Come migliorare la gestione documentale in azienda? Quali sono le sfide da affrontare e perché è importante disporre di un sistema efficace di archiviazione e recupero dei documenti?
Probabilmente ti sarà capitato più volte di perdere ore di tempo nel cercare i documenti di cui hai bisogno: buste paga, ricevute, estratti conto bancari, sfogliando tra centinaia di documenti cartacei, aprendo raccoglitori e scatoloni.
È un’esperienza francamente estenuante, soprattutto se nel tempo non hai messo a punto un efficiente metodo per archiviare i documenti.
In questa guida alla gestione documentale in azienda, scopriremo come una gestione efficiente dei documenti possa portare a vantaggi concreti per la tua organizzazione.
Non solo, infatti, migliora l’efficienza dei flussi di lavoro ma migliora anche la sicurezza in azienda, evitando, ad esempio, che preziosi documenti possano perdersi o essere accessibili a persone non autorizzate.
- Definizione di gestione documentale
- Importanza della gestione documentale per le aziende
- Le fasi di una buona gestione documentale in azienda
- I vantaggi di una gestione documentale efficace
- Elementi chiave per una gestione documentale di successo
Cosa si intende per gestione documentale
Per gestione documentale ci riferiamo al sistema utilizzato in azienda per creare, archiviare e recuperare i documenti.
Un sistema documentale efficiente, nella pratica, semplifica e ottimizza le operazioni di archiviazione e recupero di tutti i documenti aziendali, senza alcun rischio che questi vengano smarriti.
La gestione documentale in azienda può avvenire fondamentalmente in due modi. Il primo consiste nell’optare per una gestione cartacea di tutti i documenti, siano questi nativi in digitale o in formato cartaceo. I documenti vengono poi archiviati in appositi raccoglitori, divisi per tipologie, date, clienti e così via.
In alternativa, si può optare per la gestione documentale elettronica, nota in inglese come Electronic Document Management (EDM). In questo caso, l’obiettivo è avere una copia di qualsiasi documento in formato digitale e conservarli in appositi e sicuri archivi cloud based o nei server aziendali.
La gestione documentale elettronica, come è intuibile, è da preferirsi: i documenti digitali sono più accessibili dei documenti cartacei non solo perché possono essere consultati da qualsiasi luogo, ma anche perché la ricerca di essi è estremamente semplice.
Basta inserire una parola chiave che riconduce al documento e in pochi click averlo disponibile, quindi, a seconda dei casi, consultarlo, condividerlo o stamparlo.
Importanza della gestione documentale per le aziende
La gestione dei documenti in azienda ha un’importanza rilevante, indipendentemente dalle dimensioni dell’organizzazione.
Documenti perfettamente conservati, facili da trovare e da consultare, hanno un impatto positivo su diversi aspetti:
- L’efficienza dell’azienda: in particolare, quando si passa a una gestione digitale dei documenti, il semplice fatto di non dover più fare continuo ricorso a stampe e catalogazione manuale permette a tutti i lavoratori coinvolti di risparmiare prezioso tempo, che possono utilizzare per concentrarsi su attività più rilevanti per l’azienda.
- Il rispetto delle norme: le norme e le linee guida sulla conservazione dei documenti sono molteplici. A partire dal codice civile, articolo 2220, relativo ai documenti contabili, fino alla gestione dei documenti informatici su cui esiste una guida completa pubblicata dall’AGID. Una perfetta gestione documentale minimizza il rischio di incorrere in errori e sanzioni.
- La sicurezza: ogni organizzazione ha necessità di proteggere documenti con dati sensibili e riservati, assicurandosi di rispettare quanto stabilito dalla General Data Protection Regulation (GDPR). Un’efficiente gestione documentale facilita il compito evitando che i dati possano finire in mani sbagliate o non autorizzate.
In linea generale, è importante tenere presente che una gestione documentale efficace, oltre a consentire un accesso rapido ed efficiente alle informazioni, è necessaria anche per rispettare le diverse norme e regolamentazioni in materia di conservazione e gestione dei documenti, che sono rigide e mirate a garantire il rispetto della privacy.
Infine, poiché molti documenti vengono scambiati tra lavoratori e tra dipartimenti, una gestione documentale ottimale è essenziale per una condivisione rapida e sicura delle informazioni senza rallentamenti né violazioni.
Le fasi di una buona gestione documentale in azienda
Ma quali sono le sfide da affrontare nell’ambito della gestione documentale? Ce ne sono diverse, ma è indubbio che la maggior parte delle organizzazioni è ancora in una fase di transizione dalla gestione documentale tradizionale, basata su documenti cartacei, a una gestione completamente digitale.
Si tratta di un passo importante che necessita di una pianificazione attenta se si vuole beneficiare di una transizione fluida e senza intoppi.
