Che cosa si intende per procurement e quale significato ha questo termine nel linguaggio aziendale?
Il procurement è fondamentale per la gestione degli acquisti. Si tratta del processo con cui un’organizzazione acquisisce i beni e i servizi necessari per le proprie attività. Esistono diverse tipologie di questo processo, e ci sono figure qualificate incaricate di gestire gli acquisti e i rapporti con i fornitori.
Inoltre la digitalizzazione e i mercati in costante evoluzione stanno portando all’ascesa dell’e-procurement, che sta rivoluzionando il modo in cui le aziende si relazionano con i loro fornitori.
In questo scenario, l’utilizzo di software gestionali SPS diventa fondamentale per gestire in modo efficiente gli approvvigionamenti. In questa guida vedremo in dettaglio tutti questi aspetti.
- Cos’è il procurement: traduzione e significato
- I tipi di procurement
- Chi si occupa di gestire il procurement
- Differenze tra procurement classico ed e-procurement
- I vantaggi di gestire il procurement con un software SPS
- Gestisci i costi e i fornitori della tua azienda con Factorial
- FAQ: procurement
Cos’è il procurement: traduzione e significato
La traduzione di procurement in italiano è approvvigionamento, e anche se è una parola inglese, la sua etimologia deriva dal latino, dove procurare significa prendersi cura di, provvedere o ottenere.
Chiaramente, il significato di questa parola in un contesto aziendale è più specifico: si tratta di quell’insieme di attività e processi necessari per acquistare i beni e servizi che servono all’azienda per le operazioni quotidiane, e non solo.
È un processo articolato che prevede vari step:
- Ricerca di fornitori affidabili
- Negoziazione dei contratti
- Acquisto dei materiali
- Ricerca di nuovi fornitori
- Mantenimento delle relazioni
Ogni azienda di medie o grandi dimensioni oggi deve avere uno o più specialisti che si occupano della catena di fornitura.
Si pensi, ad esempio, a chi opera nella ristorazione, dove è necessario acquistare alimenti, bevande e attrezzature, oppure a chi lavora nel settore IT e si trova a dover scegliere software, hardware, o altri servizi, comprese le licenze.
Il procurement è un’attività che riguarda praticamente ogni azienda, anche le micro-imprese.
Sebbene queste ultime possano non avere un addetto specifico, la gestione dell’approvvigionamento, anche solo tramite un inventario regolare, è indispensabile per monitorare ciò che serve per svolgere al meglio le attività, nel quotidiano come nel medio e lungo periodo.
Si capisce bene, da queste prime righe, che il procurement non si riduce semplicemente all’acquisto di beni o servizi.
È un processo che richiede:
- Un’analisi del mercato
- La selezione dei materiali o attrezzature migliori
- Un orientamento costante verso l’innovazione
Inoltre, l’approvvigionamento richiede una solida capacità di gestione finanziaria e del rischio, poiché si tratta di attività che comportano uscite economiche per l’azienda.
In poche parole, il procurement entra di diritto all’interno dell’efficienza operativa di un’azienda. Investire in modo oculato nei processi di approvvigionamento o acquisizione delle risorse non solo aiuta a mantenere i costi aziendali sotto controllo, ma può anche migliorare la qualità dei prodotti e dei servizi immessi sul mercato.
I tipi di procurement
Parlando delle tipologie di procurement, possiamo individuarne diverse, e conoscerle può aiutarti a sviluppare una catena di approvvigionamento più efficiente. Tra le principali tipologie troviamo:
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Procurement diretto
Questa è la forma più classica e riguarda l’acquisizione di beni, servizi o materie prime necessari per alimentare il processo produttivo quotidiano. Chi si occupa del procurement diretto acquista i componenti che entrano nella realizzazione del prodotto o servizio finale.
Il procurement diretto è essenziale, perché la mancanza di componenti può interrompere la catena di lavoro, con un impatto negativo sulla produzione.
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Procurement indiretto
Il procurement indiretto che può essere gestita da altri addetti, si riferisce a beni e servizi che, pur essendo necessari, non entrano direttamente nei processi produttivi.
Pensiamo ai materiali per l’ufficio, attrezzature, o servizi esterni come la pulizia o la manutenzione.
Sebbene meno rilevante rispetto al diretto, anche il procurement indiretto ha la sua importanza, poiché una gestione oculata può portare a significative riduzioni dei costi operativi.
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Procurement a lungo termine
Questa tipologia riguarda l’acquisizione di beni e servizi che servono all’azienda in una prospettiva temporale più estesa, come sei mesi o un anno.
Potrebbe trattarsi di immobili per un ampliamento, la ricerca di nuovi fornitori o l’esternalizzazione di servizi.
Questi processi richiedono pianificazione e rientrano nel procurement a lungo termine.
