Quali sono i migliori software per l’archiviazione dei documenti? Quali funzionalità devono avere e come possono aiutarti a ridurre l’uso della carta in azienda?
Scrivanie piene di documenti, faldoni e cartelle, archivi sempre più grandi e polverosi. Cercare un qualsiasi documento cartaceo è diventata una vera impresa. Probabilmente hai già visto più volte i lavoratori perdere minuti preziosi in archivio, probabilmente tu stesso hai difficoltà a trovare subito i documenti di cui hai bisogno.
A questo si aggiunge il consumo di carta e inchiostro. Ogni mese sostieni costi non indifferenti acquistando risme di carta, cartucce per le stampanti, cartelline e altri articoli di cancelleria. Forse è arrivato il momento di digitalizzare il processo.
Come scoprirai leggendo questo approfondimento, scegliendo il giusto software per l’archiviazione dei documenti puoi da subito ridurre i costi e migliorare la produttività in azienda.
Sommario
Cos’è l'archiviazione e la gestione dei documenti?
Rifacendoci a quanto spiegato dall’AGID, la gestione documentale consiste nell’insieme dei procedimenti messi in atto per generare, gestire, condividere, organizzare e archiviare i documenti. Riguarda tre macroaree principali, che sono nello specifico:
- La creazione dei documenti: ovvero la loro generazione
- La condivisione dei documenti: il loro invio ai soggetti interessati
- L’archiviazione dei documenti: la conservazione fisica o digitale degli stessi
In parole povere, stiamo parlando di tutto quell’insieme di accorgimenti e di azioni che una persona deputata all’utilizzo dei documenti deve compiere per un’amministrazione snella e legale degli stessi.
Una gestione documentale rapida ed efficiente può permettere alle aziende di ridurre i costi e velocizzare i propri processi di business, evitando colli di bottiglia e imprecisioni che potrebbero portare a inutili rallentamenti o problematiche.
Come mantenere una corretta archiviazione dei documenti aziendali online
L’archiviazione digitale dei documenti in un’azienda è importantissima per mantenere traccia dei propri processi gestionali e degli accordi intercorsi tra soggetti interni ed esterni all’azienda. L’archivio aziendale rappresenta la fonte primaria da cui attingere quando si è alla ricerca di un file. Scopriamo insieme come archiviare correttamente i documenti e perché è importante.
Vantaggi dell’archiviazione dei documenti online
L’archiviazione documentale online permette di conservare i file importanti per un’azienda rendendoli allo stesso tempo recuperabili in caso di necessità. I principali vantaggi sono:
- Accesso rapido ai documenti via Internet da parte di personale responsabili
- Aggiornamento facilitato di tutta la documentazione corrente
- Riduzione dei costi di stampa e distribuzione dei documenti
- Riduzione dei costi di archiviazione cartacea fisica
- Aumento della sicurezza tramite accesso autorizzato
Va da sé che archiviare online in modo corretto i propri documenti può portare innumerevoli vantaggi per le risorse umane nel breve e lungo periodo, sia in termini di tempistiche che di costi. Inoltre, l’utilizzo di un software per la firma digitale è un vantaggio strategico nel processo di ottimizzazione della gestione e archiviazione dei documenti, sia in termini di tempo risparmiato che di risorse.
Come archiviare i documenti aziendali online in modo semplice
Ora che abbiamo visto più da vicino i vantaggi conservazione online dei documenti, è ora di passare alla pratica. Come si archiviano i documenti digitali?
Innanzitutto, prima ancora di passare alla fase di archiviazione, è necessario iniziare con una corretta gestione documentale. Questo include il modo in cui creiamo e determiniamo la tipologia di documento, soprattutto riguardo a:
- Riferimento temporale del documento: principalmente anno e mese di riferimento
- Tipo di documento: contratto di lavoro, busta paga, documenti d’identità ecc.