Quella appena riportata è una questione madre, tuttavia le sfide e le difficoltà che molte organizzazioni stanno affrontando sono anche altre:
-
Creare un processo efficiente
Abbiamo visto che è possibile gestire i documenti in formato cartaceo, così come abbiamo evidenziato come avvalersi di strumenti informatici possa essere un’altra strada percorribile e sicuramente vantaggiosa.
Tuttavia, indipendentemente dal sistema scelto, l’esigenza rimane la stessa: creare un processo efficiente. Per processo efficiente intendiamo definire un piano che permetta una perfetta gestione dei documenti durante l’intero ciclo di vita.
Questo vuol dire che sin dalla creazione dei documenti, e passando per la condivisione, l’eventuale firma, l’archiviazione, la ricerca e la conservazione, la distruzione, tutto deve essere perfettamente pianificato e funzionare senza alcun intoppo.
-
Classificare i documenti nel modo corretto
Collegato al punto precedente, un’altra sfida da affrontare e superare è quella di trovare un modo per classificare e organizzare i documenti nel modo migliore possibile.
Le strade da percorrere sono molteplici. Dalla classificazione dei documenti per data di creazione, modifica o scadenza, alla classificazione per clienti o per specifici progetti.
È possibile anche organizzarli per dipartimento, raccogliendo quindi i relativi documenti sotto specifiche categorie, siano questi amministrazione, finanza, risorse umane e così via.
Il sistema scelto, come intuibile, deve essere congeniale alle esigenze aziendali. Allo stesso tempo, è importante che sia strutturato in maniera semplice e intuitiva, evitando che i lavoratori impieghino ore nel cercare il documento di cui hanno bisogno.
-
Rispettare le norme e la sicurezza
Abbiamo già discusso di questo argomento, tuttavia, meriterebbe un ulteriore approfondimento.
Le normative che regolano la gestione documentale in azienda sono molteplici. Oltre a quanto contenuto nel codice civile e a quanto stabilito dal GDPR e dall’AGID (relativamente ai documenti informatici), è consigliabile conoscere anche le disposizioni legislative in materia di documentazione amministrativa.
In questo contesto, evidenziamo anche che la gestione documentale rientra tra i requisiti della norma ISO 9001:2015 per i sistemi di gestione della qualità.
Ciò conferma ulteriormente quanto sia fondamentale per ogni attività un efficiente sistema di gestione documentale che assicuri sicurezza, organizzazione e, in generale, un’efficienza aziendale ottimale.
-
Gestire i maggiori volumi di dati
Un’altra sfida che molte organizzazioni stanno affrontando riguarda la crescente mole di dati da gestire.
Questi dati, che spesso si traducono in documenti, possono oggi provenire da varie fonti, dalle analisi fino alle semplici email. Oggi chiunque deve gestire tantissime informazioni. Da quelle che possono essere, ad esempio, ricavate dalle campagne di marketing fino a quelle da preparare per ottenere un nuovo round di investimenti.
In altre parole, i documenti possono trarre origine da molteplici fonti, e gestirli, organizzarli e classificarli di conseguenza risulta un’impresa più ardua rispetto al passato.
Le soluzioni certamente non mancano: l’implementazione di software specifici per la gestione documentale, ad esempio, permette di migliorare la capacità di gestione dei documenti.
Tuttavia, man mano che vengono implementate nuove tecnologie, è anche necessario assicurarsi di formare adeguatamente tutto il personale, il quale dovrebbe conoscere tutte le procedure previste in azienda per gestire, archiviare e condividere i dati in modo sicuro e conforme alle normative.
-
Favorire la condivisione e la collaborazione
Infine, un altro ostacolo da superare è trovare un sistema di gestione dei documenti che, oltre ad avere tutte le caratteristiche finora descritte, permetta anche una facile e sicura condivisione delle informazioni tra tutti i lavoratori.
Altrimenti, il rischio concreto è che la documentazione si disperda tra diverse piattaforme e sistemi, rendendo complesse le operazioni di recupero e il lavoro collaborativo sui documenti.
Per evitare il rischio di perdere informazioni cruciali, la tendenza odierna è affidarsi a piattaforme all-in-one per una gestione integrata dei documenti.
Da qui deriva la buona prassi di centralizzare tutti i documenti, evitando che si disperdano tra molteplici strumenti come email, drive, WhatsApp e così via.
Creare uno spazio di lavoro condiviso è, in altre parole, oggi essenziale affinché tutti possano avere un accesso rapido e semplice ai documenti.
I vantaggi di una gestione documentale efficace
I vantaggi derivanti da una gestione documentale efficace vanno ben oltre il rispetto delle norme e dei regolamenti.
Come abbiamo visto, si traducono anche in maggiore sicurezza e in una più semplice collaborazione tra i lavoratori. A questi vantaggi se ne aggiungono altri ugualmente importanti:
Automatizzare i processi
Un’efficace gestione dei documenti si raggiunge quando molti processi manuali vengono automatizzati.
Avanzati software oggi permettono, ad esempio, di caricare su una singola piattaforma i documenti in blocco, creare cartelle personalizzate per ogni tipo di documento, inviare notifiche e firmare digitalmente senza la necessità di stamparli.
