Sogni un ufficio 100% paperless? La carta sommerge le scrivanie dei tuoi lavoratori? La tecnologia permette oggi di trasformare gli uffici.
Come scoprirai continuando la lettura di questo articolo, puoi digitalizzare tutti i documenti, custodirli in un luogo sicuro e dire addio alla carta. È un processo realizzabile in tempi brevi e che viene anche incontro all’ambiente.
L’archiviazione in digitale può riguardare tutti i documenti. Dai classici moduli di richiesta di ferie e permessi, alle note spese, fino alle fatture. Queste ultime ormai possono essere gestite elettronicamente. I vantaggi puoi facilmente intuirli. Meno confusione in azienda, maggior trasparenza e facilità nel trovare i documenti necessari.
Sommario
Cosa significa paperless
Paperless è un termine inglese che possiamo tradurre con “senza carta”. Un’azienda che decide di adottare una politica di paperless document management è di conseguenza un luogo di lavoro che si è impegnato a limitare al minimo l’utilizzo della carta.
Eliminare la carta è molto difficile. Accompagna l’uomo da 2.000 anni, eliminarla dall’oggi al domani non è semplice, tuttavia, puoi ambire a realizzare un ambiente di lavoro paper light, dove la carta è sì presente, ma ne viene fatto un utilizzo limitato e consapevole.
Paperless significa quindi ridurre considerevolmente l’utilizzo della carta. Il processo implica un lavoro di digitalizzazione dei documenti in formato cartaceo e un successivo utilizzo di software pensati per creare, condividere e gestire tutti i documenti.
Adottare un sistema paperless in azienda ti aiuterà a migliorare la gestione della tua organizzazione. Pensa solo a quanta carta occupa lo spazio di:
- Scrivanie
- Archivi
- Librerie
Pensa inoltre, a quanto tempo perdono i dipendenti spendono all’interno di archivi e schede a cercare le informazioni. E infine considera i danni che si vengono a creare quando non si riesce a trovare un documento cartaceo, magari sepolto tra altre centinaia di faldoni. Digitalizzare i documenti ti permette di risolvere tutti questi problemi.
Cos’è l’archiviazione digitale paperless e come funziona
L’archiviazione digitale paperless può essere definita come quel processo che vede impegnata l’azienda a creare, gestire e realizzare, un archivio di tutti, o una parte, dei documenti aziendali.
La conseguenza è che i nuovi documenti creati non verranno più conservati in un archivio fisico, ma verranno conservati online, in un cloud. Puoi avvalerti di numerosi software per l’archiviazione digitale che ti consentiranno in breve tempo di trasformare digitalmente la tua azienda in tutti gli aspetti.
Se la politica go paper è facile da implementare, un lavoro più duro ti aspetta con i documenti già realizzati e presenti in azienda in formato cartaceo. Qui c’è bisogno di pianificare un duro lavoro essenziale per eliminare la carta in azienda: scansionare tutti i documenti già presenti. L’operazione può spaventare, soprattutto se hai molti documenti da scansionare. Puoi pensare di digitalizzare:
- Tutti i documenti
- Solo i più importanti
- Solo su richiesta
Con un po’ di pazienza l’archivio digitale prenderà forma e i documenti potranno essere consultati, scaricati e firmati digitalmente in qualsiasi momento.
Ti ricordiamo che per quanto concerne le norme da rispettare dovrai fare fede alla Determinazione 455/2021. Consultando il testo troverai tutte le regole da rispettare affinché i documenti archiviati in digitali rispettino i requisiti di:
- Qualità
- Sicurezza
- Organizzazione
👉 Leggi l’articolo “Trasformazione Digitale: come sta cambiando i processi HR?”.
I vantaggi dell’archiviazione digitale paperless
Probabilmente ti stai chiedendo ora perché digitalizzare i documenti. Quali sono i vantaggi? Conviene utilizzare un software per l’archiviazione digitale? I vantaggi sono molteplici.
Diventare paperless, non a caso, è una delle prime e più impattanti azioni da attuare in un’ottica di digital transformation. Vediamo tutti i benefici di una politica paperless in azienda:
💡 Scopri qui i 6 pilastri fondamentali della digital transformation aziendale.
Riduci i costi
Eliminare la carta in azienda riduce considerevolmente i costi in azienda. Tra i costi della carta, l’inchiostro delle stampanti, dei faldoni e dei raccoglitori, la voce cancelleria nel bilancio aziendale è sempre presente.
Ridurla o addirittura eliminarla ti permette di rimuovere un costo fisso che può superare i 2.000 euro ogni anno.
💡 Può interessarti l’approfondimento “Riduzione costi aziendali: i 7 fattori con maggiore impatto”.
