Ti stai chiedendo come compilare il foglio presenze dei dipendenti? Sei alla ricerca di un sistema per digitalizzare la rilevazione delle presenze?
In questo approfondimento troverai risposta a queste e altre domande. Scoprirai cosa dice la normativa a riguardo, come creare e compilare un foglio presenze e soprattutto come la tecnologia può aiutarti a migliorare notevolmente il processo.
Alla fine della lettura disporrai così di tutte le informazioni necessarie per implementare in azienda un sistema rapido e veloce che garantisce un notevole risparmio di tempo a tutti i lavoratori, compresi gli addetti HR.
Sommario
Cos’è un foglio presenze mensile o annuale
Un foglio presenze mensile o annuale altro non è che un documento, in formato cartaceo o elettronico, che permette ai lavoratori di segnalare la propria presenza in azienda. I dipendenti, in linea generale, sono tenuti a segnalare: l’orario d’ingresso (inizio turno), l’orario di uscita (fine turno).
L’operazione va fatta tutti i giorni in cui il dipendente si reca al lavoro.
Successivamente il foglio presenze viene analizzato dall’addetto HR, il quale, ha così modo di ricavare importanti informazioni, tra cui:
- Le ore effettivamente lavorate dal dipendente
- Eventuali straordinari
- Eventuali assenze per ferie o permessi
Tenere tutto sotto controllo è molto utile. Avere un foglio presenze preciso e completo serve infatti a determinare la busta paga del lavoratore, la quale può variare ogni mese, sulla base dei giorni lavorati, degli straordinari e degli eventuali permessi non retribuiti fruiti. Il foglio presenze inoltre serve anche per calcolare il TFR (trattamento di fine rapporto) il quale, è determinato sulla base dei giorni di retribuzione spettanti al lavoratore.
Presenze dipendenti normativa e obblighi
A livello normativo e inerentemente alle presenze dei dipendenti, si fa comunemente riferimento alla nota sentenza C-55 del 2018, la quale ha stabilito che tutte le aziende devono utilizzare un sistema per rilevare gli orari di inizio e di fine giornata lavorativa.
A questa sentenza si aggiunge anche una recente pronuncia della Corte UE che ha ribadito il medesimo concetto: le aziende devono dotarsi di un sistema per rilevare le presenze in azienda.
La sentenza e la pronuncia UE hanno il fine ultimo di tutelare i lavoratori, i quali è bene abbiano un modo per dimostrare quante siano le ore effettivamente lavorate durante la settimana, il mese o l’anno. Per quanto riguarda gli strumenti da utilizzare invece non hai alcun particolare obbligo.
Puoi optare per un foglio presenze:
- Da compilare e da stampare in formato cartaceo
- Realizzato in Excel
- Elaborato da un software HR
L’importante è quindi introdurre in azienda un sistema per rilevare le presenze. Come vedremo, in rete puoi trovare un foglio presenze elaborato in Word o in Excel, che puoi decidere di stampare o di condividere con i lavoratori.
Oppure puoi affidarti a software specifici, i quali, permettono di rilevare le presenze in maniera rapida e sollevano lavoratori e addetti HR da numerose operazioni manuali, noiose e ripetitive.
Come funziona un foglio presenze
A questo punto potresti chiederti come funziona un foglio presenze. Conviene crearne uno da zero in Excel, è meglio scaricare un modello preimpostato? O perché non utilizzare un software HR così da automatizzare tutte le operazioni?
Tutti questi sistemi sono validi e utilizzati tuttavia non sempre è possibile, e conveniente, avvalersi dei fogli in Excel.
Esistono tre grandi tipologie di fogli presenze, alcune di queste sono facilmente reperibili in rete, sono stampabili e gratuiti (come il nostro che puoi scaricare qui). 👇
Foglio presenze giornalieri
I fogli presenze giornalieri, come suggerisce il nome, ti permettono di tenere traccia delle presenze dei dipendenti ogni giorno.
