Anche tu utilizzi il foglio presenze mensile di Excel per tenere traccia delle presenze?
La rilevazione delle presenze dei dipendenti è un argomento molto serio e delicato, soprattutto perché dalle ore lavorate dai lavoratori dipende anche la creazione della busta paga.
Sono molte le aziende che, ancora oggi, utilizzano il famoso foglio di Excel per conteggiare le ore lavorate dai dipendenti. Il foglio presenze mensile Excel non è altro che un documento generalmente condiviso con il manager delle risorse umane che permettere di tenere tracciate le ore lavorate.
Al giorno d’oggi esistono molte soluzioni per la rilevazione delle presenze dei dipendenti. In questo articolo capiremo meglio come si effettua il controllo delle presenze con i fogli Excel, quali sono le sue criticità e le possibili soluzioni sostitutive a queste metodologia.
- Come funziona il foglio presenze mensile Excel
- Convincere i dipendenti a compilare il foglio presenze mensile Excel
- Problemi nell’utilizzo di Excel per la rilevazione delle presenze
- Altri metodi per rilevare le presenze
- Digitalizza il foglio presenze con Factorial
- Domande frequenti sul foglio presenze mensile in Excel
- Utilizza il foglio presenze di Factorial 🚀
Come funziona il foglio presenze mensile Excel
Tutti conosciamo Excel, e tutti bene o male lo abbiamo utilizzato almeno una volta nella nostra vita. Per alcuni rimane uno strumento indecifrabile, troppo complicato da utilizzare. Per altri invece rappresenta una mano destra quando si tratta di fare calcoli e creare dei veri e propri database.
Infatti, non è raro che nei reparti delle risorse umane venga utilizzato un foglio presenze mensile Excel. Normalmente si tratta di un foglio presenze mensile che i dipendenti compilano di volta in volta e che viene rivisto dal responsabile delle risorse umane prima di mandare tutte le informazioni al proprio contabile affinchè venga elaborata la busta paga.
Oltre agli orari di entrata e uscita questi fogli normalmente presentano quantomeno dei campi in cui inserire le giornate di ferie, assenze, malattie, permessi e così via. Senza dubbio dovranno essere presenti gli elementi anagrafici del dipendente e dell’azienda, oltre all’indicazione del mese a cui la compilazione si riferisce.
Convincere i dipendenti a compilare il foglio presenze mensile Excel
Creare un foglio per le presenze in Excel non è poi così difficile.
Il nostro modello base può essere scaricato e adattato in base alle esigenze specifiche di ciascuna azienda. La parte più difficile probabilmente sta nel convincere i dipendenti a compilare il foglio Excel abitualmente, così da non doverli rincorrere a fine mese per avere tutte le carte in regola.
Per evitare situazioni di questo tipo è essenziale comunicare l’importanza della compilazione, da effettuare possibilmente giorno per giorno. Questo perchè in questo modo il compito richiederà solo pochi secondi al giorno, invece che mezz’ora o più a fine mese, dovendo completare un foglio presenze mensile intero da zero se non si è compilato nulla.
Inoltre, se la timbratura tramite Excel non viene effettuata in maniera costante, la probabilità che l’orario inserito non sia preciso aumenta senza dubbio.
Vediamo quali tecniche possono essere messe in pratica per convincere i dipendenti a compilare il foglio presenze mensile Excel con regolarità:
- Offrire incentivi per la compilazione del foglio presenze mensile Excel
Offrire una piccola ricompensa ai membri del personale affinchè si ricordino costantemente di fare il clock-in e il clock-out può incoraggiare e motivare il tuo team a impegnarsi di più in questo compito. - Suggerire ai dipendenti di impostare un promemoria
A volte basta una notifica o un pop-up che ci ricordi le cose importanti. Potrebbe essere un promemoria sul telefono o anche un elenco sul calendario che apparirà sullo schermo del tuo computer e ti ricorderà quando dovresti segnare la presenza sul foglio di calcolo. - Creare un sistema di aiuto reciproco
Considera la possibilità che i dipendenti formino un gruppo per ricordarsi a vicenda di registrare gli ingressi e le uscite. Ad esempio, puoi consigliare di creare un messaggio automatico in uno strumento di comunicazione interna come Slack. - Enfatizzare i vantaggi di una timbratura dell’orario precisa
Spiegare i vantaggi di una corretta registrazione dell’ingresso e dell’uscita ai dipendenti è importante. Bisogna cercare di lavorare alla creazione di un cultura basata sulla consapevolezza dell’importanza del controllo dell’orario di lavoro.
Problemi nell’utilizzo di Excel per la rilevazione delle presenze
Per quanto a prima vista l’utilizzo di un foglio presenze mensile Excel per la rilevazione delle presenze possa sembrare un metodo sicuro e intuitivo non sempre è così. Anzi.
I problemi che possono sorgere quando si utilizza un foglio di calcolo per monitorare l’orario di lavoro sono diversi. Partendo dal fatto che si tratta di un’applicazione che necessita di licenza, è difficile capire chi può avere accesso e chi no ai fogli presenze. Garantire la privacy dei dipendenti è essenziale, e non rispettare la legge che la tutela può far incorrere le aziende in multe sostanziose.
Inoltre, se si utilizza l’applicazione Excel e non un documento online come Google Sheets, cosa succede se il foglio di calcolo per sbaglio viene cancellato dal computer, o se i dati vengono modificati per sbaglio?
Alcuni anni fa aveva fatto scalpore la notizia lanciata dai media britannici, che avevano rivelato che proprio a causa del programma Excel erano stati persi i dati riguardanti quasi 16mila contagi di Coronavirus. Excel può essere uno strumento utile per creare database di informazioni, ma quando si tratta di dati sensibili ed estremamente importanti può essere sostituito da uno strumento più adeguato ed efficiente.
