Per garantire produttività e collaborazione, è fondamentale dotarsi degli strumenti per lo smart working più adatti.
Dalla comunicazione alla sicurezza dei dati, scegliere le tecnologie giuste è una sfida decisiva per ottimizzare il lavoro agile e mantenere alta la performance dei team.
- Comunicazione e collaborazione: migliori app per smart working
- Piattaforme per meeting online durante lo Smart Working
- Software di supporto per lavorare in Smart Working
- Programmi per la gestione dei progetti aziendali
- App per la gestione delle ore di lavoro dei dipendenti in Smart Working
- Software per smart working per documenti e archiviazione
- Software HR per smart working e gestione del personale
- Domande frequenti
Comunicazione e collaborazione: migliori app per smart working
Tra i software per smart working più utili ci sono le piattaforme di comunicazione interna, indispensabili per semplificare i processi ed evitare enormi flussi di posta elettronica
Slack. Una chat per team di qualsiasi dimensione, grandi o piccoli, che consente la creazione di diversi gruppi aziendali e canali multipli. Slack viene utilizzato per conversazioni scritte veloci. È la soluzione che usiamo in Factorial quando dobbiamo comunicare qualcosa di semplice e urgente.
Google Chat. Integrato in Google Workspace, Google Chat (precedentemente Hangouts) è ideale per chi utilizza già Gmail e la G-Suite. Permette di avviare chat testuali e videochiamate direttamente dalla casella di posta, semplificando la comunicazione rapida con i contatti esistenti.
Discord. Verte maggiormente sullo scambio di informazioni per i canali audio, Discord ha anche opzioni di chat e videochiamata. In Factorial abbiamo iniziato a usarlo di recente, durante l’isolamento causato dalla crisi del Coronavirus. Questo programma aiuta i membri di un team a comunicare rapidamente.
Piattaforme per meeting online durante lo Smart Working
Le piattaforme di videoconferenza sono tra le app per smart working più utilizzate, perché permettono di organizzare riunioni virtuali fluide, interattive e produttive
| Piattaforma | Ideale per | Caratteristiche principali |
|---|---|---|
| Skype | Conversazioni one-to-one e piccoli team | Integrato con l’ecosistema Microsoft, molto diffuso e familiare alla maggior parte degli utenti. |
| Zoom | Riunioni allargate, webinar e conferenze | Specializzato in videochiamate con un elevato numero di partecipanti, stabile e con funzionalità avanzate come le breakout room. |
| WebEx | Meeting aziendali strutturati e formazione | Offre soluzioni complete per webinar, eventi virtuali e sessioni di formazione, con un focus sulla sicurezza. |
Software di supporto per lavorare in Smart Working
Sicurezza informatica e accesso remoto
Lavorare fuori dall’ufficio espone a nuovi rischi informatici. È fondamentale utilizzare strumenti che non solo permettano l’assistenza tecnica a distanza, ma che garantiscano anche la sicurezza dei dati aziendali, in linea con le nuove normative sulla sicurezza per lo smart working. Approfondire gli aspetti della sicurezza informatica nello smart working aiuta a tutelare i dati sensibili e a essere conformi alle leggi.
Quando lavoriamo in gruppo e non siamo abituati allo smart working, una delle preoccupazioni che abbiamo è il corretto funzionamento dei dispositivi che utilizziamo quotidianamente. Nelle aziende più grandi c’è sempre un responsabile IT che aiuta i dipendenti in questi casi. E anche nelle piccole aziende, c’è sempre la possibilità di chiedere aiuto ad un collega più esperto dell’ambito.
Quando questa figura di supporto non è fisicamente presente, è necessario utilizzare software come:
LogMeIn. Un programma che ti consente di accedere e gestire i computer da remoto in modo sicuro. Con LogmeIn è anche possibile automatizzare le attività IT di routine e supportare i team della stessa azienda che si trovano in uffici diversi. Quindi non è necessario disporre di professionisti IT per gli uffici con pochi dipendenti.
TeamViewer. Software di supporto da remoto per aziende più grandi. Oltre all’assistenza pc, TeamViewer offre soluzioni di supporto per dispositivi mobili.
Programmi per la gestione dei progetti aziendali
Una delle attività più complicate durante lo smart working è stare al passo con l’avanzamento dei progetti di un team. Anche il monitoraggio dei progetti lavorativi di ciascun dipendente diventa più complesso poiché è necessario creare una nuova routine. Per questo motivo, elenchiamo anche qui una serie di software per la gestione dei progetti di lavoro.