Dovresti pensare a questa tipologia di documento se hai molti dipendenti a chiamata di cui ti avvali solo per alcuni giorni della settimana, del mese o dell’anno.
Foglio presenze settimanale
Questi modelli di foglio presenze vengono compilati dai dipendenti il venerdì o il sabato a seconda che la settimana lavorativa sia composta da 5 o 6 giorni.
Puoi optare questa modalità nel caso i turni di lavoro siano ben definiti e non soggetti a grandi variazioni.
Foglio presenze mensili
I classici fogli presenze mensili sono i più utilizzati. Il più delle volte, infatti, è sufficiente chiedere di compilare il registro delle presenze a fine mese, prima cioè di corrispondere la busta paga.
Chiaramente dovresti comunque invitare i dipendenti ad aggiornare il foglio giorno per giorno, onde evitare che si ritrovino a fine mese a dover calcolare le ore di lavoro e dei permessi richiesti, rischiando così di commettere errori.
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Creare e compilare un foglio presenze
Potresti pensare di creare da zero il tuo modello. I fogli presenze più semplici in assoluto sono creati in Word.
Dovresti pensare a questa soluzione solo se hai pochissimi dipendenti, non più di due o tre. Le schede attività possono poi essere stampate e distribuite giornalmente, settimanalmente o mensilmente.
Ovviamente nel foglio presenze dovrai inserire le principali voci assicurandoti di lasciare sufficiente spazio per essere riempite, In particolare:
- Nome azienda
- Nome e cognome del lavoratore
- Telefono e indirizzo e-mail del lavoratore
- Periodo di riferimento (giorno, settimana, mese)
- Giorni di presenza
- Periodo e tipologia di assenza
- Spazio per le firme del dipendente e del responsabile.
💡 Ti sarà utile anche “Calcolo giorni lavorativi: esempio pratico, formula e modello Excel gratis“.
Perché compilare il foglio presenze dei dipendenti
Sono molti i motivi che dovrebbero spingerti a utilizzare un foglio per la rilevazione delle presenze. In primo luogo vieni incontro alle recenti disposizioni UE. In secondo luogo, i fogli presenze migliorano la gestione dell’impresa.
I fogli presenze ti permettono di verificare e acquisire importanti informazioni, dalle ore effettivamente lavorate dal dipendente alle ore di straordinario.
Avere un rapido accesso alle informazioni ti garantisce di:
- Elaborare correttamente la busta paga
- Garantire trasparenza in azienda
- Organizzare al meglio i turni di lavoro
Si tratta di tre vantaggi che evitano l’insorgere di molteplici problematiche. Ad esempio, i lavoratori hanno la certezza di vedere retribuite tutte le ore di lavoro, i turni di lavoro possono essere organizzati con maggior facilità, si evitano eventuali favoritismi, come eviti eventuali errori nei calcoli che poi possono rivelarsi difficili sia da individuare sia da risolvere. In definitiva, compilare il foglio presenze non vuol dire controllare i lavoratori ma tutelarli. Il sistema serve proprio a garantire alle risorse umane di ricevere il giusto compenso, il quale è determinato sulla base delle ore lavorate. Non avere alcun sistema per rilevarle può causare numerose problematiche che siamo sicuri vuoi evitare.
Quando conviene un foglio presenze in Excel precompilato
In alternativa, potresti pensare di avvalerti di un foglio presenze in Excel (formato xls), da stampare o condividere con le risorse umane direttamente online.
In entrambi i casi puoi utilizzare un modello precompilato e chiedere ai tuoi dipendenti di inserire i dati di volta in volta. Questa soluzione è ottima per iniziare e garantisce buoni risultati soprattutto se hai pochi dipendenti.
Utilizzare un classico foglio presenze mensile Excel ti permette ugualmente di tenere traccia di: orari di entrata e di uscita dei dipendenti, le ferie, i giorni di permesso o di congedo, e tutti gli altri aspetti che regolano la giornata lavorativa.
