I migliori software per lo scherma turni di lavoro

Lo schema turni di lavoro è uno strumento fondamentale nella gestione dei turni, che permette alle aziende di porre fine al caos interno, evitare conflitti e malintesi e gestire in maniera efficace i propri dipendenti.

In questa guida vediamo cos’è e come funziona uno schema turni di lavoro, come crearlo e digitalizzarlo e quali sono i software migliori per gestire i turni in azienda nel 2025.

• Cos’è uno schema per i turni di lavoro
• Come si crea uno schema turni di lavoro
• Un esempio pratico per creare turni di lavoro
• I migliori software per schema turni
• Domande frequenti relative allo schema turni di lavoro

Semplifica la gestione dei turni di lavoro con Factorial

Crea e assegna i turni in maniera personalizzata, invia notifiche e sincronizza le assenze al piano turni.

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Cos’è uno schema per i turni di lavoro

Uno schema turni di lavoro è un piano di organizzazione dei turni lavorativi dei dipendenti di un’azienda, che tiene conto delle loro disponibilità, delle esigenze aziendali e delle normative vigenti in materia di orari e riposi.

Un buon schema turni di lavoro deve essere flessibile, equilibrato e conforme alle leggi, garantendo al contempo il massimo rendimento dei dipendenti e la soddisfazione dei clienti.

Per fare un esempio pratico, immagina di gestire lo schema turni di lavoro di un ristorante. In tal caso dovrai organizzare i turni di lavoro dei camerieri, dei cuochi e del personale di sala in modo che ci sia sempre qualcuno disponibile nei momenti di maggior affluenza, senza però sovraccaricare nessun dipendente.

Lo schema turni di lavoro risulta perciò fondamentale per assicurare la continuità del servizio e la corretta distribuzione delle risorse umane all’interno della propria impresa.

Per ultimo, questo strumento consente di rispettare le esigenze personali dei lavoratori, favorendo un ambiente di lavoro sereno e motivante, fondamentale per il benessere dei dipendenti e il successo dell’azienda.

Come si crea uno schema turni di lavoro

Ecco 5 step che puoi seguire per creare un programma turni di lavoro e sfruttarlo al massimo all’interno della tua azienda:

1. Analizza le esigenze aziendali. Valuta i periodi di maggiore e minore affluenza, considerando anche eventuali stagionalità.Identifica le specifiche necessità del tuo settore, tenendo conto degli orari di apertura, delle festività e degli eventi particolari che possono influenzare l’afflusso dei clienti.Questa analisi ti permetterà di avere un quadro chiaro delle necessità di personale in ogni momento.
2. Stabilisci il numero di ore lavorative per ciascun dipendente. Tieni conto delle leggi vigenti e delle esigenze individuali dei lavoratori.Valuta il contratto di lavoro di ciascun dipendente, le ore settimanali previste e le eventuali richieste di permessi o ferie.Questo ti aiuterà a distribuire in modo equo il carico di lavoro tra i membri del tuo team.
3. Crea una tabella con i nomi dei dipendenti e gli orari di lavoro. Inserisci le informazioni in modo chiaro e ordinato all’interno del tuo schema turni di lavoro, per facilitare la lettura e la comprensione.Ad esempio, puoi utilizzare una griglia con le date sulle righe e gli orari sulle colonne, indicando i nomi dei dipendenti nelle celle che corrispondono ai loro turni.Questo ti consentirà di avere una visione completa della programmazione e di individuare eventuali conflitti o sovrapposizioni.
4. Assegna i turni in modo equilibrato. Cerca di distribuire equamente le ore lavorative tra i dipendenti, evitando di sovraccaricare qualcuno.Considera le competenze e le responsabilità di ciascun lavoratore, cercando di bilanciare il carico di lavoro in modo che tutti possano svolgere al meglio il proprio ruolo.Ricorda infine di concedere a tutti i dipendenti il giusto tempo di riposo e le pause previste dalla legge.
5. Prevedi eventuali sostituzioni e turni aggiuntivi. In caso di malattia o imprevisti, è importante avere un piano B per garantire la copertura dei turni.Prepara una lista di dipendenti disponibili a coprire eventuali assenze o ad aggiungersi al team in caso di necessità, e assicurati di comunicare tempestivamente eventuali cambiamenti ai turni di lavoro.Questo ti permetterà di mantenere la continuità del servizio anche in situazioni impreviste.

