Indennità sostitutiva di preavviso: cos’è e come si calcola (+ Esempio)

Cosa intendiamo quando parliamo di indennità sostitutiva di preavviso? In quali casi va applicata? Come funziona in busta paga?

Una delle domande più frequenti di dipendenti e datori di lavoro riguarda la fine del rapporto lavorativo e il relativo periodo di preavviso. Sapevi che, nel caso in cui non rispetti il preavviso, potresti vederti costretto a pagare un indennizzo?

In questa guida, approfondiremo tutti i casi relativi all’indennità sostitutiva di preavviso, come funziona e come effettuare il calcolo dell’importo dovuto.

• Cos’è l’indennità sostitutiva di preavviso
• Come funziona l’indennità sostitutiva di preavviso
• Casi specifici in cui ricorre l’obbligo
• Indennità sostitutiva e TFR
• Come si calcola l’indennità sostitutiva
• Esempio indennità sostitutiva in busta paga
• Domande frequenti sull’indennità sostitutiva di preavviso
• Gestisci le fasi di offboarding e le buste paga dei tuoi dipendenti con Factorial 🚀

Cos’è l’indennità sostitutiva del preavviso

Partiamo dalle basi: cos’è l’indennità sostitutiva del preavviso?

Questo indennizzo è relativo alla fine del rapporto di lavoro tra un dipendente e il suo datore di lavoro.

Una volta comunicata la decisione di terminare la propria collaborazione, a meno che non intervenga la “giusta causa”, entrambe le parti sono tenute a rispettare un periodo di preavviso che viene definito dal CCNL di riferimento e che, normalmente, corrisponde a due settimane. In questo periodo, il rapporto lavorativo deve continuare normalmente.

Nel caso in cui una delle due parti dovesse decidere di non rispettare questo periodo di tempo, è tenuta a corrispondere una cifra parti alla retribuzione che il lavoratore avrebbe percepito se avesse lavorato durante il preavviso. Questa cifra è nota, appunto, come indennità sostitutiva.

A seconda dei diversi casi e dei diversi tipi di impiegati, le norme riguardanti l’indennità sostitutiva sono regolate dagli articoli 2118, 2119, 2121 e 2122 del Codice Civile.

Andiamo a vedere come funziona, a seconda che a prendere la decisione del licenziamento sia il datore di lavoro o il lavoratore che comunica le dimissioni.

Come funziona l’indennità sostitutiva di preavviso

In linea generale, l’indennità sostitutiva del preavviso va corrisposta esclusivamente nel caso in cui una delle due parti non voglia rispettare il periodo di preavviso.

Il preavviso, infatti, è necessario sia al datore di lavoro per avviare i processi di selezione per sostituire il lavoratore, sia al dipendente per trovare un nuovo lavoro in caso di licenziamento.

Può capitare, però, che, per qualche motivo, il periodo di preavviso non possa essere rispettato. A seconda dei casi, l’indennità sostitutiva va erogata in maniera differente.

Recesso del datore di lavoro

Nel caso in cui sia il datore di lavoro a recedere il contratto senza rispettare il preavviso, è obbligato a erogare l’indennità sostitutiva sia nel caso in cui l’azienda impone il recesso immediato al lavoratore, che non si dichiara d’accordo, sia nel caso in cui, invece, il lavoratore si dichiara d’accordo.

Recesso del lavoratore

Nel caso in cui sia, invece, il lavoratore a recedere il contratto senza rispettare il preavviso, il datore di lavoro avrà due possibilità:

• Accettare le dimissioni e rinunciare all’indennità sostitutiva di preavviso
• Non accettare il recesso immediato del contratto e offrire al dipendente di continuare a lavorare per il periodo di preavviso. In caso di risposta negativa del dipendente, l’azienda sarà autorizzata ad applicare l’indennità all’ultima busta paga.

