Un organigramma aziendale è la rappresentazione grafica della struttura interna di un’impresa. Definisce ruoli, responsabilità e relazioni gerarchiche, offrendo a personale, clienti e fornitori una mappa chiara di chi fa cosa.
Che si tratti di una startup o di una grande società, dotarsi di un organigramma è un passo fondamentale per ottimizzare i flussi di lavoro, migliorare la comunicazione e raggiungere con efficacia gli obiettivi strategici.
In questo approfondimento vedremo nel dettaglio cos’è un organigramma, a cosa serve e pratici esempi e modelli di organigrammi che possono essere applicati nella tua azienda.
Che cos'è un organigramma aziendale e come si è evoluto
Un organigramma aziendale è una rappresentazione visiva di ruoli, reparti e linee di riporto presenti nell’impresa. Aiuta a capire chi lavora in ogni area, a chi risponde e quali relazioni esistono tra i diversi team.
Può rappresentare l’intera organizzazione oppure una sola funzione, come vendite, HR, marketing o produzione. In quest’ultimo caso è utile per dare una visione chiara di un reparto specifico senza appesantire il diagramma generale.
Un buon organigramma dovrebbe mostrare almeno:
- Ruoli aziendali: le posizioni presenti nell’organizzazione
- Reparti e team: l’area a cui appartiene ogni persona
- Ruoli: manager, responsabili e collaboratori
- Posti vacanti: ruoli aperti o da inserire nel piano di crescita
L’organigramma non deve per forza seguire una struttura rigida a piramide. Startup e aziende con pochi livelli gerarchici possono scegliere un modello orizzontale, mentre realtà più grandi possono adottare strutture funzionali, divisionali o a matrice.
Il punto importante è un altro. Il diagramma deve riflettere il modo in cui l’azienda lavora davvero, senza creare ruoli fittizi o relazioni poco chiare.
A cosa serve l’organigramma dei ruoli aziendali?
Un organigramma aziendale aiuta a leggere la struttura dell’impresa in modo immediato. Mostra reparti, ruoli, responsabili e linee di riporto, così ogni persona può capire chi coordina un team, a quale funzione appartiene e con chi deve confrontarsi per attività o decisioni specifiche.
Per HR, manager e direzione, l’organigramma diventa una mappa utile per osservare l’organizzazione nel suo insieme. Per i dipendenti, invece, rende più semplice orientarsi tra colleghi, responsabili e team, soprattutto durante l’ingresso in azienda o dopo una riorganizzazione.
Un organigramma funziona ancora meglio se viene affiancato da un funzionigramma aziendale. Il primo chiarisce chi riporta a chi, mentre il secondo definisce attività, responsabilità e competenze legate a ogni ruolo.
I vantaggi più concreti sono:
- Ruoli più chiari: ogni persona può capire qual è il proprio posto nell’organizzazione, chi coordina il suo lavoro e quali team collaborano con il proprio reparto.
- Comunicazione più diretta: l’organigramma aiuta a evitare passaggi inutili, richieste inviate alla persona sbagliata e dubbi su chi debba approvare una decisione.
- Onboarding più semplice: i nuovi assunti possono conoscere più rapidamente la struttura aziendale, individuare i responsabili e capire a chi rivolgersi nelle prime settimane.
- Obiettivi meglio distribuiti: manager e direzione possono collegare obiettivi, progetti e responsabilità ai reparti o ai ruoli che devono occuparsene.
- Ruoli duplicati più visibili: una visione completa può far emergere sovrapposizioni tra funzioni, attività senza responsabile o ruoli che richiedono una revisione.
- Crescita più pianificata: l’azienda può individuare posizioni vacanti, preparare passaggi di ruolo e costruire percorsi di sviluppo più chiari per le persone.
- Decisioni più rapide: quando le linee di riporto sono definite, diventa più facile capire chi può prendere una decisione e ridurre livelli di approvazione non necessari.
Un organigramma aggiornato non è quindi un semplice diagramma da inserire in una presentazione. È uno strumento pratico per rendere più chiari ruoli, responsabilità e relazioni tra le persone, sostenendo comunicazione, crescita e organizzazione del lavoro.
Tipologie di organigrammi aziendali
Senza entrare in questioni grafiche, ci sono 4 tipi d’organigramma aziendale:
- Organigrammi informativi: offrono una visione semplificata dell’intera organizzazione in quanto mostrano solo le informazioni più rilevanti. Questo tipo di organigramma è messo a disposizione di tutto il pubblico (lavoratori) per comunicare la struttura di base dell’impresa.
