Sai cos’è un organigramma aziendale? Sai già come strutturare quello della tua azienda?
L’organigramma aziendale è uno schema organizzativo che rappresenta graficamente la struttura interna di un’azienda e che consente ai lavoratori di visualizzare rapidamente la gerarchia di tutti i team. Può anche essere utile per i clienti, collaboratori e fornitori a sapere chi è responsabile di ciascuna area e risparmiare tempo evitando di contattare le persone sbagliate.
Insomma, non importa se la tua azienda è grande o piccola, avere un organigramma sarà una soluzione fondamentale per l’organizzazione e sappiamo già che l’organizzazione è la chiave per raggiungere gli obiettivi.
In questo approfondimento vedremo nel dettaglio cos’è un’organigramma, a cosa serve e pratici esempi e modelli di organigrammi che possono essere applicati nella tua azienda.
- Che cos’è un’organigramma aziendale e come si è evoluto
- A cosa servono gli organigrammi aziendali?
- Tipologie di organigrammi aziendali
- I diversi modelli di organigramma aziendale
- Esempi di organigramma aziendale
- Esempio organigramma aziendale piccola impresa
- Come realizzare un organigramma aziendale
- Perché utilizzare un software HR per il tuo organigramma aziendale
- Crea organigrammi online in 2 minuti con Factorial
Che cos’è un’organigramma aziendale e come si è evoluto
L’organigramma aziendale è un diagramma che a seconda dell’obiettivo permette di ottenere una rappresentazione grafica o dell’intera struttura dell’organizzazione o solo di una parte di questa (di un dipartimento o di un team). In questo secondo caso il modello prende il nome di organigramma funzionale aziendale.
In passato i tipici organigrammi seguivano una struttura ben definita, quella della piramide gerarchica aziendale. Il modello classico prevedeva che tutti i lavoratori fossero riportati seguendo un ordine gerarchico. Oggi, la digitalizzazione sta impattando sull’intera governance e le organizzazioni oggi tendono a dare più importanza ad aspetti, come:
- Fiducia
- Autonomia
- Delega dei compiti
I suddetti elementi portano a una nuova gestione delle risorse umane, le quali risultano meno inquadrate in uno schema gerarchico. È in un simile contesto che la trasformazione digitale si rivela utile supportando People Manager, datori di lavoro, dirigenti e tutti i lavoratori a confrontarsi tra loro in maniera agile non più legata a una rigida gerarchia.
In generale più l’azienda è grande più il diagramma è complesso. Diversamente piccole realtà, come vedremo, possono elaborare organigrammi meno complessi semplicemente utilizzando comuni applicativi come Word o PowerPoint.
Prima di concentrarci sulle funzioni degli organigrammi e sui loro benefici, esaminiamo quali elementi devono includere per avere un’idea migliore di ciò che illustreranno. Non tutti gli elementi devono apparire nel nostro organigramma, poiché ognuno deve adattarsi alla struttura e ai bisogni delle diverse società e riflettere le posizioni nel miglior modo possibile. Diamo un’occhiata a quegli elementi:
- Apice strategico: si riferisce ai top manager dell’azienda, responsabili di prendere le decisioni che incidono maggiormente sull’azienda e sulla sua immagine.
- Linea di mezzo: i quadri intermedi dell’azienda, che fungono da ponte tra i dirigenti senior e i lavoratori che sono responsabili dello svolgimento di azioni che influenzeranno direttamente l’azienda.
- Core operativo: lavoratori che sono in diretto contatto con le funzioni dell’azienda stessa. Questo gruppo di dipendenti sviluppa azioni concrete decise dall’apice strategico o, almeno, approvate da esso.
- Personale di supporto: questi lavoratori non fanno completamente parte dell’azienda, ma sono subappaltati. In entrambi i casi, il loro ruolo è quello di supportare i lavoratori.
A cosa servono gli organigrammi aziendali?
Gli organigrammi aziendali consentono alle aziende di analizzare in modo ordinato ciascuna delle strutture dell’organizzazione rappresentata. Svolgono un ruolo molto importante all’interno del dipartimento Risorse umane, riflettendo la struttura e le informazioni dell’intera organizzazione.
In un organigramma aziendale è possibile trovare i nomi delle persone incaricate di dirigere ciascuno dei dipartimenti di una società o divisioni di un’entità e quindi spiegare le relazioni delle attuali competenze e relazioni gerarchiche.
