Stai pensando di utilizzare un’app per la rilevazione delle presenze in azienda ma non sai quale scegliere?
I software e le app progettati per registrare le presenze e gli orari di lavoro dei dipendenti sono sempre più diffusi. Sono sistemi facili da implementare, semplici da utilizzare e conformi alle attuali normative sulla privacy.
Le funzionalità possono variare in base all’applicazione scelta, ma in generale, un’app per la rilevazione delle presenze offre notevoli vantaggi sia per i dipendenti che per le aziende.
In questo articolo scoprirai tutto quello che c’è da sapere per scegliere l’app più adatta alle tue esigenze e a quelle dei tuoi dipendenti.
- Che cos’è un’app di rilevazione presenze?
- Come funziona un app di rilevazione presenze
- Quali sono i vantaggi di un app di rilevazione presenze
- Le migliori app di rilevazione presenze
- Come scegliere l’app di rilevazione presenze giusta
- Gestisci la rilevazione presenze con l’app di Factorial📱
Che cos’è un’app di rilevazione presenze?
Un’app per la rilevazione delle presenze è un sistema digitale di timbratura la cui funzione è quella di registrare le ore di lavoro, le pause e le assenze dei dipendenti.
L’applicazione può anche essere utilizzata come strumento per il controllo degli accessi dei dipendenti a uffici, archivi e altri locali aziendali ad accesso riservato.
Si tratta di uno strumento che, oltre a migliorare l’organizzazione e la gestione del tempo in azienda, permette anche di automatizzare processi quali:
- Registrazione delle ore di lavoro
- Geolocalizzazione dei dipendenti
- Calcolo delle ore lavorate, degli straordinari e delle pause
Oltre a questi processi, l’applicazione può offrire utili funzionalità aggiuntive strettamente collegate.
Ad esempio, può elaborare fogli presenze, calcolare automaticamente le buste paga in base alle ore lavorate e facilitare la gestione delle ferie, delle assenze e dei permessi.
Come funziona un app di rilevazione presenze
Un’app per la rilevazione delle presenze ti permette di implementare in azienda un sistema digitale per la timbratura del cartellino.
Ciò vuol dire che il dipendente non ha più necessità di un badge fisico. Basta installare l’app di rilevazione presenze sullo smartphone o tablet per una gestione ottimale dell’orario di lavoro e delle presenze a fine giornata.
Per quanto riguarda il funzionamento, le modalità possono variare, ma in generale, tutte le app per le timbrature dopo installate sui dispositivi dei dipendenti, permettono in pochi click di timbrare digitalmente il cartellino.
In automatico poi il sistema registra la presenza in un archivio digitale in cloud o presente all’interno dell’azienda stessa.
Inoltre, le migliori app di rilevazione presenze dispongono anche di funzionalità opzionali come:
- Geolocalizzazione: per verificare la posizione del dipendente durante la giornata
- Sistema di notifica: utile per ricevere immediati avvisi in casi di anomalie (assenza di un dipendente non giustificata).
- Integrazioni con altri software e app: per una migliore e integrata gestione HR in azienda.
- Rilevazione via QR code: utile registrare la presenza semplicemente inquadrando un codice QR.
- Report e analisi: da elaborare quando si desidera analizzare le presenze dei dipendenti, suddivise per giorno, settimana, mese o anno.
Quali sono i vantaggi di un app di rilevazione presenze
Utilizzare un’app di rilevazione presenze porta numerosi vantaggi sia per il team HR che per i dipendenti. Vediamoli tutti:
Riduci gli errori e risparmi tempo
L’utilizzo di un’app presenze che registra automaticamente i giorni e le ore lavorate da ogni dipendente consente di eliminare l’uso di fogli cartacei o digitali.
Ciò comporta un notevole risparmio di tempo e una riduzione degli errori umani. Ad esempio, si evitano calcoli errati delle ore lavorate e risulta più semplice il calcolo delle maggiorazioni in caso di lavoro festivo o straordinario.
Questo garantisce ai dipendenti di ricevere buste paga calcolate precisamente sulle ore di lavoro da loro stessi segnalate.
