Azienda digitale: quali sono e come digitalizzare i processi con maggiore impatto

Gestisci un’azienda digitale? Cosa significa esattamente portare l’innovazione digitale in azienda e quali sono i benefici? 

Ogni organizzazione oggi non può prescindere dall’utilizzo della tecnologia. Ti aiuta a creare valore, a migliorare l’esperienza d’acquisto, gestire la performance del personale e la crescita dei talenti in azienda. La digital transformation è un processo che porterà il tuo business a un nuovo livello. 

Se vuoi sapere quali sono tutti i processi che puoi facilmente digitalizzare e automatizzare, continua a leggere. Ti forniremo tutte le informazioni di cui hai bisogno.

Cosa si intende per azienda digitale

Cosa si intende e cos’è un’azienda digitale? È un’organizzazione impegnata in un processo di profonda trasformazione digitale. Il processo vede come protagonista la tecnologia.  Questa viene utilizzata per creare nuovi modelli di business, per aprirsi a nuove opportunità, per gestire al meglio il personale e per migliorare i servizi ai clienti e di logistica. 

Un’azienda digitale è quindi una qualsiasi impresa che si sta concentrando nel creare valore esplorando le nuove opportunità fornite dalla tecnologia. La nota agenzia McKinsey ci suggerisce che la trasformazione digitale può essere semplicemente definita come “un nuovo modo di fare le cose”. 

Tutte le imprese, dalle PMI alle grandi organizzazioni, e indipendentemente dal settore, sono oggi impegnate in un processo di trasformazione. Questa trasformazione le sta portando a esplorare e a sfruttare tutti i vantaggi che le nuove tecnologie possono apportare al business. 

Gli obiettivi sono molteplici, ma sicuramente rientrano: 

• Ridurre i costi aziendali
• Raccogliere dati 
• Esplorare nuovi modelli di business 
• Migliorare il processo di crescita dei talenti in azienda 
• Eliminare le operazioni ripetitive 
• Limitare le possibilità di errore umano

Quali sono i benefici di un’azienda digitale

Gestire un’azienda digitale ti permette di trarre enormi vantaggi. Come spesso accade, l’organizzazione che per prima riesce a sfruttare una nuova tecnologia acquisisce un vantaggio competitivo che diventa poi difficile da colmare per le altre organizzazioni. 

È per questo motivo che ti invitiamo a esplorare come la tecnologia può migliorare la tua azienda e trasformarla in un digital workplace prima di trovarti costretto a inseguire i competitor. Vediamo in dettaglio e a seconda dell’innovazione introdotta, alcuni benefici di cui godono le aziende impegnate nei processi di digitalizzazione: 

👉 Leggi l’articolo “Digital Workplace: cos’è, vantaggi e come crearlo”.

Prendi decisioni basate sui dati 

Man mano che la tua azienda diventa sempre più digitale, grazie all’utilizzo di software specifici, avrai accesso a tutta una serie di dati qualitativi e quantitativi. 

Pensa solo alla possibilità di monitorare le performance lavorative o i tassi di soddisfazione dei clienti. Oppure pensa alla facilità con cui potrai analizzare tutti i costi aziendali. Questi e tanti altri dati ti permettono di prendere delle decisioni con maggiore consapevolezza.

Riduci gli sprechi 

Digitalizzarsi vuol dire anche venire incontro all’ambiente. Tutte le imprese hanno l’obiettivo di limitare i consumi energetici e delle materie prime. Ancora una volta, piccole attenzioni possono fare la differenza. 

Un’azienda digitale, ad esempio, gestisce le documentazioni in cloud non sprecando più carta. Inoltre, è impegnata nell’implementare sistemi per migliorare l’allocazione delle risorse energetiche. Meno sprechi vuol dire adottare una politica molto apprezzata agli occhi esterni che porta a costruirsi una migliore reputazione.

👉 Leggi l’articolo “Recovery Fund digitalizzazione: quli sono le priorità”.

