Ferie durante il periodo di prova: come funziona e come gestirle

Le ferie maturano durante il periodo di prova? Le ferie allungano il periodo di prova? Queste e altre domande affliggono centinaia di responsabili HR in Italia, alle prese con la gestione di tutti quei lavoratori che sono ancora impegnati nel canonico periodo di prova in azienda.

In questo approfondimento, inizieremo dall’inizio, dando una breve definizione di cosa sia il periodo di prova e quanto duri, per poi analizzare come gestire le ferie e i permessi, che, va detto subito, maturano anche durante il periodo di prova.

La parte finale dell’articolo è dedicata agli strumenti che puoi utilizzare oggi per ottimizzare la gestione delle ferie. Scoprirai come la tecnologia può semplificare la gestione di tutte le richieste, sia di ferie che di permessi, e come possa snellire il lavoro per i responsabili HR, ottimizzando in generale il processo amministrativo che spesso fa perdere preziose ore di lavoro a tutti i soggetti coinvolti.

Che cos’è il periodo di prova

Il periodo di prova, o patto di prova, è un periodo di tempo talvolta previsto in alcuni contratti di lavoro, durante il quale il lavoratore, dopo aver firmato un apposito accordo scritto, inizia a lavorare per l’azienda senza disporre di un contratto canonico a tempo indeterminato o determinato.

Come suggerisce il termine, si tratta di una fase di prova che permette sia al datore di lavoro di valutare le reali capacità del lavoratore sul campo, sia al lavoratore stesso di rendersi conto se il lavoro fa per lui, senza dover rispettare vincoli contrattuali stringenti.

La caratteristica essenziale del periodo di prova è quella di consentire sia al datore di lavoro sia al dipendente di terminare il rapporto di lavoro appena nato, senza alcun vincolo preciso e senza penali. È importante sottolineare che questi vincoli sono contenuti nell’articolo 2096 del Codice Civile.

Inoltre, è bene precisare subito che:

• Il periodo di prova è retribuito.
• Durante il periodo di prova maturano le ferie.
• In generale, il periodo di prova non può durare più di 6 mesi.

Quanto può durare il periodo di prova?

Per quanto concerne la durata del periodo di prova, è importante partire dal fatto che il Codice Civile prevede che datore e lavoratore possono concordare o non concordare sull’adozione di tale patto di prova.

Nel caso in cui le parti ritengano necessario un periodo di prova, possono fare riferimento a quanto stabilito nel Decreto legislativo 104/2022, comunemente noto come Decreto Trasparenza, il quale stabilisce che il periodo di prova non può superare i 6 mesi.

Questo vincolo deve essere rispettato in tutti i contratti di lavoro. Tuttavia, ti invitiamo anche a consultare il Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro (CCNL) applicato in azienda, poiché alcuni di questi possono prevedere periodi di prova inferiori ai 6 mesi.

Inoltre, è importante sapere che la legge specifica quanto segue:

• Il periodo di prova deve essere commisurato alla durata futura del contratto e alle mansioni da svolgere.
• Non può essere previsto un periodo di prova in caso di rinnovo contrattuale.
• In caso di infortunio, malattia o congedo di maternità (o paternità), il periodo di prova va esteso considerando i giorni di assenza.

Come funzionano le ferie durante il periodo di prova

Le ferie sono un diritto di tutti i lavoratori, indipendentemente dall’accordo di lavoro in essere, e di conseguenza maturano anche durante il periodo di prova.

Questo è stabilito dal codice civile, articolo 2096, il quale specifica che i lavoratori in prova hanno gli stessi diritti spettanti ai lavoratori subordinati.

Inoltre, una sentenza della Corte Costituzionale 189/1980 conferma ulteriormente il diritto dei lavoratori in prova a maturare e godere delle ferie.

Per legge, un lavoratore ha diritto ad almeno 4 settimane di ferie all’anno, di cui 2 possono essere usufruite in maniera continuata.

Quindi, in modo orientativo, un rapporto di prova full-time permette al lavoratore di accumulare circa 2 giorni di ferie ogni mese. Considerando che il periodo di prova può durare fino a 6 mesi, il lavoratore avrà il pieno diritto di fruire di circa 12 giorni di ferie durante questo periodo.

La modalità e il periodo in cui usufruire di tali ferie possono essere concordati d’accordo tra il lavoratore e il datore di lavoro.

