Obbligo di consegna della busta paga: che cos’è e come rispettarlo nel modo corretto

Cos’è l’obbligo di consegna della busta paga? Quali sono i tempi di consegna da rispettare e cosa succede se non si rispettano? 

Emettere e consegnare la busta paga è un obbligo per i datori di lavoro. Devono essere rispettati i tempi definiti dalla legge ed deve essere emesso un documento valido che riporti ogni informazione: dal periodo a cui lo stipendio si riferisce, alle trattenute, dalle ferie residue, agli accantonamenti. 

In questo articolo ci concentreremo quindi sulle regole che, come datore di lavoro, sei tenuto a rispettare quando emetti la busta paga. 

Vedremo come rispettare gli obblighi evitando di incorrere in sanzioni. Cosa succede se non si consegna il cedolino per tempo e quali strumenti utilizzare per rendere il processo di preparazione e consegna delle buste paga il più rapido ed efficiente possibile. 

Non ci resta che iniziare.

• Che cos’è l’obbligo di consegna della busta paga 
• Tempi di consegna della busta paga 
• Emissione della busta paga e accredito dello stipendio: come funziona 
• Come rispettare l’obbligo di consegna della busta paga 
• È obbligatorio far firmare la busta paga? 
• Rispetto della privacy e consegna della busta paga 
• Cosa succede se non si rispetta l’obbligo di consegna del cedolino 
• Strumenti di consegna del cedolino paga

Che cos’è l’obbligo di consegna della busta paga 

La consegna e l’elaborazione delle buste paga sono tra i processi HR più delicati in azienda. Conoscere le regole è fondamentale per evitare ogni tipo di errore. Ecco perché è bene informarsi su ogni singolo aspetto, a partire dagli obblighi da rispettare.

Per quanto riguarda l’obbligo di consegna della busta paga, si intende l’atto in carico al datore di lavoro di consegnare la busta paga obbligatoriamente ai lavoratori in concomitanza con la retribuzione. 

È la legge del 5 gennaio 1953, n. 4 a stabilire all’articolo 1 che: “È fatto obbligo ai datori di lavoro di consegnare (…) ai lavoratori dipendenti un prospetto di paga”. 

Sempre la legge stabilisce che la busta paga, oltre alla retribuzione, deve riportare informazioni cruciali, tra cui:

• Nome e cognome del lavoratore
• Periodo della retribuzione
• Trattenute (riportate in maniera distinta)

Inoltre, l’obbligo di consegna della busta paga prevede anche che il datore (o chi autorizzato) firmi il documento.

È importante notare che la legge, relativamente all’obbligo di emissione della busta paga, specifica che quanto detto è valido per tutti i dipendenti, con esclusione dei dirigenti, e che le società cooperative sono tenute a compilare il prospetto paga per tutti, comprendendo quindi sia gli operai sia i soci dipendenti.

È interessante anche notare che la busta paga è un documento ufficiale. Ogni annotazione deve corrispondere alle note presenti sui libri paga o altri registri. In più, sono previste sanzioni in caso di mancata o ritardata consegna del prospetto paga, nonché se si verificassero inesattezze o omissioni.

Tempi di consegna della busta paga 

La consegna della busta paga entro quando deve avvenire? Questa è una domanda che continua a non avere una risposta univoca. 

La legge citata nel paragrafo precedente, n. 4/1953, non fornisce indicazioni chiare in merito. 

Leggendola, infatti, possiamo solo dedurre che la busta paga va consegnata in concomitanza con lo stipendio.

Tuttavia, si può anche tenere presente quanto riportato nel Decreto-legge del 25/06/2008 n. 112. 

Qui è specificato che come datore sei obbligato a compilare il Libretto Unico del Lavoro (LUL) entro il mese successivo rispetto al mese di riferimento. 

Questo vuol dire che, in ogni caso, per rispettare le leggi vigenti, la busta paga non può essere consegnata oltre il mese successivo a quello di riferimento. Inoltre, il lavoratore o il datore può fare riferimento a quanto stabilito dai Contratti Collettivi Nazionali di Lavoro (CCNL) applicati, i quali potrebbero contenere informazioni più specifiche riguardo alle tempistiche da rispettare. In linea generale, la maggior parte dei CCNL impone ai datori di erogare lo stipendio entro il giorno 27 del mese o tutt’al più entro il giorno 5 del mese successivo.