Più efficienza
Creare un archivio digitale permette a tutte le risorse umane in azienda di trovare in pochi secondi il documento di cui hanno bisogno, di condividerlo e di firmarlo digitalmente. Il risparmio di tempo è considerevole.
I lavoratori possono essere più produttivi e occuparsi delle mansioni davvero essenziali per la tua azienda, senza più perdere ore e ore alla ricerca di un documento, a volte sepolto, in fondo a un archivio.
👉 Leggi l’articolo “Produttività del lavoro: 12 tecniche per misurarla e aumentarla”.
I team collaborano con semplicità
La possibilità di condividere i documenti tra i team di lavoro, anche da remoto, facilita lo scambio d’informazioni. Un documento cartaceo infatti, per essere condiviso con i lavoratori fuori sede, va prima scansionato.
Avere tutti i documenti in un archivio digitale, elimina questo passaggio. Basta un click ora per condividere facilmente tutti i documenti, anche con i lavoratori collegati da remoto.
Non perdi i documenti
Non riuscire a trovare un documento è un bel problema da fronteggiare. Alcuni documenti contengono dati e informazioni sensibili che di certo vuoi tenere al sicuro.
Conservare i documenti in un cloud storage criptato evita che importanti informazioni si possano perdere o finire nelle mani sbagliate. Un vantaggio quest’ultimo che migliora anche la sicurezza aziendale.
Aiuti l’ambiente
La carta così come ogni risorsa non andrebbe sprecata. Ognuno di noi ne consuma circa duecento chili ogni anno circa due alberi ogni anno! Una politica paperless ti permette di dare il tuo contributo all’ambiente, non solo in termini di alberi abbattuti. Ma anche in termini di acqua risparmiata.
Pensa che una tonnellata di carta per essere prodotta richiede quasi 500 mila litri d’acqua. Inoltre, spesso non si considera l’impatto ambientale provocato dagli inchiostri e dai toner delle stampanti, ugualmente elevato, soprattutto considerati i costi di smaltimento delle cartucce usate. Insomma, hai solo buoni motivi per iniziare ad archiviare i documenti in digitale!
Ridurre la carta in ufficio e diventare paperless
Ridurre progressivamente l’utilizzo della carta in azienda è possibile. Sono tante le organizzazioni ormai paperless. Vediamo come puoi rendere il tuo ufficio paperless o paper-light rapidamente:
Informa e confrontati con le risorse umane
Il primo passaggio consiste nell’informare le risorse umane riguardo la tua intenzione di ridurre progressivamente l’utilizzo della carta in azienda. Dal confronto con i lavoratori possono emergere importanti informazioni. Questi, ad esempio, possono suggerirti:
- La tipologia di documenti più stampati
- Quali sono i documenti più difficili da trovare in archivio
- Quali reparti consumano più carta
Confrontarsi con i lavoratori è utile inoltre anche per prepararli a un cambio in azienda che porterà le risorse umane a doversi abituare a un nuovo modo di lavorare. I dipendenti devono, in altre parole, evitare il più possibile l’utilizzo della stampante imparando a condividere tra loro tutte le informazioni in digitale.
Scansiona gli archivi
Il secondo passaggio consiste nello scansionare i documenti presenti in archivio. L’operazione permette di avere una copia in digitale di tutti, o almeno i più importanti, documenti. Il lavoro può essere più o meno lungo. Probabilmente avrai bisogno di un software OCR che in automatico:
- Legge i documenti
- Riconosce i testi e le immagini
- Crea documenti in digitale
Utilizza un software all-in-one
Come scoprirai più avanti esistono diversi software per creare un paperless office. Il nostro consiglio è di scegliere un software completo che ti permetta non solo di creare un archivio in digitale ma pensato anche per gestire in automatico tutte le operazioni che fino a oggi hai portato a termine servendosi di carta e penna o di fogli elettronici. Ad esempio, puoi optare per programmi che in automatico digitalizzano processi quali:
- Richiesta di ferie e permessi
- Calcolo e invio delle note spesa
- Condivisione tra i reparti dei documenti in digitale
- Firma digitale
Elimina progressivamente le stampanti in azienda
Al fine di agevolare la transizione paperless inizia pian piano a eliminare le stampanti in azienda. Il gesto ti permette d’inviare un chiaro segnale a tutte le risorse umane riguardo la nuova politica adottata.
Chiaramente non puoi pensare di eliminare e dall’oggi al domani l’uso della carta, ma puoi creare un ambiente che spinge ad archiviare i documenti in digitale, invece che stamparli.
