Budget aziendale: la guida completa per gestirlo in modo efficace

Sai cos’è e a cosa serve il budget aziendale? Ti interessa crearne uno e riuscire ad allocare in maniera ancor più efficiente le risorse?

In questo approfondimento sul budget aziendale, scoprirai quali sono gli strumenti e le strategie di cui puoi avvalerti per migliorare il controllo e la gestione delle risorse finanziarie. 

Partiremo da un assunto chiaro e semplice: una gestione oculata del budget è fondamentale per qualsiasi azienda che aspiri alla crescita, alla competitività e al raggiungimento degli obiettivi finanziari.

In questo articolo, approfondiremo proprio questo argomento. Dopo aver definito il concetto di budget aziendale, passeremo ai benefici che potresti ottenere sviluppando un budget efficace. 

Inoltre, vedremo una serie di strumenti pratici e di esempi utili per aiutarti a creare un budget aziendale che possa realmente rivelarsi utile per la tua organizzazione. Non ci resta che iniziare.  

Che cos’è il budget aziendale

Il budget aziendale è il risultato che si ottiene quando si decide di stimare accuratamente tutte le entrate e le uscite dell’azienda per un determinato periodo di tempo. 

In parole più semplici, fare un lavoro di budgeting aziendale significa creare una mappa che indica da dove provengono e verso dove si dirigono tutte le risorse disponibili. 

Il budget aziendale combina in un unico documento i costi aziendali con le entrate aziendali. 

Gli obiettivi che si desidera raggiungere sono molteplici, dall’ottenere un miglior controllo delle spese fino a facilitare il raggiungimento degli obiettivi di fatturato e profitto.

Come sottolineato dal CPPR (Centre for Public Policy Research), il budget aziendale:

• Costituisce la base per misurare i progressi dell’azienda nel tempo
• Comprende una stima delle entrate e di tutti i costi fissi e variabili
• Deve tenere conto dei flussi di cassa e dei profitti

In definitiva, non è possibile prescindere dal budget aziendale se si desidera stimare al meglio le spese e i ricavi che l’azienda affronterà in un determinato periodo di tempo

I vantaggi di un budget aziendale efficace 

Realizzare un budget aziendale efficace implica un’attenta analisi dei numeri, una valutazione dettagliata e il dover prendere decisioni delicate per allocare le risorse nel modo più efficiente possibile. 

Come sottolineato dalla Harvard Business School, il budget aziendale di base serve a determinare quante risorse l’azienda ha a disposizione per raggiungere i suoi obiettivi. 

Tuttavia, ci sono anche altri vantaggi altrettanto importanti:

• Stabilisce le priorità aziendali: il budget aziendale fornisce un quadro chiaro delle priorità dell’azienda, aiutando a comprendere dove allocare le risorse finanziarie.
• Migliora il controllo dei costi: il budget aziendale identifica le aree in cui è possibile ridurre i costi od ottimizzare le risorse.
• Riduce i rischi: il budget permette di individuare potenziali problemi e di adottare misure correttive in anticipo, riducendo così l’impatto di eventuali imprevisti sulle finanze aziendali.
• Promuove una cultura di responsabilità: coinvolgere i dipendenti nel processo di budgeting, aiuta a promuove una cultura di responsabilità e coinvolgimento. Questo porta a un maggior senso di appartenenza e impegno nel perseguire gli obiettivi dell’azienda.

È importante notare che, a differenza del bilancio aziendale ordinario o semplificato per le microimprese, che riflette la situazione finanziaria di un’azienda in un dato momento, il budget aziendale è un piano finanziario previsionale, che serve a tracciare una direzione chiara sui futuri investimenti, costi e ricavi dell’azienda. 

Come creare un budget aziendale efficace 

Partiamo dal presupposto che la creazione di un budget aziendale è un processo mediamente complesso, che coinvolge diverse figure esperte quali:

• CFO (Chief Financial Officer)
• Direttori di reparto
• Manager 
• Supervisori

Per raggiungere l’obiettivo, sono essenziali competenze nell’ambito della finanza, del controllo di gestione, del problem solving e del decision making, oltre a competenze di analisi e previsione.

Assodate queste competenze, il processo di creazione di un budget aziendale può essere diviso in quattro fasi:

Fase 1: Definizione degli obiettivi

In questa fase si procede analizzando il mercato e la concorrenza, stabilendo gli obiettivi strategici e finanziari che l’azienda vuole raggiungere nel periodo di riferimento. 

Successivamente, si attribuisce una diversa priorità a ogni obiettivo per avere un quadro su quelli più importanti.

Fase 2: Raccolta dati e analisi

La seconda fase è dedicata all’analisi dei dati finanziari passati. Questo processo è essenziale per avere un’idea delle entrate e delle uscite. 

Successivamente, si passa all’analisi dei costi, dividendoli in fissi e variabili, focalizzandosi nell’individuare eventuali inefficienze. 

Infine, si prevedono le entrate future, considerando fattori interni come il volume delle vendite e fattori esterni come le condizioni economiche e la concorrenza.

Fase 3: Allocazione del budget

Dopo aver definito gli obiettivi e raccolto i dati, si procede all’allocazione corretta delle risorse, considerando voci quali costi di produzione, costi del personale, marketing e investimenti. 

È importante individuare anche le voci che garantiscono entrate per sostenere l’allocazione del budget previsto. 

Quando questa fase è realizzata al meglio, permette di avere un pieno controllo di tutti i flussi di cassa dell’azienda.

Fase 4: Monitoraggio dei risultati

La quarta e ultima fase consiste nel confrontare l’andamento dell’azienda con quanto previsto nel budget aziendale. 