Emissione della busta paga e accredito dello stipendio: come funziona 

Il lavoro di emissione della busta paga e di relativo accredito dello stipendio può essere gestito in diversi modi. Per maggiore chiarezza conviene dividere il processo in tre fasi: 

• Preparazione delle buste paga 

La preparazione delle buste paga prevede la redazione di un documento, detto anche cedolino, che riporti tutte le informazioni previste dalla legge. Tra queste, sicuramente non si può mancare di inserire:

• Nome, cognome e posizione del lavoratore
• Data di nascita
• Indirizzo
• Numero di matricola
• Dati dell’azienda
• Periodo della paga
• Posizione INPS lavoratore
• Codice statistico contributivo (CSC)
• Posizione INAIL

Lo stesso documento riporta anche altre informazioni, quali la data di assunzione, numero di scatti di anzianità, nonché eventuali maggiorazioni per lavoro straordinario, notturno o festivo, eventuali rimborsi, indennità per malattie, infortuni, maternità e tutte le trattenute.

In parole semplici, un modello di busta paga conforme alla legge deve contenere ogni informazione chiara e specifica riguardante la situazione lavorativa del dipendente e dell’azienda.

Di conseguenza, il dipendente può leggere la busta paga per ottenere numerose informazioni, non solo relative allo stipendio, ma anche alle trattenute, contributi, detrazioni, indennità e così via.

• Emissione e consegna delle buste paga 

La seconda fase consiste nell’emettere e consegnare la busta paga. È possibile consegnare la busta paga a mano, opzione consentita dalla legge, così come è permesso l’invio della busta paga:

• Via PEC
• Via Email
• Tramite portale HR aziendale o sito web

La scelta della modalità di consegna della busta paga dipende da vari fattori. Generalmente, la consegna del documento in formato cartaceo avviene solo nelle micro realtà. 

Organizzazioni più strutturate preferiscono l’invio in formato digitale. Quest’ultimo garantisce una più rapida gestione del processo, nonché un risparmio di carta e un miglior controllo, verifica e archiviazione di tutti i documenti inviati.

• Accredito dello stipendio 

E infine, come stabilito dalla legge, l’emissione della busta paga implica anche che vi sia l’effettivo accredito dello stipendio. Sul tema, ricordiamo che le normative attuali non permettono l’accredito dello stipendio in denaro contante. 

Bisogna quindi utilizzare un mezzo tracciabile (bonifico o assegno). È obbligatorio inoltre indicare la causale. La causale da inserire è generalmente ABI 27 o 27P, utilizzate per indicare, per l’appunto, gli accrediti degli stipendi. Seguire queste procedure evita di incorrere in sanzioni.

Come rispettare l’obbligo di consegna della busta paga 

Gli obblighi da rispettare nell’ambito dell’emissione della busta paga e dell’accredito dello stipendio non sono molti, ma vanno sempre tenuti a mente onde evitare contenziosi e sanzioni. 

Come già anticipato, i nostri consigli, affinché l’intero processo si svolga nel miglior modo possibile, è:

• Rispettare la Legge 4 del 5 gennaio 1953: impone di pagare lo stipendio nel momento in cui si emette la busta paga.
• Rispettare i termini stabiliti nel CCNL: versando lo stipendio entro il 27 del mese corrente o entro il 5 del mese successivo.
• Rispettare le modalità di consegna: consegnando la busta paga in formato cartaceo, via PEC, via email o mediante portale HR.
• Rispettare la privacy: seguendo le disposizioni del Garante della Privacy in tema di trattamento dati sensibili.

A queste semplici regole bisogna anche ricordare che, su richiesta degli organi di vigilanza, potresti trovarti a dover dimostrare di aver rispettato gli obblighi di consegna delle buste paga. È importante quindi assicurarsi che il dipendente firmi il cedolino o di disporre di prove attestanti l’avvenuta consegna del documento.

È obbligatorio far firmare la busta paga? 

Non sempre è obbligatorio far firmare la busta paga al dipendente. Sul tema è importante sapere che l’obbligo vige solo nel caso si opti per la consegna a mano del cedolino. 

In questo caso, bisogna quindi far firmare al lavoratore la busta paga e conservare una copia del documento che serve da prova in caso di controlli da parte degli organi di vigilanza.

