Come funziona il processo di archiviazione dei documenti? È meglio archiviarli in formato cartaceo o digitale e cosa dicono le norme e le leggi in merito?
Disporre di un efficiente sistema di archiviazione dei documenti è oggi importantissimo per qualsiasi realtà.
In questo approfondimento vedremo che, fondamentalmente, puoi gestire i documenti aziendali in due modi. Il primo è quello tradizionale: semplicemente conservi tutto in formato cartaceo, disponendo ogni documento in pratiche cartelle, archivi e scaffali.
In alternativa, la legge oggi permette anche l’archiviazione digitale, sicuramente più pratica, la quale permette di conservare e archiviare documenti direttamente sul PC o, ancor meglio, in server o cloud.
Ma andiamo con ordine e vediamo tutto quello che c’è da sapere in questa guida completa sull’archiviazione documentale.
- Come funziona l’archiviazione documenti
- Tipologie di archiviazione documenti
- Come funziona l’archiviazione cartacea
- Come funziona l’archiviazione digitale
- I vantaggi dell’archiviazione digitale dei documenti
- Cosa dice la normativa riguardo l’archiviazione dei documenti digitale
- Come funziona un software di archiviazione documenti come Factorial
Come funziona l’archiviazione documenti
L’archiviazione dei documenti è un sottoprocesso aziendale che rientra nel più ampio processo di gestione documentale. Si tratta dunque di un processo che si divide in varie fasi:
- Creazione del documento
- Classificazione o organizzazione
- Accesso e recupero
- Archiviazione
E nell’ambito della gestione dei documenti è proprio su quest’ultima fase che ci concentreremo: il processo di archiviazione, che può essere portato a termine optando per la conservazione dei documenti in formato cartaceo o digitale.
Nel caso dell’archiviazione cartacea, il metodo è quello classico: ogni documento viene riposto in cartelle e successivamente in armadi e archivi, possibilmente accessibili solo al personale autorizzato.
Optando per l’archiviazione digitale, invece, i documenti vengono scansionati, etichettati e salvati su computer, server o nel cloud.
Come vedremo, tra i due metodi esistono differenze significative. L’archiviazione cartacea, sebbene sia facile da implementare, richiede spazi fisici dedicati e rende il recupero delle informazioni abbastanza complesso.
Diversamente, l’archiviazione digitale non necessita di stanze adibite ad archivio: tutto è salvato su server locali o online, l’utilizzo della carta è limitato e l’accesso ai documenti è rapido, anche da remoto.
Tipologie di archiviazione documenti
Puoi quindi scegliere tra diverse tipologie di archiviazione dei documenti. La suddivisione primaria è tra l’archiviazione dei documenti in formato cartaceo e l’archiviazione in digitale. Queste due tipologie si diramano ulteriormente in altre, differenti per metodi e tecniche utilizzate. Vediamo una panoramica:
Tipologie di archiviazione dei documenti in formato cartaceo
L’archiviazione dei documenti in formato cartaceo può essere organizzata in vari modi, a seconda del quantitativo dei documenti.
Tra i sistemi più utilizzati ci sono:
- A cartelle fisse: Documenti come buste paga, ricevute e dichiarazioni fiscali trovano collocazione ciascuno in diverse cartelle o raccoglitori, organizzati in appositi cassetti divisi per periodo.
- Ad anelli: Tutti i documenti relativi a un periodo (in genere un anno) vengono archiviati in un unico raccoglitore, a sua volta poi archiviato in un apposito armadio.
- A scomparti: I documenti vengono collocati in scomparti differenti e accuratamente etichettati. Basta quindi aprire il cassetto relativo all’anno per accedere a tutta la documentazione.
Tipologie di archiviazione dei documenti in formato digitale
Per quanto riguarda i documenti da archiviare in formato digitale, esistono diverse soluzioni. È possibile archiviarli avvalendosi di:
- Server locali: all’interno degli hard disk aziendali, disponendo i documenti in apposite cartelle divise per periodo.
