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Piattaforma HR: come digitalizzare tutti processi in azienda [+ Modello]

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9 minuti di lettura
piattaforma hr

Come una piattaforma HR può aiutarti durante questo periodo di digital transformation? Perché è importante introdurre strumenti in azienda pensati per favorire una rapida digitalizzazione e automatizzazione? 

Digitalizzazione non vuol dire solo ridurre l’uso della carta stampata, ma vuol dire migliorare la gestione complessiva del business, con l’obiettivo di affidare alla tecnologia quante più operazioni possibili, soprattutto quelle ripetitive, che in buona parte, oggi non richiedono alcun intervento dell’uomo. Ma da dove partire? Se gestisci una PMI qual è il primo passo da compiere? 

Implementare in azienda una piattaforma HR completa, funzionale e innovativa, come Factorial, è un ottimo primo passo da compiere. Come vedremo la piattaforma dispone di tutto ciò che hai bisogno per automatizzare e digitalizzare le operazioni, venendo incontro sia alle più attuali esigenze di datori di lavoro e People Manager, sia dei lavoratori stessi. 

Vediamo, quindi, come può effettivamente aiutarti Factorial partendo da una panoramica generale di tutte le funzionalità, per poi vedere in dettaglio ognuna di queste.

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Piattaforma HR Factorial

Factorial la piattaforma HR all in one 

Factorial è la piattaforma HR realizzata per semplificarti la gestione delle risorse umane in azienda. Utilizzandola, da un unico posto e anche grazie alla relativa App HR Factorial, puoi gestire aspetti quali: 

Come anticipato, anche i dipendenti, in qualsiasi momento, possono accedere dal portale a loro dedicato. Il portale dei lavoratori permette loro di chiedere le ferie e i permessi, di verificare le ore lavorate nel giorno e nel mese, di timbrare elettronicamente il cartellino e tanto altro. 

Tutte le funzionalità, finora solo elencate, ti permettono di fare un decisivo passo avanti verso la digitalizzazione. I vantaggi derivanti sono molteplici. Il reparto HR, può finalmente beneficiare di un sistema dove monitorare e gestire tutte le richieste, i dipendenti hanno a disposizione il portale lavoratori, dal quale verificare tutto ciò che riguarda la loro vita lavorativa in azienda.

Factorial: la piattaforma HR per la gestione delle ferie e dei permessi

Gestione Ferie Factorial Software HR

Come datore di lavoro o People Manager avrai sicuramente notato che la gestione delle ferie e dei permessi non è così semplice. Ogni lavoratore ne ha diritto, ma allo stesso tempo devi tener conto delle esigenze aziendali. Inoltre, quando i lavoratori in ferie o in permesso iniziano a diventare troppi risulta difficile svolgere le mansioni e garantire un servizio impeccabile ai clienti. 

La HR piattaforma di Factorial ti semplifica enormemente la gestione delle ferie e dei permessi. Tutti i dipendenti possono inviare la richiesta direttamente dall’App sulla base dei giorni maturati, semplicemente con un click. Spetta a te, successivamente, accettare o rifiutare la richiesta sulla base delle attuali necessità dell’organizzazione. 

Piattaforma HR Factorial Gestione Ferie

Gestire in questo modo le ferie e i permessi significa che puoi finalmente mettere da parte elaborati moduli cartacei o in Excel. Il tutto viene ora gestito in automatico. Puoi facilmente consultare il calendario presenze dei dipendenti, creare e condividere una politica ferie aziendale. In più: 

  • Il rischio d’errore umano è ridotto a zero 
  • Un sistema così elaborato promuove un clima di trasparenza in azienda 
  • Puoi facilmente integrare il calendario con altri applicativi quali Google Calendar di Google

👉 Leggi l’articolo “Ferie e Permessi: la guida definitiva con tutti i tipi [+ Piano Ferie 2022]”.

👉 Oppure “Ferie maturate: come si calcolano e dove in busta paga”.

La piattaforma HR per gestire i turni di lavoro e le presenze

Foglio Presenze Factorial

La rilevazione delle presenze e la gestione dei turni di lavoro possono diventare molto complesse, soprattutto se la tua azienda sviluppa la propria attività in base a diversi tipi di turno di lavoro (magari anche notturno) e la possibilità di adottare altre modalità di lavoro come lo smart working o il lavoro ibrido.