- Organigrammi organizzativi analitici: mostrano dati molto più dettagliati e specifici dell’organizzazione. Hanno uno scopo analitico che può aiutare a rilevare le perdite di bilancio, la distribuzione, le relazioni tra i reparti.
- Organigrammi formali: rappresentano il modello operativo pianificato o formale di una compagnia e richiedono preventiva approvazione. Un organigramma che riflette una S.p.a sarà considerato un organigramma formale una volta approvato dalla direzione dell’azienda.
- Organigrammi informali: in questo caso l’organigramma non è stato approvato dall’organizzazione.
Per l’organizzazione aziendale:
- Organigramma gerarchico. È il più comune, poiché dipende dalla potenza o dal controllo all’interno dell’azienda (dal più alto al più basso), seguendo un disegno a piramide. Questo design facilita la comunicazione tra superiore e subordinato, oltre ad essere visivamente più chiaro, ma anche più rigido quando si definiscono le funzioni di ciascun lavoratore. È l’esempio tipico di un organigramma di un hotel.
- Organigramma a matrice. È tipico nelle aziende con più di un direttore per progetto o più di un superiore per dipartimento o lavoratore. La sua capacità di includere relazioni interdipartimentali può essere molto positiva per lo sviluppo di progetti comuni ma anche confondere nella gestione delle responsabilità.
- Organigramma divisionale. Suddivide l’azienda in divisioni autonome, organizzate per prodotto, area geografica, mercato o business unit. È particolarmente adatto alle imprese più strutturate, perché consente di gestire con maggiore chiarezza responsabilità, obiettivi e processi all’interno di ciascuna divisione.
- Organigramma piatto. Un organigramma senza posizioni di comando intermedie, lasciando solo due ruoli; dirigenti e dipendenti. Implica una relazione molto più diretta, garantendo maggiore autonomia ai lavoratori.
In termini di rappresentazione visiva è possibile creare 4 tipi di organigrammi aziendali:
- Organigrammi orizzontali: sono disposti da sinistra a destra. I livelli gerarchici sono rappresentati per colonne.
- Organigrammi verticali: i dati sono rappresentati sotto forma di piramide. In cima alla piramide ci sono i manager o entità più importanti dell’impresa; alla base ci sono i lavoratori con il minor potere decisionale.
- Organigrammi circolari: Al centro c’è la direzione e intorno agli altri membri che occupano una posizione basata sulla loro posizione e potere decisionale.
- Organigrammi misti: comprende elementi verticali e orizzontali per maggior possibilità di rappresentazione grafica.
I diversi modelli di organigramma di un'azienda
La sfida oggi delle PMI è realizzare un organigramma aziendale che tenga conto di diversi aspetti. Dovresti tener presente che: i lavoratori sono oggi una risorsa essenziale, sono spesso chiamati a svolgere compiti e mansioni complesse, talvolta sono difficili da sostituire e che, non da ultimo, possono offrire un concreto aiuto allo sviluppo e la crescita dell’organizzazione.
Queste considerazioni possono aiutare a trovare un proprio modello di organigramma che non solo aiuti a definire al meglio l’organizzazione aziendale, ma che agevoli il lavoratore stesso a interfacciarsi con i colleghi del proprio e degli altri reparti. L’obiettivo ultimo è adottare un modello che faciliti e agevoli:
- I cambiamenti e la crescita delle risorse umane
- I processi d’inserimento di un lavoratore nello schema organizzativo aziendale
- La comunicazione tra i dipendenti
Vediamo quindi i modelli più comuni di organigramma, che, spesso, riflettono anche il modello organizzativo dell’azienda che lo adotta:
- Struttura gerarchica: l’organigramma aziendale secondo il modello gerarchico si presenta come un diagramma che vede al vertice le figure dirigenziali. Ognuna di queste ultime è collegata ai vari responsabili che a loro volta sono collegati ai vari addetti di reparto.
Questo modello è sempre meno utilizzato e poco funzionale per piccole società e start up che spesso non annoverano gerarchie definite. - Struttura a matrice: l’organigramma aziendale organizzato secondo la struttura a matrice permette di raggruppare i lavoratori per incarichi di lavoro e non per posizione lavorativa. Tale esempio di organigramma viene incontro alle realtà che sono solite assegnare la gestione di un intero progetto a un definito gruppo di lavoratori.