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E-procurement
Infine, l’e-procurement chiude l’insieme delle tipologie. Si riferisce specificamente all’acquisto e implementazione di tecnologie digitali.
L’e-procurement include tutto ciò che riguarda l’ambito digitale, come l’implementazione di una nuova piattaforma online per la gestione degli ordini, del personale o per migliorare la comunicazione interna ed esterna, fino all’integrazione di sistemi aziendali per la contabilità. Tutto ciò che concerne il mondo delle tecnologie digitali rientra in questa categoria.
Chi si occupa di gestire il procurement
Non c’è dubbio che, all’interno di qualsiasi organizzazione, dalle micro alle grandi imprese, debbano esserci figure incaricate alla gestione dell’approvviggionamento, sia esso diretto, indiretto, di lungo termine o e-procurement.
Tuttavia, le figure responsabili variano notevolmente a seconda del settore in cui opera l’azienda e delle sue dimensioni.
La gestione del procurement nelle micro imprese
Nelle micro imprese, con un numero di dipendenti fino a 5/6, il titolare dell’azienda gestisce direttamente la catena di approvvigionamento. Generalmente, oltre ad occuparsi di altre mansioni, il titolare negozia con i fornitori, acquista materie prime, e gestisce tutto il processo di procurement.
La gestione del procurement nelle piccole imprese
Man mano che l’azienda si espande, iniziano a comparire figure specifiche. Ad esempio, il responsabile degli acquisti è colui che si occupa di negoziare i prezzi e gestire gli ordini, mentre le parti più amministrative sono gestite dal responsabile dell’amministrazione.
La gestione del procurement nelle medie e grandi imprese
Nelle medie e grandi imprese, le cose cambiano ulteriormente. Qui troviamo figure esecutive e manageriali che, lavorando in sinergia, si occupano delle funzioni tipiche del procurement.
- Buyer: Professionista esperto nell’acquisto di beni e servizi. Si occupa di selezionare i migliori fornitori, negoziare i termini e garantire un rapporto qualità-prezzo in linea con gli obiettivi aziendali.
- Procurement Specialist: Si concentra sul miglioramento dei processi della catena di approvvigionamento e sulla costruzione di relazioni a lungo termine con gli stakeholder.
Nelle grandi imprese, troviamo figure ancor più specializzate come:
- Procurement Manager, responsabile di supervisionare l’intero processo di procurement e di sviluppare strategie in linea con gli obiettivi aziendali.
- Chief Procurement Officer (CPO), una figura dirigenziale che riferisce direttamente al top management dell’impresa, garantendo che la catena di approvvigionamento sia allineata con le strategie aziendali.
Nelle organizzazioni più grandi, possiamo anche incontrare figure come:
- Data Analyst del Procurement: Si occupa dell’analisi dei dati relativi alla catena di approvvigionamento, fornendo report per supportare i processi decisionali.
- Supply Chain Manager: Figura intermedia che coordina l’approvvigionamento con la logistica e la distribuzione.
Differenze tra procurement classico ed e-procurement
Il processo di procurement si è notevolmente evoluto negli ultimi anni. Quello classico, come abbiamo visto, comprende tutti i metodi utilizzati dall’azienda per garantirsi un approvvigionamento di beni e servizi puntuale e rapido.
Questo però, oggi viene affiancato o, in molti casi, completamente sostituito dall’e-procurement, il quale persegue fondamentalmente lo stesso scopo. La differenza sostanziale è che la quasi totalità, se non la totalità, delle attività si avvale di tecnologie online con l’obiettivo di ottimizzare e automatizzare tutta una serie di processi.
Ecco quindi perché implementare totalmente l’e-procurement può essere un vantaggio, portando la realtà aziendale a una migliore gestione della catena di approvvigionamento. Tra l’approvvigionamento classica e l’e-procurement abbiamo individuato tre differenze principali:
1. Efficienza operativa
La prima è nell’efficienza operativa. Il procurement classico, sia esso diretto o indiretto o di lungo termine, prevede un costante coinvolgimento delle figure addette che devono curare da vicino tutte le fasi del processo.
Devono, ad esempio, richiedere preventivi, incontrare di persona i fornitori, stampare le documentazioni e occuparsi di tanti altri processi che richiedono molto tempo.
L’e-procurement, poiché si avvale di innovative piattaforme online, permette una gestione degli ordini tutta in via elettronica, riducendo i tempi e garantendo un accesso a dati, informazioni e documentazioni rapido e diretto.
2. Trasparenza
Gestire il procurement in maniera manuale comporta comunicazioni spesso frammentate o avvenute di persona, via telefono o via email.
Senza un sistema centralizzato, il processo può risultare inefficiente, incomprensioni, portando a rallentamenti e anche ad un aumento delle spese.