Ovviamente dovrai elaborare un foglio per ogni lavoratore e pertanto inserire sia i dati anagrafici dello stesso, sia il mese a cui i dati si riferiscono. Dovrai inoltre individuare una persona nelle risorse umane che si occuperà di raccogliere e verificare le informazioni immesse dai dipendenti, i quali devono occuparsi, preferibilmente ogni giorno, di aggiornare il loro foglio presenze.
L’attività di raccolta e verifica è molto delicata ed è per questo che ti consigliamo di scegliere con cura a chi affidare il compito.
Considera inoltre che l’attività richiede tempo e perciò dovrai assicurarti che la risorsa incaricata riesca a gestire al meglio il nuovo carico di lavoro compatibilmente con gli altri compiti a lui assegnati, quali ad esempio:
- La selezione di nuove risorse
- La formazione dei dipendenti
- I processi di onboarding.
Come creare foglio presenze con Excel
Quando si pensa a un foglio presenze mensile editabile e gratis non si può non prendere in considerazione il programma Excel. Probabilmente anche tu lo utilizzi in azienda e può tornarti utile anche per creare un foglio presenze da condividere con i lavoratori.
C’è da dire però che Excel non è un programma alla portata di tutti. Bisogna inserire delle formule e in generale più funzionalità vuoi aggiungere più sono necessarie elevate competenze. Tuttavia, con un po’ di pratica puoi realizzare un foglio presenze settimanale o mensile con Excel, avendo cura di creare apposite sezioni per l’inserimento di informazioni quali:
- Il nome e il cognome di ogni dipendente
- I giorni lavorati
- I giorni di permessi o ferie fruiti
- I giorni di ritardo
- Note e integrazioni
Così facendo ogni dipendente, dopo aver aperto il foglio di calcolo, non deve far altro che inserire la presenza o l’assenza in corrispondenza del proprio nome. A questo punto, qualora tu abbia inserito delle formule, Excel in automatico calcola le ore di lavoro, o i giorni di lavoro, di ogni dipendente.
Puoi ad esempio inserire la formula:
- SOMMA.SE per sommare i giorni di presenza o di assenza
- CONTA.SE per conteggiare il numero di assenze indicate con una specifica lettera
- SOMMA.SE/CONTA.VALORI per ottenere un numero in percentuale
Come compilare il foglio presenze
Il foglio presenze è un documento che va compilato dal lavoratore. Quest’ultimo, ogni volta che si reca al lavoro è tenuto a segnalare l’orario di entrata e di uscita. A cadenza mensile, il foglio presenze viene poi visionato dai responsabili HR, i quali controllano che tutte le informazioni richieste siano state correttamente inserite.
In linea generale compilare un foglio presenze non è un’operazione complessa. Tuttavia, molto dipende dal modello che hai deciso di adottare.
Distinguiamo tre diversi casi:
- Foglio presenze cartaceo: il classico modello in formato cartaceo va compilato manualmente. Il lavoratore inserisce giorno per giorno le informazioni richieste, annotando la presenza o l’assenza.
- Foglio presenze in Excel: in questo caso il foglio va compilato utilizzando il PC. Anche qui il lavoratore non deve far altro che inserire l’orario di arrivo, l’orario di uscita e i giorni in cui è in ferie o in permesso.
- Software HR: nel caso si utilizzi un software HR, generalmente è possibile segnalare la presenza o l’assenza direttamente dallo smartphone. Il software elabora l’informazione e provvede in automatico ad aggiornare il foglio presenze.
I tre sistemi permettono tutti di rilevare le presenze ma non risultano ugualmente efficienti. Inserire le informazioni manualmente, mediante fogli presenze cartacei o in Excel, alla lunga può risultare scomodo. I dipendenti infatti ogni giorno perdono minuti preziosi di tempo, inoltre, basta una semplice dimenticanza per causare problemi.
Allo stesso modo anche per gli addetti HR verificare manualmente le informazioni inserite risulta poco pratico. Il rischio è che tutte le risorse coinvolte nel processo perdano importanti ore di lavoro ogni mese che potrebbero utilizzare in maniera più efficiente.