- Struttura orizzontale: il modello più utilizzato da S.R.L. e start up è l’organigramma orizzontale o piatto. In questo caso non ci sono livelli intermedi di management ma tutte le risorse sono sostanzialmente sullo stesso piano. Le caratteristiche del modello portano a una maggiore responsabilizzazione dei dipendenti a una maggiore trasparenza e a una sostanziale condivisione dei processi decisionali.
- Struttura decentralizzata: le realtà più innovative, spinte anche dal progresso tecnologico, possono oggi permettersi di sperimentare i cosiddetti organigrammi aziendali decentralizzati. Questi organigrammi sono spesso utilizzati quando le risorse lavorano da remoto. Inoltre, si tratta di un organigramma che può essere adottato solo quando tutti i lavoratori sono altamente specializzati.
Esempi di organigramma aziendale
Esempio organigramma aziendale orizzontale
La distribuzione orizzontale può aiutarti a visualizzare l’organigramma funzionale nello schermo del tuo pc. Questo è un esempio di organigramma orizzontale.
Esempio organigramma aziendale verticale
In funzione della dimensione della tua impresa e il formato in cui vuoi creare l’organigramma aziendale, potrebbe esserti più facile lavorare con un formato di organigramma verticale. Ecco un esempio d’organigramma aziendale verticale.
Esempio organigramma di grandi multinazionali
In ogni caso, man mano che la tua impresa cresce, il suo organigramma aziendale diventa più complesso. In questa immagine puoi vedere come sono strutturati gli organigrammi aziendali di Amazon, Google, Facebook, Microsoft, Apple od Oracle.
Immagine di Manu Cornet
Esempio organigramma aziendale piccola impresa
Se gestisci una piccola impresa è importante che l’organigramma realizzato rispetti tre caratteristiche. Deve essere:
- Sintetico
- Completo
- Facile da consultare
Per creare l’organigramma aziendale di una piccola impresa puoi pensare di realizzare un diagramma semplice, evidenziando in alto chi sono i responsabili dei processi decisionali, o chi, similmente, appartiene al Consiglio d’Amministrazione, a seguire puoi procedere collegando i vari dipartimenti riportando i responsabili e gli addetti. Ad esempio:
Consiglio d’Amministrazione
Situato in alto dell’organigramma, il Consiglio d’Amministrazione (CdA) ha il compito di stabilire la vision e la strategia di sviluppo nel medio lungo periodo. Il CdA ha anche importanti responsabilità nella cura dei rapporti con terzi, nonché di selezionare coloro che possono occuparsi delle varie aree della società (commerciale, risorse umane, legale…)
Direzione Generale (CEO/Amministratore Delegato)
Subito sotto il CdA si trova la Direzione Generale, responsabile dell’attuazione della strategia aziendale e della gestione operativa quotidiana. Questa figura funge da ponte tra il consiglio e i dipartimenti operativi.
Dipartimenti
A seguire dovrai specificare tutti i dipartimenti presenti in azienda e i vari ruoli dei lavoratori. Tipicamente non possono mancare: il dipartimento delle Risorse Umane, il quale si occupa di numerose attività a partire dalla fase di selezione e inserimento di nuovi lavoratori, il dipartimento vendite e marketing, essenziale per sviluppare campagne promozionali e garantire il raggiungimento degli obiettivi di vendita e il reparto finanza indispensabile per una corretta allocazione e gestione dei capitali.
Ruoli
Infine, per ogni dipartimento ti consigliamo di inserire i ruoli di ogni lavoratore, evidenziando così, se ci sono, eventuali gerarchie all’interno dei dipartimenti. Tipicamente per ogni dipartimento ci sono i responsabili (delle risorse umane, di un progetto, della produzione…) e altre figure, tra cui analisti, addetti, ricercatori, responsabili, rappresentanti.
Come realizzare un organigramma aziendale
Creare un organigramma aziendale non significa inserire nomi dentro caselle collegate tra loro. Prima di scegliere il formato, l’azienda deve chiarire ruoli, responsabilità, reparti e linee decisionali.
Un organigramma efficace parte dalla struttura reale dell’impresa. Se il diagramma non rispecchia chi prende le decisioni, chi gestisce un team o quali attività svolge ciascun reparto, diventa un documento poco utile e viene presto dimenticato.
