La tua azienda ha già adottato un codice disciplinare? Stai pensando di implementarne uno ma non sai da dove cominciare?
Avere un codice disciplinare ben definito e chiaro per tutti i dipendenti è fondamentale per un’azienda che vuole crescere.
Questo, infatti, permetterà al personale di avere una visione chiara di ciò che è consentito o ciò che non lo è in azienda, e di quali potrebbero essere le conseguenze di eventuali infrazioni.
In questa guida, ti spiegheremo l’importanza di adottare un documento di questo tipo in azienda, come strutturarlo e una serie di consigli ed esempi pratici per assicurarti di avere a disposizione un codice disciplinare chiaro ed efficace.
- Cos’è il codice disciplinare
- A cosa serve il codice disciplinare
- Differenze tra regolamento aziendale e codice disciplinare
- Come strutturare il codice disciplinare aziendale
- Consigli per redigere un codice disciplinare
- Gestisci i documenti e il regolamento aziendale con Factorial
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Cos’è il codice disciplinare
Il codice disciplinare aziendale, o codice di disciplina, è un documento che contiene tutto l’insieme delle norme aziendali che devono essere necessariamente rispettate dai dipendenti.
Questo tipo di documento è utilizzato dai datori di lavoro per assicurarsi che i lavoratori non solo abbiano chiare le regole da rispettare sul luogo di lavoro, ma anche che siano consapevoli delle possibili sanzioni applicabili in caso di una condotta che infrange le norme.
Il codice disciplinare non interviene soltanto su temi relativi all’ordine e la disciplina dei dipendenti, ma viene utilizzato anche per assicurarsi che vengano rispettate le norme che garantiscono sicurezza sul lavoro e tutela dei diritti dei lavoratori.
La violazione del codice disciplinare, normalmente, sfocia nell’apertura di un procedimento disciplinare, che può avere come conseguenza anche il licenziamento.
A cosa serve il codice disciplinare
Ora che abbiamo spiegato cos’è, una domanda può sorgere spontanea: perché il codice disciplinare è così importante per un’azienda?
Il codice di disciplina viene utilizzato come strumento di gestione del personale, perché permette all’azienda di evitare una serie di comportamenti che potrebbero risultare dannosi per i singoli individui o per l’intera organizzazione.
Nello specifico, garantisce che il personale non corra rischi, di diverso genere, e non ne provochi.
Ad esempio, il codice può includere norme che stabiliscono quali sono i comportamenti corretti da tenere tra colleghi e all’interno dell’azienda e le regole da seguire per prevenire incidenti o infortuni sul lavoro.
Inoltre, un codice disciplinare redatto con accuratezza si assicura di tutelare i diritti dei lavoratori, facendo sì che all’interno dell’ambiente di lavoro vengano sempre rispettate le norme di legge e quelle previste dai CCNL e dai contratti dei dipendenti.
Il codice disciplinare è obbligatorio?
Ma questo tipo di documento è obbligatorio? La risposta è sì.
Se il datore di lavoro vuole sanzionare un dipendente per aver infranto le regole, è necessario non soltanto che il codice disciplinare sia noto e che includa tutti i comportamenti vietati e le loro relative sanzioni, ma anche che sia sempre visibile ai lavoratori.
Come stabilisce l’art. 7 dello Statuto dei Lavoratori, infatti, il codice di disciplina deve essere pubblicato in luogo in cui hanno accesso tutti i dipendenti, come ad esempio nella piattaforma dei dipendenti aziendale digitale.
Differenze tra regolamento aziendale e codice disciplinare
Spesso, si genera confusione tra quello che è il regolamento aziendale e quello che è il codice di condotta disciplinare.
In realtà, sul luogo di lavoro, queste due espressioni non sono sinonimi, ma rappresentano due elementi distinti.
Il regolamento aziendale, infatti, si concentra su quali siano le norme comportamentali da tenere in azienda, per assicurarsi di mantenere comportamenti adeguati, in linea con le aspettative del team.
Il codice disciplinare, invece, stabilisce quali sono le regole obbligatorie da rispettare e quali sono i divieti, elencando in maniera chiara anche quali sono le eventuali sanzioni in caso di violazioni del codice da parte del personale.
Possiamo affermare, quindi, che il codice disciplinare è un passaggio fondamentale del regolamento aziendale, dato che spesso viene inserito all’interno di quest’ultimo.
Come strutturare il codice disciplinare aziendale
Per strutturare un documento che sia efficiente e che garantisca il rispetto delle leggi sul luogo di lavoro, bisogna sempre assicurarsi che, al suo interno, siano riportate in maniera dettagliata tutte le informazioni relative a: comportamenti vietati, sanzioni previste per chi infrange le norme, procedure di contestazione da seguire e le opzioni del dipendente per esercitare il diritto di difesa.