È per questi motivi che le PMI innovative stanno implementando soluzioni pensate per digitalizzare e automatizzare quante più operazioni possibili. In particolare, i migliori software HR oggi permettono di risparmiare tempo.
Come abbiamo visto, l’intero processo può essere gestito dallo smartphone, inoltre, non bisogna più perdere tempo in complicati calcoli. Il software acquisisce in automatico le informazioni e le utilizza per elaborare il foglio presenze e la busta paga.
Foglio presenze mensile da compilare gratis
Se stai cercando un foglio presenze gratuito e completo ti consigliamo di provare il nostro foglio presenze in Excel modificabile. Il modello è già pronto all’uso e ti permette di monitorare con facilità tutte le ore lavorate da ogni dipendente, da un team di lavoro o da un intero dipartimento.
Scaricando il nostro modello hai così a disposizione: un foglio presenze editabile e una scheda timbratura per i dipendenti personalizzabile. Inoltre, non devi inserire alcuna formula.
Il foglio presenze mensile da compilare calcola in automatico le ore lavorate. In più, abbiamo inserito una sezione di riepilogo che puoi utilizzare per visualizzare una sintesi della situazione presenze/assenze in azienda.
Con questo modello vieni incontro alle esigenze di tutti i lavoratori, i quali possono rapidamente inserire la presenza o l’assenza. Il foglio presenze puoi decidere di stamparlo, oppure puoi gestire il tutto in digitale.
La risorsa si rivela utilissima se hai pochi dipendenti in azienda e se hai deciso di digitalizzare alcuni processi HR, partendo da quelli più impattanti.
Riassumendo e integrando, ti consigliamo di utilizzare il nostro foglio presenze in Excel per:
- Monitorare le presenze e le assenze di un lavoratore, un team o un dipartimento
- Conteggiare le ore di lavoro, le ore di straordinario e i permessi fruiti
- Per raccogliere dati e generare report HR
- Gestire meglio il tempo a disposizione
- Limitare possibili errori umani
Quando conviene un software HR
Se hai tanti dipendenti in azienda o se stai cercando di digitalizzare e automatizzare quante più operazioni possibili, potresti non avere alcun desiderio di scaricare un foglio presenze in Excel.
L’alternativa c’è ed è utilizzare un software di rilevazione delle presenze. I software HR rappresentano oggi il miglior modo per la rilevazione delle ore di lavoro.
In qualsiasi momento puoi così sapere in tempo reale:
- Gli attuali turni di lavoro
- Il numero di ferie e permessi maturati e già godute
- Approvare o rifiutare le richieste
I migliori software HR per registrazione e gestione delle presenze offrono diversi vantaggi:
Ridurre l’errore umano
Come datore di lavoro o People Manager avrai sicuramente partecipato a webinar e conferenze incentrati sull’impatto dell’errore umano per le aziende.
I lavoratori tutti sono capaci di imprese straordinarie ma anche di commettere errori dalle gravi conseguenze.
Chiedere a un dipendente di compilare il suo foglio presenze manualmente espone a rischi non irrilevanti che possono portare a errati calcoli del TFR, dei giorni di ferie o dei ROL, giusto per riportare alcuni esempi.
Risparmiare tempo
Uno dei vantaggi dei software HR è permettere ai lavoratori di risparmiare tempo. Un aspetto quest’ultimo da tener presente. Non far perdere ore di lavoro nel calcolo delle presenze implica che i dipendenti utilizzeranno il tempo a disposizione focalizzandosi sulle attività primarie dell’azienda.
Facili da usare
I migliori software HR sono molto intuitivi da utilizzare. Non dovrai organizzare lunghi corsi di formazione né temere che il nuovo sistema non venga accolto con entusiasmo.
Personalizzabili
Ogni azienda è a suo modo unica. Come abbiamo visto potresti avere enormi difficoltà a trovare un foglio presenze mensile da compilare gratis che venga incontro a tutte le tue esigenze.
