Se lavori nella gestione dei progetti, saprai bene quanto sia importante avere stakeholder di progetto che ti supportino e che ti aiutino nella gestione del tuo piano. Una squadra efficiente, infatti, è la chiave per portare a termine un progetto rispettando tempi, budget e qualità.
Costruire un rapporto solido con gli stakeholder significa definire ruoli chiari e assicurarsi che tutti siano allineati. Questo approccio, infatti, consente di ottimizzare la comunicazione e migliorare la gestione delle risorse.
In questa guida, approfondiremo cosa sono gli stakeholder di progetto, come si gestiscono e quali sono i principali ruoli e responsabilità. Analizzeremo anche l’importanza dell’assegnazioned dei ruoli e forniremo consigli utili per creare una squadra efficiente e unita.
- Quali sono gli stakeholder del progetto?
- Stakeholder interni ed esterni
- Esempi di stakeholder di progetto
- Sviluppare un elenco degli stakeholder
- I vantaggi di una gestione ottimale degli stakeholder
- Le funzionalità di Factorial per la gestione dei progetti
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Quali sono gli stakeholder del progetto?
Quasi tutti noi, almeno una volta nella vita, abbiamo sentito utilizzare la parola stakeholder, ma non tutti sanno cosa implichi questo termine, in particolare quando si tratta di project management.
Chi sono quindi gli stakeholder quando si parla di progetti?
Gli stakeholder includono tutte le persone o organizzazioni che hanno un interesse diretto o indiretto nei risultati del progetto. Questi individui possono influenzare le decisioni e partecipare alle diverse fasi di sviluppo di un progetto, coordinandosi direttamente con il project manager oppure con i diversi membri del team di progetto.
Gli stakeholder rivestono un ruolo fondamentale nei progetti. Spesso, sono loro a fornire le risorse necessarie affinché il progetto venga portato a termine oppure, ad esempio, si occupano della distribuzione del prodotto o servizio sviluppato. Possono anche svolgere ruoli cruciali nella comunicazione e nella pubblicità del prodotto o avere comunque una rilevanza decisiva per il successo del progetto.
Ecco perché le figure più importanti non solo devono essere identificate, ma devono anche essere coinvolte costantemente nella realizzazione del progetto.
Stakeholder interni ed esterni
È bene specificare, inoltre, che esistono stakeholder di progetto interni e stakeholder di progetto esterni.
Come è facile da immaginare, questa distinzione divide le persone coinvolte nel progetto internamente e quelle, invece, che non fanno parte dell’azienda.
Spesso, infatti, un progetto può interessare non soltanto i membri dei team appartenenti all’organizzazione, ma anche figure esterne che però hanno un interesse nel progetto e si adoperano per il suo successo.
Un esempio è quello dei fornitori o dei distributori che, pur non essendo parte dell’azienda, contribuiscono al progetto in maniera indispensabile occupandosi di step fondamentali nella gestione di prodotti, servizi o materiali essenziali per il progetto.
Esempi di stakeholder di progetto
Ma nello specifico, quali figure possono essere identificate come stakeholder all’interno di un progetto?
Non esiste una lista comprensiva e univoca di figure che sono sempre presenti, perché molto dipende dal tipo di azienda, dal tipo di progetto ma anche dalle decisioni del project manager.
In generale, però, le figure che saranno maggiormente presenti nella lista degli stakeholder di un progetto sono:
- Sponsor di progetto: è una figura di alto livello, come un senior manager, che rappresenta il collegamento tra il progetto e gli obiettivi strategici aziendali. Lo sponsor fornisce il supporto necessario per superare eventuali ostacoli e assicura che il progetto mantenga il focus sugli obiettivi prefissati
- Comitato di programma (Programme Board): questo gruppo di supervisione è responsabile delle decisioni strategiche. Definisce le priorità del progetto, assegna le risorse e si occupa della gestione dei rischi
- Project Manager (PM): è il cuore operativo del progetto. Il project manager pianifica le attività, monitora i progressi e coordina il team per assicurare il rispetto di tempi, costi e qualità. È il punto di riferimento per tutti i membri del team
- PMO (Project Management Office): questo ufficio di supporto ha il compito di standardizzare le pratiche di gestione, monitorare i progressi e offrire assistenza operativa al team
- Responsabile della qualità: si occupa di verificare che gli output del progetto rispettino gli standard di qualità previsti
- Responsabile amministrativo: questa figura si dedica alla gestione degli aspetti amministrativi e contabili. È responsabile della documentazione finanziaria, del controllo del budget e della produzione di report chiari e precisi
- Consulenti esterni: i consulenti sono esperti chiamati a fornire competenze tecniche o operative specifiche che non sono disponibili all’interno del team
- Fornitori: i fornitori sono entità esterne incaricate di fornire prodotti, servizi o materiali essenziali per il progetto
- Distributori: i distributori sono entità esterne incaricate di distribuire prodotti, servizi o materiali essenziali per il progetto
Sviluppare un elenco degli stakeholder
Per un project manager, è assolutamente fondamentale riuscire a identificare tutti gli stakeholder coinvolti nel proprio progetto prima ancora di cominciare a lavorarci.
