del lavoratore 
• Contratto di lavoro applicato 
• La data in cui hai raggiunto l’accordo 
• Data d’inizio e data di fine dello smart working
• Tempi di riposo 
• Regole per assicurare il diritto alla disconnessione 
• Strumenti di lavoro in dotazione al lavoratore 
• Dispositivi in dotazione per la protezione individuale
• Modalità di recesso 

Se non hai ancora provveduto all’invio della comunicazione semplificata non devi preoccuparti. Come riportato dal Ministero, hai tempo fino al 1° novembre 2022 per assolvere all’obbligo.  

Proroga smart working lavoratori fragili 30 giugno 2022

Dal 1° settembre 2022, come abbiamo visto finora, sei tenuto a comunicare gli accordi presi tra te e i tuoi lavoratori in smart working, compilando e inviando l’apposito modulo. Questa regola al momento vale per tutti i lavoratori, tuttavia, ti informiamo che il Governo sta lavorando a una proroga smart working che potrebbe riguardare i soli lavoratori fragili. 

Ricordiamo che per lavoratori fragili si fa riferimento a specifiche categorie che recentemente sono state richiamate dal Dlgs 105/2022. Il Decreto in questione, pubblicato il 30 giugno 2022, garantisce l’accesso prioritario allo smart working ai seguenti lavoratori: 

• Con disabilità grave 
• Genitori con figli d’età fino a 12 anni 
• Genitori di figli con disabilità grave 
• Caregiver 
• Fruitori della legge 104 

Anche per questi lavoratori al momento non è prevista alcuna proroga allo smart working con modalità semplificata. Ciò significa che dovrai comunque raggiungere un accordo individuale e avvisare dell’accordo raggiunto mediante modalità telematica. Tuttavia, resta valido il diritto per i lavoratori fragili di accedere in via prioritaria allo smart working. 

Come accennato in precedenza però, ti consigliamo di seguire con attenzione l’evolversi della situazione. A quanto si apprende dalle ultime notizie il Ministro del Lavoro, Orlando, dovrebbe presentare la richiesta di proroga allo smart working per i lavoratori fragili estendendola fino al 31 dicembre 2022. 

Il Ministro ha infatti inserito un emendamento nel Decreto Aiuti Bis. La decisione potrebbe essere presa entro il 13 settembre, data in cui è prevista la discussione dell’emendamento alla Camera.  Qualora la novità fosse introdotta allora non dovrai sottoscrivere alcun accordo individuale per i lavoratori fragili. 

Inoltre, sul tema è bene sapere che la proroga smart working potrebbe essere estesa a tutti i lavoratori con figli fino a 14 anni e che il 30 giugno 2022 è scaduto anche il diritto riconosciuto ai lavoratori fragili ottenere un’indennità qualora fossero impossibilitati a svolgere un lavoro che non è possibile svolgere da remoto (cassiere, magazziniere, barista…). 

Fine proroga smart working privati: cosa succede senza accordo 

L’obbligo di comunicazione vale per tutti i lavoratori, anche i fragili, salvo nuove disposizioni che potrebbero essere introdotte entro la fine del 2022. Nel caso in cui non hai intenzione di inviare alcuna comunicazione l’unica strada da percorrere è quella di tornare alla classica forma di lavoro in sede. 

Se non invii alcuna comunicazione ma comunque uno o più dipendenti continuano a lavorare in smart working rischi un accertamento e una sanzione amministrativa compresa tra i 100 e i 500 euro per ogni lavoratore. 

Smart working proroga privati e pubblici: altre ipotesi 

Lo smart working in Italia e in molti paesi nel mondo, ricorderai sicuramente, ha iniziato a diffondersi in maniera capillare per via dell’emergenza sanitaria che ha costretto molte aziende ad adottare forme di lavoro agile al fine principale di garantire sia il proseguo dell’attività sia la sicurezza dei lavoratori. 

Nonostante le restrizioni oggi non sono più presenti, probabilmente anche tu hai accolto positivamente lo smart working, tanto da non abbandonarlo del tutto. Molti lavoratori gradiscono questa modalità di lavoro, altri sono più favorevoli alle forme di lavoro ibrido, che comunque permettono in parte di svolgere le attività fuori sede. 

La fine dell’emergenza sanitaria, in definitiva, non ha fermato lo smart working, che in varie forme continua a essere una modalità di lavoro utilizzato. Come abbiamo visto finora, eccezion fatta per la comunicazione obbligatoria da inviare, nulla cambia. L’obiettivo rimane il medesimo: garantire ai lavoratori un miglior equilibrio tra la vita privata e la vita lavorativa, (work-life balance). 

In attesa di nuove disposizioni sul tema smart working, il Governo Italiano presto potrebbe introdurre ulteriori linee guida da seguire che riguardano da vicino titolari d’azienda, lavoratori privati e pubblici. 

Tutto ruota attorno al nuovo decreto “Risparmi” atteso per l’autunno 2022. Il Decreto dovrà in qualche modo gestire una nuova emergenza questa volta causata dai rincari dei prezzi dell’energia. 

L’ipotesi è lavorare a un nuovo testo che incoraggi e semplifichi ulteriormente la possibilità di adottare le forme di lavoro agile così da limitare al massimo anche l’impatto energetico, causato ad esempio: dall’utilizzo del riscaldamento e dalle auto per gli spostamenti.

