La conservazione sostitutiva è ormai la soluzione di riferimento per digitalizzare i documenti mantenendo piena validità legale e fiscale.
Non si tratta di una novità recente: la normativa italiana la permette da anni, ma molte aziende stanno iniziando solo ora a comprenderne davvero i vantaggi in termini di efficienza e riduzione dei costi.
Oggi software dedicati hanno reso il processo più semplice, automatizzato e accessibile rispetto a pochi anni fa. Le imprese possono affidarsi a sistemi sicuri e certificati che gestiscono archiviazione, controlli e conservazione senza ricorrere a procedure manuali.
In questa guida analizziamo i tre software per la conservazione sostitutiva più efficaci disponibili oggi, con un focus su Factorial e sul suo posizionamento rispetto ai principali concorrenti del mercato.
- Cos’è la conservazione sostitutiva
- Perché è importante la conservazione sostitutiva
- I 3 migliori software per la conservazione sostitutiva del 2025
- Funzionalità chiave da cercare in un software di conservazione sostitutiva
- Come scegliere il software di conservazione sostitutiva più adatto alla tua azienda
- Conclusioni sui migliori software per la conservazione sostitutiva
- Domande frequenti sulla conservazione sostitutiva
Cos’è la conservazione sostitutiva
Quando parliamo di conservazione sostitutiva, non stiamo semplicemente scannerizzando carte e salvando file in una cartella.
C’è molto di più. È un processo regolato dalla legge italiana nello specifico dal Codice dell’Amministrazione Digitale, il CAD (D.Lgs. 82/2005) che permette la digitalizzazione di un documento cartaceo in digitale senza perdere valore legale nel tempo.
La differenza con la semplice archiviazione elettronica è fondamentale. Mentre quella mantiene il cartaceo in parallelo, la conservazione sostitutiva lo sostituisce completamente.
Niente più obbligo di conservare fisicamente il foglio originale. Le Linee Guida dell’AGID e il Regolamento eIDAS mettono nero su bianco cosa serve: i documenti digitalizzati devono avere esattamente lo stesso valore giuridico degli originali.
Quali documenti possono finire in un sistema del genere? Praticamente tutto quello che importa a un’azienda: fatture, registri contabili, cedolini paga, contratti, certificazioni, dichiarazioni fiscali.
La legge chiede che questi stiano al sicuro per almeno dieci anni, restando accessibili e intoccabili durante tutto quel periodo.
Perché è importante la conservazione sostitutiva
Quando si parla di “passare al digitale”, molti pensano sia solo una moda o un aggiornamento tecnico utile a metà.
In realtà, dietro questa scelta c’è un impatto concreto sulla vita quotidiana di un’azienda: tempi che si accorciano, spazi che si liberano, costi che smettono di drenare budget inutilmente.
La digitalizzazione è oggi un modo diverso di organizzare il lavoro, più snello e più sostenibile.
Qui sotto trovi, spiegati in modo semplice, i vantaggi reali che emergono quando abbandoni definitivamente la carta.
Spazio e costi
Dire addio alle pile di faldoni non è solo una questione estetica. Significa riprenderti metri preziosi dell’ufficio che puoi dedicare a ciò che davvero produce valore.
Le stampanti diventano superflue, la carta non serve più in quantità industriale, gli archivi fisici smettono di essere un pozzo di spese.
Anche il personale ci guadagna nessuno deve più passare mezz’ora a inseguire un documento disperso in uno scaffale.
Accesso immediato
Recuperare una fattura vecchia o un contratto archiviato chissà dove diventa finalmente un’operazione semplice. Invece di rovistare tra scatoloni e cartelline, bastano pochi secondi per trovarli grazie alla ricerca digitale.
Non importa dove sei, l’intero archivio ti segue ovunque e risponde all’istante. Questo cambia il ritmo di lavoro perché riduce gli intoppi e permette di risolvere questioni urgenti senza perdite di tempo.
