Stai cercando soluzioni per migliorare la gestione dei turni di lavoro nella tua azienda? Vorresti semplificare e automatizzare i processi affidandoti ad un software?
Una pianificazione efficiente dei turni di lavoro in azienda può fare una grande differenza, migliorando l’organizzazione e influenzando positivamente il morale dei dipendenti.
In questo articolo, inizieremo dando una panoramica sui software per la gestione dei turni e su quali vantaggi possono offrire. Successivamente, vedremo le caratteristiche che un software deve avere per essere veramente utile sia all’azienda che ai propri lavoratori.
Sommario
- Che cos’è un programma per turni di lavoro
- Vantaggi di un software per la gestione dei turni di lavoro
- Come scegliere il giusto software per i turni di lavoro
- Quali funzionalità deve avere un programma per turni di lavoro
- Factorial: il programma perfetto per la gestione dei turni in azienda
- Digitalizza il programma per turni di lavoro 🚀
Che cos’è un programma per turni di lavoro
Un programma o software per i turni di lavoro è uno strumento digitale utilizzato dalle aziende per organizzare e gestire in modo più efficiente gli orari di lavoro e i relativi turni dei dipendenti.
Sebbene ne esistano diversi tipi da programmi specifici per i turni a software HR completi per la gestione di tutti i processi HR, utilizzabili anche da dispositivi mobili, le funzionalità di base sono pressoché sempre le stesse:
- Inserimento dei dipendenti in determinate fasce orarie
- Creazione automatica di un foglio turni di lavoro
- Calcolo automatico di presenze e giorni maturati di permessi e ferie
Questi programmi permettono di creare turni di lavoro online , assicurando il rispetto delle disposizioni e dei criteri stabiliti dalla legge, come quelli previsti dal D.lgs. 66/03. In più utilizzarli vuol dire evitare che i turni vengano preparati manualmente servendosi ad esempio di fogli cartacei o elettronici.
Inoltre, alcuni programmi offrono la possibilità di generare report e analisi HR, fornendo così una funzionalità utile per avere una panoramica ancora più completa sull’organizzazione dei turni di lavoro.
Vantaggi di un software per la gestione dei turni di lavoro
Organizzare al meglio i turni di lavoro in azienda è estremamente importante. Questo processo HR, infatti, influisce di molto sul modo in cui l’azienda può ottimizzare e gestire al meglio il tempo a disposizione.
Oltre a una migliore gestione del tempo, c’è di più. I vantaggi infatti non finiscono qui: Tra i vantaggi principali segnaliamo:
Miglioramento dell’efficienza aziendale
L’automatizzazione del processo di creazione dei turni di lavoro apporta un significativo risparmio di tempo per gli addetti HR e a una riduzione considerevole degli errori umani.
Pensa solo a quanto diventa semplice pianificare i turni di lavoro per decine o addirittura centinaia di dipendenti online.
Avere un software a disposizione che fa per te questo lavoro, permette di gestire in modo efficiente e accurato i turni di lavoro, consentendo agli addetti HR di concentrarsi su altre attività strategiche per l’azienda.
Maggiore flessibilità
Un programma per la gestione dei turni di lavoro offre una flessibilità significativamente maggiore rispetto a un gestione del medesimo processo mediante un foglio cartaceo o Excel.
Grazie a un software dedicato, diventa semplice adattare la forza lavoro alle esigenze produttive dell’organizzazione, apportare modifiche in tempo reale e comunicarle tempestivamente ai lavoratori.
Inoltre, un buon software si occupa automaticamente del calcolo delle ore e dei giorni lavorati, dei relativi giorni di ferie e permessi maturati e si rivela molto utile anche per l’organizzazione dei dipendenti che lavorano da remoto.
Comunicazione trasparente
L’utilizzo di un software per la gestione dei turni di lavoro garantisce una comunicazione più trasparente in azienda.