L’obiettivo è quello di evitare che le aziende, soprattutto le energivore, siano costrette a chiudere e la temuta ipotesi di imporre alle famiglie un piano di razionamento energetico.  

👉 Oppure “Lavoro ibrido: la guida completa all’implementazione in azienda”.

👉 O infine “Burnout lavorativo dei dipendenti in smart working: significato e come uscirne”.

Alcuni consigli per gestire la proroga smart working

Come People Manager o datore di lavoro ti aspetta un lavoro intenso. Da un lato devi gestire la fine della proroga dello smart comunicando tempestivamente tutti i dettagli riguardo le modalità di lavoro agile adottato, dall’altro devi rinforzare la struttura organizzativa aziendale, così da non subire cali di produttività e fatturato qualora d’improvviso una nuova emergenza non ti obblighi ad adottare interamente, o in buona parte, lo smart working. 

La tecnologia in tal senso ti viene incontro. Factorial è un moderno software, disponibile anche come app per Android e iOS, pensato per gestire e automatizzare il lavoro dei dipendenti, anche da remoto. Grazie a Factorial potrai: 

• Comunicare e gestire il lavoro con i dipendenti da qualsiasi posizione 
• Monitorare le prestazioni dei lavoratori
• Assegnare compiti 
• Inviare comunicazioni 
• Gestire ferie, vacanze, permessi 
• E tanto altro 

Da un unico posto, Factorial ti aiuta, automatizzando una lunga serie di operazioni, permettendoti di mantenere il pieno controllo della tua attività indipendente dalla posizione in cui si trovano i lavoratori. 

In attesa di capire se la proroga smart working per i lavoratori fragili in smart working verrà effettivamente introdotta, ti consigliamo di definire al meglio le modalità di lavoro agile da adottare con i lavoratori. 

Come abbiamo visto, sono diverse le informazioni da comunicare al fine di non incorrere in sanzioni, tuttavia con le giuste attenzioni è abbastanza semplice seguire le nuove procedure garantendo così a tutti i lavoratori da remoto gli stessi diritti e tutele che assicuri ai lavoratori in sede.

Smart working procedura semplificata cos'è

Come funziona lo smart working in procedura semplificata per le aziende? Fino a quando avrà valore la proroga smart working della procedura semplificata per i privati?

Una delle parole più usate (ed abusate) sin dall’inizio della pandemia è proprio smart working: la progressiva chiusura di aziende e pubblici esercizi ha “costretto” le imprese ad adottare in maniera sempre più consistente questa pratica lavorativa, richiedendo un supporto per agilizzarla da parte della Pubblica Amministrazione.

Proprio per questo motivo era stata introdotta, già durante lo scorso anno, la possibilità per le aziende private di gestire le comunicazioni di smart working attraverso una procedura semplificata.

Gli emendamenti approvati in commissione sono molteplici e vanno a modificare ampiamente il testo originale del decreto.

In questo articolo, ci concentreremo sui cambiamenti relativi alla procedura semplificata dello smartworking per le aziende del settore privato, per aiutare i datori di lavoro a fare maggiore chiarezza.

Smart working procedura semplificata come funziona

Le modalità di svolgimento delle attività lavorative hanno subito un brusco sconvolgimento a seguito dello scoppio della pandemia di Covid-19 nel marzo 2020. La crisi sanitaria unita alla necessità per moltissime attività di proseguire il proprio lavoro, ha portato alla rapida presa di provvedimenti da parte del Governo.

L’obiettivo era facilitare il prosieguo delle attività lavorative nella maniera più snella ed agile possibile.

Per questo, durante l’emergenza è stata introdotto il cosiddetto smart working con procedura semplificata. Capiamo meglio di cosa si tratta.

Il decreto legge ha introdotto quella che viene definita procedura semplificata.

Con la procedura semplificata per l’accesso allo smart working i datori di lavoro di attivare le procedure di lavoro agile senza accordo individuale tra le parti. Questo significa che viene richiesto solamente il caricamento del file Excel in cui sono inseriti i dati dei lavoratori dipendenti che svolgeranno la propria attività lavorativa in modalità smart working. Il caricamento massivo delle comunicazioni di smart working viene messo a disposizione tramite l’apposito portale del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali.

Come abbiamo accennato nell’introduzione, lo smart working si è reso necessario per far fronte alla complicata situazione portata dallo scoppio della pandemia lo scorso anno. Lo smart working esisteva già da prima dell’emergenza sanitaria ma la necessità di rispettare le misure di sicurezza, unita alle esigenze produttive delle aziende, ha portato alla creazione da parte del Governo di una procedura che semplificasse la sua attivazione.

L’obiettivo principale è sempre stato quello di facilitare il prosieguo delle attività delle aziende nel modo più agile ed efficiente possibile. Rivediamo insieme qual è la norma ordinaria che regola lo smart working in Italia e le caratteristiche principali dello smart working con procedura semplificata.

Qual è la legge ordinaria sullo smart working?

In Italia la fonte normativa ordinaria in materia di smart working è la legge n.81/2017. Questa norma definisce gli obblighi principali in capo al datore di lavoro in relazione alla comunicazione e alla gestione dei rapporti di smart working, rappresentando il quadro normativo di base all’interno del quale le aziende possono muoversi.

