Assenteismo sul lavoro: guida a una gestione efficiente per manager e responsabili delle risorse umane

Hai notato episodi di assenteismo sul lavoro e non sai come gestire al meglio questa problematica? Temi che ciò possa causare seri problemi alla tua organizzazione?

In questo approfondimento troverai informazioni interessanti che ti aiuteranno sia a prevenire che a ridurre l’assenteismo in azienda.

Si tratta di un fenomeno diffuso in molte realtà, soprattutto in quelle che contano numerosi dipendenti. Tuttavia, come vedremo adottando politiche volte a migliorare la comunicazione interna e la trasparenza in azienda e utilizzando strumenti pensati per controllare meglio il lavoro svolto dalle risorse umane, puoi riuscire a prevenire e limitare il fenomeno.

Che cos’è l’assenteismo sul lavoro 

L’assenteismo sul lavoro si verifica quando uno o più dipendenti risultano assenti ingiustificati dal posto di lavoro per lunghi periodi di tempo. Aziende con elevati tassi di assenteismo affrontano problematiche non da poco che influiscono:

• Sulla produttività
• Sul morale dei lavoratori
• Sulla percezione del brand agli occhi esterni

In linea generale, l’assenteismo si divide in due grandi tipologie: l‘assenteismo giustificato e quello ingiustificato. Si parla di assenteismo giustificato quando il dipendente si dichiara in malattia o comunque incapace di svolgere le mansioni a lui assegnate. In questo caso, puoi procedere con la sospensione del rapporto di lavoro, ma essendo l’assenza giustificata, la legge non ti dà il diritto di procedere con il licenziamento per giusta causa.

Vi è poi l’ancora più grave assenteismo ingiustificato, che si verifica quando il dipendente non risulta presente a lavoro per lunghi periodi di tempo senza alcuna giustificazione legittima. In questo caso, la legge ti dà il diritto di procedere con il licenziamento per giusta causa. L’assenteismo ingiustificato si manifesta in diverse forme, tra cui:

• Abuso dei permessi garantiti dalla legge 104/1992
• Frequente ricorso ai periodi di aspettativa
• Assenza senza alcuna giustificazione
• Richieste frequenti di giorni di permesso e malattia

Perché è importante gestire al meglio l’assenteismo sul lavoro 

Come datore di lavoro o People Manager, è tuo compito non solo fare il possibile per evitare episodi di assenteismo, ma anche sapere cosa fare nel caso in cui si verifichino. Nei paesi anglofoni, la gestione dell’assenteismo, chiamata “absence management”, è una tematica molto sentita e anche in Italia non mancano conferenze e corsi specifici che insegnano politiche, strategie e procedure da attuare per ridurre il fenomeno e in generale l’abuso di richieste di permesso e aspettative.

Gestire l’assenteismo in azienda è fondamentale, poiché non intraprendere alcuna azione per risolvere il problema può causare:

• Riduzione della produttività: meno lavoratori in azienda significa sovraccaricare i presenti di compiti e mansioni. Ciò influisce sulla qualità del lavoro svolto, i lavoratori in azienda potrebbero avere problemi a consegnare i lavori entro le date stabilite, potrebbero non avere figure di riferimento alle quali rivolgersi e potrebbero essere sottoposti a maggiori pressioni.
• Aumento dei costi: il fenomeno dell’assenteismo comporta un aumento dei costi. Non solo sei costretto a trovare e retribuire altri lavoratori che possano sostituire gli assenti, ma devi anche considerare la perdita economica e d’immagine provocata dall’assenza dei dipendenti potrebbe, il taluni casi, causare anche la perdita di opportunità di business.
• Perdita di reputazione: le organizzazioni che si trovano a fronteggiare l’assenteismo rischiano di vedersi macchiata la reputazione. Internamente, i lavoratori subiranno il clima negativo provocato dall’assenza di alcuni dipendenti, mentre esternamente i talenti potrebbero essere poco propensi a inviare la candidatura e ad accettare offerte di lavoro per un’organizzazione con gravi problemi d’assenteismo.

Quali sono le cause e come prevenirlo

Partiamo dal fatto che l’assenteismo sul lavoro costituisce un reato. Un lavoratore è tenuto a essere diligente e professionale sul posto di lavoro, a rispettare le condizioni contrattuali e tutti gli accordi presi. 

Tuttavia, come potrai immaginare, intentare cause su cause con l’obiettivo di licenziare per giusta causa tutti i lavoratori che praticano l’assenteismo in azienda può comportare problematiche non di poco conto. Non solo ci sono dei costi da sostenere, ma anche il clima che si crea in azienda non è ottimale. 

Il miglior modo di procedere è conoscere le cause dell’assenteismo e, soprattutto, fare in modo che non si creino i presupposti perché i lavoratori decidano di assentarsi. Vediamo quindi di concentrarci prima sulle tre principali cause dell’assenteismo e successivamente su come prevenire il fenomeno.