Come funzionano i permessi per malattia durante il periodo di prova

Nel caso in cui un lavoratore dovesse ammalarsi durante il periodo di prova, non ci sono particolari eccezioni determinate dal tipo di rapporto di lavoro in essere. Pertanto, il lavoratore ha il diritto di assentarsi dal lavoro finché non si sarà completamente ristabilito.

È importante notare che l’assenza per malattia è un permesso retribuito, e l’indennità per i primi 3 giorni è corrisposta dal datore di lavoro. Successivamente, dal 4° giorno fino al 120° giorno di malattia, l’INPS si prende carico dell’indennità.

Le informazioni appena fornite sono valide a livello generale, ma è sempre consigliabile consultare il Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro (CCNL) applicato, in modo da seguire le specifiche regole e disposizioni.

Tuttavia, durante il periodo di prova, previa presentazione del relativo certificato medico, il lavoratore può assentarsi dal lavoro e ha diritto a un’indennità pari al 50% della retribuzione spettante per i primi 3 giorni, che poi aumenta al 66% successivamente.

È importante sottolineare che l’INPS non sempre copre l’indennità di malattia, ma è un diritto che spetta solo a determinate categorie di lavoratori, come ad esempio quelli che operano in settori quali:

• Terziario e servizi
• Industria
• Agricoltura
• Spettacolo

Cosa prevedono i vari CCNL sulle ferie

Analizziamo ora tre dei più comuni CCNL, esponendo cosa prevedono riguardo alle ferie e soffermandoci in particolare su come dovresti gestirle nel caso tu disponga di uno o più lavoratori in periodo di prova.

Ecco una panoramica dei CCNL:

• CCNL Commercio, Terziario e Servizi: La durata massima del periodo di prova varia a seconda dell’inquadramento, andando da 45 giorni per i lavoratori di VI e VII livello fino a 6 mesi per i lavoratori Quadri e di primo livello. Le ferie maturano normalmente secondo quanto stabilito dalla legge, e le modalità di fruizione devono essere riportate per iscritto nell’accordo preso tra le parti.
• CCNL metalmeccanici artigiani: Anche qui, la durata massima del periodo di prova varia a seconda dell’inquadramento, da 4 settimane per coloro inquadrati nel V e VI livello fino a un massimo di 3 mesi per gli impiegati. Il CCNL specifica che le ferie sono retribuite e costituiscono un diritto per il lavoratore.
• CCNL Turismo e Spettacolo: I periodi di prova variano da 15 giorni per i lavoratori inquadrati al livello VI e VII, fino a un massimo di 180 giorni per i lavoratori di livello A e B. In questo caso, è importante notare che il periodo di prova non è sospeso nel caso in cui il lavoratore usufruisca delle ferie, dei permessi o delle festività, né per qualsiasi altro permesso retribuito spettante.

In generale, qualsiasi sia il CCNL applicato, il lavoratore in prova matura sempre le ferie così come matura il TFR (Trattamento di Fine Rapporto).

Si specifica inoltre che le norme generali vietano sempre la monetizzazione delle ferie, anche per i lavoratori in prova. Pertanto, come datore di lavoro, ti invitiamo a calcolare i giorni di ferie maturati dal dipendente in prova e assicurarti che li fruisca prima della scadenza del rapporto di lavoro.

Se al dipendente non viene rinnovato il periodo di prova le ferie si pagano

Come anticipato, la norma generale stabilisce che le ferie vadano obbligatoriamente fruite, vietando la monetizzazione.

Pertanto, prima della scadenza del periodo di prova, è importante concedere ai lavoratori in prova i giorni di ferie maturati. Solo dopo tale concessione, si può decidere se convertire il rapporto di lavoro in un rapporto stabile a tempo determinato o indeterminato.

Tuttavia, il periodo di prova non prosegue fino alla sua naturale scadenza. In alcuni casi, una delle due parti può decidere di interrompere il rapporto di prova attraverso dimissioni o licenziamento. In questi scenari, è necessario riconoscere nell’ultima busta paga un indennizzo pari al numero di giorni di ferie maturati o non goduti.

Inoltre, è bene sapere che hai il diritto di trattenere una parte del compenso nel caso in cui il lavoratore in prova abbia fruito di un numero maggiore di giorni di ferie rispetto a quelli maturati.

Come ottimizzare la gestione delle ferie

Per ottimizzare la gestione delle ferie e dei permessi durante il periodo di prova e in generale, è bene adottare alcuni accorgimenti.