In base alla normativa ordinaria è possibile parlare di smart working è solo in presenza di uno specifico accordo tra le parti: il dipendente e il datore di lavoro. Sempre secondo la legge 81/2017, per poter attivare la modalità di lavoro in smart working (o lavoro agile) l’accordo in questione dovrà rispettare due criteri principali:

• Deve essere individuale (quindi stipulato in maniera esclusiva tra datore di lavoro e singolo dipendente) e non collettivo
• Dev’essere redatto in forma scritta (sia fisica che digitale, utilizzando dei software di firma digitale)

Punto importante definito dalla normativa, al di là dei criteri e della forma, è la durata dell’accordo stesso.

Un accordo di smart working fra un datore di lavoro e un dipendente potrà avere una durata sia determinata che indeterminata. Se tra le parti viene stipulato un accordo di smart working indeterminato, ognuna delle due parti avrà diritto di recesso subordinato ad un preavviso di almeno 30 giorni.

Prima di addentrarci nei cambiamenti della legge sullo smart working è importante ricordare qual è la normativa ordinaria in termini di lavoro agile. La normativa che regola questo ambito è la n. 81/2017, la quale definisce gli adempimenti principali riguardanti la gestione dello smart working. Ecco i punti principali della normativa:

Forma, durata e recesso

Secondo la normativa ordinaria, l’accordo per l’attivazione dello smart working (o lavoro agile) deve consistere in un accordo individuale (quindi non collettivo) redatto in forma scritta, anche attraverso la firma digitale, per poter essere regolare dal punto di vista amministrativo. La durata di un accordo di smart working può essere sia di tipo determinato che indeterminato. In quest’ultimo caso il recesso di una delle parti dovrà essere comunicato con un preavviso di almeno 30 giorni.

Contenuto dell’accordo e tutela del lavoratore

La normativa sullo smart working descrive con precisione anche gli elementi che dovranno essere esplicitati all’interno dell’accordo. Questi elementi vengono elencati per delimitare in maniera definita i campi di applicazione dell’accordo e garantire una giusta tutela del lavoratore.

La legge 81 del 2017 prevede che l’accordo di smart working in forma scritta indichi con precisione la durata (se prevista) dell’accordo di smart working, il preavviso necessario per poter esercitare il recesso, la strumentazione tecnologica fornita al fine di compiere al meglio la mansione lavorativa, le modalità di esercizio del potere di controllo all’esterno dei locali di lavoro nonché i tempi di riposo del lavoratore e le tecniche organizzative messe in atto per garantire il diritto alla disconnessione.

Retribuzione, sicurezza e diritto all’apprendimento nella nuova legge sullo smart working

Infine, all’interno della legge vengono definite le regole generali a tutela del profilo di retribuzione, rischio e sviluppo professionale del lavoratore dipendente.

Per quanto riguarda la retribuzione, la legge stabilisce che il lavoratore che svolge il proprio lavoro in smart working ha diritto ad un trattamento economico pari a quello applicato, in linea generale seguendo i relativi contratti collettivi, ai lavoratori che svolgono le proprie mansioni esclusivamente all’interno dei locali aziendali.

Riguardo la tutela della sicurezza del lavoratore, il datore di lavoro dovrà garantire la stessa tramite le opportune azioni di informazione, prevenzione e tutela in relazione allo svolgimento del proprio lavoro al di fuori dei locali aziendali.

Concludendo, la norma stabilisce che al dipendente deve essere garantito il diritto all’apprendimento continuo e alla certificazione delle competenze acquisite.

👉  Potrebbe interessarti la nostra guida definitiva per lavorare da remoto.

Procedura semplificata dello smartworking: come funziona la procedura

Ora che abbiamo capito ciò che prevede la norma generale, passiamo a discutere della procedura semplificata dello smartworking. Ribadiamo ancora una volta che, per il momento, si tratta di una misura emergenziale, attivata per far fronte alle effettive difficoltà portate dalla pandemia. Non è detto, per ciò, che la procedura semplificata sia destinata a durare per sempre.

Ma come funziona, quindi, lo smartworking procedura semplificata?

Con la procedura semplificata per l’attivazione o conversione di rapporti di lavoro in smart working le aziende potranno usufruire di un procedimento che non avrà bisogno di accordo individuale tra le parti.

Cosa significa? All’azienda viene richiesto semplicemente le comunicazioni in maniera telematica esplicitando i dati dei dipendenti che svolgeranno la propria mansione lavorativa in modalità smartworking. Il caricamento delle comunicazioni di procedura semplificata dellp smartworking può essere fatto in maniera massiva (quindi non necessariamente individuale) attraverso l’apposito portale cliclavoro fornito dal Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali.

 

Smartworking con procedura semplificata: fino a quando?

Veniamo alla parte che più interessa i datori di lavoro. Come anticipato, la novità principale è stata introdotta con un emendamento al decreto legge “Riaperture” (dl n. 52/2021) che è stato approvato in commissione alla Camera.

Non si tratta di un nuovo dpcm per lo smart working dei dipendenti privati ma, come detto, di un emendamento il quale sancisce che per i lavoratori del settore privato (al pari di ciò che accade per quelli della Pubblica Amministrazione) vi sarà la possibilità di lavorare in smartworking in procedura semplificata fino al 31 agosto 2022.