Contrasti e previeni l’assenteismo
Un altro vantaggio derivante dall’utilizzo di un’app per la rilevazione presenze è dato dalla possibilità di contrastare e prevenire fenomeni come l’assenteismo.
Grazie a un’app per la gestione delle ore di lavoro, è possibile verificare in qualsiasi momento la presenza dei dipendenti in azienda, chi è in pausa, in ferie o in permesso. Tutto ciò vuol dire che diventa impossibile per un dipendente assentarsi ingiustificatamente.
Prevenire l’assenteismo è fondamentale in ogni realtà. Come sai, è un fenomeno frequente in molte grandi aziende e può causare più di un problema: danni d’immagine, cali di produzione, malumori tra i dipendenti.
Migliori la vita lavorativa dei dipendenti
Come evidenziato nella sentenza C‑55/18 della Corte di Giustizia Europea, un’app, un software o un qualsiasi sistema per la rilevazione delle presenze è uno strumento utile per il datore di lavoro ma anche per i lavoratori stessi.
Questi ultimi hanno la certezza di ricevere un compenso equo basato sulle ore lavorate. In più dispongono di un app, installata direttamente sullo smartphone, che permette rapidamente di annotare presenze, pause e assenze.
Inoltre, ma non per ordine d’importanza, la Corte di Giustizia Europea ha stabilito che tutte le aziende dovrebbero dotarsi di un sistema per rilevare le presenze, proprio per assicurare ai loro lavoratori un trattamento quanto più equo e trasparente possibile.
Le 5 migliori app di rilevazione presenze
1. Factorial
L’applicazione mobile di Factorial, è la soluzione che offre tutte le funzionalità e garantisce tutti i vantaggi discussi in questo articolo. Factorial è un software disponibile anche in versione mobile, progettato per semplificare e digitalizzare il processo di rilevazione delle presenze.
Ecco perché dovresti provarlo:
- Semplice e intuitivo: l’app di Factorial si distingue per un’interfaccia intuitiva e accessibile. La digitalizzazione del processo di rilevazione delle presenze è semplice. Ti basta scaricare l’app e seguire le istruzioni. I lavoratori impiegheranno pochi minuti per capire come registrare rapidamente la presenza.
- Controllo degli accessi e delle presenze: Con Factorial hai un perfetto controllo degli accessi e delle presenze dei lavoratori. I dipendenti devono semplicemente timbrare elettronicamente il cartellino ogni volta che iniziano la giornata lavorativa. Se desideri puoi anche utilizzare la funzionalità QR code rendendo ancor più semplice l’operazione.
- Geolocalizzazione e report: L’app permette di tracciare le presenze e geolocalizzare i dipendenti ovunque si trovino, che siano in sede, in trasferta o in smart working. Inoltre, Factorial può generare fogli presenze e altri utili report HR da consultare ogni volta che desideri.
Insomma con Factorial puoi gestire tutto da un unico strumento. Puoi sapere in tempo reale di chi è in sede o chi è in smart working, riorganizzazione i turni di lavoro, creare automaticamente utili report HR sulle ore lavorative, fogli presenza, e molto altro.
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2. App Rilevazione Presenze di Libemax
Una delle app apposite che si occupano esclusivamente della rilevazione presenze si chiama proprio App Rilevazione Presenze di Libemax.
App Rilevazione Presenze è un’applicazione semplice e intuitiva, che copre tutti gli aspetti relativi alla rilevazione delle presenze dei dipendenti, offrendo la possibilità di timbrare virtualmente attraverso i sistemi QR code, beacons e tag NFC.
L’app ha una serie di vantaggi che includono:
- Rilevazione di presenze tramite GPS
- Possibilità di esportare i dati sulle presenze in Excel
- Possibilità di accesso anche attraverso PC.
App Rilevazione Presenze, inoltre, è a norma con le leggi relative al GDPR.
3. BadgeMe
Le funzionalità dell’app BadgeMe sono simili a quelle delle app presentate finora.
Questo sistema di rilevazione presenze permette di gestire in maniera semplice e immediata gli ingressi e le uscite dei dipendenti, senza dover utilizzare senza dispositivi esterni, badge o marcatempo.
BadgeMe ti permette anche di:
- Accedere ai dati acquisiti in qualsiasi momento online in tempo reale.