Un organigramma ti consente di conoscere le informazioni essenziali sul funzionamento dell’azienda per coordinare diversi aspetti dell’attività e dei progetti che desideri realizzare. Inoltre, è un buon indicatore della crescita di un’azienda e questo sarà meglio dimensionato se ha uno strumento come l’organigramma.
Oltre a tutto ciò, avere un organigramma ha altri vantaggi:
- Aiuta a definire meglio gli obiettivi generali e concreti di ciascun dipartimento e a dare seguito al modo in cui questi vengono realizzati (poiché è possibile seguire il filo delle azioni).
- Per i lavoratori, il percorso verso l’avanzamento all’interno dell’azienda è più chiaro (e una possibile promozione non è altro che una sfida, qualcosa che può motivare il lavoratore a voler scalare l’organigramma e non un’idea astratta).
- Illustra la catena di comando e come devono essere definite le relazioni all’interno dei dipartimenti. E, uno dei maggiori vantaggi è la possibilità di dividere e distribuire i diversi compiti tra i diversi dipendenti, dal più grande e più generale al più piccolo e più specifico, trasformandoli in obiettivi attuabili che aiuteranno la crescita e i benefici dell’intera azienda.
- Permette di rilevare guasti nella struttura con cui è organizzata l’azienda e, con il suo miglioramento, ottimizzare le funzioni. Ad esempio, potresti avere un ruolo duplicato e non saperlo perché non puoi avere una visione chiara di chi fa cosa.
- Gli organigrammi aziendali sono uno strumento che il dipartimento Risorse umane può utilizzare per apportare modifiche che facilitano la comunicazione tra dipendenti e team e migliorano i sistemi di lavoro.
- Facilita il miglioramento della distribuzione dell’autorità. Un lavoratore potrebbe disporre di troppi filtri di approvazione per eseguire una semplice attività o potrebbero esserci problemi di comunicazione da parte di un leader. L’organigramma consente inoltre di rilevare quali ruoli funzionano e quali devono essere modificati.
Tipologie di organigrammi aziendali
Senza entrare in questioni grafiche, ci sono 4 tipi d’organigramma aziendale:
- Organigrammi informativi: offrono una visione semplificata dell’intera organizzazione in quanto mostrano solo le informazioni più rilevanti. Questo tipo di organigramma è messo a disposizione di tutto il pubblico (lavoratori) per comunicare la struttura di base dell’impresa.
- Organigrammi organizzativi analitici: mostrano dati molto più dettagliati e specifici dell’organizzazione. Hanno uno scopo analitico che può aiutare a rilevare le perdite di bilancio, la distribuzione, le relazioni tra i reparti.
- Organigrammi formali: rappresentano il modello operativo pianificato o formale di una compagnia e richiedono preventiva approvazione. Un organigramma che riflette una S.p.a sarà considerato un organigramma formale una volta approvato dalla direzione dell’azienda.
- Organigrammi informali: in questo caso l’organigramma non è stato approvato dall’organizzazione.
Per l’organizzazione aziendale:
- Organigramma gerarchico. È il più comune, poiché dipende dalla potenza o dal controllo all’interno dell’azienda (dal più alto al più basso), seguendo un disegno a piramide. Questo design facilita la comunicazione tra superiore e subordinato, oltre ad essere visivamente più chiaro, ma anche più rigido quando si definiscono le funzioni di ciascun lavoratore. È l’esempio tipico di un organigramma di un hotel.
- Organigramma a matrice. È tipico nelle aziende con più di un direttore per progetto o più di un superiore per dipartimento o lavoratore. La sua capacità di includere relazioni interdipartimentali può essere molto positiva per lo sviluppo di progetti comuni ma anche confondere nella gestione delle responsabilità.
- Organigramma piatto. Un organigramma senza posizioni di comando intermedie, lasciando solo due ruoli; dirigenti e dipendenti. Implica una relazione molto più diretta, garantendo maggiore autonomia ai lavoratori.
In termini di rappresentazione visiva è possibile creare 4 tipi di organigrammi aziendali:
- Organigrammi orizzontali: sono disposti da sinistra a destra. I livelli gerarchici sono rappresentati per colonne.
- Organigrammi verticali: i dati sono rappresentati sotto forma di piramide. In cima alla piramide ci sono i manager o entità più importanti dell’impresa; alla base ci sono i lavoratori con il minor potere decisionale.
- Organigrammi circolari: Al centro c’è la direzione e intorno agli altri membri che occupano una posizione basata sulla loro posizione e potere decisionale.
