Audit aziendale: cos’è, esempi e come farlo digitalmente

Hai mai svolto o commissionato un audit aziendale? Sai come puoi digitalizzare questo importante processo? È grazie agli audit aziendali che puoi ottenere informazioni cruciali per la tua organizzazione. 

Questi controlli ti permettono di sapere lo stato di salute finanziaria della tua azienda, di scovare eventuali inefficienze, come anche di valutare con maggior criterio le prestazioni dei lavoratori. 

In questo articolo, vedremo alcune delle più conosciute forme di audit e valutazioni aziendali, riporteremo alcuni esempi pratici e infine scoprirai come l’utilizzo di un software può aiutarti a digitalizzare il processo. 

Cos'è l'audit aziendale e significato

L’audit aziendale è definito come un processo in cui un professionista interno o esterno all’organizzazione effettua un lavoro di analisi dell’azienda. L’analisi o la revisione è diversa a seconda delle informazioni che si vogliono ottenere. Può ad esempio focalizzarsi su aspetti quali: 

• Bilancio 
• Entrate 
• Note spese 
• Dichiarazioni dei redditi 
• Beni patrimoniali 

Talvolta gli audit possono focalizzarsi su altre aree. Ad esempio, puoi pensare di verificare se la tua organizzazione rispetta le norme nell’ambito della sicurezza dei lavoratori, o se rispetta le norme nell’ambito della tutela ambientale. L’indagine, o l’ispezione, puoi condurla nominando un revisore all’interno dell’organizzazione, oppure affidarla a professionisti esterni. 

Puoi decidere di svolgere un audit aziendale sia per avere un miglior controllo della situazione finanziaria e patrimoniale dell’impresa, sia per prevenire eventuali problemi di tipo finanziario, legali e fiscali. 

La figura incaricata dell’audit, una volta terminato il lavoro, prepara un report in cui riporta le criticità emerse. Questi report, generalmente, vengono condivisi con i reparti aziendali oggetto dell’analisi e talvolta con altri portatori d’interesse: 

• Creditori 
• Banche 
• Enti 

Gli audit finanziari, infine, possono sia essere commissionati dall’azienda, sia essere richieste dal Governo o da altri enti pubblici. In linea di massima le società quotate in borsa sono solite preparare audit aziendali che poi divulgano ai propri azionisti. 

Esempi di audit aziendale 

Non esiste una sola tipologia di audit aziendale. Come accennato in precedenza, ogni qualvolta hai necessità di analizzare a fondo un processo o un reparto aziendale, puoi nominare un analista, interno o esterno all’azienda, in grado di fornirti le informazioni che desideri ottenere. Ecco alcuni degli esempi più comuni di audit aziendali:

Audit interni 

Si definiscono audit interni i lavori di analisi e ispezione di predeterminate strutture operative aziendali. Puoi optare per un audit interno quando ad esempio vuoi valutare l’efficacia di un team di lavoro, quando vuoi identificare i punti di debolezza di un reparto, o rilevare quali sono i costi fissi (e variabili) che possono essere ridotti. 

La caratteristica dell’audit interno è che sei tu a commissionarlo, sei sempre tu, inoltre, a decidere se poi condividere i risultati con i lavoratori o con gli stakeholders. 

Audit aziendali esterne

Gli audit esterni sono tali quando è una terza parte a richiedere l’ispezione. Dell’analisi generalmente se ne occupa un revisore esterno all’azienda e quindi imparziale.

Gli audit esterni più frequenti sono nell’ambito finanziario. Lo scopo è determinare se i conti aziendali sono in ordine e se ci sono incongruenze rispetto a quanto emerso dagli audit interni.  

Audit di bilancio 

Prendono il nome di audit di bilancio le ispezioni, interne o esterne, che hanno l’obiettivo di analizzare lo stato di salute a livello finanziario di un’azienda. Queste indagini si concentrano sui bilanci dell’azienda e generalmente sono effettuate quando chiedi un prestito, oppure quando la società è coinvolta in operazioni di acquisizione o fusione. 

Audit di prestazione 

L’audit di prestazione è un altro esempio di verifica aziendale di tipo interno che puoi pensare di affidare a un esperto analista. In questo caso l’obiettivo è verificare l’efficacia di un programma adottato. 

Ad esempio, puoi pensare di valutare l’efficacia di un nuovo programma di formazione utilizzato in azienda, oppure puoi pensare di valutare le performance di un reparto aziendale. 

La scelta sulle prestazioni è effettuata con l’idea di ottenere importanti informazioni che possono poi aiutare a tracciare una politica finalizzata a facilitare i processi decisionali.

Audit di conformità 

L’audit di conformità è una tipologia di controllo aziendale interno. Lo scopo è valutare se l’organizzazione rispetta tutte le normative vigenti nell’ambito della propria attività. 

Si tratta quindi di un’indagine effettuata da professionisti esperti in ambito legale, i quali si accertano che la tua azienda segua le più recenti norme, leggi e obblighi. Ad esempio, un audit di conformità può focalizzarsi sull’insieme di leggi da rispettare nell’ambito ambientale, della sicurezza o dei diritti dei lavoratori. 

Audit aziendale delle risorse umane 

Gli audit delle risorse umane sono delle indagini interne che puoi effettuare a cadenza regolare con l’obiettivo di analizzare tutto ciò che riguarda il modo in cui gestisci i talenti in azienda.