Le modalità con le quali i datori di lavoro dovranno comunicare i procedimenti di avvio dello smart working per i dipendenti rimangono quelle previste dall’art. 90, commi 3 e 4, del Decreto legge del 19 maggio 2020 n. 34, convertito in Legge n. 77 del 17 luglio 2020.

La proroga dello smart working per i dipendenti privati in sé e per sé agisce sul predetto articolo del decreto legge specificatamente riguardo a:

• la possibilità, per i datori di lavoro del settore privato, di applicare la modalità di lavoro in smart working ad ogni rapporto di lavoro subordinato, nel rispetto dei principi dettati dalla normativa vigente (quella di cui abbiamo parlato poco sopra, la legge  n.81/2017) senza obbligo di accordo individuale con il lavoratore. Resta fermo l’obbligo di informativa per la tutela della salute e della sicurezza del lavoratore stesso che svolge la prestazione in modalità smart working secondo la medesima legge n. 81/2017, espletabile anche in via telematica attraverso la documentazione messa a disposizione dal sito internet INAIL (art. 90, c. 4, del D.L. 34/2020)
• l’obbligo, sempre in capo ai datori di lavoro del settore privato, di comunicare in via telematica, al Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali i nominativi dei dipendenti soggetti alla modalità di lavoro in smart working nonché la data di cessazione della prestazione lavorativa in tale modalità, anche attraverso la documentazione messa a disposizione dal sito internet del Ministero

Seguendo queste disposizioni, quindi, fino a fine anno i datori di lavoro del settore privato potranno effettuare le comunicazioni relative all’utilizzo dello smart working con procedura semplificata, in via telematica utilizzando esclusivamente il portale disponibile sul sito del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali.

La comunicazione in concreto che, ribadiamo, non avrà bisogno di allegare alcun accordo con il lavoratore dipendente, dovrà essere effettuata utilizzando la modulistica resa disponibile dal Ministero stesso (il template semplificato per comunicare l’elenco dei dipendenti).

Nel caso in cui si rendano necessarie eventuali modifiche o variazioni alle modalità di lavoro agile esplicitate in precedenza, queste ultime dovranno essere comunicate attraverso la modalità “massiva semplificata” (nel caso in cui si sia utilizzata precedentemente utilizzata tale modalità) oppure attraverso una comunicazione “massiva ordinaria” o individuale, nel caso in cui sia stata utilizzata una modalità di comunicazione ordinaria.

Smart working dipendenti privati: il diritto alla disconnessione

Prescindendo per un attimo la questione relativa alla proroga dello smart working in procedura semplificata è importante per ogni datore di lavoro e responsabile HR avere ben chiari in testa i limiti di questo tipo di modalità lavorativa. Tutelare il diritto alla disconnessione è fondamentale per garantire ai dipendenti uno svolgimento sostenibile del proprio lavoro, sia dal punto di vista morale, che da quello psico-fisico.

Proroga smart working privati e diritto alla disconnessione

La proroga dello smart working in procedura semplificata riapre la questione. Nel nostro Paese, il diritto alla disconnessione viene contemplato dalla medesima legge di cui abbiamo parlato in precedenza (la legge 81/2017, anche definita “legge sullo smart working”) che, all’’articolo 19 riconosce “al lavoratore che svolge l’attività in modalità agile il diritto alla disconnessione dalle strumentazioni tecnologiche e dalle piattaforme informatiche”. Il tutto sia “nel rispetto degli eventuali accordi sottoscritti dalle parti” quanto nella necessità di garantire “eventuali periodi di reperibilità concordati”.

In questo caso, viene imposto che il tempo libero debba essere definito dal contratto ma non c’è indicazione di alcuna norma generale che funga da “quadro” per tutti i lavoratori in smart working.

Leggendo il testo dell’articolo viene facile capire come, seppur espresso in termini concreti dalla frase che abbiamo citato, il diritto alla disconnessione non venga mai esplicitato come tale e che la sua applicazione rimanga, ad ogni modo, nelle mani della contrattazione individuale tra impresa e lavoratore.

Soprattutto a livello europeo, il diritto alla disconnessione rappresenta una priorità. Secondo il Parlamento Europeo, il diritto alla disconnessione dovrebbe essere considerato come diritto fondamentale del lavoratore, ricevendo quindi maggiore tutela e una denominazione precisa.

Evitando di definire questo diritto in maniera completa, infatti, il rischio è che la flessibilità dell’accordo tra datore di lavoro e dipendente conceda eccessivo spazio alle aziende di poter perpetrare abusi e sfruttamenti a danno dei lavoratori stessi i quali, molto spesso, non godono di un sufficiente margine di negoziazione.

Smart working proroga in procedura semplificata e rispetto della vita privata

Anche se già da un anno la maggior parte delle aziende, grazie allo smart working, hanno potuto salvaguardare numerosi posti di lavoro e, innanzitutto, sopravvivere alla profonda crisi economica dettata dal Covid-19, è impossibile fare finta di non accorgersi che tale modalità di lavoro ha reso quanto meno nebulosa la demarcazione che prima era evidente tra la la vita privata dei lavoratori e la loro vita professionale, creando in molti casi un forte disequilibrio e situazioni in cui queste due realtà si sono praticamente fuse assieme.