| Strumento | Punto di forza | Ideale per |
|---|---|---|
| Google Keep | Semplicità e integrazione | Team e singoli che usano Google Workspace per la gestione di attività e note rapide. |
| Trello | Visualizzazione a bacheca (Kanban) | Team che necessitano di un’organizzazione visiva e intuitiva dei flussi di lavoro. |
| Airtable | Flessibilità (database/spreadsheet ibrido) | Team che richiedono viste personalizzabili e la gestione di dati complessi oltre alle semplici attività. |
| Tandem | Collaborazione in tempo reale | Team che hanno bisogno di vedere su cosa stanno lavorando i colleghi in tempo reale e collaborare simultaneamente. |
| Asana | Gestione completa dei progetti | Team di sviluppo e progettazione che lavorano con scadenze definite e processi strutturati. |
| Toggl | Visione d’insieme e pianificazione | Aziende che necessitano di una visione temporale aggregata dei progetti di tutti i team. |
App per la gestione delle ore di lavoro dei dipendenti in Smart Working
Pomofocus. Un’applicazione che ti aiuta a gestire il tempo usando la tecnica pomodoro. Questo metodo si basa sull’idea che le pause frequenti sono importanti per aumentare l’efficienza di una persona che esegue una o più attività. In questa tattica, il lavoro è generalmente diviso in un periodo di 25 minuti o meno.
RescueTime. Questo strumento funziona nel background del tuo computer o del tuo dispositivo mobile e mostra quanto tempo trascorri su ogni sito Web, pagina o attività, senza dover aggiungere manualmente i dati.
Timely. L’applicazione che controlla il tempo che dedichi ad ogni attività lavorativa. Attraverso la sua intelligenza artificiale, Timely conta ogni secondo trascorso anche in attività come rispondere alle email e che di solito occupano gran parte della nostra giornata lavorativa.
Software per smart working per documenti e archiviazione
Dropbox. Il software che ci consente di archiviare documenti nel cloud e gestire i file in modo intelligente. Il dropbox, oltre a archiviare in modo sicuro i tuoi dati, ha un’applicazione per accedere ai tuoi documenti ovunque tu sia.
Google Drive. La piattaforma di Google per la creazione e la condivisione di diversi tipi di documenti. Con Drive puoi creare testi, fogli di calcolo, presentazioni, immagini e altro. È molto utile poiché diverse persone possono usarlo contemporaneamente e aprire documenti su qualsiasi dispositivo. È anche possibile modificare i gruppi di condivisione e le autorizzazioni per chi vedrà ciascun documento.
One Drive. La soluzione Microsoft per l’archiviazione e la condivisione di documenti nel cloud. Oltre a disporre online l’intera suite Office.
iCloud. Il sistema di archiviazione cloud sviluppato da Apple. È estremamente utile per coloro che utilizzano diversi dispositivi di questo brand. Molte delle tue informazioni, comprese le foto scattate da un iPhone, possono essere automaticamente salvate e accessibili tramite il tuo ID Apple. È il più adatto per le aziende che offrono servizi di progettazione e marketing.
Una gestione documentale centralizzata e accessibile è vitale. Tuttavia, per processi più complessi come la firma di contratti o la validazione di documenti ufficiali, è necessario uno strumento che vada oltre la semplice archiviazione. Piattaforme HR come Factorial integrano la gestione documentale con funzionalità di firma elettronica, garantendo validità legale e sicurezza, aspetti cruciali quando il personale opera a distanza.
Software HR per smart working e gestione del personale
Factorial è il software gestionale all-in-one che aiuta le aziende a gestire il personale in modo semplice, centralizzato ed efficace, anche da remoto. Con un’unica piattaforma puoi controllare chi è in ferie, chi è assente e chi lavora in smart working, oltre a monitorare le timbrature tramite app mobile.
Tra le funzionalità principali di Factorial:
- gestione di ferie, assenze e smart working;
- rilevazione presenze da app;
- geolocalizzazione per il monitoraggio del lavoro da remoto;
- onboarding digitale dei dipendenti;
- supporto ai processi di recruiting;
- firma elettronica dei documenti;
- eventi e notifiche per una migliore organizzazione interna.
Grazie a queste funzionalità, Factorial supporta le aziende nella digitalizzazione dei processi HR e rende più efficiente la gestione quotidiana del personale, un aspetto essenziale quando si adotta il lavoro agile.
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Domande frequenti
Come migliorare la produttività lavorando da remoto?
Per aumentare la produttività è utile utilizzare strumenti di gestione del tempo come Pomofocus, RescueTime o Timely, oltre a stabilire routine chiare e utilizzare software di project management per monitorare le attività.
Come garantire la sicurezza dei dati nello smart working?
È importante adottare strumenti di accesso remoto sicuri come TeamViewer o LogMeIn, utilizzare connessioni protette (VPN) e rispettare le normative sulla sicurezza informatica per proteggere i dati aziendali.
Come gestire i documenti in smart working?
Le piattaforme cloud come Google Drive, Dropbox, OneDrive e iCloud consentono di archiviare, condividere e modificare documenti in tempo reale, facilitando la collaborazione tra team distribuiti.
È possibile monitorare il lavoro dei dipendenti da remoto?
Sì, grazie a software HR come Factorial è possibile monitorare presenze, ferie, smart working e attività dei dipendenti, migliorando la gestione del personale anche a distanza.
