In un’epoca in cui la digitalizzazione sta trasformando ogni aspetto del mondo del lavoro, anche la gestione degli attestati di malattia si è evoluta ed è diventata telematica, aprendo la strada a processi di consultazione online più rapidi ed efficienti, sia per le aziende che per i dipendenti.
Comprendere il funzionamento di questo sistema è oggi fondamentale per garantire la corretta gestione degli adempimenti e il rispetto della privacy. Soprattutto perché, negli ultimi mesi del 2025, sono stati introdotti importanti aggiornamenti.
In un’epoca in cui la digitalizzazione sta trasformando ogni aspetto del mondo del lavoro, anche la gestione degli attestati di malattia si è evoluta, rendendo i processi più rapidi ed efficienti sia per le aziende che per i dipendenti. Comprendere il funzionamento di questo sistema è fondamentale per garantire la corretta gestione degli adempimenti e il rispetto della privacy.
- Come funziona la consultazione degli attestati di malattia da parte dei datori di lavoro
- Guida passo per passo per consultare gli attestati di malattia
- Gestisci le assenze dei dipendenti con Factorial
Come funziona la consultazione degli attestati di malattia da parte dei datori di lavoro
Dal 2010, il sistema di gestione dei certificati di malattia si è progressivamente digitalizzato, abbandonando la vecchia prassi cartacea. Oggi, quando un dipendente si assenta per motivi di salute, è il medico curante a inviare il certificato di malattia direttamente all’INPS in forma telematica.
In questo modo, semplificando notevolmente l’iter burocratico, il dipendente ha solo il dovere di informare l’azienda della propria assenza entro i termini stabiliti dal contratto o dal regolamento aziendale, ma non c’è più la necessità per il lavoratore di recapitare fisicamente il documento in azienda, poiché al datore di lavoro il certificato di malattia viene inviato dall’INPS in via telematica.
L’Istituto, a sua volta, rende gli attestati disponibili per i legittimi aventi titolo, ovvero il lavoratore, il datore di lavoro o un consulente del lavoro delegato. L’accesso a questi documenti avviene principalmente attraverso il portale INPS, dove è possibile consultare e scaricare gli attestati in tempo reale, accedendo alla specifica area riservata.
I servizi online offrono la possibilità di effettuare ricerche specifiche per codice fiscale del dipendente o per numero di protocollo del certificato, stampare gli attestati e persino estrarre elenchi per una gestione più massiva.
Inoltre, negli ultimi mesi del 2025:
- l’INPS ha introdotto importanti aggiornamenti tecnici per rendere il flusso di informazioni ancora più agile. Infatti, le aziende possono ora ricevere i dati degli attestati in formati standardizzati come XML o TXT, scaricabili direttamente dal portale o inviati via PEC, facilitando l’integrazione con i sistemi gestionali interni;
- sono state potenziate le funzionalità per la richiesta delle visite mediche di controllo, che possono essere attivate direttamente una volta ricevuti gli attestati, accelerando l’intero processo di verifica.
Guida passo per passo per consultare gli attestati di malattia
Per datori di lavoro la gestione dei certificati di malattia è un compito che richiede precisione e conoscenza delle procedure digitali. Fortunatamente, il sistema telematico dell’INPS ha semplificato notevolmente il processo, rendendo la consultazione rapida e sicura.
Ecco, passo dopo passo, come navigare nel portale e gestire correttamente i documenti digitali.
- Accesso al portale INPS con le credenziali
Per poter accedere ai servizi INPS e consultare gli attestati di malattia dei dipendenti, è necessario disporre delle credenziali aziendali (per le imprese) o, in alternativa, delle proprie credenziali personali come SPID, CIE o CNS. L’accesso avviene tramite l’Area Aziende del portale INPS, in particolare attraverso il “Cassetto previdenziale aziende“.
Il percorso è semplice e intuitivo, bisogna:
- accedere al sito ufficiale inps.it, individuare il servizio specifico “Consultazione attestati di malattia” e cliccare su “Utilizza il servizio”;
- a questo punto, bisogna inserire le credenziali per autenticarsi;
- una volta entrati, è possibile usare la maschera di ricerca per visualizzare gli attestati di tutti i dipendenti. In alternativa, per una ricerca più rapida, si può inserire direttamente il codice fiscale del lavoratore interessato e il numero di protocollo unico del certificato (PUC).
Il PUC è un codice alfanumerico univoco che identifica ogni certificato di malattia telematico e può essere richiesto al dipendente nel momento in cui comunica la sua assenza. Avere il PUC a disposizione permette al datore di lavoro di reperire l’attestato sul portale INPS in modo immediato, superando eventuali ritardi nella sincronizzazione del sistema.