Un esempio pratico per creare turni di lavoro

Utilizzare un foglio Excel è uno dei modi in cui puoi strutturare lo schema turni di lavoro, sebbene questa soluzione presenti diversi limiti tecnici (come vedremo tra poco). Per capire come farlo, immagina di gestire un’impresa di costruzioni e di dover organizzare i turni di lavoro per i tuoi dipendenti utilizzando questo programma.

Un esempio pratico di schema turni di lavoro su Excel potrebbe essere strutturato nel modo che segue:

• In alto, sulle colonne, potresti includere i giorni della settimana, indicando sia la data numerica, che il giorno (es. 01/05 – lunedì, 02/05 – martedì, ecc).Questo ti permetterà di avere una visione chiara e immediata della distribuzione dei turni durante la settimana lavorativa e di individuare facilmente eventuali periodi di maggior impegno o necessità di personale.
• Sulla prima colonna verticale, elenca i nomi dei dipendenti, raggruppati per ruolo o team (ad esempio, muratori, elettricisti, idraulici, ecc).Suddividere i dipendenti per categorie professionali ti aiuterà a tenere sotto controllo le competenze presenti nella tua impresa e a bilanciare il carico di lavoro tra i vari team.
• Ogni cella dell’intersezione tra un dipendente e un giorno conterrà il turno di lavoro assegnato (es. mattina, pomeriggio, notte o riposo).In questo modo, potrai avere una panoramica immediata dei turni di ciascun dipendente e delle loro disponibilità per i vari giorni della settimana.
• Per ogni categoria di lavoratori, potresti aggiungere una colonna con il totale delle ore lavorate settimanalmente, in modo da avere sempre sotto controllo il monte ore di ciascun dipendente.Questo ti permetterà di verificare che il carico di lavoro sia equamente distribuito tra i membri del team e che le ore lavorative siano rispettate.
• Se necessario, potresti creare una sezione dedicata alle note, dove inserire informazioni riguardanti ferie, permessi o eventuali sostituzioni tra i membri del team.In questo modo, potrai tenere traccia di tutte le informazioni importanti relative ai turni di lavoro e comunicare in modo efficace eventuali cambiamenti ai tuoi dipendenti.
  • Verde per il turno della mattina;
  • Giallo per il pomeriggio;
  • Blu per la notte;
  • Grigio per il riposo.Infine, per rendere il foglio di lavoro più chiaro e visivamente piacevole, potresti utilizzare colori diversi per distinguere i vari turni, ad esempio:

Questo sistema di colori ti aiuterà a identificare rapidamente i diversi turni e a rendere più agevole la lettura dello schema turni di lavoro.

I migliori software per schema turni

Vediamo ora quali sono i principali software presenti sul mercato italiano per la creazione e la gestione di uno schema turni di lavoro.

Factorial

Factorial è il software gestionale aziendale All-in-one per la gestione dei dipendenti, ideale anche per chi deve organizzare i turni di lavoro in modo rapido e flessibile.

Il suo punto di forza è la pianificazione intelligente dei turni, che consente di creare, modificare e condividere i programmi settimanali con pochi clic. Tutto avviene tramite un’interfaccia intuitiva, accessibile sia da desktop che da app mobile.