1. Parti dagli obiettivi
Prima di creare il diagramma, chiediti perché ti serve. L’organigramma può essere utile per l’onboarding, per chiarire le responsabilità, per pianificare nuove assunzioni o per analizzare la struttura prima di una riorganizzazione.
Gli obiettivi più comuni sono:
- Chiarire le gerarchie
- Migliorare l’onboarding
- Individuare ruoli scoperti
- Pianificare la crescita
- Ridurre sovrapposizioni
Se lo scopo è condividere la struttura con tutti i dipendenti, puoi creare una versione semplice e consultabile. Se invece serve a HR e direzione, puoi aggiungere informazioni più dettagliate su ruoli, responsabilità e posizioni aperte.
2. Elenca reparti e ruoli
Il secondo passo consiste nel raccogliere le informazioni presenti in azienda. Parti dai reparti e poi inserisci le persone, i ruoli e i responsabili.
Una struttura iniziale può includere:
- Direzione generale
- Risorse umane
- Amministrazione e finanza
- Vendite e marketing
- Operazioni o produzione
- IT e sviluppo prodotto
Non tutte le aziende hanno gli stessi reparti. Una piccola impresa può avere un’unica persona responsabile di amministrazione e HR, mentre una realtà più grande può dividere marketing, vendite, customer success e comunicazione in team distinti.
3. Definisci la catena di comando
Ogni dipendente dovrebbe sapere a chi rivolgersi per decisioni, approvazioni, richieste o problemi operativi. Per questo, l’organigramma deve rendere visibili le linee di riporto.
Per ogni ruolo, verifica:
- Chi è il responsabile diretto
- Quali team coordina
- A quale reparto appartiene
- Quali decisioni può prendere
Questo passaggio evita situazioni poco chiare, come un dipendente che riceve istruzioni contrastanti da due persone diverse o un manager che si trova a supervisionare un numero eccessivo di collaboratori.
4. Assegna responsabilità chiare
L’organigramma indica chi riporta a chi. Il funzionigramma, invece, chiarisce che cosa fa ogni ruolo. Per costruire una struttura utile, i due strumenti devono lavorare insieme.
Puoi collegare l’organigramma al funzionigramma aziendale per definire in modo più preciso attività, deleghe e responsabilità.
Per ogni reparto, individua:
- Obiettivo del team
- Responsabile di area
- Attività principali
- Competenze necessarie
Questo aiuta a individuare ruoli duplicati, attività senza un proprietario chiaro e funzioni che dipendono troppo da una singola persona.
5. Scegli il modello più adatto
Dopo aver raccolto i dati, scegli il formato che rappresenta meglio il modo in cui l’azienda è organizzata. Non esiste un modello migliore in assoluto.
Puoi scegliere tra:
- Organigramma verticale: utile per strutture gerarchiche e linee di comando chiare
- Organigramma orizzontale: adatto a startup e team con pochi livelli manageriali
- Organigramma funzionale: organizzato per reparti, competenze e funzioni aziendali
- Organigramma a matrice: indicato per aziende che lavorano per progetti e prevedono più responsabili
- Organigramma divisionale: utile per realtà strutturate per prodotto, area geografica o business unit
La scelta deve dipendere dal tipo di organizzazione, non dall’aspetto grafico del modello.
6. Usa un fac simile organigramma aziendale
Un fac simile organigramma aziendale può aiutare a partire da una struttura già pronta. È utile soprattutto per piccole imprese, startup e aziende che devono creare un primo diagramma senza investire subito in un software dedicato.
Un fac simile può contenere:
- Nome dell’azienda
- Direzione o CdA
- Reparti principali
- Responsabili di funzione
- Membri dei team
Word, Excel e PowerPoint permettono di creare organigrammi tramite SmartArt. Sono strumenti adatti se la struttura resta stabile e il numero di dipendenti è contenuto.
Quando ruoli, team e linee di riporto cambiano spesso, aggiornare manualmente un fac simile può però richiedere tempo e portare a versioni non allineate.
7. Cura chiarezza e leggibilità
Un organigramma deve essere consultabile in pochi secondi. Caselle troppo piene, linee che si incrociano e troppi livelli gerarchici rendono il diagramma più difficile da usare.