Tutti i lavoratori possono accedere facilmente al programma dei turni di lavoro e possono essere informati tempestivamente su eventuali variazioni.
Grazie al software, è garantito loro il diritto al riposo, alle ferie e al pagamento del lavoro straordinario, festivo e notturno, poiché tutte queste informazioni sono calcolate automaticamente.
Una gestione così organizzata evita sospetti riguardo a favoritismi o a una gestione approssimativa della turnazione, contribuendo a mantenere un clima di fiducia e trasparenza all’interno dell’azienda.
Risparmio di risorse e di tempo
Avere a disposizione un programma che semplifica e automatizza il processo di creazione dei turni di lavoro consente anche di collocare la forza lavoro in modo più efficiente.
Gli addetti e i responsabili HR possono dedicarsi ad altre mansioni, come ad esempio concentrarsi sulle politiche volte a garantire un miglior equilibrio tra vita e lavoro in azienda, assicurarsi di promuovere un maggiore benessere tra i dipendenti, seguire con più attenzione le fasi di onboarding dei nuovi dipendenti e tanto altro.
Queste attenzioni contribuiscono a creare un clima lavorativo migliore e limitano l’impiego di dipendenti in operazioni manuali ripetitive.
Facile rispetto delle norme
Come ben sai, la costituzione, le leggi e i CCNL regolano numerosi aspetti della vita aziendale dei dipendenti, tra cui il diritto alle ferie, i riposi giornalieri e settimanali, il lavoro notturno e straordinario, e molto altro ancora.
Affidarsi a un software per la gestione dei turni di lavoro consente di rispettare più facilmente le normative esistenti, evitando ad esempio di dover effettuare manualmente il calcolo delle ore lavorate e dei giorni di riposo.
Grazie al software, queste informazioni sono gestite in modo automatico e preciso. Ciò garantisce il pieno rispetto delle normative vigenti e riduce il rischio di errori o violazioni delle leggi del lavoro.
Monitoraggio della forza lavoro
Infine, programmare i turni di lavoro con un software permette anche di acquisire facilmente numerosi dati da analizzare.
In questo modo, è possibile osservare come l’organizzazione dei turni influisca sulla produttività.
Grazie all’accesso a grafici e report, è possibile quindi individuare il modo migliore per combinare competenze, abilità ed esperienze all’interno dell’azienda, al fine di migliorare l’efficienza complessiva e la produttività di tutti i team di lavoro.
Come scegliere il giusto software per i turni di lavoro
Non ci resta ora che vedere quali caratteristiche deve avere un software per la pianificazione dei turni di lavoro per godere di tutti i vantaggi appena visti. A nostro avviso, un buon software è essenziale sia:
- In linea con le tue esigenze: Assicurati che il software sia progettato per soddisfare le tue specifiche esigenze. Valuta se è pensato per gestire efficacemente il numero di dipendenti a tua disposizione, i diversi reparti e i team di lavoro. Dai anche un’occhiata al costo, verificando che sia in linea con il tuo budget.
- Facile da usare: Un software o un app per la pianificazione dei turni di lavoro sarà utilizzato da tutti i lavoratori. Pertanto, è fondamentale scegliere un programma facile da utilizzare, con un’interfaccia user-friendly che non richieda competenze informatiche complesse.
- Affidabile: Verifica le recensioni online, contatta il servizio clienti e verifica la frequenza degli aggiornamenti. Implementare un software per la gestione dei turni di lavoro è un investimento, ed è importante che il programma scelto sia altamente affidabile. Questo aiuterà a evitare rallentamenti e problemi che sicuramente vuoi evitare.
- Disponibile in versione demo/prova gratuita: Prima di optare per qualsiasi programma, è consigliabile provarlo! Assicurati che il produttore metta a disposizione una demo gratuita. In questo modo, puoi sperimentare direttamente se il software selezionato soddisfa le esigenze dell’azienda e se è veramente adatto.