Gestire tutto in una piattaforma centralizzata con accesso diretto in tempo reale non solo aumenta la trasparenza, ma facilita l’audit, permette un costante controllo delle spese, nonché dei rapporti con i principali fornitori.
3. Accesso al mercato
La gestione degli acquisti classica richiede un costante impegno da parte delle figure specializzate nel trovare i fornitori ed esplorare nuove opportunità di mercato, l’e-procurement invece può aiutare anche a trovare nuovi fornitori registrati alla piattaforma.
Questo porta una maggiore concorrenza e aumenta le possibilità di trovare le migliori occasioni.
In definitiva, l’e-procurement si avvale oggi delle migliori tecnologie presenti per migliorare l’efficienza, la trasparenza e gli accessi sul mercato, portando alle organizzazioni un miglioramento della gestione dell’intero processo che, alla lunga, si traduce permette di acquisire un vantaggio competitivo e una riduzione dei costi di gestione.
I vantaggi di gestire il procurement con un software SPS
Decidere di implementare in azienda un software SPS (Software Procurement and Play Shane) significa optare per una soluzione digitale ottimale per migliorare i processi di approvvigionamento di materie prime e servizi essenziali, indispensabili per il proseguimento delle attività aziendali.
Un software SPS, infatti, garantisce una serie di vantaggi automatizzando i processi, eliminando attività manuali, riducendo gli errori e gestendo rapidamente situazioni come richieste d’acquisto o ordini.
Automazione
Il software permette di avere una visione completa in tempo reale di tutte le attività di approvvigionamento, facilitando il monitoraggio delle spese e l’analisi delle performance.
Grazie all’integrazione di un software SPS, è possibile migliorare la collaborazione sia interna all’azienda che esterna, con tutti i fornitori di beni e servizi essenziali.
Riduzione dei costi
L’uso del software SPS centralizza la comunicazione, migliorandone l’efficacia e riducendo i costi interni, poiché i processi ottimizzati consentono di individuare rapidamente le migliori opportunità di mercato.
Inoltre, la possibilità di analizzare i dati relativi alla catena di approvvigionamento permette di individuare inefficienze, agendo efficacemente in caso di politiche di riduzione dei costi.
Efficienza e trasparenza
Integrare questa tipologia di software all’interno delle applicazioni digitali aziendali offre numerosi vantaggi in termini di efficienza, trasparenza, rispondendo appieno alle attuali esigenze delle organizzazioni impegnate in un processo di digitalizzazione e trasformazione digitale.
Gestisci i costi della tua azienda con Factorial
Per quanto non sia un software SPS, Factorial può supportarti nella gestione dei costi della tua azienda.
Factorial è un software HR all-in-one che, oltre a supportare la digitalizzazione di tutti i processi aziendali, offre un efficace modulo di Project Management che ti consente di controllare i costi in tempo reale e migliorare la redditività.
Con Factorial potrai:
- Monitorare i costi in tempo reale: verifica l’andamento dei costi di ogni progetto e confrontali con le stime iniziali per mantenere un perfetto equilibrio finanziario
- Generare report dettagliati: crea report personalizzati sui costi complessivi, divisi per progetto o per dipartimento, e condividerli facilmente con i team coinvolti
- Gestire le note spese e i rimborsi: semplifica il processo di registrazione delle spese caricate dai membri del team, con la possibilità di aggiungere foto delle ricevute direttamente dall’app
- Calcolare il costo del lavoro per persona: Factorial ti aiuta a determinare facilmente il costo del personale impiegato su ciascun progetto, garantendo una gestione più efficiente delle risorse
- Stimare la redditività: esegui un’analisi costi-benefici dettagliata di ogni progetto, per avere sempre sotto controllo le entrate e le spese previste
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FAQ: procurement
Cosa si intende per procurement?
In un contesto aziendale, il procurement è il processo finalizzato a gestire in modo ottimale l’acquisizione di beni e servizi necessari allo svolgimento delle attività quotidiane. Il processo parte dall’identificazione dei beni e servizi necessari per l’organizzazione e prosegue con attività come la ricerca e la selezione dei fornitori, la gestione dei contratti e il coordinamento degli acquisti e delle forniture.
Cosa fa il procurement manager?
Il procurement manager è la figura chiave per l’ottimizzazione di questo processo: ha il compito di garantire la scelta dei migliori fornitori, negoziare termini e condizioni dei contratti, gestire i rapporti e occuparsi dell’ottimizzazione dei costi, assicurando anche il rispetto delle normative vigenti.
Cos’è l’e-procurement?
L’e-procurement, o approvvigionamento elettronico, indica una gestione della catena di approvvigionamento attraverso piattaforme e strumenti digitali. L’obiettivo è automatizzare, semplificare, centralizzare e migliorare l’efficienza dell’intero processo, rendendolo più snello e adattabile alle esigenze dell’azienda.