In moltissimi casi, chi lavora costantemente secondo una modalità di lavoro agile o smart working ha molta più probabilità di lavorare di più rispetto all’orario stabilito dal proprio contratto, rischiando in alcuni casi di raggiungere dei monte ore completamente insostenibili. Definire con chiarezza il punto in cui finiscono la vita e l’orario lavorativo e quello in cui cominciano il tempo libero e la vita privata è fondamentale per preservare la salute dei dipendenti.

Lo smart working come concetto è stato pensato per rendere più agile ed efficiente lo svolgimento delle mansioni lavorative da parte dei dipendenti, non come misura di controllo e sovraccarico. E proprio per questo tutelare il diritto di disconnessione dei dipendenti è importante.

Parliamo del diritto che tutti i dipendenti dovrebbero avere di “staccare la spina” dal proprio lavoro, senza l’ansia di poter ricevere da un momento all’altro una mail, una notifica o una chiamata quando si è concluso il loro normale orario di lavoro.

Smart working in procedura semplificata e aspettative dei datori di lavoro

Sappiamo tutti come spesso possono rischiare di funzionare le cose. Fra datori di lavoro e dipendenti possono crearsi aspettative (più o meno implicite) relativamente alla reperibilità e al controllo delle comunicazioni in orari e giorni che sarebbero completamente al di fuori della disponibilità normale richiesta al lavoratore.

Non “staccare” mai dal proprio lavoro e rimanere costantemente collegati (sia fisicamente che anche solo mentalmente) alla propria vita professionale causa un inevitabile deficit di riposo nei lavoratori, il quale ha delle ripercussioni estremamente negative sulla loro salute. I rischi psicofisici per la salute come stress, ansia, depressione o addirittura sindromi da burnout possono avere effetti drammatici anche nel lungo periodo.

Il diritto alla disconnessione, così come è stato immaginato alla sua origine, è pensato per stabilire in maniera definita i confini che non devono essere valicati da parte dei datori di lavoro. Quegli stessi confini che impediscono a manager e dirigenti di inviare comunicazioni oltre l’orario di lavoro e garantiscono ai dipendenti di non dover subire alcuna conseguenza per il semplice fatto di essersi completamente disconnessi dal proprio lavoro una volta conclusa la giornata o la settimana.

Il diritto a disconnettersi infatti, non riguarda solamente il fatto di avere la possibilità di farlo ma anche quello di non vedersi rimproverati o “sentirsi in difetto” per averlo fatto. La comunicazione anche non verbale può essere molto potente e legami tra manager e dipendenti sono molto spesso regolati anche da atteggiamenti e consuetudini.

Legge smart working: qual è la normativa?

Come abbiamo detto, dopo il 15 ottobre 2020 verranno probabilmente effettuate delle modifiche tramite un decreto legge sullo smart working. Ma prima di arrivare a quel punto è fondamentale, soprattutto per manager e responsabili HR, conoscere la normativa generale in termini di lavoro agile in Italia.

La legge o normativa sullo smart working è la n.81 ed esiste dal 2017. Definisce gli adempimenti principali riguardanti la gestione dello smart working e costituisce quindi il quadro normativo generale sul quale, almeno fino ad ulteriori cambiamenti, ogni datore di lavoro deve basare la propria attività.

Vediamone insieme i contenuti principali.

Legge sullo smart working: modalità di esecuzione della normativa

Secondo quanto previsto dalla legge sul lavoro agile 81/2017, perché si possa parlare di smart working è innanzitutto necessario un accordo fra le due parti: dipendente e datore di lavoro. Per poter attivare la modalità di lavoro in smart working (o lavoro agile) questo accordo dovrà rispettare due caratteristiche fondamentali:

• Deve essere un accordo individuale (quindi stipulato bilateralmente tra datore di lavoro e singolo dipendente)
• Deve essere redatto in forma scritta (anche attraverso l’utilizzo di strumenti di firma elettronica)

Oltre a definire gli elementi più importanti dell’accordo, la normativa sullo smart working stabilisce anche la durata dell’accordo stesso. Un accordo di smart working fra datore di lavoro e dipendente può avere sia durata determinata che indeterminata. Nel caso tra le parti venga stipulato un accordo di durata indefinita, spetta sempre il diritto di recesso di una delle due parti con obbligo di preavviso di almeno 30 giorni.

Legge sul lavoro agile: contenuto dell’accordo e protezione del lavoratore

Oltre a definire le modalità di fruizione e definizione dell’accordo di lavoro agile, la legge sullo smart working specifica anche quale dev’essere il contenuto dell’accordo. Tale specifica è pensata principalmente per tutelare il lavoratore dipendente, fissando dei limiti che non possono essere sorpassati dal datore di lavoro. Il contenuto dell’accordo, secondo la norma 81/2017, prevede:

• Indicazione della durata dell’accordo di smart working, se prevista
• Indicazione del preavviso necessario ad esercitare il diritto di recesso
• Strumentazione tecnologica fornita per lo svolgimento della mansione
• Modalità di esercizio del potere di controllo all’esterno dei locali aziendali, per garantire una supervisione corretta e non invasiva del privato
• Indicazione dei tempi di riposo che spettano al dipendente
• Indicazione delle tecniche organizzative implementate per garantire al lavoratore il diritto alla disconnessione

A rigor di norma, questi sono gli elementi che definiscono correttamente un accordo di smart working. Un bisogno sempre più impellente data la sua rapida e crescente diffusione nelle aziende di tutte le dimensioni.