- Numerazione o catalogazione progressiva: fatta con numeri o lettere
- Creazione di un database: un contenitore organizzato che faciliti la reperibilità dei documenti
Soprattutto riguardo all’ultimo punto, è importantissimo poter fare affidamento su un sistema che funga da banca dati. Catalogare e organizzare i vari file in modo corretto è infatti fondamentale, ma diventa inutile senza una repository documentale che ti permetta di individuarli, scaricarli e modificarli velocemente. Ecco allora che entra in gioco l’importanza di affidarsi a un software di gestione documentale. La firma digitale dei documenti rappresenta il naturale passo successivo alla creazione di un archivio documentale online.
Che cos'è un software di archiviazione documenti
Un software per l’archiviazione dei documenti è la soluzione da adottare se desideri passare a una politica paperless in azienda, eliminando, o riducendo, il consumo della carta. Questi software ti permettono di gestire tutte le documentazioni in digitale.
Ciò vuol dire che, dopo aver convertito i documenti cartacei con uno scanner o un software OCR (Optical Character Recognition Software), puoi finalmente gestirli dal PC o dallo smartphone.
Passare a una gestione digitale della documentazione è importantissimo. Ti permette di trovare rapidamente i documenti semplicemente aprendo la cartella in cui hai deciso di conservarli. Inoltre puoi condividerli e firmarli digitalmente, senza più stamparli.
Chiaramente non tutti i software di archiviazione dei documenti sono uguali. Alcuni sono molto efficienti e pensati per farti beneficiare appieno dei vantaggi portati dalla digitalizzazione dei processi.
Altri potrebbero risultare meno efficienti e difficili da utilizzare. È per questo che dovresti scegliere con cura l’applicativo, valutando tutte le funzionalità e le caratteristiche.
Quali sono i vantaggi di un software di archiviazione documenti
I vantaggi derivanti dall’utilizzo di un document archiving software sono molteplici: non perdi più ore nel cercare i documenti, decidi tu chi ha accesso alle documentazioni, riduci l’uso della carta, migliori la produttività in azienda, ma andiamo con ordine:
- Non hai più bisogno di un grande archivio: digitalizzare e gestire i documenti in digitale ti permette di fare spazio in archivio. Finalmente non dovrai più perdere ore in un luogo notoriamente angusto e polveroso.
- Sicurezza: è difficile gestire gli accessi in archivio. I documenti potrebbero finire nelle mani sbagliate, per non parlare degli enormi problemi che potresti trovarti ad affrontare in caso di allagamento o incendio.
- Rispetto delle norme: custodire i documenti in digitale è assolutamente legale. L’importante è assicurarsi che i documenti siano integri, leggibili, autentici e reperibili, così come stabilito dal CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale).
- Recupero facile e immediato: ogni documento in digitale puoi facilmente recuperarlo. È sufficiente cercare il file per nome, per tipologia o per data di caricamento. Rispetto alla gestione documentale cartacea il risparmio di tempo è considerevole.
- Migliore collaborazione: la possibilità di condividere e firmare i documenti in digitale permette a te e le risorse umane di scambiarsi i documenti con rapidità e semplicità. Anche in questo caso, il risparmio di tempo è notevole e si traduce in un aumento della produttività.
Software di archiviazione documenti cartacei: come passare al digitale
Siamo consapevoli che può spaventare la sola idea di digitalizzare un intero archivio e passare a una gestione dei documenti in digitale. Tuttavia, come abbiamo visto, i vantaggi sono notevoli. Ma come rendere il passaggio il meno traumatico e il più rapido possibile?
Informa le risorse umane
Informa i lavoratori riguardo la novità in azienda. Dai loro il tempo di abituarsi, spiega come funzionano i nuovi software invitali a non utilizzare più le stampanti. Iniziare a utilizzare un software per l’archiviazione e la gestione dei documenti in digitale sicuramente porta una grande novità in azienda.