Altri metodi per rilevare le presenze
Ovviamente Excel è soltanto una delle tante opzioni a disposizione delle aziende per monitorare l’orario dei dipendenti. Esistono molti modi per rendere timbrare ingresso e uscita al lavoro che rendono il processo efficiente.
-
Tenere traccia dei dipendenti da remoto con un sistema di assistenza mobile
Tenere traccia delle ore dei dipendenti quando si lavora fuori dall’ufficio o dalla struttura è difficile senza un sistema di time tracking mobile.
Il satellite di posizionamento globale, comunemente chiamato GPS, funziona sui telefoni cellulari. I datori di lavoro possono confermare le ore dai dati raccolti tramite un telefono aziendale con GPS in modo che i movimenti siano legalmente tracciati.
-
Timbratura tramite cartellino (virtuale)
Qual è la versione più aggiornata e tecnologica del celebre cartellino? Alcuni sistemi di check-in sono costituiti da un codice QR che il lavoratore ha sul suo dispositivo mobile, e questo viene scansionato dagli schermi situati all’ingresso dell’ufficio. In questo modo l’entrata e l’uscita dal lavoro vengono registrate in maniera veloce ed efficace.
Il software HR all-in-one di Factorial per esempio possiede questa funzionalità, un’app che consente di timbrare l’ingresso in ufficio. Ai dipendenti potranno avere un’app comodamente a portata di mano con cui scansionare il codice QR direttamente dal dispositivo mobile.
-
Installare un software per registrare la presenza dal computer
I software HR disponibili per registrare la presenza dal computer sono molti e perciò vale la pena dare un’occhiata ad alcune opzioni prima di decidere quale è il migliore per la tua azienda.
Questi metodi sono generalmente intuitivi, il che significa che i tuoi dipendenti non avranno bisogno di alcuna formazione per utilizzarli quotidianamente.
Oltre a segnare la propria presenza al lavoro, con un software all-in-one, come Factorial, i dipendenti possono rivedere le ore lavorate, il tempo accumulato e le assenze per malattia disponibili. Queste funzionalità aiutano a rendere il software facile da adottare per i dipendenti.
-
Tecnologie avanzate che utilizzano impronte digitali e scansioni retiniche
Se vuoi fare un ulteriore passo avanti (e vuoi che il tuo ufficio sia high-tech), puoi ottenere un timbratore biometrico. Questo metodo utilizza impronte digitali (ma anche impronte dell’intera mano, riconoscimento vocale o scansioni retiniche) per consentire al dipendente di entrare e uscire.
Lo svantaggio di questo metodo sono le implicazioni sulla privacy, poiché richiederà ai dipendenti di fornire informazioni personali altamente riservate, di cui sarai responsabile.
Digitalizza il foglio presenze con Factorial
Alcune aziende con poco personale potrebbero non voler utilizzare un software cloud o un sistema più completo così velocemente, né vogliono una macchina per il clock-in obbligatorio.
Continuare a inserire le ore in un foglio presenze Excel può funzionare come soluzione nell’immediato, ma richiederà anche metodi alternativi per poter essere in regola con le autorità governative.
Per concludere, la gestione di un’impresa, comprese le PMI, implica l’esecuzione di una moltitudine di compiti complessi e che richiedono tempo. Per essere più produttivi ed efficienti in questa gestione, è fondamentale disporre del miglior software HR per la gestione quotidiana dei compiti delle risorse umane.
Non è facile sceglierli tra tutte le possibilità offerte che si vendono sul mercato. Per facilitare questa scelta, si consiglia di conoscere quali sono le esigenze di uno specifico progetto imprenditoriale e quindi di poter scegliere quelle più adatte a tali esigenze.
Factorial offre una soluzione su misura che comprende diverse delle funzionalità citate qui sopra che ti permetteranno di tenere traccia degli orari di ingresso e uscita dei dipendenti in maniera semplice. Non solo per te, ma anche per i dipendenti.
Non hai ancora provato un gestionale HR per la rilevazione delle presenze? Factorial ha una prova gratuita di 14 giorni che ti permetterà di capire se si tratta della soluzione che fa per te e la tua azienda.
Domande frequenti sul foglio presenze mensile in Excel
Come si crea un foglio presenze mensile in Excel
Creare un foglio presenze mensile in Excel è molto semplice. Basta aprire un nuovo documento e decidere quali sono le colonne indispensabili per il registro delle presenze nella tua azienda. Noi ti consigliamo di aggiungere i giorni della settimana e gli orari di entrata e di uscita in un foglio, mentre su un secondo foglio bisognerà aggiungere le ferie, le assenze, le malattie e i permessi presi da ogni lavoratore.
Come convincere i dipendenti ad utilizzare un foglio presenze mensile in Excel?
Ci sono vari metodi per convincere i dipendenti a riempire il foglio presenze mensile in Excel. Uno tra tanti è quello di offrire degli incentivi affinché si ricordino costantemente di fare il clock-in e il clock-out. Puoi sempre chiedere ai dipendenti di impostare un promemoria sul telefono o sul calendario del computer dell’ufficio, oppure enfatizzare i benefici di una corretta registrazione dell’ora d’ingresso e di uscita.
Come si compila un foglio di presenze in Excel?
Il foglio di presenze in Excel deve essere compilato dai dipendenti, i quali dovranno segnare, vicino al loro nome, tutte le informazioni richieste, come gli orari d’entrata e di ufficio o i giorni di ferie presi. Ovviamente il dipartimento di risorse umane dovrà controllare costantemente che il foglio presenze venga compilato costantemente e in maniera corre