 

Normativa smart working: altre tutele per i lavoratori

Proroga dello smart working a parte, la diversa modalità di svolgimento del lavoro non deve in alcun modo alterare i diritti dei lavoratori. È per questo che la legge sullo smart working prevede delle ulteriori disposizioni a tutela dei lavoratori.

Innanzitutto la tutela riguarda i salari, che non devono in alcun modo essere modificati rispetto a quelli corrisposti, in base ai relativi CCNL, ai dipendenti che svolgono in maniera “tradizionale” il proprio lavoro nella sede aziendale.

Allo stesso modo, le medesime tutele in merito alla sicurezza sul lavoro devono essere garantite ai dipendenti in smart working tanto quanto a quelli che lavorano in ufficio. Attività di informazione e prevenzione sono e rimangono obbligo del datore di lavoro a prescindere dal luogo di svolgimento dell’attività lavorativa.

L’ultimo elemento cruciale sul quale la norma non si risparmia è certamente la tutela dello sviluppo professionale del lavoratore. Il comma 2 dell’articolo 20 dispone che al dipendente in lavoro agile debba essere garantito il diritto all’apprendimento permanente, in diverse modalità, e alla certificazione periodica delle relative competenze.

Legge sullo smart working e futuro: come cambierà il mondo del lavoro?

Dopo aver parlato di normative e del periodo attuale, è importante focalizzarsi sulla visione di lungo periodo che la legge sul lavoro agile dovrà avere. Qual è il futuro dello smart working? Come può il Governo andare incontro alle esigenze in costante cambiamento del mercato del lavoro? Capiamo insieme le implicazioni che lo smart working sta avendo sulle nostre aziende e l’importanza di un regolamento innovativo e flessibile in un mondo del lavoro che, forse, è cambiato per sempre.

Cambiamento nelle modalità di lavoro: una prospettiva aziendale

È ovvio anche all’osservatore più occasionale che la tecnologia abbia rivoluzionato completamente la nostra modalità di svolgimento di tutta una serie di compiti. Possiamo inviare e ricevere email ovunque ci troviamo, partecipare a riunioni con persone dall’altra parte del mondo e rimanere in contatto con i nostri colleghi attraverso una varietà di canali. Possiamo curare la gestione dei documenti aziendali la documentazione dal nostro “ufficio” senza mai essere fisicamente presenti e possiamo stare al passo con gli ultimi sviluppi nel nostro campo senza dover partecipare a conferenze o corsi di formazione in presenza.

Ma nonostante le infinite possibilità di lavorare in qualsiasi luogo e in qualsiasi momento, la legislazione lavorativa rende dipendenti e aziende tutt’oggi schiavi di routine stabilite da una precedente generazione di lavoratori. La normalità per la maggior parte delle persone che lavorano è quella di avere un posto fisso e un orario fisso durante il quale esser presenti. In cambio del fatto di presentarsi ed svolgere delle mansioni, le aziende corrispondono alle persone uno stipendio, forniscono benefici e garantiscono una sicurezza finanziaria. Soprattutto nell’ultimo anno però, questo modello viene visto come un sistema a bassa produttività che cominci a non essere più soddisfacente per moltissimi dipendenti e poco efficace nel gestire le risorse umane per i datori di lavoro.

Smart working e le nuove generazioni

Le nuove generazioni di giovani lavoratori che entrano a far parte della forza lavoro esistente non hanno mai vissuto in un mondo senza Internet. Danno per scontato il poter comunicare con i loro colleghi ovunque si trovino e in qualsiasi momento. Non concepiscono i tradizionali confini tra casa e lavoro né la necessità di rimanere seduti ad una scrivania fissa per poter lavorare. Mettono in forte discussione la cultura delle ore di lavoro tradizionale e il modello di “presenzialismo costante” ereditato dalle generazioni più anziane. Il nuovi lavoratori, danno molta più importanza all’equilibrio lavoro/vita personale, al loro tempo libero e all’impatto che la loro professione ha sulla loro vita privata. Tutti aspetti che una nuova legge sullo smart working possono favorire.

Diritti fondamentali dei dipendenti in smart working

Questi sarebbero tutti i diritti fondamentali di coloro che svolgono il telelavoro:

• Il dipendente che svolge il proprio lavoro da casa deve ricevere l’intero stipendio esattamente quanto gli corrisponderebbe se lavorasse dall’ufficio.
• Le persone che sono in telelavoro hanno gli stessi diritti per ricevere formazione da parte dell’azienda, quindi deve fornire i mezzi necessari affinché possano riceverlo e continuare a promuoversi professionalmente.
• In caso di posti vacanti nell’azienda, questi lavoratori hanno il diritto di essere informati al fine di facilitare la loro promozione del lavoro all’interno della compagnia.
• I lavoratori in smart working possono avere una rappresentanza collettiva come previsto al lo statuto dei lavoratori a questo proposito, ma per goderne, devono essere collegato a un posto di lavoro aziendale.