👉 Oppure scopri come fare istanza per il voucher digitalizzazione qui!

Elimini le operazioni ripetitive 

Ogni anno i lavoratori perdono molteplici ore in operazioni ripetitive che possono essere facilmente automatizzate. È semplice oggi automatizzare operazioni quali ad esempio: la richiesta di ferie e permessi, la rendicontazione delle note spese, l’operazione di firma in digitale dei documenti. 

Questi sono solo alcuni esempi di processi che possono essere portati a termine rapidamente. I tuoi dipendenti risparmiano tantissime ore di lavoro che possono utilizzare per concentrarsi su cose più importanti e commettono molti meno errori, i quali sono comuni quando si svolgono operazioni particolarmente monotone. 

Migliori la collaborazione e la comunicazione 

Ti invitiamo infine a considerare quanto la digitalizzazione stia cambiando il modo di comunicare tra le risorse umane e verso l’esterno. La comunicazione è diventata ormai rapida. In tempo reale puoi inviare feedback, gestire interi team di lavoro anche da remoto, metterti facilmente in contatto con un dipendente o un fornitore. 

Puoi inoltre pianificare il lavoro, stabilire degli obiettivi da raggiungere e definire entro quale arco temporale raggiungerli. Questi aspetti rendono la tua organizzazione dinamica permettendoti di apportare cruciali migliorie, anche in corso d’opera. 

I processi digitalizzati con maggiore impatto 

Se stai pensando di creare un’efficiente azienda digitale sicuramente ti stai chiedendo da dove iniziare. Per prima cosa dovresti individuare quali sono quei processi che ti permettono di ottenere rapidamente i primi benefici, possibilmente evitando di sostenere ingenti costi. 

Noi di Factorial ci siamo concentrati nello sviluppo di un software HR pensato per digitalizzare i processi di maggiore impatto. Si tratta di processi che in maniera trasversale riguardano tutte le PMI. Partire da questi ti permette di iniziare a digitalizzare l’azienda con la certezza di partire dai processi più importanti. Ecco quali sono: 

Gestione del tempo nell'azienda digitale

Il tempo è denaro come si suol dire. Probabilmente anche la tua organizzazione ogni anno vede i dipendenti perdere decine di ore di lavoro in operazioni manuali che spesso hanno poco a che fare con il business.

Molte ore infatti vengono perse in operazioni di tipo amministrativo, tra cui: 

• Timbrare il cartellino 
• Compilare il foglio presenze 
• Richiedere ferie e permessi 
• Conteggiare le note spese 

Gestione del Talento nell'azienda digitale

Un secondo processo sul quale dovrai concentrarti è la gestione dei talenti in azienda. Software HR come Factorial ti aiutano a risolvere diversi problemi che siamo sicuri stai fronteggiando. Ne sono un esempio: 

• Garantire promozioni e benefit ai lavoratori realmente meritevoli 
• Valutare correttamente i dipendenti sulla base dei risultati raggiunti 
• Dare la possibilità ai lavoratori di far emergere il proprio talento 

La gestione dei talenti in azienda può realmente determinare il successo o l’insuccesso. Esaltare la meritocrazia e mettere a disposizione percorsi di crescita personalizzati sono due punti dai quali partire. 

Gestione documentale nell'azienda digitale

Terzo e ultimo problema che puoi risolvere grazie all’utilizzo delle nuove tecnologie riguarda la gestione dei documenti in azienda. Scrivanie piene di fogli e fascicoli, centinaia di documenti da scansionare e da firmare e non ultimo archiviare in un luogo sicuro tutti i documenti sono problemi facilmente risolvibili.

Software come Factorial ti vengono incontro, potrai così una volta per tutte: 

• Ridurre significativamente l’uso della carta in azienda 
• Condividere e far firmare i documenti in digitale 
• Conservare i documenti più importanti al sicuro in un cloud protetto 

👉 Leggi l’articolo “Ecco perché alla tua azienda serve un software per firma digitale”.

