Il dipartimento di risorse umane della tua azienda utilizza la firma digitale? Se la risposta è “sì”, sicuramente ne conosci già i vantaggi, sia per le aziende che per i dipendenti. Se invece no, cosa stai aspettando per iniziare a utilizzare la firma digitale remota e firmare digitalmente contratti e documenti?
Con la crisi del coronavirus, molte aziende hanno implementato lo smart working e hanno bisogno di utilizzare la firma digitale per poter continuare a lavorare. Sei uno di loro?
A causa del processo di trasformazione digitale che le aziende stanno attuando, l’era della carta è già finita. Ora, utilizzando Internet e i servizi cloud, possiamo semplificare, gestire e proteggere meglio i nostri documenti. Se vuoi mettere in atto nuove misure per automatizzare i processi interni del dipartimento Risorse umane e non hai le idee chiare su cosa sia e come funzioni la firma elettronica, ti invitiamo a leggere quest articolo.
- 7 vantaggi della firma digitale
- Le assunzioni con la firma digitale
- Come creare ed implementare una firma digitale col software delle risorse umane
- ✅Ecco un software per le risorse umane che incorpora la funzione di firma elettronica
7 principali vantaggi della firma digitale
1. Semplificare il processo di assunzione
Alcune aziende hanno picchi di assunzione, ad esempio durante i periodi di vacanza. Pertanto, firmare digitalmente i contratti di lavoro può facilitare e velocizzare l’intero processo.
2. Ottimizza la gestione di assunzioni e licenziamenti
I dipendenti devono firmare una moltitudine di documenti quando iniziano un nuovo lavoro o quando decidono di partire o vengono licenziati. La firma digitale rappresenta un grande vantaggio per ottimizzare i tempi.
3. Disponibilità 24/7 su qualsiasi dispositivo
A differenza della firma autografa tradizionale, in cui è necessario che la persona sia presente negli uffici, è possibile apporre la firma digitale in qualsiasi momento: 24 ore al giorno, 7 giorni su 7, tramite computer, cellulari o tablet.
4. Risparmia carta
Con le nuove tecnologie, possiamo contribuire ad aiutare il pianeta e smettere di consumare tanta carta. Inoltre, se la tua azienda genera molti contratti, fai i tuoi calcoli e vedrai quanto denaro si può risparmiare in termini di carta, inchiostro, e di manutenzione delle stampanti.
5. Risparmia tempo
Molte volte viene richiesto al nuovo dipendente di andare in ufficio per firmare il contratto qualche giorno prima di cominciare , generando spostamenti che potrebbero essere evitati. Pertanto, se scegliamo di utilizzare la firma digitale, eviteremo di generare ulteriori emissioni di CO2 sul pianeta. Ciò è particolarmente cruciale in questo momento, che con la crisi del Coronavirus è completamente vietato andare a lavoro se l’attività svolta non è considerata “essenziale”.
6. Migliorare la gestione e l’archiviazione elettronica dei documenti
Ogni contratto di lavoro cartaceo significa un nuovo documento da conservare. Immagina di non dover più preoccuparti di archiviare tutti questi documenti e di usare il tuo spazio per altri scopi più produttivi!
7. Garantisce la riservatezza
La legge sulla firma digitale approvata nel dicembre 2003 (legge sulla firma elettronica) garantisce lo stesso valore della firma autografa ed è quindi valida per concludere qualsiasi tipo di contratto. Inoltre, con la firma digitale si garantisce la riservatezza dei lavoratori, perché è possibile controllare chi accede ai documenti.
Semplifica le assunzioni con la firma digitale?
La firma digitale è un passo avanti per il dipartimento delle risorse umane della tua azienda, aiuterà a migliorare la produttività e a ottimizzare il tempo, permettendo di dedicare più risorse e tempo alle attività di valore per l’azienda. Se risparmi tempo, puoi investire più ore per reclutare e trattenere i migliori professionisti.
In questo momento storico, dove tutto procede così velocemente, non rimanere indietro e iniziare a digitalizzare il tuo business per differenziarti dalla concorrenza mettendo in pratica soluzioni digitali come la firma elettronica per i tuoi processi HR:
Processo di reclutamento e onboarding (reclutamento e accoglienza)
Vengono raccolte informazioni e dati dalle persone sia durante il processo di reclutamento del personale che quando si assume un nuovo lavoratore. Oltre a utilizzare la firma digitale nei contratti, sarà utile anche quando devi gestire altri documenti come accordi di riservatezza o offerte contrattuali.
Se decidi di utilizzare la firma digitale, puoi far firmare questi documenti nel giro di poche ore, accelerando notevolmente l’intero processo.
Processo di offboarding
Uno degli errori del dipartimento delle risorse umane è proprio quello di non firmare nulla quando il licenziamento viene comunicato verbalmente.
In altre parole, quando incontri il dipendente e gli comunichi che il suo contratto di lavoro è terminato, devi formalizzare questo incontro con un documento firmato che confermi che il lavoratore è stato informato di questa situazione. In caso contrario, potrebbero verificarsi richieste di risoluzione ingiustificate.
Come creare una firma digitale sul tuo software delle risorse umane
Con il software di gestione delle risorse umane Factorial, è possibile gestire il processo di firma digitale in modo rapido e sicuro. Puoi archiviare tutti i tuoi documenti firmati sulla piattaforma e renderli disponibili in qualsiasi momento da qualsiasi dispositivo digitale. Il portale dei dipendenti offre loro la possibilità di accedere a tutti i documenti che hanno firmato.
Ecco i passaggi da seguire per firmare/far firmare i documenti nel modo piú rapido e ottimale:
- Scarica un file e seleziona le persone che vuoi far firmare: i dipendenti riceveranno immediatamente una notifica con il documento.
- Ricevi i documenti in modo sicuro e contrassegnati: non appena i dipendenti avranno firmato, riceverai una notifica via e-mail.
- Rivedi il documento quando tutti hanno firmato: controlla come il software HR ha effettuato l’aggiornamento dei documenti.