- Server in cloud: i documenti sono memorizzati su server esterni accessibili via rete internet. Risulta così possibile archiviare, conservare e consultare i documenti da qualsiasi luogo.
- Software di Gestione Documentale (DMS): i documenti vengono gestiti sin dall’inizio utilizzando un software DMS sviluppato appositamente per organizzare, indicizzare e recuperare i documenti nel modo più rapido possibile. Questi software sono anche la soluzione migliore per rispettare le normative vigenti e garantire la massima protezione dei dati sensibili.
Come funziona l’archiviazione cartacea
Indipendentemente dal sistema scelto e come accennato in precedenza, il lavoro di archiviazione dei documenti cartacei è solo l’ultimo passaggio di un processo ben definito e finalizzato a disporre di tutta la documentazione aziendale in un luogo sicuro e facilmente accessibile.
Il processo parte dal definire il modo in cui i documenti vengono raccolti, ordinati e classificati.
Si può, ad esempio, optare per disporre la documentazione dividendola per tipologia, avendo cura di collocare fatture, ricevute, note spese, buste paga, ciascuno in una specifica cartella.
È importante ordinarli secondo un criterio logico e apporre a ogni documento informazioni utili per trovarli rapidamente, come la data e la tipologia.
Solo dopo aver completato queste operazioni si può procedere all’archiviazione.
Il processo, più in dettaglio, richiede una collaborazione sinergica tra tutti i dipartimenti che, nelle medie e grandi organizzazioni, si rivolgono a figure quali assistenti amministrativi e addetti alla documentazione. Questi ultimi si occupano di:
- Verifica dei documenti raccolti
- Suddivisione dei documenti in categorie
- Utilizzo di sistemi di codifica (es. numerazione, colori)
- Etichettatura delle cartelle e dei raccoglitori
- Revisione periodica dell’archivio
- Rimozione dei documenti obsoleti (es. scadenza del periodo di conservazione).
- Verifica che i documenti siano custoditi in posti accessibili solo al personale autorizzato
Il lavoro di archiviazione dei documenti cartacei è quindi complesso, va svolto con cura e ogni piccolo errore potrebbe creare vari tipi di problemi, dalla difficoltà nel reperire i documenti fino a problemi di sicurezza e privacy.
Come funziona l’archiviazione digitale
Il processo di archiviazione digitale dei documenti inizia dopo aver raccolto e digitalizzato i documenti provenienti dai vari dipartimenti (finanza, marketing, vendite, ecc.).
I documenti vengono scansionati utilizzando scanner ad alta risoluzione e convertiti in formati sicuri come PDF, JPEG o TIFF.
È compito di figure come l’addetto all’archivio digitale e gli assistenti amministrativi organizzare, etichettare e classificare i documenti, avendo cura di inserire informazioni rilevanti (data, categoria e parole chiave) per facilitare la futura ricerca del documento.
Portate a termine queste fasi, si passa all’archiviazione vera e propria. Qui sono necessarie competenze in ambito IT e digitale.
L’archiviazione, a seconda di quanto stabilito dall’azienda, può avvenire su server locali, su server in cloud gestiti da fornitori di servizi esterni (Google Drive, OneDrive, Dropbox) o su server in cloud gestiti da software specifici per la gestione documentale (DMS).
È importante anche in questo contesto optare per sistemi sicuri, possibilmente crittografati, per proteggere i documenti digitali da accessi non autorizzati, nonché effettuare regolari backup per prevenire la perdita dei dati.
I vantaggi dell’archiviazione digitale dei documenti
Perché preferire l’archiviazione dei documenti digitale a quella cartacea? Ci sono dei vantaggi concreti? La risposta è affermativa.
Utilizzare un sistema di gestione per l’archiviazione, conservazione e condivisione dei documenti in digitale assicura:
- Più spazio a disposizione: non c’è più bisogno di adibire una stanza come archivio dei documenti. Non avrai più archivi fisici voluminosi e armadi pieni di faldoni. Tutto risulta organizzato digitalmente.