- Organigrammi misti: comprende elementi verticali e orizzontali per maggior possibilità di rappresentazione grafica.
I diversi modelli di organigramma aziendale
La sfida oggi delle PMI è realizzare un organigramma aziendale che tenga conto di diversi aspetti. Dovresti tener presente che: i lavoratori sono oggi una risorsa essenziale, sono spesso chiamati a svolgere compiti e mansioni complesse, talvolta sono difficili da sostituire e che, non da ultimo, possono offrire un concreto aiuto allo sviluppo e la crescita dell’organizzazione.
Queste considerazioni possono aiutare a trovare un proprio modello di organigramma che non solo aiuti a definire al meglio l’organizzazione aziendale, ma che agevoli il lavoratore stesso a interfacciarsi con i colleghi del proprio e degli altri reparti. L’obiettivo ultimo è adottare un modello che faciliti e agevoli:
- I cambiamenti e la crescita delle risorse umane
- I processi d’inserimento di un lavoratore nello schema organizzativo aziendale
- La comunicazione tra i dipendenti
Vediamo quindi i modelli più comuni di organigramma, che, spesso, riflettono anche il modello organizzativo dell’azienda che lo adotta:
- Struttura gerarchica
L’organigramma aziendale secondo il modello gerarchico si presenta come un diagramma che vede al vertice le figure dirigenziali. Ognuna di queste ultime è collegata ai vari responsabili che a loro volta sono collegati ai vari addetti di reparto.
Questo modello è sempre meno utilizzato e poco funzionale per piccole società e start up che spesso non annoverano gerarchie definite. - Struttura a matrice
L’organigramma aziendale organizzato secondo la struttura a matrice permette di raggruppare i lavoratori per incarichi di lavoro e non per posizione lavorativa. Tale esempio di organigramma viene incontro alle realtà che sono solite assegnare la gestione di un intero progetto a un definito gruppo di lavoratori. - Struttura orizzontale
Il modello più utilizzato da S.R.L. e start up è l’organigramma orizzontale o piatto. In questo caso non ci sono livelli intermedi di management ma tutte le risorse sono sostanzialmente sullo stesso piano. Le caratteristiche del modello portano a una maggiore responsabilizzazione dei dipendenti a una maggiore trasparenza e a una sostanziale condivisione dei processi decisionali. - Struttura decentralizzata
Le realtà più innovative, spinte anche dal progresso tecnologico, possono oggi permettersi di sperimentare i cosiddetti organigrammi aziendali decentralizzati. Questi organigrammi sono spesso utilizzati quando le risorse lavorano da remoto. Inoltre, si tratta di un organigramma che può essere adottato solo quando tutti i lavoratori sono altamente specializzati.
Esempi di organigramma aziendale
Esempio organigramma aziendale orizzontale
La distribuzione orizzontale può aiutarti a visualizzare l’organigramma funzionale nello schermo del tuo pc. Questo è un esempio d’organigramma orizzontale.
Esempio organigramma aziendale verticale
In funzione della dimensione della tua impresa e il formato in cui vuoi creare l’organigramma aziendale, potrebbe esserti più facile lavorare con un formato di organigramma verticale. Ecco un esempio d’organigramma aziendale verticale.
Esempio organigramma di grandi multinazionali
In ogni caso, man mano che la tua impresa cresce, il suo organigramma aziendale diventa più complesso. In questa immagine puoi vedere come sono strutturati gli organigrammi aziendali di Amazon, Google, Facebook, Microsoft, Apple od Oracle.
Immagine di Manu Cornet
Esempio organigramma aziendale piccola impresa
Se gestisci una piccola impresa è importante che l’organigramma realizzato rispetti tre caratteristiche. Deve essere:
- Sintetico
- Completo
- Facile da consultare
Per creare l’organigramma aziendale di una piccola impresa puoi pensare di realizzare un diagramma semplice, evidenziando in alto chi sono i responsabili dei processi decisionali, o chi, similmente, appartiene al Consiglio d’Amministrazione, a seguire puoi procedere collegando i vari dipartimenti riportando i responsabili e gli addetti. Ad esempio:
Consiglio d’Amministrazione
Situato in alto dell’organigramma, il Consiglio d’Amministrazione (CdA) ha il compito di stabilire la vision e la strategia di sviluppo nel medio lungo periodo. Il CdA ha anche importanti responsabilità nella cura dei rapporti con terzi, nonché di selezionare coloro che possono occuparsi delle varie aree della società (commerciale, risorse umane, legale…)
Dipartimenti
A seguire dovrai specificare tutti i dipartimenti presenti in azienda e i vari ruoli dei lavoratori. Tipicamente non possono mancare: il dipartimento delle Risorse Umane, il quale si occupa di numerose attività a partire dalla fase di selezione e inserimento di nuovi lavoratori, il dipartimento vendite e marketing, essenziale per sviluppare campagne promozionali e garantire il raggiungimento degli obiettivi di vendita e il reparto finanza indispensabile per una corretta allocazione e gestione dei capitali.