Protezione dei dati
La carta si può bagnare, rovinare, smarrire o finire nelle mani sbagliate. Con un archivio digitale, invece, il livello di sicurezza sale parecchio.
Crittografia, firme digitali, marcature temporali sono tutti strumenti tecnici che blindano i documenti e li rendono leggibili solo da chi è autorizzato.
Non devi più temere che un faldone sparisca o che un incendio cancelli mesi di lavoro. Tutto è conservato in modo ordinato, protetto e tracciabile.
Un gesto per l’ambiente
Ridurre la carta non è solo una scelta comoda, ma anche un contributo reale alla sostenibilità. Meno stampa significa meno alberi abbattuti, meno trasporti, meno CO₂ emessa e meno rifiuti da smaltire.
È un modo semplice per rendere l’azienda più responsabile, e anche il cliente finale se ne accorge. Molte persone apprezzano chi adotta pratiche più pulite e trasparenti.
I 3 migliori software per la conservazione sostitutiva del 2025
Il panorama italiano della gestione documentale è pieno di strumenti diversi, alcuni nati per la contabilità, altri pensati per l’HR, altri ancora specializzati nella conservazione a norma.
La scelta non è sempre semplice, perché ogni piattaforma nasce con una filosofia propria e offre funzionalità che, a seconda dell’azienda, possono fare la differenza.
Qui trovi una panoramica delle principali soluzioni che vale la pena considerare nel 2025, con un’attenzione particolare a come gestiscono documenti, sicurezza e processi operativi.
1. Factorial
Factorial nasce con un obiettivo chiaro: eliminare la frammentazione che spesso rende complessa la gestione delle risorse umane.
Non è solo un archivio né un software di firma elettronica, ma un ambiente completo in cui convivono documenti, flussi di approvazione, dati dei dipendenti e processi operativi quotidiani.
Ogni documento viene centralizzato in uno spazio cloud sicuro, ordinato e accessibile da desktop e mobile.
Con Factorial puoi semplificare:
Ogni elemento ha il proprio ciclo di vita digitale e viene collegato a persone, processi e attività, così da mantenere sempre un contesto chiaro. Per un reparto HR significa lavorare con più ordine, continuità ed efficienza.
Uno dei punti di forza di Factorial è la gestione del ciclo documentale in piena conformità normativa. La piattaforma rispetta il GDPR e gli standard internazionali di sicurezza come ISO 27001, con archiviazione protetta e crittografia sia in transito sia a riposo. Inoltre, grazie alla sua partnership con Aruba, Factorial è anche conforme alla normativa sulla conservazione sostitutiva: questo significa che permette di digitalizzare scontrini e ricevute in modo sicuro, senza dover tenere le copie cartacee.
Per i documenti che richiedono validità legale è disponibile un sistema di firma elettronica avanzata, con marca temporale che ne garantisce la permanenza del valore nel tempo.
Il controllo degli accessi è particolarmente apprezzato dalle aziende: ogni collaboratore visualizza solo i documenti pertinenti al proprio ruolo, mentre gli amministratori possono definire permessi granulari, regole personalizzate e tracciamento completo delle attività. Il risultato è un ambiente sicuro, ordinato e facile da governare.
Factorial si integra inoltre con altri sistemi aziendali, come soluzioni di contabilità, software di gestione turni, buste paga e strumenti per la comunicazione interna.
I report personalizzabili offrono una visione chiara su tempi di approvazione, tipologie di documenti, attività del personale e accessi, tutto consultabile da un’unica dashboard utile sia per la gestione quotidiana sia per il controllo organizzativo.
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InfoCert
InfoCert è stata una delle prime realtà italiane ad accreditarsi come conservatore a norma, ed è tuttora considerata un punto di riferimento.
La sua piattaforma LegalDoc gestisce qualsiasi tipologia di documento con valore legale: fatture elettroniche, PEC, contratti, registri contabili e molto altro.