La corretta gestione dei turni di lavoro, unita a un efficace metodo per rilevare le presenze in azienda, influisce positivamente sulla produttività, oltre a ridurre l’assenteismo, un problema rilevante soprattutto nelle medie e grandi aziende. 

Banner Piattaforma HR Factorial Rilevazione Presenze

Con la HR piattaforma di Factorial, non solo ogni presenza e ora di lavoro viene correttamente registrata dal software, ma puoi anche generare report personalizzati su base mensile, così da avere sempre una panoramica complessiva delle ore lavorate da ogni dipendente. 

Da non sottovalutare il sistema di rilevazione presenze mediante QR code. Il sistema è molto rapido da implementare e ti permette di venire incontro alle ultime norme che obbligano tutte le organizzazioni a dotarsi di un sistema per la rilevazione delle presenze. 

Con Factorial, la gestione dei turni di lavoro risulta completamente digitalizzata grazie: 

  • All’App per timbrare il cartellino elettronicamente 
  • Al sistema di geolocalizzazione per monitorare anche chi lavoro da remoto o è impegnato fuori sede 
  • Alla possibilità di creare e condividere fogli presenze sempre aggiornati 
  • Alle notifiche che immediatamente ti informano sui turni di lavoro appena iniziati o terminati

👉 Leggi l’articolo “Rilevazione presenze dipendenti: la guida definitiva per la digitalizzazione”.

👉 Oppure “Report aziendali: KPI, analisi e report HR per decidere meglio”.

Con la HR piattaforma di Factorial puoi gestire tutta la documentazione

PMI e grandi imprese sono oggi impegnate in un profondo processo di digitalizzazione di tutta la documentazione. In passato, si era costretti ad adibire un’intera stanza per archiviare pratiche e conservare al sicuro i documenti. Il rischio di non trovarli era sempre dietro l’angolo. 

Con Factorial tutti i documenti che vuoi archiviare sono conservati in cloud e al sicuro. Puoi inoltre condividerli con alcuni o con tutti i lavoratori oltre che, chiaramente, accedervi in ogni momento anche utilizzando l’app.

Ti invitiamo quindi solo a pensare a quanto tempo potresti risparmiare archiviando e gestendo  in digitale documenti quali: 

Hai libera scelta. Puoi creare quante cartelle preferisci e organizzare al meglio la tua azienda. Sta a te poi decidere chi può accedervi e se hai necessità, grazie al servizio di firma digitale integrato, chiunque in azienda può firmare digitalmente un documento senza alcun bisogno di stamparlo. 

👉 Leggi l’articolo “Come archiviare e gestire i documenti aziendali in modo efficiente”.

La piattaforma HR per creare l’organigramma aziendale

Crea organigrammi online Factorial

Puoi interrompere la ricerca di un software per creare l’organigramma aziendale. Factorial è una piattaforma realmente all in one, che ti permette in pochi click di creare e personalizzare in ogni aspetto la struttura aziendale. Inoltre, l’organigramma, poiché collegato a ogni lavoratore, si aggiorna in automatico, ogni qual volta aggiungi o assegni un nuovo ruolo. 

Disporre di un organigramma aziendale ti permette di sapere, ad esempio chi sono i manager e le risorse umane attualmente impegnate su un progetto, così come puoi accedere direttamente al profilo di ogni lavoratore per qualsiasi necessità: metterti in contatto, aggiornare la posizione, visionare le informazioni personali. 

Crea QUI il tuo organigramma aziendale

L’organigramma aziendale è altresì utile per i lavoratori, i quali sanno chi sono i loro diretti superiori e beneficiano di un sistema trasparente per visionare la gerarchia aziendale, i ruoli e le mansioni. 

Grazie a questa funzionalità, Factorial, non solo ti aiuta a digitalizzare l’organigramma aziendale, evitandoti di dover aggiornare manualmente la struttura aziendale, ma migliora anche la comunicazione e la trasparenza in azienda.  