Ruoli
Infine, per ogni dipartimento ti consigliamo di inserire i ruoli di ogni lavoratore, evidenziando così, se ci sono, eventuali gerarchie all’interno dei dipartimenti. Tipicamente per ogni dipartimento ci sono i responsabili (delle risorse umane, di un progetto, della produzione…) e altre figure, tra cui analisti, addetti, ricercatori, responsabili, rappresentanti.
Come realizzare un organigramma aziendale
Prima di creare un tuo organigramma aziendale devi essere perfettamente al corrente dell’intera struttura interna della tua impresa, di ogni reparto e conoscere tutti i lavoratori che ne fanno parte. Di solito sono il direttore o l’intero dipartimento di risorse umane che si incaricano della creazione dell’organigramma funzionale e del suo costante aggiornamento.
Ti consiglio d’iniziare con un foglio bianco e scriverci tutti i reparti che esistono. Successivamente, segna tutte le persone appartenenti ad ogni reparto e chi ne è a capo. Comincia a creare l’organigramma aziendale dai dirigenti e definire la gerarchia interna ti risulterà molto più semplice. I dati più abituali che si includono in un organigramma aziendale sono il nome (e cognome) della persona, il ruolo che svolge e il reparto al quale appartiene.
Puoi pensare di realizzare un organigramma aziendale sia utilizzando classici programmi come Word o PowerPoint, sia utilizzando software specifici. Esistono numerosi facsimile di organigramma aziendale e sono facilmente reperibili sul web. Vediamo quindi in dettaglio le varie alternative:
L’organigramma aziendale Word
L’organigramma aziendale preparato con Word o con PowerPoint non è difficile da realizzare. Tuttavia dovresti utilizzare questo strumento solo se l’impresa da te gestita è piccola e non hai intenzione di apportare frequenti modifiche ai ruoli e alle gerarchie.
Nella pratica puoi realizzare l’organigramma utilizzando lo strumento grafico SmartArt, presente in Word, PowerPoint e in Excel. SmartArt ti permette, con un po’ di pratica, di realizzare un buon lavoro. È sufficiente scegliere l’elemento grafico tra quelli proposti alla voce “Gerarchie”.
Puoi così scegliere tra diversi facsimile di organigramma aziendale e successivamente inserire tutte le informazioni richieste. I diversi modelli ti permettono di realizzare un diagramma gerarchico sia verticale sia orizzontale.
L’organigramma aziendale PDF
Alternativamente puoi pensare di realizzare l’organigramma in PDF. In questo caso hai bisogno di un programma che ti permetta di creare e modificare i file in formato Portable Document Format.
Sono presenti diverse alternative ma lo strumento più indicato è Adobe Express. Con Adobe è possibile creare un organigramma aziendale e modificarlo in ogni momento, scegliendo tra i numerosi modelli proposti.
In Factorial trovi dei modelli gratuiti che ti permettono di creare organigrammi aziendali personalizzati in formato Word, Excel e Power Point. Puoi modificarli e aggiungere impiegati come preferisci al tuo organigramma.
Linee guida nella creazione del file
Nel creare un organigramma aziendale e indipendentemente dal programma utilizzato è importante conoscere alcune buone pratiche che ti permetteranno di risparmiare tempo e di ottenere un buon risultato finale.
Utilizzare un software specifico sicuramente ti agevola il compito, diversamente realizzare l’organigramma con Word o con Excel, richiede qualche attenzione in più:
- Non essere dispersivi: Il tuo obiettivo dovrebbe essere far rientrare più riquadri possibili in una singola pagina. Così facendo l’intero diagramma risulta facilmente consultabile da tutti e meno dispersivo.
- Limita il numero di parole: Caselle piene di testo rendono l’organigramma difficile da consultare. Dovresti quindi limitare al massimo le informazioni da inserire. Ad esempio, potresti pensare di non ripetere in ogni casella il titolo del lavoratore ma ti raggruppare tutti i lavoratori con il medesimo titolo sotto un’unica casella.