I processi paperless con maggiore impatto
Tutte le novità che decidi d’introdurre in azienda hanno bisogno del giusto tempo per essere adottate e accettate dai lavoratori. Bisogna sempre considerare la realtà. Alcuni lavoratori si dimostreranno poco entusiasti alla sola idea di rinunciare alla carta. Tanti altri invece accoglieranno con piacere la novità.
Indipendentemente da quanto appena detto, una corretta gestione degli archivi digitali prevede di partire dai processi che più d’altri prevedono il consumo, se non l’abuso, della carta. Ecco quali sono le operazioni che puoi pensare di digitalizzare e che in generale prevedono un eccessivo dispendio di carta:
Gestione delle ferie e dei permessi
La gestione delle ferie e dei permessi provoca un enorme spreco di carta. Durante l’anno infatti sei costretto a stampare più di un foglio ferie e permessi per ogni dipendente.
Inoltre, una copia di ogni modulo deve essere in possesso degli addetti HR, senza contare tutte le volte che i moduli vengono persi e quindi stampati nuovamente.
Buste paga
Non è più necessario stampare ogni mese le buste paga e i cedolini da consegnare ai dipendenti. Oggi puoi passare al cedolino e alla busta paga in digitale, recapitando i documenti direttamente sulla casella email aziendale del lavoratore.
I vantaggi sono molteplici. Oltre al chiaro risparmio di carta e d’inchiostro, l’archiviazione dei documenti può essere digitalizzata in automatico da un software. Così facendo puoi in qualsiasi momento accedere all’archivio delle buste paga e ottenere in pochi minuti tutte le informazioni di cui hai bisogno.
Rivelazione presenze dei dipendenti
Se non utilizzi alcun sistema per la rilevazione presenze digitale, né un foglio elettronico, allora sei costretto a stampare numerosi fogli presenze che i lavoratori devono compilare e aggiornare a mano. Anche in questo caso, il dispendio di carta è notevole e l’intero processo può essere facilmente digitalizzato e automatizzato.
Documenti vari
Puoi digitalizzare tutti i tipi di documenti presenti in azienda non ancora menzionati: progetti, note, fogli di calcolo, slide. Con il tempo ti renderai conto di utilizzare la carta in molteplici occasioni, anche quando non è necessaria.
Oggi è possibile eseguire ogni operazione evitando di stampare la carta. Ad esempio, puoi condividere un qualsiasi documento con i dipendenti, con i partner, i clienti o i fornitori, chiedendo loro di firmarlo digitalmente. La firma digitale non solo è sicura ma ha anche efficacia legale, come stabilito dalla legge 159/2006.
Come diventare paperless con un software
Non resta a questo punto che scoprire qual è il miglior software per l’archiviazione digitale dei tuoi documenti. Se il tuo obiettivo è creare un’azienda paperless in tempi rapidi, ti consigliamo di provare Factorial.
Factorial è il software HR pensato per la gestione delle risorse umane in azienda. Puoi provarlo gratis per 14 giorni e verificare tu stesso tutte le funzionalità e come può aiutarti ad automatizzare e digitalizzare tutti i principali processi aziendali in ambito HR.
Inerentemente alla sola gestione documentale con Factorial puoi:
💡 Leggi l’articolo “Software gestione aziendale: i migliori software per la digitalizzazione”.
Gestire buste paga, ferie, contratti di lavoro
Tutti i documenti sono al sicuro con Factorial. Puoi creare cartelle per ogni tipologia di documenti, inviare notifiche ai dipendenti e caricare in blocco più file contemporaneamente.
Approvare e firmare in digitale i documenti
Con il software puoi gestire con facilità i flussi di lavoro. Hai la possibilità di assegnare uno o più revisore per ogni documento, allegare ulteriori file, gestire autorizzazioni e permessi. È inoltre inclusa la possibilità di utilizzare una firma digitale legale e sicura al 100%.
Gestire tutto dall’app Factorial
Se ti trovi momentaneamente fuori sede, nessun problema. Grazie all’app Factorial puoi comunque gestire tutti i documenti, accedere alle cartelle che ti interessano e ovviamente caricare, scaricare e modificare tutti i file.
Factorial, il software HR per diventare 100% paperless: le conclusioni
Creare un paperless office, come abbiamo visto in questo approfondimento, è semplice se sai da quali processi partire e quali software utilizzare. Con Factorial hai la possibilità di fare un importante passo avanti verso la digitalizzazione e l’automazione, risparmiando tempo e denaro.
Oggi ci siamo concentrati sulle funzionalità che ti permettono di gestire e archiviare i documenti, ma le funzionalità di Factorial sono molte di più. Scopri anche come il software ti supporta nella valutazione delle performance dei dipendenti, ti aiuta ad attirare i migliori talenti, ti permette di ridurre i costi strutturali e tanto altro!