LegalDoc applica automaticamente firma digitale e marca temporale, conserva nei data center ridondati di InfoCert.
La responsabilità della conservazione è totalmente assunta da InfoCert, che pubblica i documenti ufficiali e nomina il Responsabile della Conservazione secondo le linee guida AGID.
L’accesso avviene tramite interfaccia web oppure API, così anche i sistemi personalizzati possono integrarsi senza difficoltà. È la scelta tipica di aziende che hanno obblighi normativi stringenti o grandi volumi da gestire.
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Aruba
DocFly nasce per chi vuole una conservazione a norma senza complessità. Aruba applica automaticamente firma e marca temporale, mantiene i file protetti nei propri data center e aggiorna costantemente la conformità normativa.
L’interfaccia è semplice, permette ricerche rapide e un’organizzazione basilare ma efficace.
Supporta la conservazione per adempimenti come RENTRI e gestisce documenti standard con pieno valore legale.
È una soluzione adatta a chi non ha bisogno di flussi articolati ma vuole sicurezza e adempimento certo.
Funzionalità chiave da cercare in un software di conservazione sostitutiva
Non tutti gli strumenti che trovi sul mercato fanno le stesse cose, né garantiscono lo stesso livello di sicurezza o affidabilità.
Prima di scegliere, conviene analizzare alcuni aspetti chiave che fanno la differenza tra un sistema che funziona e uno che ti complica la vita.
Conformità e certificazioni
Un buon software deve rispettare le Linee Guida AGID e il Codice dell’Amministrazione Digitale, altrimenti rischi di ritrovarti con archivi che non valgono legalmente.
Le certificazioni internazionali come ISO 27001 per la sicurezza delle informazioni.
Fondamentale anche la capacità di applicare apporre firma digitale e marca temporale. Senza questi due elementi non c’è vera conservazione.
Integrazione con i sistemi che già utilizzi
In un flusso moderno, il software non vive isolato. Se offre API SOAP e REST stabili, può dialogare senza problemi con i gestionali che usi per contabilità, PEC, fatture elettroniche, CRM o ERP.
Questo significa che l’invio dei documenti in conservazione può avvenire in automatico, senza caricare file a mano o rischiare errori banali. Più automatizzi, più tempo liberi.
Sicurezza
La protezione dei dati non può essere un accessorio. Servono crittografia avanzata, autenticazione forte, backup ridondanti e data center certificati. Tutto deve essere costruito nel pieno rispetto del GDPR e delle norme sulla privacy.
Un buon sistema consente anche di definire permessi granulari con ognuno che può vedere solo ciò che gli compete, evitando accessi impropri o rischi inutili.
Interfaccia semplice
Se un software non è intuitivo, la produttività ne risente e aumentano gli errori. Le piattaforme migliori offrono percorsi guidati, caricamenti rapidi, ricerche immediate e funzioni chiare.
Non dovresti aver bisogno di competenze tecniche specifiche per utilizzarlo. È lo strumento che deve adattarsi a te, non il contrario.
Scalabilità
Quando un’azienda cresce, cresce anche il volume dei documenti. Il software deve poter gestire carichi maggiori senza rallentare o limitarti.Funzionalità come multi-utente, multi-ruolo e multi-azienda diventano fondamentali, soprattutto per studi professionali, consulenti e realtà che gestiscono molti mandati diversi.