- Caselle e spazi: Cercare di mantenere una distanza uniforme tra le caselle e utilizzare linee di collegamento della stessa lunghezza migliora l’aspetto visivo dell’organigramma che diventa così più facile da consultare.
- Utilizza i collegamenti ipertestuali: Invece che inserire un gran numero d’informazioni potresti pensare di utilizzare i collegamenti ipertestuali.
Perché utilizzare un software HR per il tuo organigramma aziendale
La digitalizzazione unita a un nuovo modo d’intendere il lavoro e il ruolo delle risorse umane all’interno delle organizzazioni rendono oggi essenziale curare al meglio l’organigramma. Rispetto al passato, gli organigrammi sono più dinamici, così come lo sono le posizioni e le mansioni stesse presenti in azienda.
Per questi motivi, appositi software HR come Factorial sono la scelta di tutti coloro alla ricerca di un applicativo multifunzione in grado non solo di organizzare al meglio l’attività ma anche di automatizzare le più comuni e ripetitive operazioni che spesso comportano un ingente dispendio di tempo.
Sfruttare un software apposito che ti permette di creare organigrammi online ha diversi vantaggi:
- Un organigramma aziendale online può essere realizzato senza conoscenze di progettazione e senza programmi, quindi è un compito semplice ed intuitivo.
- Consente l’aggiornamento permanente di ruoli, dati e responsabilità dei lavoratori in azienda grazie alla sua semplicità di utilizzo, che aiuta a potenziare la comunicazione interna.
- In un organigramma online, le informazioni che l’utente carica vengono caricate nel cloud senza il rischio di perdita di dati.
- Trattandosi di uno strumento basato su software di cloud computing, è possibile accedere al nostro organigramma da qualsiasi dispositivo connesso ad Internet.
Crea organigrammi online in 2 minuti con Factorial
Con Factorial potrai creare il tuo organigramma aziendale in pochi click, importare i dati dei lavoratori, assegnando i ruoli, aggiungendo o rimuovendo i collaboratori assegnati a un determinato progetto.
Factorial creerà automaticamente l’organigramma aziendale della tua azienda e lo manterrà aggiornato ogni volta che ci saranno cambiamenti nel team. A differenza di altri strumenti, nell’organigramma aziendale di Factorial vedrai:
- La foto del dipendente
- Il nome completo
- La sua posizione all’interno dell’azienda
- Il dipartimento di cui fa parte
- Chi sono i suoi supervisori e di chi è responsabile
Inoltre, con l’organigramma online per le aziende di Factorial, potrai controllare la struttura interna della tua azienda in modo completo, semplice, facile e agile!
Ogni dipendente è cliccabile, quindi il responsabile delle risorse umane avrà accesso diretto al profilo del dipendente quando fa clic. Questa è soltanto una delle tante funzionalità che Factorial ti offre.
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- Richieste di ferie, permessi e congedi
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Domande frequenti relative agli organigrammi aziendali
Che cos’è un organigramma aziendale?
Un organigramma aziendale è un diagramma che permette di rappresentare graficamente l’intera struttura dell’azienda o solamente una parte di essa. L’organigramma può variare in base al tipo d’azienda e alle sue dimensioni.
Quali sono le tipologie di organigrammi aziendali?
Le tipologie di organigrammi aziendali sono principalmente quattro: orizzontali, verticali, circolari e misti. Possiamo poi trovare altre tipologie in base all’organizzazione aziendale o alle esigenze dell’azienda.
Da cosa è composto un organigramma aziendale?
L’organigramma aziendale è composto da diversi elementi, i quali possono essere presenti o no in base alle caratteristiche dell’azienda. Tra questi troviamo l’apice strategico, la linea di mezzo, il core corporativo ed infine il personale di supporto.
A cosa servono gli organigrammi aziendali?
Gli organigrammi aziendali sono molto utili, soprattutto per il dipartimento di risorse umane, perché consentono di visualizzare in maniera rapida e semplice la gerarchia di un’azienda, o la struttura di uno specifico team. Permettono inoltre di capire chi è il responsabile di ogni dipartimento.
Come si prepara un organigramma aziendale?
Gli organigrammi aziendali possono essere preparati sia con classici programmi come Word o PowerPoint, sia con software più specifici. L’importante è essere specifici limitando il numero di parole, utilizzare caselle e unirle tra loro attraverso utili collegamenti ipertestuali.