Questo perché una gestione degli stakeholder efficace è estremamente importante per la riuscita del progetto. Sapere come lavorare con tutte le persone che hanno un interesse diretto o indiretto nei risultati del progetto, infatti, permette di velocizzare molti passaggi, di svolgere il lavoro in maniera più efficiente, riducendo al minimo gli errori di comunicazione.
Proprio per questo, uno dei primi passaggi nell’avvio di un progetto è quello di sviluppare un elenco di tutti gli stakeholder che saranno inclusi nella realizzazione del project plan.
Per un elenco degli stakeholder di progetto completo, sarà importante:
- Identificare tutti gli stakeholder di progetto esterni e interni: una lista comprensiva e completa permetterà di risparmiare tempo e di dare una visione chiara anche a tutto il team di progetto
- Consultare gli elenchi di stakeholder nei progetti precedenti: comparare la propria lista a quella di un progetto passata ti permetterà di capire se hai dimenticato di inserire qualche figura che potrebbe rivelarsi importante
- Includere tutte le informazioni necessarie per ogni stakeholder: nell’elenco non andrebbe inserito soltanto il nome, ma anche tutte le informazioni rispetto alla posizione lavoratori e i contatti necessari per assicurare una comunicazione fluida e non faticosa
- Includere il grado di interesse e di influenza di ogni stakeholder nel progetto: non solo dovrai inserire, per ogni stakeholder, quanto il contributo sia importante nella realizzazione del progetto, ma anche quale grado di interesse abbia nella realizzazione del progetto
I vantaggi di una gestione ottimale degli stakeholder
Ottimizzare la gestione di tutti gli stakeholder di progetto offre numerosi benefici, rendendo il lavoro più efficace e migliorando i risultati complessivi. Tra i principali vantaggi di gestire un progetto coordinando al meglio gli stakeholder, ad esempio, troviamo:
- Condivisione delle competenze: lavorare in armonia con tutte le parti coinvolte permette di unire competenze diverse. Ogni persona contribuisce con la propria esperienza, garantendo una visione più completa e soluzioni innovative
- Migliore risoluzione dei problemi: i problemi complessi possono essere affrontati più efficacemente grazie al contributo di più punti di vista. La collaborazione favorisce brainstorming e decisioni ponderate
- Aumento della creatività: la diversità di idee e approcci stimola la creatività. Gli stakeholder possono ispirarsi reciprocamente, generando soluzioni che difficilmente emergerebbero lavorando in autonomia
- Distribuzione del carico di lavoro: gestire un progetto coordinando gli stakeholder consente di suddividere i compiti, riducendo il carico individuale e migliorando l’efficienza operativa
- Migliore gestione del tempo: con una chiara divisione delle responsabilità, le attività possono essere svolte in parallelo, accelerando i tempi di esecuzione del progetto
- Maggiore motivazione: lavorare in un ambiente collaborativo rafforza il senso di appartenenza e aumenta l’impegno individuale. I membri si sentono così parte di un obiettivo comune, contribuendo con entusiasmo
- Riduzione degli errori: la supervisione reciproca tra gli stakeholder aiuta a individuare e correggere errori in modo tempestivo, migliorando la qualità complessiva del lavoro
- Sviluppo delle competenze personali: lavorare in team offre opportunità di apprendimento e crescita, sia sul piano tecnico che relazionale, attraverso lo scambio di conoscenze e l’interazione con altri professionisti
Imparare a coordinare tutti gli stakeholder di un progetto, quindi, non solo facilita il raggiungimento degli obiettivi, ma promuove anche un ambiente di lavoro stimolante e produttivo.
Le funzionalità di Factorial per la gestione dei progetti
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