Lo smart working è diventato realtà con l’espansione del Coronavirus e con utilizzo di diversi strumenti che aiutano a migliorare la comunicazione tra colleghi, contrassegnare le attività ed essere in grado di mantenere un controllo remoto, è tutto più semplice.

Implicazioni dello smart working sul management

La combinazione fra cambiamento degli schemi sociali e lavorativi, unita alla libertà concessa dalla tecnologia, sta incominciando ad influenzare profondamente anche il lavoro dei manager.

L’idea che il lavoro debba avere assoluta priorità sul resto della vita è più che mai sull’orlo del baratro. Perché i dipendenti dovrebbero adattare la loro vita personale a un modello di lavoro fisso quando molte attività lavorative possono essere svolte in modo flessibile? Il ragionamento è semplice: “se posso rispondere alle mie mail da casa, o in viaggio, quando mi è più facile, perché devo stare alla mia scrivania dalle 9 alle 18? Perché non posso portare i miei figli a scuola e poi venire in ufficio più tardi, invece di dover cercare costantemente di dividermi? Se quasi tutti i processi lavorativi (inclusa la rilevazione delle presenze) sono virtuali, perché rimaniamo ancora “attaccati” a postazioni di lavoro fisse?

Il motivo per cui operiamo su schemi lavorativi fissi è da ricercare nel passato. Quando la maggioranza dei lavori consisteva nel costruire, trasportare e cooperare fisicamente, dovevamo lavorare fianco a fianco. Nella produzione industriale, questo è ancora in gran parte vero, anche se molti processi vengono gestiti da robot anziché da esseri umani nelle fabbriche ipertecnologiche di oggi. In ufficio, però, non è più così. Non abbiamo bisogno di passare dei fogli di carta da una scrivania all’altra e non abbiamo bisogno di stare nella stessa stanza per fare una riunione. Eppure il modello di lavoro tradizionale e maggiormente diffuso è ancora basato su un luogo fisso in cui permanere per un tempo determinato.

Il management di oggi

I manager di oggi, hanno il compito di trattare la flessibilità e la virtualità come normali, anziché come eccezioni a un “normale” modo di lavorare un numero determinato di ore in posto specifico. Diventa importante considerare i compiti che un ruolo e un team comportano per arrivare alla decisione su dove e quando le persone possono lavorare. Lo smart working sta portando sempre più aziende e manager a gestire i team in base ai risultati e non in base alle presenze. Questo aiuta a stabilire le basi di un rapporto di fiducia tra datore di lavoro e dipendente, creando una strategia di management efficace.

Smart working e legge: la strada verso una forza lavoro più felice, efficace e produttiva?

Un sistema del lavoro agile regolamentato e che favorisca lo smart working può sicuramente avere dei risvolti positivi. A dirlo sono le opinioni dei lavoratori ma anche il mutamento degli stili di vita, il cambio di prospettive e le ripercussioni sull’ambiente.

Già prima dell’inizio della pandemia, l’opzione del lavoro flessibile era uno degli aspetti più considerati e ricercati da ogni lavoratore oltre, ovviamente, allo stipendio. La grande maggioranza è convinta che questa flessibilità possa portare a un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata, rendendo il loro rapporto con il proprio lavoro più felice e produttivo. A parità di produttività e dove possibile, non sarebbe meglio lasciar decidere ai dipendenti come gestire il proprio lavoro?

Un altro aspetto è legato alla scelta del luogo in cui vivere. Moltissime persone ritengono che il trasferirsi e vivere in città sia stato importante per aumentare le proprie opportunità di lavoro (dato particolarmente vero soprattutto per i più giovani). Nonostante ciò, da molti sondaggi emerge come altrettanti vivrebbero volentieri a più di un’ora di distanza dall’ufficio e a contatto con la natura, se lo smart working diventasse più accessibile. Le città, come conseguenza, nell’ultimo anno si stanno letteralmente svuotando e il positivo impatto ambientale dovuto al minor numero di spostamenti è sotto gli occhi di tutti.

Impegno, processi e strumenti per la collaborazione durante lo smart working nelle aziende

Nelle ultime settimane abbiamo toccato argomenti come la flessibilità oraria e politiche di ferie innovative. Visioni di lavoro ancorate alla libertà dei lavoratori e all’impegno (sia dal dipendente che dall’organizzazione). Ciò è particolarmente vero in relazione al lavoro a distanza, e ancora di più quando pensiamo alle differenze di tempo di 15 ore, come nel caso del mio vicino in India.

Le aziende che operano in questo modo sono organizzazioni in cui essere in ufficio o non esserci è praticamente irrilevante. Non importa se sei a Milano, Buenos Aires o Timbuktu. La vera domanda è quali processi sono necessari per garantire che i team riescano a comunicare in modo efficace e coordinare il lavoro.

Se visiti una startup tecnologica, rimarrai sorpreso dal fatto che anche con l’intero team in ufficio, la maggior parte delle comunicazioni avvenga tramite chat. A meno che non ci sia un team di vendita, ovviamente.

Non devi provare, devi farlo. Non importa se solo una parte del team lavora in remoto pochi giorni alla settimana. Perché funzioni, devi sempre lavorare come se fosse fatto da remoto.

Mi ha spiegato Osvaldo quando ho saputo del suo nuovo ruolo: CEO di Comalatech, un’azienda al 100% remota.