Tuttavia, fatta eccezione per il caso appena visto, nel caso si opti per la consegna del documento via email, via PEC, o caricando e consegnando la busta paga sul portale HR aziendale, allora non c’è alcun obbligo di firma. 

L’importante è assicurarsi di conservare una copia, anche digitale, del documento, e accertare che il sistema utilizzato permetta di attestare l’avvenuto caricamento/consegna della busta paga.

Relativamente all’obbligo di consegna della busta paga, è necessario aggiungere che la prova di avvenuta trasmissione del documento è a carico del datore di lavoro. La legge, infatti, prevede che sia quest’ultimo a dover dimostrare di aver inviato la busta paga e di aver accreditato lo stipendio, non viceversa.

Rispetto della privacy e consegna della busta paga

Un’altra tematica di sicuro interesse è legata al rispetto e alla tutela della privacy. Il GDPR stabilisce che nel preparare e consegnare la busta paga bisogna trattare i dati personali del dipendente seguendo delle regole ben precise. Tra queste, la principale prevede che il lavoratore sia informato riguardo:

• Modalità e trattamento dei dati
• Tipologia di dati trattati
• Finalità dei dati raccolti

Come datore, magari consultando il parere di un esperto, è importante assicurarsi che la busta paga riporti solo i cosiddetti dati personali ordinari, mentre è vietata la richiesta e il riportare in busta paga i dati sensibili. Ad esempio, è chiaramente ammesso riportare in busta paga:

• Nome del lavoratore
• Stipendio
• Detrazioni fiscali
• Contributi previdenziali

Mentre è contro la legge chiedere dati sensibili nonché irrilevanti per lo scopo. Ad esempio, costituisce una violazione richiedere informazioni sullo stato finanziario/patrimoniale del dipendente, sullo stato di salute, dettagli sull’appartenenza sindacale o politica del dipendente e in generale ogni altra informazione relativa alla vita privata o familiare del dipendente. 

Come più volte stabilito dal Garante, i dati, oltre a essere custoditi in luoghi sicuri ed essere inaccessibili a terze parti, devono essere trattati seguendo principi di sicurezza e trasparenza.

Cosa succede se non si rispetta l’obbligo di consegna del cedolino 

Non rispettare l’obbligo di consegna del cedolino o della busta paga espone il lavoratore a sanzioni amministrative, nonché al concreto rischio che il lavoratore segnali l’accaduto all’ispettorato del lavoro.

Per quanto riguarda le sanzioni amministrative, queste sono molto salate e previste anche nel caso si consegni il cedolino ma siano rilevati sostanziali errori nella compilazione. La sanzione minima parte da 150 euro e può arrivare a 900 euro.

Tuttavia, nel caso il datore non consegni la busta paga a più di 10 lavoratori e l’atto si protragga per più di 12 mesi, la sanzione può arrivare a ben 7.200 euro. 

Inoltre, oltre a pagare la sanzione, il datore resta chiaramente obbligato anche ad adempiere all’obbligo provvedendo alla consegna di tutte le buste paga.

Oltre al suddetto caso, può anche succedere che venga consegnata la busta paga senza retribuzione. 

Questo caso è per molti aspetti ancor più grave del precedente poiché il lavoratore non riceve lo stipendio pattuito. 

Se non si provvede a versare lo stipendio, il lavoratore può agire in diversi modi. In genere, si procede dapprima con una richiesta stragiudiziale. Viene cioè inviata dall’avvocato del dipendente una lettera al datore in cui si esorta quest’ultimo a provvedere al pagamento dello stipendio.

Nel caso in cui l’azione stragiudiziale non porti i risultati sperati, allora è possibile contattare l’Ispettorato Territoriale del Lavoro, il quale cercherà di risolvere la questione senza che vi sia necessità di rivolgersi al tribunale e avviare le procedure di ingiunzione di pagamento.

Strumenti di consegna del cedolino paga

Non solo rispettare gli obblighi di consegna della busta, ma l’intera gestione delle buste paga è un processo complesso. 

È necessario calcolare e controllare diverse voci, tra cui i dati previdenziali, il TRF, assicurarsi che il quantitativo di ferie e permessi maturati e fruiti sia corretto, verificare che lo stipendio lordo e lo stipendio netto siano riportati correttamente e tanto altro.

Ecco perché oggi è imprescindibile avvalersi di software pensati per l’elaborazione, la gestione e la consegna delle buste paga.

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