Come scegliere il software di conservazione sostitutiva più adatto alla tua azienda
Per aiutarti nella scelta del miglior software di conservazione sostitutiva abbiamo preparato un’utile tabella che riassume le principali funzionalità degli applicativi finora analizzati:
| Caratteristica | Factorial | InfoCert | Aruba |
| Conformità normativa | Sì | Sì | Sì |
| Firma digitale automatica | Sì | Sì | Sì |
| Marca temporale | Sì | Sì | Sì |
| Integrazione API con gestionali | Sì | SOAP/REST | Limitata |
| Cloud storage | Sì | Sì | Sì |
| Gestione documenti HR specifici | Sì | Sì | Sì |
| Multi-utente | Sì | Sì | Sì |
| Interfaccia user-friendly | Sì | Sì | Sì |
| Supporto assistenza | Sì | Sì | Sì |
Conclusioni sui migliori software per la conservazione sostitutiva
La conservazione digitale non è più un progetto da rimandare. È ormai parte del lavoro quotidiano di qualsiasi impresa che voglia essere organizzata, veloce e competitiva.
Continuare a riempire uffici di faldoni, scaffali e documenti cartacei è un’abitudine che appartiene a un’altra epoca.
Digitalizzare significa recuperare tempo, ridurre errori, alleggerire i costi e rendere l’azienda più sostenibile, sia dal punto di vista operativo sia ambientale.
Come abbiamo visto, oggi la tecnologia offre soluzioni solide, e scegliere quella giusta permette di trasformare un dovere normativo in un vero vantaggio pratico.
Tra le piattaforme disponibili, Factorial si distingue perché unisce la conservazione digitale alla gestione completa delle risorse umane.
In un unico ambiente cloud ordini contratti, buste paga, scadenze, comunicazioni, firme elettroniche e documenti personali dei dipendenti. È una soluzione pensata per chi vuole semplificare davvero la parte amministrativa, non solo “mettere a posto i documenti”.
Domande frequenti sulla conservazione sostitutiva
Quali sono i migliori software di conservazione sostitutiva?
Non esiste una soluzione valida per tutti, perché le esigenze cambiano molto tra aziende piccole, strutture più grandi o realtà che gestiscono grandi volumi. Tuttavia, Factorial, si distingue per la parte HR grazie a firma digitale, archiviazione ordinata e gestione semplificata dei documenti interni. In generale conviene orientarsi su piattaforme che garantiscono continuità, assistenza e reale conformità normativa.
Quanto costa un software di conservazione sostitutiva?
I prezzi cambiano in base allo spazio di archiviazione, al numero di documenti e alle funzioni offerte. Factorial usa un modello per utente, con un costo mensile che cresce solo se aumentano le persone o le funzionalità scelte. Altri servizi seguono logiche a consumo o prevedono canoni annuali legati allo spazio occupato. In ogni caso non va valutato solo il prezzo iniziale: contano anche i costi ricorrenti, l’eventuale aumento dei documenti nel tempo e la qualità dell’assistenza inclusa.
Factorial offre un software per conservazione sostitutiva a norma?
Sì, Factorial include un sistema di gestione documentale che rispetta gli standard richiesti per la conservazione digitale dei documenti HR. Tutto passa per archiviazione cloud sicura, firme elettroniche integrate e controlli di accesso che proteggono i dati sensibili. La piattaforma permette di tenere ordinati contratti, buste paga, certificazioni e comunicazioni interne in un unico ambiente facilmente consultabile.
Le informazioni presentate in questo articolo si basano su fonti pubbliche, in particolare su siti web, i centri assistenza e le pagine pubbliche dei rispettivi fornitori. I confronti tra Factorial e altri fornitori hanno il solo scopo di illustrare le funzionalità, i prezzi e le caratteristiche del software. Tutte le informazioni relative a funzionalità, prezzi e integrazioni sono soggette a modifiche senza preavviso. Factorial non è responsabile dell’accuratezza, completezza o aggiornamento delle informazioni fornite. Si consiglia di contattare direttamente i rispettivi fornitori per ottenere le informazioni più accurate e aggiornate. Rispettiamo pienamente tutte le disposizioni legali in materia di concorrenza e pubblicità previste dalla legge italiana. Per qualsiasi domanda, non esitate a contattarci. I confronti presentati non costituiscono una valutazione definitiva né una raccomandazione di alcun fornitore, ma hanno unicamente uno scopo informativo.