Dovresti sempre lavorare come se fosse fatto da remoto. In altre parole, cercare di identificare ed eliminare gradualmente qualsiasi processo di lavoro o interazione che non è stato possibile eseguire in remoto, anche se in seguito tutti sono nello stesso ufficio.

Come gestire i lavoratori della tua azienda in smart working

Può essere complicato per i manager che non hanno mai supervisionato un team remoto prima riuscire a far funzionare le cose senza intoppi. Ti abbiamo già dato i nostri migliori consigli per gli smart workers. Ecco i nostri tre suggerimenti principali su come i manager possono aumentare la produttività dei lavoratori da remoto.

• Contatti regolari

La prima priorità di un manager dovrebbe essere assicurarsi che i dipendenti abbiano ciò di cui hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro. I supervisori proattivi dovrebbero sviluppare un chiaro piano di comunicazione e una politica per i lavoratori remoti e programmare chiamate regolari per parlare con i dipendenti. Una comunicazione aziendale interna chiara è la chiave per mantenere i dipendenti sulla buona strada per raggiungere i loro obiettivi. Ricorda che è un momento difficile tanto per i dipendenti quanto per i manager per quanto riguarda riuscire a trovare un equilibrio tra l’assistenza ai propri figli, l’assistenza agli anziani, il lavoro e il proprio benessere. Potrebbe valere la pena di fare il un controllo con i dipendenti anche a livello personale.

• Fornire opzioni di comunicazione per lavorare in smart working

In questi tempi incerti, è importante che i manager si rendano disponibili al personale attraverso una varietà di piattaforme. Possono offrire assistenza tramite messaggio e telefono e organizzare riunioni video per il team. I manager possono prendere in considerazione di fornire un questionario sul lavoro a distanza per scoprire le preferenze dei lavoratori quando si tratta di comunicazione. Ciò aiuterà i dipendenti a rimanere correttamente connessi al proprio lavoro.

• Pensa ai vantaggi alternativi del lavorare in smart working

In un’epoca in cui i vantaggi tradizionali non bastano, i datori di lavoro potrebbero dover pensare fuori dagli schemi quando si tratta di vantaggi e regali per gli smart workers. Il Wall Street Journal riporta che la società con sede a San Francisco Hewlett Packard ha iniziato a offrire ai dipendenti l’accesso a un’app di meditazione e consapevolezza. Pensa a ciò di cui i dipendenti potrebbero aver bisogno in questi tempi difficili. Far sentire i dipendenti apprezzati è il modo migliore per aumentare i KPI per i lavoratori da remoto.

Software per lavorare in smart working

Il software è uno strumento fondamentale per supportare i remote workers mentre si adattano al flusso di lavoro da casa. Utilizzando un software HR all-in-one, i manager possono tenere aggiornati i dipendenti e aumentare la trasparenza e il coinvolgimento. Ecco alcune delle caratteristiche che i datori di lavoro apprezzano di più.

• Gestione documentale

Conserva buste paga, contratti, informazioni sulle ferie e documenti in un unico posto con un software di gestione documentale. Sia il dipendente che il datore di lavoro possono accedere a documenti importanti in qualsiasi momento.

• Firma elettronica

Le aziende che assumono lavoratori remoti possono utilizzare la funzione di firma digitale dei documenti di Factorial per ottenere contratti legalmente vincolanti firmati digitalmente. Non c’è bisogno di recarsi in ufficio o perdere tempo a spedire documenti sensibili. Gestisci le assunzioni in maniera più velocemente ed efficiente con la firma digitale.

• Tracciamento digitale dell’orario di lavoro

Monitorare l’orario di lavoro degli smart workers sarà più facile utilizzando le funzioni digitali di timbratura di ingresso e uscita di Factorial.

Con gli strumenti giusti, i lavoratori a distanza potranno godere di tutti i vantaggi di lavorare in smart working e i datori di lavoro apprezzeranno la maggiore produttività.

Gestire i dipendenti in smart working: prova Factorial!

Nonostante la conoscenza di questi aspetti, la preoccupazione di molti datori di lavoro rimangono le potenziali difficoltà nella gestione dei propri dipendenti in smart working. Molto spesso questa preoccupazione deriva dal mancato utilizzo degli strumenti giusti.

Factorial, con il suo software per la gestione dei dipendenti in smart working, fornisce tutte le soluzioni di cui manager e responsabili HR hanno bisogno per la gestione del telelavoro. Le sue funzionalità ti permetteranno di:

• Gestire comunicazioni, documenti e firme dei tuoi dipendenti online, in maniera veloce, sicura ed efficiente
• Controllare ferie, permessi e questioni relative a turni e disponibilità a distanza in pochissimi click
• Gestire la rilevazione delle presenze e il completamento degli obiettivi dei tuoi dipendenti in maniera completamente centralizzata
• Coordinare e programmare i tuoi flussi di ricerca e selezione ed assunzione dei dipendenti da remoto
• … e molto altro!

Quando si parla di smart working, tenere tutto sotto controllo può sembrare complicatissimo. Dalle comunicazioni di smart working in procedura semplificata da effettuare al Ministero alla rilevazione delle presenze, fino alla definizione della tua policy aziendale, per gestire la “macchina organizzativa” è necessaria una strategia. O, meglio ancora, un aiuto concreto.

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