Questi e altri processi riducono notevolmente le operazioni, ottimizzando la gestione del tempo in azienda.
Migliorare la collaborazione e la comunicazione
Una gestione documentale efficace facilita la condivisione e la collaborazione tra dipartimenti e team.
Tutti coloro che hanno bisogno di accedere a un documento possono farlo rapidamente, modificarlo e archiviarlo.
Implementare sistemi che facilitino la collaborazione e la comunicazione tra i team migliora enormemente l’efficienza dell’intera organizzazione.
Ridurre l’impatto ambientale
Optare per una gestione documentale digitale ha anche risvolti positivi per l’ambiente.
Si riduce l’uso della carta e dell’inchiostro, si elimina la necessità di stampare più copie di uno specifico documento.
Inoltre, adottare una politica paperless contribuisce anche a costruire una reputazione aziendale positiva, sicuramente apprezzata dai lavoratori stessi e dalla clientela.
Gestire tutto da un unico applicativo
Gestire i documenti in digitale consente di avere tutti i documenti accuratamente conservati in un unico posto.
Ad esempio, con un software HR come Factorial, è possibile ottimizzare la gestione di tutti i documenti (buste paga, contratti di lavoro, ferie, documenti d’identità…), creare cartelle personalizzate, condividerli e organizzarli per categoria, nonché firmarli o richiedere la firma digitale.
Grazie a strumenti come Factorial, la gestione dei documenti aziendali diventa semplice.
Utilizzando questo software, è anche possibile assegnare revisori per ogni tipo di documento, creare report personalizzati sui dati dei documenti, accedere a tutte le cartelle e ai documenti dai dispositivi mobili, caricare, scaricare, modificare, condividere ed eliminare i file desiderati e visualizzare immagini e leggere documenti in formato PDF, e molto altro.
👉 Chiedi una demo gratuita e scopri tutte le funzionalità e i vantaggi che un software come Factorial può portare alla tua azienda.
Elementi chiave per una gestione documentale di successo
Chiudiamo l’approfondimento dedicato ai sistemi di gestione documentale concentrandoci ulteriori su alcuni punti ed elementi chiave assolutamente da conoscere che siamo sicuri ti aiuteranno a migliorare ulteriormente il modo in cui gestisci i documenti in azienda
Software di gestione documentale
I software di gestione documentale rappresentano strumenti essenziali per qualsiasi azienda desiderosa di ottimizzare la gestione e l’archiviazione dei documenti, sia cartacei che digitali. È di cruciale importanza selezionare attentamente l’applicativo, assicurandosi che sia intuitivo nell’uso, che rispetti le normative sulla sicurezza e sulla privacy dei dati e che consenta una rapida condivisione di tutti i documenti con le persone necessarie. La scelta del software adeguato è fondamentale per garantirsi un effettivo risparmio di tempo e risorse.
Archiviare i documenti su PC
Archiviare tutti i documenti su un PC o su un cloud esterno è un’operazione complessa ma estremamente vantaggiosa.
Ti permette di avere sempre a disposizione tutti i documenti, di condividerli rapidamente con altre persone e di liberarsi dagli archivi cartacei spesso disordinati e polverosi. Avere i documenti disponibili in formato digitale porta solo vantaggi sia ai lavoratori che all’organizzazione.
Digitalizzare i documenti cartacei
Digitalizzare i documenti cartacei potrebbe sembrare un compito arduo, ma con i giusti accorgimenti e grazie alle tecnologie disponibili oggi, il processo di conversione dei documenti fisici in file elettronici, è alla portata di tutti e notevolmente più veloce rispetto al passato.
Una volta completato il lavoro, si possono godere dei numerosi vantaggi, tra cui la riduzione del rischio di perdita di documenti importanti e una migliore e più semplice archiviazione, ricerca e condivisione dei documenti.
Diventare un’azienda paperless
Un’azienda che decide di adottare una politica di paperless document si impegna a limitare al minimo, se non addirittura eliminare, l’utilizzo della carta in ufficio.
Per raggiungere questo obiettivo, è necessario investire nel processo di digitalizzazione dei documenti cartacei e utilizzare software appositamente progettati per creare, condividere e gestire tutti i documenti in formato digitale.
L’eliminazione della carta in azienda porta numerosi vantaggi, tra cui la riduzione dei costi e la facilitazione della collaborazione tra team, che possono lavorare in modo più semplice e produttivo.
Firma elettronica e firma digitale
Tra firma elettronica e firma digitale ci sono sostanziali differenze. Di base, la firma elettronica consente di esprimere elettronicamente il proprio assenso a un documento o a un insieme di dati, mentre la firma digitale utilizza la crittografia per garantire l’autenticità e l’integrità del documento.
La scelta tra firma digitale e firma elettronica dipende in gran parte dal contesto e dal livello di sicurezza richiesto.