- Accessibilità: un conto è cercare per ore un vecchio documento all’interno di un polveroso archivio, un altro è collegarsi al proprio archivio digitale e cercare un documento dall’apposita barra di ricerca. In questo secondo caso, trovi tutte le informazioni rapidamente ovunque ti trovi.
- Sicurezza: la tecnologia oggi permette di tenere i documenti assolutamente al sicuro. I documenti in digitale possono essere protetti da accessi non autorizzati con diverse misure di sicurezza, come password, crittografia e controlli dell’accesso.
- Riduzione degli sprechi: gestire tutti i documenti in digitale riduce significativamente l’utilizzo di carta e inchiostro. La scelta va quindi nella direzione di una politica paperless e l’azienda può così dare il suo contributo a un ambiente più pulito.
Questi sono solo i principali vantaggi. Si pensi anche a come migliora la collaborazione tra i team di lavoro e i dipartimenti, i quali possono facilmente condividere i documenti, modificarli e firmarli digitalmente.
Inoltre, il prezioso sistema di backup permette un rapido recupero di ogni documento in caso di calamità naturali o problemi alle reti aziendali. Infine, i costi di implementazione sono accessibili praticamente per ogni realtà.
Cosa dice la normativa riguardo l’archiviazione dei documenti digitale
Le norme da conoscere nell’ambito dell’archiviazione digitale dei documenti sono diverse e molto dettagliate.
Una panoramica può essere trovata sul portale AGID (Agenzia per l’Italia Digitale).
Per quanto riguarda la normativa, si fa riferimento al Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82. Con questo decreto, il legislatore ha voluto disciplinare l’uso e il trattamento dei documenti digitali, stabilendo le condizioni affinché questi siano ritenuti di pari valenza rispetto ai documenti cartacei.
Per rendere un documento digitale valido quanto un documento cartaceo, è importante apporre una firma digitale o una firma elettronica qualificata. È altresì fondamentale accertarsi che il documento contenga una data (marca temporale).
Per quanto riguarda l’importante aspetto dell’archiviazione e conservazione, valgono le stesse regole dei documenti in formato cartaceo.
Si può pertanto fare riferimento all’articolo 2220 del codice civile (Conservazione delle scritture contabili).
Qui è specificato che le scritture contabili, nonché fatture, lettere e altri documenti, devono essere custoditi per 10 anni. In particolare, questo periodo è valido per:
- Registro delle entrate e uscite
- Libro degli inventari
- Registro IVA
- Altre scritture contabili
Mentre sei tenuto a conservare per soli 5 anni:
- Dichiarazioni dei redditi
- Modelli F23 e F24
- Bollette
Invece, gli atti notarili vanno conservati per sempre. Oltre alle norme, è bene seguire delle buone pratiche.
Come già accennato, ribadiamo l’importanza di archiviare la documentazione all’interno di server locali o in cloud protetti, di eseguire regolari backup, e di assicurarsi che i sistemi utilizzati siano conformi al GDPR – Regolamento 2016/679.
Come funziona un software di archiviazione documenti come Factorial
Come gestire l’archiviazione dei documenti, quale software scegliere per una perfetta digitalizzazione dei documenti?
La risposta è Factorial, il software HR che ti permetterà di ottimizzare la gestione documentale in azienda.
Con Factorial puoi archiviare e organizzare tutti i documenti online in modo semplice e sicuro. In pochi click potrai così raccogliere tutti i documenti in un unico posto (buste paga, contratti di lavoro, ferie, documenti d’identità) e portare a termine molte operazioni, tra cui:
- Creare cartelle per ogni tipologia di documento
- Inviare notifiche
- Caricare documenti in blocco
- Decidere chi può accedere ai documenti e le autorizzazioni
Il software ti offre inoltre una firma digitale legale e sicura al 100%, utilissima per validare i documenti più importanti.
Ma Factorial non è solo un applicativo per la gestione documentale: è un vero e proprio software HR che ti aiuterà a trasformare molte operazioni manuali in efficienti processi digitali.
Puoi utilizzarlo anche per:
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