👉 Leggi l’articolo “Organigramma aziendale: tipologie, esempio e creazione”.

piattaforma hr software

Factorial la piattaforma HR per trovare nuovi talenti

La tua azienda è in crescita ed è arrivato il momento di inserire in azienda nuove risorse. Il processo di ricerca e selezione del personale non è semplice. Come ben sai, è indispensabile creare un’offerta di lavoro allettante e specifica, confrontare i curricula arrivati in azienda, informare l’aspirante lavoratore su tutti i passaggi da compiere, a partire da come candidarsi a come la tua organizzazione gestisce la successiva fase di inserimento e onboarding. 

Puoi digitalizzare e affidare a Factorial la gestione di questi aspetti. Puoi facilmente creare una “sezione carriere” iniziando così sin da subito ad attirare nuovi talenti. Dalla sezione appena realizzata puoi poi creare tutte le offerte di lavoro che desideri grazie alla presenza di modelli preimpostati ma personalizzabili che Factorial mette a disposizione

Una volta pubblicato il primo annuncio di lavoro, inizierai a ricevere le candidature e ancora una volta la piattaforma HR di Factorial è al tuo fianco aiutandoti a gestire l’intero ciclo di vita del lavoratore, dalla candidatura fino all’assunzione.

Ad esempio, utilizzando il software di recruiting e selezione del personale di Factorial potrai: 

  • Visionare le candidature 
  • Elaborare report basati sui dati aziendali 
  • Rispondere in automatico alle domande più frequenti ricevute 

👉 Leggi l’articolo “Recruiting: le 10 tecniche per la ricerca e selezione dei talenti [+ Checklist]”.

👉 Oppure “Talent acquisition e digitalizzazione: i processi di recruiting 2.0”.

Migliora il processo di onboarding

Dopo che hai assunto il dipendente in azienda, dovrai implementare un adeguato un percorso di onboarding che possa portarlo nel minor tempo possibile a integrarsi in azienda.

Puoi utilizzare Factorial anche per questo scopo, ad esempio: 

  • Organizzando le riunioni introduttive 
  • Inviando i documenti da firmare 
  • Creando flussi di lavoro personalizzati per i neoassunti 
  • Assegnando ai tutor i compiti di cui occuparsi 

Con Factorial puoi facilmente garantire un percorso di onboarding e inserimento pianificato in ogni dettaglio. Il dipendente dal primo giorno si sentirà parte integrante dell’azienda, e potrà accedere a tutte le informazioni che lo riguardano, comunicare in caso di necessità con le Risorse Umane o con altri responsabili. 

👉 Leggi l’articolo “Onboarding: guida completa e come digitalizzare il processo”.

Il portale lavoratori integrato: quali funzionalità

Come anticipato, il software di Factorial ti aiuta a digitalizzare i processi in ambito HR e allo stesso tempo ha previsto un sistema che possa semplificare e migliorare anche il lavoro dei dipendenti. Questi ultimi, infatti, sono la risorsa più preziosa per la tua azienda. Offrire loro un portale per i dipendenti dal quale gestire il lavoro e monitorare ogni aspetto, lì fa sentire ancor più parte della realtà per cui lavorano. 

Ogni lavoratore, ha dunque uno spazio personalizzato. Possono accederci dall’ufficio, oppure utilizzando l’app. Da qui hanno la possibilità di: 

  • Visionare e firmare i documenti 
  • Richiedere le ferie e i permessi 
  • Verificare le ore lavorate nel mese 
  • Rispondere a inviti, eventi e comunicazioni 
  • Visionare l’organigramma aziendale 

Grazie al portale dipendenti ogni attività viene registrata e vieni avvisato ogni qual volta, ad esempio, un lavoratore invia una richiesta di ferie o di permessi. Sempre dal portale i lavoratori possono anche creare community da utilizzare per svolgere insieme attività extra lavorative, rispondere a sondaggi o test per l’autovalutazione del personale. 

👉 Leggi “Software gestionale HR: come scegliere la soluzione migliore e innovativa”.

👉 Scopri tutte le funzionalità essenziali (HR Suite) che un software HR deve avere.

Genera report e prendi le decisioni correttamente 

Valutazione del personale Factorial

Tutti i dati acquisiti dalla piattaforma HR: ore di lavoro, richieste di ferie e permessi, schede di valutazione e di autovalutazione, possono essere utilizzati per creare utili report HR che ti aiutano a prendere importanti decisioni per la tua azienda. 