L’obiettivo è identificare eventuali scostamenti e indagare sulle cause che hanno portato a una previsione errata di costi, entrate o altri fattori.

Strumenti e best practice per la gestione del budget aziendale 

Per gestire il budget aziendale in modo efficace, è necessario non solo possedere competenze specifiche, ma anche utilizzare tecnologie e seguire le migliori pratiche. Ecco alcuni suggerimenti utili:

Raccogli tutti i dati 

È fondamentale che l’azienda abbia a disposizione strumenti per raccogliere tutti i dati generati. È importante estrarre informazioni dallo stato patrimoniale, conto economico e rendiconto finanziario per avere una visione completa della situazione finanziaria dell’azienda. 

Analizzare i dati di vendita, produzione, marketing, amministrazione e altri costi per identificare trend. Monitorare i dati relativi a investimenti passati e futuri per valutare il loro impatto sul budget.

Dai importanza ai dati storici

I dati e i risultati raggiunti in passato sono fondamentali per stimare correttamente l’andamento dell’azienda nel futuro. 

Forniscono una base solida su cui costruire le previsioni future e aiutano a identificare trend, stagionalità e fattori che hanno influenzato le performance passate. 

Tra i dati rilevanti a cui ti consigliamo di dare uno sguardo ci sono: 

• Ricavi e costi
• Bilancio aziendale (stato patrimoniale, conto economico, rendiconto finanziario)
• Investimenti
• Flussi di cassa
• Capacità produttiva
• Condizioni economiche
• Cambi di Regolamenti e normative

Individua driver critici e KPI

È importante individuare quali fattori contribuiscono maggiormente alla crescita della tua azienda. 

Driver critici che hanno un forte impatto sulle performance aziendali sono, ad esempio, le tecnologie utilizzate, la capacità produttiva delle aziende, la performance dei dipendenti. 

È importante che tutti questi e altri driver siano misurati al meglio, avvalendosi dei cosiddetti KPI (Key Performance Indicators): indicatori di performance utilizzati per misurare il raggiungimento degli obiettivi aziendali.

Utilizza gli strumenti giusti

Dotati di una serie di strumenti che ti aiuteranno durante il processo di analisi, raccolta e allocazione del budget. 

Tra gli strumenti puoi pensare di utilizzare i classici fogli di calcolo come Microsoft Excel o Google Sheets, che sono facilmente accessibili e convenienti, offrono flessibilità per personalizzare il budget e sono adatti per budget semplici e di piccole dimensioni. 

Tuttavia, per aziende di grandi dimensioni, diventa fondamentale affidarsi a software avanzati come software di budgeting, software ERP e software HR, come Factorial, ideali per la gestione delle risorse umane e la pianificazione finanziaria.

La funzionalità Note Spese di Factorial, in particolare, può essere la soluzione perfetta per la gestione delle note spese aziendali. 

Con un unico strumento, puoi facilmente controllare e amministrare le spese del personale, ridurre il tempo di gestione delle finanze, migliorare la gestione finanziaria della tua azienda e automatizzare e digitalizzare numerosi altri processi HR.

Inoltre, Factorial è molto di più di uno strumento per la gestione del budget del personale. Puoi utilizzarlo per automatizzare e digitalizzare tantissimi altri processi HR, trasformando lunghe attività manuali in efficienti processi. 

Utilizzalo anche per automatizzare le richieste di ferie e dei permessi, timbrare digitalmente il cartellino, monitorare le performance, stabilire e raggiungere KPI aziendali e tanto altro ancora.

👉 Chiedi una demo gratuita e scopri tutte le funzionalità e i vantaggi che un software come Factorial può portare alla tua azienda.  

Esempio di budget aziendale

Chiudiamo questo approfondimento con un esempio semplificato di budget aziendale. Abbiamo elaborato un modello suddiviso in quattro fasi, le stesse menzionate nel paragrafo precedente. 

Supponiamo quindi che un’azienda con un fatturato di 1 milione di euro desideri ottimizzare l’allocazione delle risorse. Ecco come potrebbe procedere: 

Fase 1: Definizione degli obiettivi

• Aumentare il fatturato del 10% rispetto all’anno precedente, portandolo da €1.000.000 a €1.100.000.
• Raggiungere un utile netto del 5% del fatturato, equivalente a €55.000.
• Migliorare l’efficienza dei processi produttivi per ridurre i costi operativi.

Fase 2: Raccolta dei dati 

Dall’analisi dei dati dell’anno precedente si ricava un fatturato: €1.000.000 con: 

• Utile netto: €50.000
• Costi fissi: €200.000
• Costi variabili: 60% del fatturato (€600.000)

Fase Tre: Allocazione del budget

Basandosi sull’analisi dei dati, gli analisti concludono che con una riduzione del 5% dei costi variabili si generare un aumento del 10% del fatturato. Si decide quindi di investire in:

• Miglioramento dei processi produttivi: €30.000
• Campagna di marketing: €20.000

Fase Quattro: Monitoraggio dei risultati

Al termine dell’anno l’azienda genera un fatturato pari a €1.200.000, superando le aspettative nonostante un investimento di €50.000. 

Il compito è ora continuare a monitorare i risultati e porsi nuovi obiettivi, che potrebbero essere, migliorare l’utile netto, ridurre i costi fissi o agire nuovamente sui costi variabili. 

Concludendo, anche se questo esempio è semplificato, abbiamo voluto mettere in luce l’importanza di suddividere il processo di budget aziendale in fasi ben definite. 

Definire chiaramente gli obiettivi, raccogliere accuratamente i dati e allocare le risorse in modo appropriato sono passaggi fondamentali per migliorare costantemente nel tempo la gestione delle risorse all’interno delle organizzazioni.