Per datori di lavoro, consulenti e professionisti, la gestione degli attestati di malattia è un compito quotidiano che richiede precisione e conoscenza delle procedure digitali. Fortunatamente, il sistema telematico dell’INPS ha semplificato notevolmente il processo, rendendo la consultazione rapida e sicura. Ecco una guida passo dopo passo per navigare nel portale e gestire correttamente i documenti digitali.
Cosa contiene l’attestato e come gestirlo
L’attestato che il datore di lavoro può scaricare dal portale è un documento ufficiale che contiene informazioni essenziali per la gestione dell’assenza, quali:
- i dati anagrafici del lavoratore;
- il periodo di malattia (la prognosi) e le date di inizio e fine dell’assenza.
Una volta scaricato, è buona norma conservare l’attestato in formato digitale all’interno di una cartella protetta, con accesso limitato solo al personale autorizzato, come previsto dal GDPR.
È importante sottolineare infatti un principio fondamentale che sta alla base di tutto il sistema: la tutela della privacy. I dati sanitari sono sensibili e, per legge, non devono essere accessibili a soggetti non autorizzati. Di conseguenza, il datore di lavoro non riceve e non può trattare la diagnosi medica.
L’attestato reso disponibile all’azienda riporta unicamente la prognosi e le date di inizio e fine della malattia, garantendo che le informazioni personali e sanitarie del dipendente rimangano protette e che il trattamento dei dati avvenga nel pieno rispetto del GDPR e delle indicazioni fornite dal Garante della Privacy. È vietato infatti richiedere o trattare la diagnosi medica e qualsiasi violazione può portare a pesanti sanzioni.
Richiesta di visite fiscali (VMC)
Grazie agli aggiornamenti del 2025, il servizio di Richiesta Visite Mediche di Controllo (VMC) è stato notevolmente potenziato e i datori di lavoro possono ora generare richieste di visita fiscale direttamente dagli attestati consultati sul portale, snellendo la procedura e rendendo più efficiente la gestione dei controlli.
Il sistema permette di inviare richieste singole o multiple tramite l’upload di un file, garantendo una tracciabilità completa. E questa è un’altra importante novità introdotta nel 2025, ovvero la ricezione massiva degli attestati in formato XML/TXT, scaricabili dal portale o inviati in automatico via PEC.
Questo approccio è particolarmente utile per le realtà con un gran numero di dipendenti, in quanto consente di importare i dati direttamente nei propri sistemi informativi (ERP) per una gestione centralizzata e automatizzata. È importante che i professionisti IT si assicurino che i loro sistemi siano aggiornati per supportare i nuovi formati dei file, come specificato dal Messaggio INPS n. 1773 e dai successivi aggiornamenti.
Gestisci le assenze dei dipendenti con Factorial
Nonostante l’INPS abbia digitalizzato il processo di gestione degli attestati di malattia, le piattaforme HR moderne come Factorial possono aiutare molto a migliorare la gestione aziendale e snellire i processi interni, rendendo il flusso di informazioni più efficiente. Questi strumenti, non si limitano a consultare i dati INPS, ma creano un vero e proprio ecosistema digitale che migliora l’organizzazione complessiva delle assenze.
Tra le funzionalità più importanti:
- la centralizzazione delle richieste di assenza, che permette ai dipendenti di segnalare la propria malattia direttamente tramite un’app o il portale, allegando subito il numero di protocollo unico del certificato (PUC) o una scansione. Questa azione genera una notifica automatica per il manager o il responsabile HR, eliminando le comunicazioni frammentate via email o telefono e garantendo che tutti siano allineati in tempo reale;
- i contatori delle assenze, con un sistema che configura i diversi tipi di assenza (malattia, visite, permessi) e automatizza i conteggi dei giorni/periodi di comporto e applicare le regole del CCNL;
- L’integrazione tra la piattaforma HR e il sistema di payroll (o sistema di gestione delle buste paga), grazie al software di gestione HR che comunica in modo automatico con il programma utilizzato per elaborare le buste paga, eliminando la necessità di inserire manualmente i dati relativi alle assenze;
- gli avvisi automatici per non dimenticare scadenze importanti, come la richiesta di prosecuzione di un certificato o la necessità di attivare una visita fiscale.
Inoltre, sul piano della documentazione e dell’audit, questi software offrono un ambiente protetto e organizzato. Gli attestati di malattia possono essere archiviati in modo sicuro, rispettando le normative sulla privacy (GDPR) e limitando l’accesso solo al personale autorizzato. In questo modo, l’azienda ha una tracciabilità completa su chi ha visualizzato i documenti e quando.
Strumenti HR come Factorial aiutano a trasformare gli obblighi in workflow chiari, tracciabili e conformi.
👉 Chiedi una demo gratuita e scopri tutte le funzionalità e i vantaggi che un software come Factorial può portare alla tua azienda.