Alcuni lavoratori potrebbero avere difficoltà e non comprendere il perché della tua scelta. Spiega loro tutti i vantaggi e assicurati che comprendono l’importanza di ridurre gli sprechi in azienda.
Decidi chi si deve occupare dell’archivio cartaceo
Il lavoro più duro da fare consiste nel convertire i documenti dal cartaceo al digitale. L’operazione potrebbe richiedere alcune settimane.
È necessario dotarsi di uno scanner o di un software OCR. Decidi chi deve occuparsene e assicurati che sappia utilizzare gli strumenti.
Scegli con cura il software
Scegli i nuovi applicativi con cura e assicurati che abbiano tutte le funzionalità di cui hai bisogno. Il software scelto dovrebbe permetterti di archiviare con facilità i documenti, di condividerli e di firmarli digitalmente.
Inoltre, la possibilità di definire vari livelli di accessi e la possibilità di archiviare i file in un cloud protetto, rappresentano due funzionalità utili, distintive dei migliori software per l’archiviazione dei documenti in digitale.
Che cos'è un software di archiviazione documenti in cloud
Prima di acquistare un software di archiviazione dei documenti dovresti chiederti dove il programma scelto salva i file che hai deciso di caricare. A seconda dell’applicativo scelto i file vengono salvati o sull’hard disk del PC aziendale oppure in cloud.
Mentre nel primo caso i documenti risultano salvati solo in locale, nel secondo caso, i documenti possono essere custoditi sia in locale sia in un cloud protetto, accessibile da chi ha le chiavi d’accesso (nome utente e password).
Il software che mette anche a disposizione un cloud protetto e criptato ti permette di accedere a tutti i documenti da qualsiasi luogo e da qualsiasi dispositivo semplicemente inserendo le credenziali.
Inoltre, la funzionalità assicura maggiore sicurezza ai documenti. Considera infatti che salvare i dati solo in locale, espone al rischio di perderli in caso di guasto dell’hard disk.
In definitiva, ti consigliamo di optare per software che ti permettono di archiviare anche in cloud i documenti. Sia per gestire in maniera più flessibile i file sia per ridurre il rischio di perderli.
Gestione e HR e archiviazione documenti
Quando si pensa al dipartimento in azienda che più produce e consuma carta, il primo che viene in mente è quello HR. È in questo dipartimento che ogni giorno c’è necessità di condividere e scambiarsi informazioni. Pensa solo al quantitativo di carta consumata per:
- Buste paga
- Contratti di lavoro
- Note spese
- Piani ferie
- Richieste di ferie e permessi
- Valutazioni delle performance
La buona notizia è che utilizzare un software per l’archiviazione dei documenti significa anche digitalizzare tutti i documenti prodotti e condivisi dal dipartimento HR. Gli addetti possono così inviare comunicazione, approvare richieste, elaborare report HR, stabilire piani ferie completamente in digitale.
Tutto questo si traduce in una comunicazione più immediata e in un considerevole risparmio di carta. In più, se decidi di archiviare i documenti in un cloud, offri anche ai dipendenti, la possibilità di accedere a tutte le informazioni di cui hanno bisogno in qualsiasi momento, ovunque si trovino, semplicemente utilizzando lo smartphone.
Software per la gestione documentale: tutti i vantaggi
Se hai letto fino a questo punto, quasi certamente non avrai più dubbi sul perché archiviare digitalmente i documenti sia importante. Il pezzo che manca nel puzzle quindi, è solo la scelta di come farlo al meglio.
Il miglior modo per gestire, conservare e archiviare i documenti della tua azienda è affidarsi ad un software di gestione documentale.