Casi specifici in cui ricorre l’obbligo di indennità sostitutiva di preavviso

Oltre alle due casistiche elencate sopra, ci sono una serie di casi specifici relativi all’indennità, che modificano le regole generali già citate. Andiamo a vedere i più importanti.

Dimissioni per giusta causa

Una delle domande più frequenti e delle casistiche con più regole riguarda le dimissioni per giusta causa, ovvero le dimissioni di un lavoratore a fronte di un grave inadempimento dell’azienda, che impedisce la prosecuzione del rapporto (es. mancato pagamento dello stipendio, mancato versamento dei contributi, mobbing, molestie sessuali sul luogo di lavoro).

In questi casi, il dipendente avrà il diritto non solo di non rispettare il periodo di preavviso, ma anche di ricevere in busta paga l’indennità sostitutiva.

Genitori lavoratori

Un altro caso comune riguarda le dimissioni dei genitori lavoratori che rientrano nei regimi di divieto di licenziamento. Ad esempio, è il caso di lavoratrici in fase di gravidanza,  padri in congedo, neo-mamme e neo-papà con figli di età inferiore a un anno.

Anche in questa eventualità, il dipendente avrà il diritto non solo a non rispettare il periodo di preavviso, ma anche a ricevere in busta paga l’indennità sostitutiva, a patto che il datore di lavoro non possa dimostrare che il lavoratore ha già preso impiego presso un’altra azienda.

In caso di morte

Nel caso in cui, purtroppo, un dipendente dovesse venire a mancare, il datore di lavoro sarà tenuto a corrispondere l’indennità sostitutiva agli eredi del lavoratore deceduto.

Altri casi

Ci sono poi altri casi, meno comuni, in cui il datore di lavoro sarà tenuto a corrispondere l’indennità al dipendente licenziato.

• Dimissioni del dipendente nel periodo di tutela matrimoniale
• Licenziamento per giusta causa, convertito dal giudice in licenziamento per giustificato motivo
• Risoluzione del contratto per fallimento

Casi in cui non viene corrisposta l’indennità

Andiamo a vedere brevemente i casi, invece, in cui né il datore né il dipendente dovranno corrispondere un’indennizzo:

• Recesso del contratto per giusta causa
• Recesso alla naturale scadenza del contratto (es. periodi di prova, contratti a tempo determinato)
• Risoluzione consensuale
• Risoluzione a seguito della mancata reintegrazione di un dipendente a seguito di un licenziamento

Indennità sostitutiva e TFR

Qual è la correlazione tra indennità sostitutiva del preavviso e TFR? La domanda è più ricorrente di quanto si possa pensare, tanto che si è reso necessario l’intervento della Corte di Cassazione, nel gennaio 2023.

La sentenza 1581/2023, infatti, ha stabilito che l’indennità sostitutiva di preavviso non incide sul TFR.

Questo vuol dire che la cifra dell’indennità non sarà inclusa nella base di computo del TFR. Essa è anche esclusa dal calcolo delle ferie e i permessi e delle mensilità aggiuntive.

Una deroga a questa sentenza, però, permette ai contratti collettivi di regolamentare ulteriormente questa evenienza, lasciando quindi spazio alla possibilità di rivedere la regola generale in base al CCNL di riferimento.

Come si calcola l’indennità sostitutiva di preavviso

Vuoi calcolare a quanto ammonterà l’indennità sostitutiva del preavviso di un dipendente e non sai come fare?

Il calcolo dell’indennità, in realtà, è molto semplice: la cifra da corrispondere sarà pari all’importo della retribuzione che sarebbe spettata al dipendente per il periodo di preavviso.