- Creare rapporti con i dati raccolti sulla rilevazione presenze.
- Calcolare le ore lavorate in maniera automatica.
4. Zucchetti
Anche il gestionale Zucchetti è dotato di un modulo di gestione delle presenze dei dipendenti, che offre un’app completa di rilevazione presenze.
L’app sviluppata da Zucchetti permette di:
- Timbrare attraverso bluetooth l’ingresso e l’uscita dall’ufficio.
- Utilizzare lo smartphone come un vero e proprio badge, grazie alla tecnologia NFC che lo connette al Tag di riferimento all’ingresso dell’ufficio.
- Sfruttare l’app anche per clock-in e clock-out da remoto e di utilizzare il sistema di timbratura con geolocalizzazione.
Proprio come Factorial, anche Zucchetti si compone di diverse funzionalità che vanno ben oltre la semplice rilevazione presenze e coprono l’amministrazione HR aziendale.
5. Dipendenti in Cloud
Infine, un altro software HR che offre un buon sistema di rilevazione presenze è Dipendenti in Cloud.
Questo gestionale, che offre un’ampia gamma di funzionalità, dispone anche di un app apposita per la rilevazione presenze.
Oltre alle funzioni basiche, l’app include:
- Supporto ai dipendenti per imparare a utilizzare il sistema di timbratura con app.
- Geocalizzazione che ti permette di vedere solo ed esclusivamente la posizione al momento della timbratura, garantendo la privacy.
- Un sistema di timbratura che rende impossibile la manomissione da parte dei dipendenti. Soltanto i resposabili potranno accedere al software e modificare eventuali errori.
Come scegliere l’app di rilevazione presenze giusta
Ora che abbiamo visto le migliori app per la rilevazione delle presenze, come scegliere quella più adatta? Per fornire tutti i vantaggi di cui abbiamo parlato, è essenziale che un’app o un software per la timbratura virtuale abbia alcune caratteristiche precise. Un buon software di rilevazione presenze dovrebbe essere essere:
Facile da utilizzare
Un’interfaccia intuitiva e accessibile è importante per garantire una buona esperienza utente.
Solo così si può beneficiare di un aumento dell’efficienza e di una riduzione degli errori umani.
Dovresti quindi optare per un software che ti permetta di monitorare le assenze e delle presenze dei dipendenti con facilità, nonché di riorganizzare i turni di lavoro all’occorrenza, ad esempio a causa di un’assenza improvvisa.
Inoltre, è consigliabile che l’app scelta si integri con altri software che probabilmente già utilizzi, come i sistemi di payroll, CRM, e che sia progettato come un’app mobile first per funzionare al meglio sui dispositivi mobili.
Versatile
Un’app per le presenze deve essere versatile. Deve permetterti di rilevare le presenze di tutti i lavoratori, compresi coloro impegnati in trasferta o in smartworking, garantirti una comunicazione in tempo reale con i lavoratori e i dipartimenti, fornirti all’occorrenza utili report HR per avere una panoramica esaustiva sull’attuale situazione in azienda.
Inoltre, versatilità vuol dire anche disporre di un’app pensata per semplificare altre operazioni HR.
Pensa solo ai vantaggi che ti garantisce un app che in automatico calcola i giorni di ferie e di permesso maturati e fruiti da ogni dipendente. Oppure pensa solo a quanto sarebbe più semplice automatizzare anche altri processi collegati alle presenze come ad esempio l’elaborazione delle buste paga.
Conforme alla normativa vigente
Le funzionalità delle app per le timbrature non devono essere in contrasto con quanto stabilito dal garante della privacy e dalle leggi. È fondamentale rispettare la Legge 20/05/1970 n. 300, la quale impone di informare lavoratori riguardo lo strumento utilizzato.
In più, è necessario trattare e conservare i dati secondo quanto stabilito dalla Legge 675/1996 e rispettare i vari provvedimenti del GDPR, che vietano l’uso di strumenti invasivi come la scansione dell’impronta digitale o dell’iride per la rilevazione delle presenze.
Rispettare le norme appena viste è molto importante per evitare contenziosi da parte dei lavoratori che potrebbero causare problemi legali e danni alla reputazione dell’azienda.