Ecco i principali:

• Stabilire regole chiare: Creare e condividere un regolamento contenente le politiche dell’azienda riguardo alle ferie e ai permessi è essenziale. Assicurarti che il regolamento specifichi anche condizioni particolari, ad esempio se le ferie allungano il periodo di prova o quanti giorni prima è necessario inviare la richiesta di ferie. Un regolamento preciso riduce il bisogno di rispondere a dubbi e domande dei lavoratori.
• Predisporre un calendario ferie: Redigi un calendario ferie con sufficiente anticipo aiuta a gestire in modo ottimale le richieste e l’organizzazione dei turni di lavoro.
• Controlla il saldo ferie e permessi: Mantieni sempre sotto controllo la situazione di ogni singolo lavoratore. Sapere quanti giorni di ferie e permessi ha maturato, quanti ne ha già fruiti e qual è la tipologia di contratto applicato permette una gestione più precisa.
• Digitalizza il tutto: Metti via poco pratici moduli cartacei e inizia a utilizzare software HR completi per automatizzare e digitalizzare l’intero processo, dall’invio delle richieste ferie al calcolo delle ore e dei giorni maturati, fruiti e residui.
• Elaborare report HR: Grazie a specifici software HR, puoi periodicamente report così da tenere ancora meglio sotto controllo le varie richieste di ferie e permessi e individuare per tempo eventuali episodi di assenteismo.

Rispettare queste regole viene incontro sia alle esigenze dei lavoratori, che potranno così fruire dei loro diritti senza particolari difficoltà e perdite di tempo, sia agli addetti all’approvazione delle richieste, che potranno gestire il tutto senza particolari difficoltà, approvando le richieste rapidamente e in modo efficiente.

Semplifica la gestione delle ferie con Factorial

Se ti stai chiedendo come semplificare la gestione delle ferie e iniziare subito a sfruttare tutti i vantaggi portati dalla digitalizzazione, ti consigliamo di provare Factorial, il software HR che rivoluziona la gestione delle risorse umane in azienda.

Relativamente alle ferie e ai permessi, con Factorial puoi facilmente:

• Creare e condividere il regolamento applicato
• Creare un piano ferie
• Approvare le richieste con un semplice click, anche dallo smartphone

Inoltre, il software calcola automaticamente le ferie, i ROL e i giorni di malattia. Questo significa che non solo risparmierai tante ore di lavoro ogni mese, ma eliminerai anche ogni possibile errore umano.

Inizia subito a digitalizzare l’intero processo, visualizza ogni volta che vuoi la scheda personale di ogni dipendente, crea politiche personalizzate e crea report personalizzati. Queste e tante altre funzionalità ti attendono.

E non è tutto! Factorial è un software completo che ti permette di digitalizzare ed automatizzare tanti altri processi, risparmiando ulteriore tempo. Richiedi una dimostrazione gratuita di Factorial e scopri come utilizzarlo anche per:

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• E tanto altro

Ferie e periodo di prova le conclusioni

In questo approfondimento ci siamo concentrati su come gestire al meglio le richieste di ferie e permessi provenienti dai lavoratori che sono ancora in periodo di prova.

Abbiamo scoperto che la legge tutela al massimo questi lavoratori, garantendo loro gli stessi diritti dei lavoratori con contratto determinato o indeterminato.

Devi quindi assicurare loro la possibilità di fruire dei giorni di ferie e delle ore di permesso maturate, e sincerarti che ne fruiscano prima della scadenza del periodo di prova.

Nella seconda parte, ci siamo invece concentrati sull’utilità dei software HR che oggi permettono di digitalizzare e automatizzare completamente il processo di gestione delle ferie e dei permessi, permettendoti di gestire in agilità il calendario ferie, approvare le richieste con un click e monitorare il saldo ferie e permessi di ogni singolo lavoratore.

Tutte queste funzionalità consentono di delegare alle tecnologie le operazioni ripetitive che oggi possono causare rallentamenti, errori e perdite di tempo.

In conclusione, i software HR come Factorial rappresentano la risposta alle esigenze di tutte le PMI alla ricerca di strumenti che garantiscono una gestione dell’azienda più efficiente, precisa e semplificata, permettendo contemporaneamente ai lavoratori di concentrarsi solo sulle attività che davvero contano per il successo dell’azienda.