Hai a disposizione diversi modi per generare report. Puoi scegliere tra i tanti formati disponibili selezionandoli direttamente dalla galleria dei report. Dopo averli generati è semplice condividerli con tutti i dipendenti o solo con i manager. 

Ad esempio, perché non creare un report aziendale raggruppando tutte le tipologie di permesso richieste? In questo modo hai la possibilità di sapere quali sono i permessi più richiesti e soprattutto la quantità di forza lavoro attualmente disponibile in azienda. 

Oppure, perché non creare un report dipendente specifico sulle ore di lavoro? Analizzando le ore lavorative puoi facilmente renderti conto di chi sono i dipendenti più virtuosi, e quali sono invece, coloro che hanno difficoltà a raggiungere le ore previste dal contratto di lavoro. 

Ti ricordiamo infine, che Factorial protegge i tuoi dati. Tutte le informazioni da te condivise con gli altri dipendenti sono al sicuro, protette da un sistema di crittografia. 

👉 Leggi “Software risorse umane, la rivoluzione digitale inizia con Factorial HR”.

👉 Oppure “Report aziendali: KPI, analisi e report HR per decidere meglio”.

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Unisci la Piattaforma HR agli altri software utilizzati 

Non devi preoccuparti. Factorial non crea alcun problema di compatibilità con altri software utilizzati. La piattaforma HR è stata sviluppata per integrarsi con i più comuni ecosistemi. Alcuni esempi? 

Integra Factorial con Slack 

Se utilizzi Slack per gestire la comunicazione in tempo reale tra i team di lavoro, le informazioni più importanti possono essere facilmente esportate anche su Factorial. Tutti gli eventi, i nuovi assunti, il piano ferie e qualsiasi altra novità decidi di introdurre in azienda viene registrata da entrambe le piattaforme, senza alcun problema di compatibilità. 

Integra Factorial con il Google Calendar 

Puoi collegare Factorial con Google Calendar. In questo modo migliori notevolmente l’organizzazione in azienda. Ogni lavoratore può così, accedere al suo calendario completo di ogni impegno, senza il rischio che le mansioni da svolgere nell’arco della giornata possano sovrapporsi. 

Crea integrazioni personalizzate 

Se hai bisogno di integrare con la piattaforma HR di Factorial un qualsiasi altro software anche se non presente in elenco, puoi farlo. Factorial ti mette a disposizione l’API (interfaccia di programmazione delle applicazioni), con la quale puoi creare integrazioni personalizzate. 

L’API di Factorial utilizza OAuth2 e il flusso del codice di autorizzazione per autenticare e autorizzare gli utilizzatori dell’API. Per maggiori informazioni su come iniziare a utilizzare nella pratica l’API ti consigliamo di leggere la pagina dedicata

Piattaforma HR Factorial

Factorial Piattaforma HR: le conclusioni 

Puoi provare Factorial gratis per 14 giorni e testare tutte le funzionalità descritte. Digitalizzare e automatizzare i processi in azienda è oggi una sfida che vede impegnata ogni attività, non restare indietro ti permette di migliorare notevolmente la gestione del lavoro in azienda. Come abbiamo visto, dei vantaggi della digitalizzazione e automazione beneficiano manager e responsabili, ma anche i lavoratori. 

I primi possono da un unico posto monitorare e intervenire in caso di necessità. I lavoratori, dal canto loro, possono in qualsiasi momento verificare la loro situazione lavorativa, inviare richieste, scaricare e firmare documenti, semplicemente accedendo al portale pensato per loro.

✅ Fai una prova gratuita di Factorial e digitalizza tutti i processi della tua azienda.

Nata a Firenze e laureata in Scienze Politiche (in particolare Comunicazione e Giornalismo) all’Università di Firenze. In Italia ha lavorato come giornalista ed ha collaborato con diversi siti web dedicati al mondo dell’attualità. Adesso vive a Barcellona ed è Content Marketing Specialist in Factorial e si occupa della creazione dei contenuti del mercato italiano. Il suo obiettivo è dare supporto, ispirazione e strumenti per far conoscere il mondo delle Risorse Umane e far crescere la community HR. Ama l’avventura, la natura, viaggiare e giocare a pallavolo.

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