Cause 

Cosa causa l’assenteismo in azienda? I motivi possono essere vari, ma i più comuni sono:

• Stress e burnout: carichi di lavoro intensi, turni di lavoro lunghi e pesanti possono spingere i lavoratori ad assentarsi. Per evitare il problema, assicurati che tutti i dipendenti fruiscano delle ferie spettanti, concedi i permessi e valuta se assumere nuove risorse.
• Retribuzione bassa: garantire condizioni economiche proporzionate al lavoro svolto, introdurre benefit legati alle prestazioni, assicurare avanzamenti di carriera sono tutte attenzioni che non solo permettono al lavoratore di realizzarsi professionalmente, ma anche di evitare che decida di guardarsi intorno alla ricerca di migliori opportunità di lavoro.
• Scarso controllo e comunicazione inefficiente: se in azienda non disponi di alcun metodo per rilevare le presenze, se i lavoratori non hanno compiti precisi da svolgere, se non sono previste riunioni regolari e valutazioni delle performance, il lavoratore può sentirsi trascurato e talvolta autorizzato a non dare il giusto peso al lavoro svolto.

Rimedi 

Come ridurre l’assenteismo dal lavoro? In linea di principio, un lavoratore motivato, seguito e soddisfatto dell’ambiente lavorativo difficilmente penserà a piani, più o meno legali, per assentarsi.

Per prevenire l’assenteismo, ti consigliamo di:

• Introdurre la flessibilità lavorativa: cerca di non essere troppo rigido sugli orari di lavoro, ogni lavoratore ha esigenze diverse. Mostrati disponibile e flessibile negli orari, offri se possibile la possibilità di lavorare alcuni giorni in smart working, cerca di assicurarti che tutti i lavoratori possano trovare il giusto equilibrio tra la vita privata e lavorativa.
• Offrire permessi aggiuntivi e benefit: dai ai lavoratori la possibilità di godere di alcuni giorni extra di permesso, offri alcuni benefit pensati per il benessere e la salute dei dipendenti (abbonamenti in palestra, incentivi per la produttività, buoni cultura). Assicurarsi che il lavoratore stia bene sul posto di lavoro ridurrà gli episodi di assenteismo.
• Rilevare presenze e misurare la produttività: la tecnologia oggi mette a disposizione numerosi strumenti poco invasivi e pratici da utilizzare per rilevare le presenze in azienda e valutare le performance dei lavoratori. Avere sempre la situazione sotto controllo ti aiuterà a identificare e ad agire subito nel caso un lavoratore dovesse iniziare ad assentarsi troppo spesso.

Come misurare l'assenteismo sul lavoro: indicatori e strumenti utili 

Concentriamoci ora su come puoi misurare l’assenteismo sul lavoro, riportando sia alcuni dei più comuni indicatori che denotano la presenza del fenomeno, sia vedendo quali strumenti puoi utilizzare per prevenire e arginare il fenomeno.

Per quanto riguarda gli indicatori, puoi avvalerti di comuni KPI, tra questi ti segnaliamo:

• Tasso di assenteismo = [(giorni di assenza non giustificate) / (giorni totali di lavoro)] x 100
• Tasso di tempo perso = (assenze totali giorni / giorni totali) x 100
• Tasso di gravità dell’assenteismo = (numero di assenze giornaliere in azienda / numero totale di dipendenti presenti) x 100

Per quanto riguarda i valori, non c’è assenteismo se il risultato ottenuto è uguale a zero. Tuttavia, sono considerati accettabili valori percentuali inferiori al 3%.

Per quanto riguarda gli strumenti che puoi pensare di implementare in azienda, il miglior modo di procedere per arginare il fenomeno dell’assenteismo consiste nell’utilizzare specifici software HR che ti permettono di:

• Rilevare le presenze
• Calcolare le ore lavorate
• Ricevere notifiche in tempo reale in caso di assenze
• Monitorare le richieste di permessi e aspettative

Come scoprirai proseguendo la lettura, puoi facilmente gestire i turni di lavoro, rilevare le presenze, approvare o rifiutare tutte le richieste di ferie e permessi, installando un unico applicativo che ti permetterà di avere in tempo reale tutte le informazioni di cui hai bisogno.

Il ruolo della comunicazione interna nella gestione dell'assenteismo sul lavoro 

Politiche chiare e inclusive, assenza di favoritismi e discriminazioni, opportunità di carriera basate sul merito sono tutti aspetti che, quando presenti, limitano enormemente l’insorgere di episodi di assenteismo in azienda. 