Quali funzionalità deve avere un programma per turni di lavoro
Passiamo ora alle funzionalità che dovrebbe avere il software HR per la gestione dei turni. Le seguenti sono, secondo noi, tutte funzionalità fondamentali per automatizzare e digitalizzare adeguatamente il processo di gestione e programmazione dei turni di lavoro:
- Possibilità di organizzare i turni in modo personalizzato: come stabilito dallo Statuto dei Lavoratori, i turni di lavoro, salvo emergenze, devono essere comunicati in anticipo, dando ai lavoratori la possibilità di organizzarsi. Assicurati che il software scelto consenta un’organizzazione precisa e puntuale dei turni, suddivisi per settimana e mese.
- Verifica delle ferie e dei permessi: assicurati che il software selezionato sia in grado di calcolare automaticamente le ore di ferie e di permessi maturate e fruite durante l’anno. Ciò garantisce il pieno rispetto dei diritti dei lavoratori e aiuta ad evitare violazioni delle leggi.
- Evitare sovrapposizioni: è importante che il programma segnali automaticamente eventuali sovrapposizioni nei turni di lavoro. Se il software dispone di questa funzionalità, sarà possibile evitare il comune errore di assegnare turni a dipendenti già impegnati in altri orari.
- Generare report: la possibilità di generare report e analisi dei dati relativi ai turni di lavoro è estremamente utile. Verifica che il software sia in grado di creare tabelle che mostrino le ore lavorate, la copertura dei turni, le assenze, le ore straordinarie e altro ancora. Questi report consentono di valutare, identificare e correggere eventuali problemi, facilitando la pianificazione dei turni basata su dati concreti.
- Accessibile da dispositivi mobili: oltre al software, la disponibilità di un’applicazione mobile per la gestione dei turni di lavoro è un grande vantaggio. Poter organizzare i turni, visualizzare i cambiamenti, approvare richieste e accedere alle informazioni importanti anche da smartphone permette una gestione più efficiente e flessibile dei turni di lavoro.
- Gestione delle richieste: infine, è importante che il software sia progettato anche per i dipendenti. Se i lavoratori possono utilizzarlo per segnalare preferenze o inviare qualsiasi tipo di richiesta relativa ai turni di lavoro, l’azienda può soddisfare tempestivamente le esigenze dei dipendenti e gestire al meglio le eventuali sostituzioni in caso di assenze per malattia o altri motivi.
Factorial: il programma perfetto per la gestione dei turni in azienda
Factorial è il software HR che offre tutte le funzionalità e i vantaggi che abbiamo visto in questo articolo. È un programma disponibile anche in versione mobile, progettato per le PMI che stanno affrontando la transizione verso una gestione HR automatizzata e digitalizzata.
Con il software per la gestione dei turni di Factorial, potrai organizzare e gestire i turni di lavoro in modo efficiente, risparmiando tempo ed evitando errori manuali. Per imparare ad utilizzarlo bastano pochi minuti e, una volta capito come funziona, potrai:
- Programmare i turni di lavoro settimanalmente o mensilmente
- Condividere il calendario dei turni
- Comunicare modifiche in tempo reale
- Controllare il rispetto dei turni e degli orari di lavoro
Ma le funzionalità non finiscono qui. Con Factorial, puoi personalizzare il calendario dei turni di lavoro in base alle tue esigenze e accedere a utili strumenti, come:
- Filtri avanzati per una rapida ricerca dei turni di lavoro
- Consultazione delle ferie e dei permessi maturati e fruiti dai lavoratori
- Notifiche in caso di sovrapposizione dei turni
Insomma, con Factorial hai tutto ciò di cui hai bisogno per una gestione ottimale delle risorse umane. Non è un caso che oltre 9.000 aziende già lo utilizzino. Non ti resta che provarlo e scoprire tutte le altre funzionalità disponibili.
👉 Chiedi una demo gratuita e scopri tutte le funzionalità e i vantaggi che un software come Factorial può portare alla tua azienda.