La tecnologia oggi permette di creare un proprio modello, pensato per le reali esigenze, migliorando e facilitando i compiti delle risorse umane
Risparmi sui consumi di carta
Un ultimo aspetto a cui forse non avevi pensato è il risparmio di carta. Pensa solo ai vantaggi derivanti dal non dover più stampare e catalogare i fogli presenza a cadenza mensile o ancor peggio giornaliera.
Ridurre l’impatto ambientale è un tema molto sentito oggi, operarti in tal senso aumenta la percezione del brand agli occhi esterni.
Compila il foglio presenze in 2 minuti con Factorial
Entriamo ora nella parte più interessante dell’articolo. Come puoi rivoluzionare la gestione delle risorse umane? Come i software HR possono aiutarti a digitalizzare e automatizzare la gestione delle presenze in azienda?
La tecnologia ti mette oggi a disposizione software evoluti e semplici da utilizzare come Factorial. Factorial è stato realizzato con l’obiettivo di aiutarti a gestire al meglio il tempo in azienda.
Relativamente alla gestione delle ferie e dei permessi, con Factorial puoi finalmente digitalizzare l’intero processo. Non devi più preoccuparti di stampare o condividere i fogli presenze né dei calcoli. Il software si occupa di tutto. Ciò significa risparmiare tempo prezioso che abbiamo stimato essere pari a 8 ore ogni settimana. Installa Factorial e scopri tu stesso com’è facile:
- Creare e condividere un foglio presenze
- Approvare o rifiutare le richieste con un click
- Personalizzare la politica ferie e permessi
Inoltre, Factorial calcola in automatico le ferie, i ROL e i permessi. In qualsiasi momento puoi verificare la situazione di ogni singolo dipendente, di un team di lavoro o dell’intera forza lavoro.
E se desideri gestire ancor meglio le presenze in azienda, chiedi al software di elaborarti report personalizzati. Avrai così sempre a disposizione pratici documenti di riepilogo utilissimi per prendere decisioni basate sui dati.
Gestione del tempo con Factorial
Nel paragrafo precedente abbiamo visto come con Factorial puoi finalmente digitalizzare e automatizzare la gestione delle presenze, delle ferie e dei permessi in azienda. Ma le funzionalità del software non finiscono qui.
Factorial è un software all in one, sviluppato sulle reali esigenze delle PMI che desiderano approfittare di tutti i vantaggi portati dalla digital trasformation. Ogni funzionalità del software permette a te e ai lavoratori di risparmiare decine di ore di lavoro ogni anno. Con il nostro software puoi facilmente:
- Monitorare le ore di lavoro di ogni dipendente
- Utilizzare strumenti per ridurre l’assenteismo
- Chiedere ai dipendenti di timbrare il cartellino inquadrando un QR code
- Generare grafici personalizzati per ottimizzare la gestione del tempo
E molto altro!
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Domande frequenti relative al foglio presenze
Come si crea un foglio presenze?
Un foglio presenze può essere creato utilizzando fogli di calcolo come un Excel o un Google Sheet ma anche utilizzando software per la gestione delle risorse umane che permette di automatizzare molti processi e ridurre le possibilità di errore nella compilazione dello stesso foglio.
A cosa serve un foglio presenze dei dipendenti?
Un foglio presenze serve per tenere traccia di molti aspetti dei dipendenti tra cui il tempo trascorso dal lavoratore in azienda, il totale di ferie e permessi, i turni di lavoro o le ore di straordinario. In questo modo non solo è più semplice la gestione delle buste paga, ma anche quella del tempo e della produttività, la riduzione di alcuni costi fissi o il miglioramento della qualità dell’attività lavorativa.
Chi deve firmare il foglio presenze?
Normalmente il foglio presenze viene firmato sia dal lavoratore che dal suo superiore o responsabile.
Chi compila il foglio presenze dei dipendenti?
Il foglio presenze viene compilato dallo stesso lavoratore, preferibilmente ogni giorno. Il tuo compito sarà poi quello di individuare una persona nelle risorse umane che si occuperà di raccogliere e verificare le informazioni immesse dai dipendenti.