Per mantenerlo chiaro:
- Limita il testo
- Usa titoli coerenti
- Mantieni spazi regolari
- Evita sigle poco note
- Dividi i reparti affollati
- Aggiorna i ruoli cambiati
Se un’organizzazione è molto grande, può essere più utile creare un organigramma generale e diversi diagrammi dedicati ai singoli reparti.
8. Aggiorna l’organigramma nel tempo
L’organigramma deve cambiare insieme all’azienda. Nuove assunzioni, cambi di ruolo, team riorganizzati e uscite di personale possono renderlo rapidamente superato.
Definisci quindi chi si occupa dell’aggiornamento e quando farlo. I momenti più utili sono:
- Nuove assunzioni
- Promozioni interne
- Riorganizzazioni
- Apertura di nuovi reparti
- Cambi di manager
L’aggiornamento frequente migliora l’onboarding, evita dubbi sulle responsabilità e offre a HR una visione più affidabile della struttura.
Perché utilizzare un software gestionale per il tuo organigramma aziendale
Un organigramma aziendale cambia insieme all’impresa. Nuove assunzioni, promozioni, cambi di reparto e riorganizzazioni possono rendere superato in poco tempo un diagramma creato con Word, PowerPoint o Excel.
Un fac simile organigramma aziendale può essere utile per partire da una struttura semplice. Quando però l’azienda cresce, aggiornare manualmente nomi, ruoli e linee di riporto richiede tempo e aumenta il rischio di condividere una versione non aggiornata.
Un software gestionale aziendale permette di creare un organigramma online collegato ai dati reali dell’azienda. HR e manager possono così mantenere visibili ruoli, reparti, responsabili e collaboratori senza dover modificare ogni volta un file separato.
I vantaggi principali sono:
- Aggiornamento immediato: il diagramma può riflettere nuovi ingressi, cambi di ruolo, trasferimenti di reparto e nuove linee di riporto.
- Ruoli più chiari: dipendenti e manager possono vedere chi fa parte di un team, chi lo coordina e a quale funzione aziendale appartiene.
- Accesso controllato: l’azienda può definire chi può consultare l’organigramma e quali informazioni mostrare ai diversi utenti.
- Consultazione da qualsiasi dispositivo: un organigramma online può essere consultato da computer, tablet o smartphone, anche da chi lavora fuori sede o da remoto.
- Meno lavoro manuale: HR evita di aggiornare più file, inviare versioni via e-mail o ricostruire il diagramma dopo ogni cambiamento organizzativo.
Factorial consente di creare un organigramma aziendale online a partire da ruoli, dipartimenti e linee di riporto inseriti nella piattaforma. Il sistema aggiorna la struttura quando cambiano persone, posizioni o responsabili, offrendo a HR e manager una visione più chiara dell’organizzazione.
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- La foto del dipendente
- Il nome completo
- La sua posizione all’interno dell’azienda
- Il dipartimento di cui fa parte
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Domande frequenti relative agli organigrammi aziendali
Che cos’è un organigramma aziendale?
Un organigramma aziendale è un diagramma che permette di rappresentare graficamente l’intera struttura dell’azienda o solamente una parte di essa. L’organigramma può variare in base al tipo d’azienda e alle sue dimensioni.
Quali sono le tipologie di organigrammi aziendali?
Le tipologie di organigrammi aziendali sono principalmente quattro: orizzontali, verticali, circolari e misti. Possiamo poi trovare altre tipologie in base all’organizzazione aziendale o alle esigenze dell’azienda.
Da cosa è composto un organigramma aziendale?
L’organigramma aziendale è composto da diversi elementi, i quali possono essere presenti o no in base alle caratteristiche dell’azienda. Tra questi troviamo l’apice strategico, la linea di mezzo, il core corporativo ed infine il personale di supporto.
A cosa servono gli organigrammi aziendali?
Gli organigrammi aziendali sono molto utili, soprattutto per il dipartimento di risorse umane, perché consentono di visualizzare in maniera rapida e semplice la gerarchia di un’azienda, o la struttura di uno specifico team. Permettono inoltre di capire chi è il responsabile di ogni dipartimento.
Come si prepara un organigramma aziendale?
Gli organigrammi aziendali possono essere preparati sia con classici programmi come Word o PowerPoint, sia con software più specifici. L’importante è essere specifici limitando il numero di parole, utilizzare caselle e unirle tra loro attraverso utili collegamenti ipertestuali.