Facciamo un esempio pratico con un dipendente che ha uno stipendio lordo mensile di 2000 euro e ha due settimane di preavviso al momento del termine del proprio rapporto di lavoro:

• Nel caso in cui si dimette senza preavviso: dovrà corrispondere all’azienda la metà del suo stipendio mensile. Questo implica che, in busta paga, avrà una deduzione di 1000 euro per le due settimane non lavorate. Il suo stipendio alla fine dell’ultimo mese di lavoro corrisponderà quindi a 1000 euro lordi.
• Nel caso in cui viene licenziato senza preavviso: sarà il datore di lavoro a dovergli corrispondere le due settimane di preavviso non dato. Questo implica che, anche se il dipendente lascerà l’azienda a metà mese, nella sua ultima busta paga verranno corrisposti 2000 euro lordi.
• Nel caso in cui il dipendente si dimette senza preavviso ma appartiene a una delle categorie sopra menzionate (es. lavoratrici in fase di gravidanza): sarà comunque il datore di lavoro a dovergli corrispondere le due settimane di preavviso non dato. Questo implica che, anche se il dipendente lascerà l’azienda a metà mese, nella sua ultima busta paga verranno corrisposti comunque 2000 euro lordi.

Come funziona la tassazione

Per quanto riguarda la tassazione, invece, l’indennità sostitutiva, nel caso in cui viene erogata dal datore di lavoro, viene tassata con la stessa aliquota del TFR.

Nel caso in cui, invece, deve essere trattenuta al lavoratore, viene recuperata direttamente sul suo stipendio netto del mese di riferimento.

Esempio indennità sostitutiva in busta paga

In ogni caso, l’indennità sostitutiva andrà sempre indicata in busta paga.

Questo vuol dire che il datore di lavoro, nella generazione della busta paga, dovrà assicurarsi di aggiungere la voce “indennità sostitutiva preavviso” nella colonna delle entrate o delle deduzioni, a seconda di chi dovrà corrispondere l’indennità.

Tenere sempre sotto controllo la generazione delle buste paga e la loro revisione, nello specifico quando in azienda si verificano casi come questi, può essere un compito complesso e commettere un errore può portare a complesse questioni legali.

Per questo motivo consigliamo di valutare l’utilizzo di un software HR, come Factorial, che terrà sotto traccia tutte le questioni relative alle buste paga dei dipendenti e conserverà in maniera digitale e 100% sicura tutti i documenti relativi alla vita lavorativa della tua azienda.

👉 Chiedi una demo gratuita e scopri tutte le funzionalità e i vantaggi che un software come Factorial può portare alla tua azienda.

FAQ: indennità sostitutiva di preavviso

Come si calcola l’indennità sostitutiva di preavviso?

L’importo della retribuzione corrisponde alla cifra che sarebbe spettata per il periodo di preavviso.

Quando spetta l’indennità sostitutiva di preavviso?

Al dipendente, spetterà l’indennità sostitutiva di preavviso a fine rapporto di lavoro in caso di: recesso del datore di lavoro, dimissioni per giusta causa senza rispettare il preavviso, genitori lavoratori, in caso di morte.

Come viene tassata l’indennità di preavviso?

Nel caso in cui viene erogata dal datore di lavoro, l’indennità sostitutiva viene tassata con la stessa aliquota del TFR.

Nel caso in cui, invece, deve essere trattenuta al lavoratore, viene recuperata direttamente sul suo stipendio netto del mese di riferimento.

Cosa ti viene pagato dopo le dimissioni?

Dopo le dimissioni, oltre allo stipendio calcolato per il tuo ultimo mese di lavoro, ti verranno corrisposti il TFR e l’indennità sostitutiva di preavviso nel caso in cui ti sia dovuta. Se, invece, non rispetterai il periodo di preavviso relativo alle dimissioni, dall’ultima busta paga ti verrà detratta l’indennità sostitutiva per il periodo di riferimento.

Quanto perdo se non faccio tutto il preavviso?

Chi, tra datore di lavoro e lavoratore, decide di interrompere il rapporto di lavoro e non rispettare il preavviso previsto dal contratto, incorrerà nel pagamento l’indennità sostitutiva di preavviso. Sia per l’azienda, sia per il dipendente, si tratterà quindi di pagare (o di vedersi detratta dalla busta paga) la cifra che avrebbe maturato nello stipendio il lavoratore nel periodo di preavviso.