Tra le principali funzionalità dedicate alla gestione turni:

• Calendario condiviso: pianifica i turni in base alle disponibilità e visualizza tutto in tempo reale.
• Notifiche automatiche: ogni dipendente riceve aggiornamenti immediati su modifiche o cambi di turno.
• Controllo presenze e ferie integrato: evita sovrapposizioni e gestisci assenze, permessi e straordinari da un’unica dashboard.
• Report e analisi ore lavorate: monitora produttività, costi e carichi di lavoro per ogni reparto o sede.
• Accesso mobile e timbratura geolocalizzata: i dipendenti possono timbrare da smartphone, verificando la presenza effettiva sul luogo di lavoro.

Con Factorial puoi gestire i turni, le presenze e tutto il ciclo di vita dei dipendenti in modo centralizzato, riducendo fino al 70% del tempo dedicato alla pianificazione manuale.

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Deputy

Deputy è un software pensato per chi cerca una soluzione semplice ma potente per pianificare schema turni di lavoro, registrare presenze e gestire comunicazioni interne tra team.
È molto diffuso in Italia tra ristoranti, negozi, hotel e aziende di servizi che operano su più turni o sedi.

Tra le funzionalità principali:

• Creazione automatica dei turni: Deputy suggerisce la pianificazione migliore in base a disponibilità, ruoli e regole aziendali.
• Scambio turni tra colleghi: i dipendenti possono proporre cambi turno, approvati poi dal responsabile.
• Gestione presenze integrata: grazie alla timbratura via app, è possibile controllare orari e ritardi in tempo reale.
• Comunicazione diretta: invia messaggi e aggiornamenti ai team senza dover ricorrere a email o chat esterne.
• Integrazione con software paghe: i dati sulle ore lavorate vengono trasferiti automaticamente al gestionale paghe.

Deputy è particolarmente indicato per realtà dinamiche che vogliono ridurre i tempi di pianificazione e avere una panoramica immediata del personale operativo.

Shiftboard

Shiftboard è una piattaforma di workforce management pensata per aziende con turnazioni complesse e personale numeroso.
È utilizzata anche in Italia da aziende manifatturiere, logistiche e del settore sanitario.

Tra le funzionalità più apprezzate:

• Pianificazione avanzata e predittiva: crea turni basandoti su ruoli, competenze e disponibilità, con avvisi automatici per conflitti o straordinari.
• Gestione su più sedi o reparti: utile per aziende con diversi cantieri, punti vendita o stabilimenti.
• Analisi delle risorse: monitora copertura turni, carichi di lavoro e performance operative.
• Accesso da app mobile: i dipendenti possono visualizzare i propri turni e ricevere notifiche in tempo reale.
• Integrazione con sistemi HR e payroll: i dati sui turni si sincronizzano con paghe, ferie e contratti.

Shiftboard è la soluzione ideale per aziende medio-grandi che cercano un sistema robusto e personalizzabile, capace di garantire la massima efficienza operativa.

Domande frequenti relative allo schema turni di lavoro

Come devono essere fatti i turni di lavoro?

I turni di lavoro devono essere organizzati in modo equo, garantendo riposi settimanali e rispettando la normativa italiana. Solitamente si alternano su cicli bi-settimanali o tri-settimanali, offrendo almeno un giorno di riposo fisso, più un giorno variabile a seconda del rotazione dei turni.

Cosa significa 3 turni a ciclo continuo?

Il termine 3 turni a ciclo continuo si riferisce a un modello organizzativo di lavoro dove i dipendenti sono distribuiti in tre turni distinti, garantendo una copertura lavorativa 24 ore su 24 senza interruzioni. Questo assicura che la produzione o il servizio offerto siano operativi ogni giorno della settimana, ottimizzando la produttività.

Quali sono i migliori software per gestire i turni di lavoro?

I migliori software per la gestione dei turni aiutano a pianificare, assegnare e monitorare i turni in modo semplice ed efficiente, evitando conflitti e sovrapposizioni. Tra le soluzioni più usate in Italia c’è Factorial, che offre funzionalità di programmazione automatica, gestione delle ferie e permessi, accesso mobile e reportistica dettagliata.

Note al contenuto: 

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