Come Factorial può digitalizzare questi processi

Abbiamo appena visto quali sono i primi processi che dovresti pensare di digitalizzare in azienda. Ma come Factorial può effettivamente aiutarti ad automatizzare e snellire queste operazioni? 

Rilevazione presenze e timbratura cartellino

Per quanto riguarda l’ottimizzazione della gestione del tempo, il software per la rilevazione delle presenze di Factorial ti perme di: 

• Rilevare le presenze (anche da remoto) 
• Controllare gli accessi 
• Far timbrare il cartellino via app 

Non dovrai così più installare costose obliteratrici in azienda, né preoccuparti di stampare i badge aziendali. Tutte le operazioni possono essere gestite direttamente dallo smartphone. 

Factorial in automatico registra gli orari d’ingresso e d’uscita di ogni lavoratore, generando all’occorrenza un foglio presenze utile per avere sempre tutto sotto controllo. Come puoi immaginare il risparmio di tempo è considerevole. 

Sempre grazie a Factorial, i lavoratori potranno in qualsiasi momento verificare la loro situazione in azienda. Verificare le ore lavorate, i giorni di ferie e di permesso maturati e residui e ovviamente utilizzare l’app per inviare qualsiasi tipo di richiesta. Dal canto tuo, potrai con un click approvare o rifiutare le richieste, digitalizzando così un importante processo in ambito HR. 

Talent management

Con Factorial puoi facilmente digitalizzare tutti i processi nell’ambito del talent management.  Il software torna utile sin dalla fase di selezione del personale. Puoi creare annunci di lavoro personalizzati e attrarre i migliori talenti. Una volta in azienda, Factorial ti aiuta a pianificare la fase di onboarding, permettendoti così di far sì che possano integrarsi rapidamente.

E non è tutto. La gestione dei talenti può essere digitalizzata anche successivamente. Il software permette di gestire la formazione aziendale, di valutare le prestazioni dei dipendenti e di creare report personalizzati. Puoi così prendere facilmente le decisioni, agire tempestivamente e beneficiare di lavoratori sempre preparati. 

Dal canto loro i dipendenti si sentiranno più seguiti, saranno meno propensi a cercare migliori posizioni lavorative e avranno la certezza di essere valutati e premiati in modo oggettivo sulla base delle loro effettive abilità e dei risultati raggiunti. 

Gestione documentale 

Con Factorial gestisci e archivi online tutti i documenti più importanti della tua azienda. Puoi finalmente eliminare ingenti quantitativi di carta e iniziare ad archiviare tutte le documentazioni nel cloud protetto messo a disposizione da Factorial. Puoi utilizzarlo per archiviare ad esempio: 

• Buste paga 
• Contratti di lavoro
• Richieste di permessi 

La gestione è semplice. In pochi click crei tutte le cartelle di cui hai bisogno e se ne hai necessità puoi avvisare i dipendenti sui nuovi documenti inseriti. Il software ti offre anche la possibilità di firmare digitalmente i documenti, oltre che di rendere accessibile la documentazione a tutti o solo alle persone autorizzate. 

👉Scopri qui le funzionalità essenziali per la digitalizzazione che un HR Suite deve avere.. 

Trasformazione digitale in azienda: uno strumento per tutti i processi

In questo articolo abbiamo visto come con Factorial puoi sin da subito digitalizzare i più importanti processi in azienda. Ne abbiamo descritti tre, quelli che più sono di altri causano inefficienza in azienda, ma il software e l’app ti permettono di digitalizzare anche tante altre operazioni. Prova gratuitamente per 14 giorni Factorial. 

Scopri come la digitalizzazione ti aiuta a ottimizzare il tempo a disposizione, a far emergere il talento e come ti aiuta a gestire in totale sicurezza tutti i più importanti documenti aziendali.

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