Sai cos’è un onboarding software? Conosci tutti i vantaggi del condurre l’onboarding direttamente attraverso un software?
I processi di onboarding sono ormai fondamentali nell’inserimento dei dipendenti e si stanno imponendo come uno degli elementi su cui le aziende stanno investendo sempre più attenzione e risorse. Il motivo è semplice: da essi derivano innegabili benefici.
Per condurre un onboarding di successo, lo step per cominciare al meglio è uno: dotarsi di un software che risponda a tutte le tue esigenze e che ti permetta di supportare i nuovi assunti senza passaggi complessi o inutili perdite di tempo.
In questa guida approfondiremo i benefici di un software di questo tipo, elencheremo i migliori sul mercato e ti forniremo informazioni utili per scegliere al meglio il tuo fedele alleato negli onboarding dei dipendenti.
- Cos’è un onboarding software
- I vantaggi di usare un onboarding software
- I 10 migliori onboarding software
- Come scegliere il software di onboarding
- Le migliori strategie per l’onboarding con un software
- Ottimizza il processo di onboarding aziendale con Factorial 🚀
Cos’è un onboarding software
Partiamo dalle basi: cosa si intende per onboarding software?
Questo strumento corrisponde a un software che ha include tra le sue funzioni quella di aiutarti a sviluppare un percorso per facilitare l’inserimento dei nuovi assunti in azienda.
Nello specifico, questa piattaforma includerà i flussi di lavoro relativi all’arrivo di un nuovo dipendente e l’automatizzazione e la ripartizione dei compiti relativi all’onboarding, che verranno assegnati come task a tutte le parti coinvolte: manager, candidati, dipendenti IT e responsabili HR.
Tra le funzioni a disposizione su questo software ci sono, ad esempio, le checklist per il caricamento dei documenti necessari alla creazione del contratto di lavoro, la firma elettronica dei documenti o l’accesso alle risorse specifiche per i nuovi dipendenti.
Benefici di un buon onboarding
Ora che abbiamo spiegato nel dettaglio cos’è un onboarding software, rispondiamo a una domanda che potrebbe sorgere spontanea: perché l’onboarding è così importante?
Un buon processo di onboarding è importante perché permette ai nuovi arrivati un perfetto inserimento in azienda e la possibilità di integrarsi al meglio con i colleghi. Attraverso questo processo, i nuovi assunti ricevono la formazione e il supporto necessari per diventare membri produttivi del team.
Diversi studi, come ad esempio la ricerca condotta dal Gruppo Brandon Hall, dimostrano che un processo di onboarding condotto con attenzione e cura nei dettagli aumenta notevolmente i tassi di fidelizzazione (82%) e migliora la produttività dei nuovi dipendenti (70%), riducendo anche in maniera impattante i tassi di turnover.
I vantaggi di usare un onboarding software
La necessità di utilizzare un software per svolgere le mansioni di onboarding nasce soprattutto per risparmiare tempo ed evitare la possibilità di incorrere in errori.
Tramite l’uso di pratici gestionali HR, infatti, i responsabili dell’onboarding vedranno ottimizzate tante funzioni che, se svolte a mano, impiegherebbero ore di lavoro e un livello di attenzione costante. Dimenticare uno step o smarrire un documento, inoltre, potrebbe avere conseguenze importanti sull’inserimento della nuova risorsa all’interno dell’azienda.
Un software di onboarding, infatti, permette di archiviare tutto in un unico database, rendendolo accessibile in qualsiasi momento. In questo modo, i nuovi assunti potranno compilare e inviare i documenti in modo facile e veloce, mentre manager e responsabili HR avranno sempre a disposizione tutte le informazioni di cui ha bisogno in un unico posto.
Questi, però, sono solo alcuni dei vantaggi di un onboarding software. Altri esempi includono:
- Gestire l’onboarding da remoto: oltre a essere un ottimo modo di risparmiare tempo e risorse economiche, gestire l’onboarding da remoto con un software è anche un benefit per il nuovo dipendente, che non dovrà preoccuparsi di recarsi in azienda per pratiche che richiedono pochi minuti come ad esempio firmare documenti.