Un software per la gestione documentale è un sistema che permette di creare gestire, condividere e archiviare i tuoi documenti in maniera automatizzata. Utilizzare un sistema di gestione documentale online ti permetterà di migliorare l’amministrazione dei tuoi file portando numerosi vantaggi:
- Semplicità: un programma per l’archiviazione dei documenti non richiede alcuna conoscenza tecnica
- Velocità: utilizzando un sistema digitalizzato la gestione dei documenti sarà molto più veloce
- Efficienza: riducendo ritardi, sprechi e smarrimenti l’intero processo amministrativo diventerà più snello ed efficiente
Utilizzando un software per l’archiviazione dei documenti avrai a disposizione il database di cui avevi bisogno. Il che non solo ti permetterà di avere un accedere ad un rapido sistema di conservazione dei tuoi file, ma ti darà anche la possibilità di migliorare il tuo workflow documentale, organizzandoli come meglio preferisci per renderli più ordinati e facili da trovare.
Factorial, il software HR di archiviazione documenti
Come abbiamo visto c’è una grande differenza tra i software che permettono solo di archiviare i documenti in digitale e i software all in one pensati anche per snellire e automatizzare tutta una serie di processi in ambito HR.
Il nostro consiglio è di optare per un software completo che possa sì permetterti di passare a una gestione documentale in digitale ma che includa anche tutta una serie di funzionalità rese accessibili dalla novità introdotta. Pertanto, un software HR per l’archiviazione dei documenti dovrebbe:
- Assicurarti una gestione in digitale di tutti i documenti
- Essere conforme alla legge
- Permetterti di firmare digitalmente i documenti
- Facilitare e automatizzare i più comuni processi in ambito HR
- Garantirti un risparmio di tempo e di costi
Quanto appena detto vuol dire optare per un software che possa davvero permetterti di sfruttare appieno il progresso e le nuove tecnologie.
I primi tempi dovrai accettare il fatto che alcuni lavoratori potrebbero avere difficoltà nell’accettare il cambiamento, ma con il tempo ti assicuriamo che tutti inizieranno a utilizzare i nuovi sistemi nel modo giusto.
Prova gratis Factorial per archiviare i documenti
Probabilmente ti stai chiedendo quale software scegliere per passare a una gestione dei documenti in digitale.
Ne esistono diversi, ma Factorial è uno dei pochi che include funzionalità avanzate pensate per farti sfruttare appieno i vantaggi derivanti dall’archiviazione digitale dei documenti. Puoi verificare tu stesso tutte le funzionalità del software provandolo gratis.
Nell’ambito della gestione documentale, Factorial ti permette di archiviare in un cloud protetto e di gestire tutti i documenti aziendali in digitale. Puoi quindi archiviare:
- Buste paga
- Contratti
- Documenti d’identità
- Moduli
- E tutto ciò che desideri
Factorial è semplice da utilizzare. Da un’unica schermata crei cartelle personalizzate, notifichi i dipendenti sui nuovi documenti caricati, carichi i documenti in blocco. Inoltre, il software include la funzionalità della firma digitale. Puoi così firmare con un click decine di fogli senza più doverli stampare e scansionare.
Factorial è un software HR all in one, pensato per renderti semplice la gestione di tutte le attività HR. Oltre alla possibilità di archiviare i documenti, puoi automatizzare e digitalizzare tante altre operazioni. Ad esempio, scopri com’è facile digitalizzare la gestione di:
E non è tutto, il software ti permette anche di: realizzare valutazioni delle performance dei dipendenti basate su dati qualitativi, d’inviare feedback a 360° gradi, di generare report analitici che ti aiuteranno a prendere decisioni cruciali per il tuo business.
Software di archiviazione documenti: le conclusioni
In questo articolo ci siamo focalizzati sull’importanza di utilizzare un software per l’archiviazione dei documenti in digitale. Abbiamo visto quale software scegliere e perché è importante optare per un applicativo all in one.
In conclusione, hai oggi un’opportunità unica per sfruttare appieno il progresso tecnologico. Esistono software come Factorial che offrono soluzioni innovative e semplici da implementare che permettono alla tua azienda di fare un importante passo verso la digitalizzazione e l’automazione di tutti i principali processi.
✅ Prova Factorial gratuitamente, il software per l’archiviazione dei documenti in digitale.