Inoltre, un codice di condotta efficace dovrà seguire una struttura più o meno fissa e dovrà essere approvato dai rappresentanti dei lavoratori prima della sua pubblicazione.
In generale, la struttura da seguire include:
- Introduzione: in questa sezione andrà specificato l’intento del codice di comportamento.
- Elenco completo di tutti i comportamenti vietati: verrà elencato, in maniera molto dettagliata, ogni comportamento vietato, inclusa la motivazione per cui non è considerato inadeguato.
- Sanzioni relative ai comportamenti vietati: insieme a ogni comportamento, saranno specificate anche le sanzioni previste dal codice disciplinare e la gravità della violazione.
- Procedure attivabili dai dipendenti per contestare l’infrazione: è responsabilità del documento anche specificare quale tipo di procedure può attivare un dipendente che sia accusato di aver tenuto un comportamento vietato.
Questo tipo di documento cade sotto la responsabilità dell’amministrazione del personale o degli HR Manager, che non dovranno solo occuparsi della sua redazione, ma anche di stabilire e concordare ogni comportamento vietato.
Esempi di elementi da inserire
Quali dovrebbero essere il tipo di norme da inserire nel codice disciplinare aziendale? Di seguito ti forniremo alcuni esempi del tipo di regole che potresti aggiungere a quello della tua azienda:
- Divieto alla divulgazione non autorizzata di dati sensibili o confidenziali.
- Le attrezzature e i beni aziendali devono essere utilizzati esclusivamente per scopi lavorativi.
- È vietato l’uso di sostanze alcoliche o stupefacenti durante l’orario lavorativo.
- Sono vietati comportamenti di mobbing, discriminazione o molestie.
- È vietato abbandonare il posto di lavoro senza giustificato motivo o autorizzazione.
Queste sono soltanto alcune delle regole che più comunemente troviamo all’interno di un codice di disciplina.
Consigli per redigere un codice disciplinare
Adesso che abbiamo visto nello specifico tutto ciò che riguarda il codice disciplinare e come redigerne uno al meglio, concludiamo con una serie di consigli e buone norme che possono permetterti di generare un codice disciplinare che sia facile da rispettare per tutti i dipendenti.
- Struttura il codice in maniera ordinata: non conta soltanto il contenuto, ma anche come viene strutturato. Compilare un documento che sia facilmente leggibile e dove sia facile trovare le informazioni, mantenendo il testo chiaro e conciso, aiuta i tuoi dipendenti ad avere una visione chiara e a comprendere bene le informazioni.
- Descrivi ogni norma nel modo più dettagliato possibile: elencare le norme senza essere dettagliati e chiari può portare a incomprensioni e spazio di manovra per aggirare la norma a proprio piacimento. Inoltre, tutti i dipendenti dovrebbero poter accedere al file in qualsiasi momento.
- Specifica le possibili sanzioni in maniera dettagliata: i dipendenti che infrangono le norme non devono essere colti di sorpresa. Ogni codice che si rispetti deve avere un elenco chiaro di quali sono le conseguenze e le sanzioni per tutte le infrazioni. Questo garantirà non solo chiarezza ai dipendenti, ma eviterà anche possibili contestazioni.
- Redigilo tenendo conto dell’opinione dei rappresentanti dei lavoratori: anche se questo documento viene redatto in maniera unilaterale dal datore di lavoro, è giusto che anche i rappresentanti dei lavoratori abbiano voce in capitolo, assicurando così di evitare malumori e contrasti con i dipendenti.
- Assicurati di mantenerlo aggiornato ed effettua una revisione periodica: questo documento non dovrebbe essere immodificabile, ma dovrà essere possibile il suo aggiornamento in caso di esigenze che potrebbero nascere con il passare degli anni. Naturalmente, i dipendenti dovranno essere informati di qualsiasi modifica al documento.
Gestisci i documenti e il regolamento aziendale con Factorial
Gestire il codice disciplinare della tua azienda e redigere un regolamento aziendale da far firmare a tutti i dipendenti non è semplice.
Ogni membro dell’azienda, infatti, deve avere accesso immediato e sempre garantito ai documenti, per sapere come muoversi in caso di dubbi o necessità. Inoltre, è importante tenere aggiornati i dipendenti con comunicazioni rapide e notifiche riguardo le ultime integrazioni o cambiamenti del regolamento aziendale.
Tutto questo è possibile grazie al software HR di Factorial, che non solo ti permette di velocizzare la comunicazione interna, ma ti mette a disposizione una intuitiva funzionalità di gestione documentale che ti permetterà di:
- Mantenere tutti i regolamenti aziendali e codici disciplinari in un unico posto
- Inviarli ed accedervi in maniera centralizzata
- Condividere i documenti in modo facile e veloce
- Ottenere la firma digitale dei regolamenti aziendali
- Aggiornare i documenti aziendali in caso di bisogno
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