- Tenere sotto controllo i progressi dell’onboarding: sfruttando una piattaforma digitale, in pochi clic si può avere accesso al profilo del nuovo dipendente, controllando che tutte le task a lui assegnate siano completate in tempo.
- Aumentare il coinvolgimento del nuovo dipendente: la risorsa avrà sempre a disposizione tutti i documenti e tutte le fasi del processo di onboarding in un unica piattaforma. Questo aumenterà il suo livello di coinvolgimento e gli permetterà di sentirsi parte dell’azienda prima del suo primo giorno.
I 10 migliori onboarding software
Ora che ti abbiamo dato le informazioni più importanti non ti resta che scegliere l’onboarding software più adatto a te. Ecco la nostra lista dei migliori tra cui scegliere nel 2024.
1. Factorial
Factorial è un software HR all-in-one, disponibile anche in versione app mobile, che include una funzionalità specifica per l’onboarding. Il software garantisce un’esperienza appagante e di alta qualità sia per i manager e i dipendenti.
Factorial è semplice da utilizzare e nell’ambito dell’onboarding offre le seguenti possibilità:
- Creare flussi di lavoro personalizzati o utilizzare modelli predefiniti
- Impostare obiettivi e compiti da completare nelle diverse fasi (es:preonboarding, primo giorno di lavoro, prima settimana…)
- Automatizzare l’assegnazione delle attività da svolgere per ogni nuovo dipendente
- Designare le persone responsabili dell’esecuzione dei compiti (il nuovo dipendente, il manager del nuovo dipendente, i colleghi del nuovo dipendente…)
- Controllare lo stato di avanzamento delle attività in tempo reale.
- Permettere ai dipendenti di firmare i documenti relativi all’approdo in azienda in maniera immediata con una firma elettronica.
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2. Onboardee
Fonte: Onboardee
Onboardee è un software apposito per l’onboarding dei dipendenti.
Grazie a questa piattaforma, i responsabili HR possono gestire tutte le fasi relative all’approdo del dipendente in azienda, ma anche le task di pre-onboarding e di off-boarding.
Questo software prevede anche una serie di integrazioni per rendere l’intero processo il più automatizzato e completo possibile. Ad esempio, grazie all’integrazione con DocuSign, è possibile firmare tutti i documenti in maniera rapida con una firma elettronica.
3. Whappy
Fonte: Whappy
Se stai cercando una soluzione diversa e originale, la risposta per te potrebbe essere Whappy.
Il software di Whappy si propone l’obiettivo di gestire i processi di talent management attraverso la enterprise gamification, ovvero la trasformazione della task in giochi interattivi.
Lo stesso vale per i processi di onboarding, in cui i candidati vengono premiati con riconoscimenti e vantaggi, per aver completato le varie fasi dalla candidatura al colloquio.
Anche questa soluzione è multi-dispositivo: funziona su tablet, smartphone e computer.
4. Bamboo HR
Fonte: BambooHR
BambooHR, che si occupa di diversi aspetti della gestione delle risorse umane, offre anche un’opzione intuitiva e semplice per l’organizzazione di onboarding e offboarding dei dipendenti.
Tramite questo software è possibile seguire l’inserimento del dipendente in azienda già dalle prime fasi, grazie all’invio di mail di benvenuti e creazione di checklist delle task. La piattaforma permette anche la creazione di sezioni personalizzabili, come ad esempio domande personali per presentarsi al team prima del primo giorno di lavoro.
5. Personio
Fonte: Personio
Come Factorial e Bamboo HR, anche Personio è un software che risponde a diverse esigenze dei responsabili HR, incluse quelle di onboarding dei candidati.
Le funzionalità di onboarding di Personio permettono soluzioni personalizzate, consentendoti anche di ricevere promemoria sulle task da completare e notifiche sullo stato di avanzamento delle task del nuovo dipendente.