Si tratta di aspetti strettamente collegati al modo in cui gestisci la comunicazione. Per prevenire l’assenteismo è indispensabile quindi promuovere in azienda una politica che metta al primo posto la comunicazione e la trasparenza. Il nostro consiglio è di concentrarsi su:

• Coinvolgimento: rendi partecipi i tuoi dipendenti quando prendi decisioni importanti. Chiedi loro un parere, invitali a segnalare problematiche e disagi, renditi disponibile all’ascolto e cerca di risolvere i problemi che possono avere.
• Politiche aziendali: fai in modo che tutti i dipendenti abbiano facile accesso alle politiche attuate in azienda. L’ideale sarebbe informare i dipendenti su aspetti quali: cosa fare per ottenere una promozione o un benefit, quali sono le opportunità di carriera presenti in azienda e quali sono i corsi di formazione disponibili e finalizzati ad acquisire nuove competenze.
• Flessibilità: e collegato agli aspetti precedenti, concentrati sulla flessibilità. Per quanto possibile e compatibilmente con le esigenze produttive, assicurati che tutti i dipendenti abbiano la possibilità di scegliere liberamente quando andare in ferie, evita che si crei la situazione di troppe ferie maturate e non godute.

Come un software HR può aiutarti a ridurre l’assenteismo

Ma quale software HR può aiutarti a ridurre l’assenteismo in azienda? Ti consigliamo di provare Factorial, il software che rivoluzionerà la gestione delle risorse umane in azienda. 

Factorial ti mette a disposizione numerose funzionalità che non solo ti permetteranno di automatizzare e digitalizzare tantissimi processi amministrativi, ma anche di ridurre l’insorgere dell’assenteismo in azienda. In merito a quest’ultimo punto ti invitiamo a provare le funzionalità per:

• Controllo delle presenze: dai ai lavoratori la possibilità di timbrare elettronicamente il cartellino semplicemente inquadrando un QR con lo smartphone.
• Gestione dei turni di lavoro: crea e condividi un calendario con tutti i turni di lavoro e dai la possibilità ai tuoi dipendenti di chiedere facilmente ferie e permessi.
• Valutazione delle performance: utilizza gli strumenti di reportistica HR per valutare le prestazioni dei lavoratori basandoti su KPI e relativi OKR.

Con Factorial scopri un nuovo modo per gestire la tua azienda. Non più moduli cartacei e poco pratici fogli in Excel  per la gestione delle richieste. 

Da oggi puoi gestire tutto da un unico applicativo, gestire le richieste di permesso, di congedo o di ferie e sapere in qualsiasi momento chi è presente in azienda grazie al sistema di timbratura elettronica del cartellino conforme alle norme stabilite dal Garante della privacy.

Prova gratis per 14 giorni e scopri tutte le funzionalità messe a disposizione da Factorial, e inizia subito a gestire da un unico posto: turni di lavoro, ferie, permessi, spese e tanto altro.

Assenteismo sul lavoro: le conclusioni 

In questo articolo ci siamo concentrati sul fenomeno dell’assenteismo sul posto di lavoro, un problema che può essere spiacevole da gestire e da affrontare. Tuttavia, abbiamo scoperto che le assenze ingiustificate si verificano solo in quei contesti in cui non si presta sufficiente attenzione alle esigenze e alla valorizzazione dei propri talenti.

Siamo convinti che il tuo impegno nell’instaurare un clima aziendale basato sulla comunicazione, la trasparenza e l’utilizzo di nuove tecnologie pensate per garantire a tutti i lavoratori pari accesso alle risorse e alle opportunità ti proteggerà dall’assenteismo e ti permetterà di prevenirlo tempestivamente nel caso dovesse verificarsi.

✅ Controlla l’assenteismo sul lavoro con Factorial – provalo gratis 14 giorni

Domande frequenti riguardo l'Assenteismo Sul Lavoro

Quand’è che si considera assenteismo sul lavoro?

L’assenteismo sul lavoro si verifica quando uno o più dipendenti risultano assenti ingiustificati dal posto di lavoro per lunghi periodi di tempo.

Come si gestisce l’assenteismo?

Il miglior modo per gestire e monitorare l’assenteismo in modo preciso e costante è avvalersi di un Software HR per rilevare le presenze, calcolare le ore lavorate e creare report immediati sul tasso di assenteismo.

Cosa significa assenteismo sul lavoro?

L’assenteismo sul lavoro si verifica quando uno o più dipendenti risultano assenti ingiustificati dal posto di lavoro per lunghi periodi di tempo.

Come si calcola l’assenteismo sul lavoro?

L’assenteismo sul lavoro si può calcolare guardando alcuni KPI come il tasso di assenteismo, il tasso di tempo perso e il tasso di gravità dell’assenteismo. Anche se il modo migliore per calcolare l’assenteismo sul lavoro è avvalersi di un software HR.

Quali assenze rientrano nell’assenteismo sul lavoro?

L’assenteismo si divide in assenteismo giustificato, nel quale rientrano solo le assenze giustificate e l’assenteismo ingiustificato, nel quale rientrano le assenze ingiustificate.

Quali sono le conseguenze di troppe assenze sul lavoro?

Le conseguenze di troppe assenze sul lavoro sono una diminuzione della produttività, un aumento dei costi e una perdita di reputazione.