L’ispezione si concentra quindi sulle politiche attuate, sui processi, sull’efficacia dei corsi di formazione e in generale su tutti gli aspetti in ambito gestione delle risorse umane che desideri analizzare a fondo. L’obiettivo in questo caso è elaborare un prospetto che possa guidarti verso una migliore gestione delle risorse umane. 

Come si fa l'audit aziendale 

Svolgere un audit aziendale interno è un’operazione che può essere più o meno complessa a seconda degli aspetti che vuoi analizzare e della grandezza dell’azienda. Più i processi sono complessi e più l’azienda è grande, più è consigliabile affidare il lavoro a un team esterno specializzato. In linea generale sono quattro le fasi da seguire che ti porteranno a elaborare un audit aziendale:

Pianifica il lavoro 

Il primo passaggio consiste nel pianificare il lavoro da svolgere. Durante questa operazione devi definire la tipologia d’indagine (audit di bilancio, di performance, di conformità…) e quindi formare un gruppo di lavoro. È importante scegliere figure preparate possibilmente esperte in analisi, gestione e comprensione dei dati ottenuti. 

Determina gli obiettivi  

La seconda fase consiste nel determinare gli obiettivi. Si tratta di definire su quali aspetti focalizzare l’indagine. Se ad esempio sostieni costi fissi troppo elevati, potresti chiedere al team di lavoro preposto di focalizzarsi sulle spese sostenute dall’azienda durante l’anno. Oppure se hai notato un calo delle performance, potresti concentrarti sui reparti che non hanno raggiunto i KPI prestabiliti. 

👉 Leggi l’articolo “KPI: definizione, significato ed esempi”.

Confronta i risultati emersi 

La penultima fase consiste nel confrontare e analizzare il report aziendale ottenuto. Il miglior modo di procedere è riunire i team di lavoro coinvolti nell’indagine e discutere con loro riguardo i risultati emersi. Il tuo obiettivo in questo caso è trovare insieme ai lavoratori il modo per migliorare l’azienda, partendo proprio dalle criticità emerse nell’indagine. 

Rendi noti i risultati 

Dopo aver chiarito con i team di lavoro coinvolti le azioni da implementare per migliorare l’azienda, l’ultimo passaggio è quello d’informare gli stakeholders riguardo quanto emerso dall’indagine. 

Come abbiamo visto, infatti, gli audit aziendali, hanno anche la funzione di tutelare eventuali azionisti, investitori, banche e altri portatori d’interesse. Ti consigliamo quindi di tenerli informati. Quest’ultimo passaggio ti permette di aumentare la trasparenza in azienda, di evidenziare le criticità e i successi raggiunti dall’organizzazione. 

Digitalizzare l'audit aziendale con un software HR

Preparare report e analisi in azienda può diventare un’operazione molto complessa se non sai come muoverti nel modo giusto. Soprattutto se gestisci una piccola impresa, adibire un team di lavoro all’elaborazione di un audit aziendale, può causarti diverse difficoltà. Il rischio principale è sottrarre forza lavoro, impiegandola in un lavoro d’indagine che può durare anche diversi mesi. 

Per tua fortuna, puoi avvalerti oggi della tecnologia. Software HR come Factorial infatti, possono aiutarti nel complesso lavoro di preparazione degli audit aziendali, acquisendo in automatico fondamentali dati per la tua azienda. 

Factorial acquisisce in automatico importanti dati che ti aiutano nel migliorare la gestione delle risorse umane. Tali informazioni puoi utilizzarle per elaborare report HR, così da avere un quadro completo, riportato nero su bianco e da analizzare per ogni evenienza. I dati vengono registrati e salvati in tempo reale e puoi consultarli in ogni momento.

Utilizza i dati ottenuti per:  

• Organizzare e coordinare al meglio i team di lavoro
• Gestire i turni, le ferie e i permessi
• Allocare nel modo giusto la forza lavoro 
• Pianificare i corsi di formazione in azienda

Con Factorial, in definitiva, hai a disposizione un software e un’app, pensata per aiutarti nella gestione delle risorse umane in azienda. Grazie al software puoi finalmente utilizzare un sistema per valorizzare al meglio il talento, grazie all’enorme quantità di dati qualitativi e quantitativi che l’applicazione è in grado di rilevare. 

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• Creare report sulle prestazioni dei dipendenti
• Migliorare il processo di recruiting 
• Digitalizzare i documenti in azienda 
• Automatizzare la gestione delle buste paga e delle spese 
• E tanto altro 

Audit aziendali: le conclusioni 

In questo articolo abbiamo sottolineato quanto sia importante utilizzare software in grado di raccogliere e analizzare dati, da utilizzare per elaborare degli audit aziendali. È grazie a questi ultimi che assumi un miglior controllo della tua organizzazione, che riesci a prendere decisioni migliori e che puoi tenere informati tutti i portatori d’interesse.

Fino a qualche tempo fa, solo le grandi aziende potevano permettersi di analizzare ogni processo aziendale, oggi, grazie alla digital transformation, le PMI hanno a disposizione strumenti a costi accessibili. 

Utilizzarli ti permette di aumentare la competitività, di valorizzare le risorse umane e d’individuare con più facilità tutte quelle aree in cui puoi agire per crescere e aumentare il fatturato.

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