Inoltre, essendo collegato anche all’archivio digitale del software, tutti i documenti vengono conservati automaticamente al termine del processo di onboarding.
6. Remote
Fonte: Remote
Remote è una soluzione leggermente diversa rispetto a quelle presentate fino ad adesso.
Questa piattaforma, infatti, si pone come obiettivo quello di semplificare il più possibile le task relative al lavoro da remoto e all’assunzione di dipendenti che provengono da altre nazioni.
Il software offre la possibilità di svolgere in maniera 100% digitale tutte le task di onboarding e offboarding, non sono per nuovi dipendenti, ma anche per collaboratori a partita IVA.
Come scegliere il software di onboarding
Nonostante questa panoramica sei ancora confuso su quale software scegliere? Ricapitoliamo le caratteristiche più importanti che il software più adatto a te deve avere.
Un buon software HR dovrà:
- Essere affidabile e non presentare problemi frequenti nell’utilizzo: sembra quasi scontato, ma un buon software di onboarding dovrà essere affidabile e non creare continui problemi di utilizzo, come ad esempio un errato caricamento di documenti o difficoltà di accesso alla piattaforma.
- Essere intuitivo e semplice da utilizzare: comprendere come sfruttare a pieno le funzionalità del software dovrebbere essere semplice e veloce, sia per il candidato sia per tutte le parti coinvolte nel processo di onboarding (es. responsabili IT, responsabili HR e manager)
- Offrire diverse funzioni per la personalizzazione delle task: l’esperienza di onboarding dovrà essere personalizzata e adattata alle necessità dell’azienda, fornendo anche una prima impressione dell’ambiente lavorativo alla nuova risorsa.
- Avere la possibilità di essere utilizzato da dispositivi mobili: poter accedere alle task e visualizzare i documenti direttamente da telefono sta diventato una necessità sempre più importante per i nuovi dipendenti.
- Offrire l’opportunità di firmare i documenti: grazie a un sistema integrato di firma elettronica, un software di onboarding risparmierà tempo e lavoro non necessari a tutte le parti coinvolte, permettendo di firmare i documenti con un unico clic.
- Essere il più automatizzato possibile nei processi: in questo modo, ti risparmierà ore e ore di lavoro manuale con pochi clic.
Le migliori strategie per l’onboarding con un software
Prima di concludere questa guida, andiamo a vedere qualche pratico consiglio per affrontare al meglio un processo di onboarding tramite software.
Ecco come approcciare al meglio l’inserimento di un nuovo candidato nel proprio team:
- Cominciare da subito: organizzate il processo di onboarding durante le fasi finali di assunzione e ben prima della data di inizio del contratte, per garantire un’esperienza fluida e coinvolgente fin dal primo giorno.
- Comunicare in modo chiaro: le funzioni di comunicazione del software devono fornire informazioni chiare sull’azienda, i suoi valori e le sue aspettative.
- Rendete unico l’onboarding: ogni azienda è diversa dall’altra. Personalizzate il processo di onboarding ai processi e ai requisiti unici della vostra organizzazione, creando flussi di lavoro automatizzati e un percorso di onboarding personalizzato per ogni dipendente.
- Incorporate la formazione: considerate la possibilità di includere nel software un programma di formazione strutturato, che copra le competenze specifiche del lavoro e le politiche aziendali.
- Chiedete feedback ai nuovi assunti: incorporate nel software meccanismi di feedback per aiutarvi a ottenere informazioni dai nuovi assunti e identificare punti di forza e punti deboli del software.
- Rendete il software di onboarding accessibile su più dispositivi: assicurandovi che il software di onboarding sia accessibile sui dispositivi mobili, consentite ai nuovi assunti di completare le attività e di accedere alle informazioni quando è più comodo per loro.
- Controllate i progressi con regolarità: Utilizzate il vostro software per programmare check-in regolari, in modo da monitorare facilmente i progressi, affrontare i problemi e fornire un supporto continuo.
