Cos’è il geofencing e quali sono i suoi benefici per le imprese?
Come sfruttare questa tecnologia nella tua azienda e ottimizzare la gestione delle risorse umane?
Il geofencing è uno strumento che serve per rilevare i dispositivi legati all’azienda, per ottenere vantaggi a livello di marketing, sicurezza e ottimizzazione dei processi.
In questa guida vedremo tutto ciò che hai bisogno di sapere sul geofencing, come funziona questa tecnologia e come sfruttare al massimo i suoi benefici all’interno della tua impresa.
Sommario
Che cos’è il geofencing
Il geofencing è una tecnologia basata sulla localizzazione che consente di creare un confine virtuale, chiamato “geofence”, intorno a una specifica area geografica.
Questo confine può essere utilizzato per monitorare e tracciare la posizione dei dispositivi abilitati al GPS, come smartphone, tablet e smartwatch, per prendere decisioni di conseguenza.
Ad esempio, quando un dispositivo GPS entra o esce dall’area delimitata dal geofence, il sistema di geofencing può inviare notifiche, attivare azioni specifiche o raccogliere dati sulla posizione del dispositivo.
Il geofencing trova applicazione in una vasta gamma di settori, dal marketing, alla sicurezza e alla gestione delle risorse umane.
Ad esempio, questo strumento può essere impiegato per inviare promozioni mirate ai clienti che si trovano nelle vicinanze di un negozio, monitorare la posizione dei veicoli aziendali e controllare l’accesso a aree sensibili come magazzini o centri di ricerca e sviluppo.
Infine, il geofencing può essere integrato con altre tecnologie quali sistemi di sicurezza e software di gestione delle risorse umane, per migliorare l’efficienza, la sicurezza e la competitività delle aziende sul mercato.
Come funziona il geofencing
Il funzionamento del geofencing si basa sulla localizzazione GPS e su algoritmi software che permettono di creare, monitorare e gestire geofence virtuali.
Ma ecco, nello specifico, come funziona il geofencing, spiegato passo per passo:
- Creazione di una geofence
Per creare una geofence, è necessario definire un’area geografica di interesse utilizzando delle coordinate GPS.
Questa area può essere delimitata da un cerchio, da un poligono o da qualsiasi altra forma, a seconda delle esigenze dell’azienda e del luogo che si intende monitorare.
Le coordinate GPS vanno poi inserite nel software di geofencing, che calcola il perimetro virtuale e lo memorizza nel proprio sistema. - Monitoraggio della posizione dei dispositivi
Per monitorare la posizione dei dispositivi all’interno di una geofence, è necessario che questi ultimi siano abilitati al GPS e connessi a Internet.
Il GPS fornisce infatti informazioni sulla posizione del dispositivo in tempo reale, mentre la connessione Internet permette di trasmettere questi dati al sistema di geofencing. - Confronto tra posizione del dispositivo e geofence
Il software di geofencing confronta continuamente la posizione dei dispositivi dotati di GPS con le geofence memorizzate nel sistema.
Quando un dispositivo entra o esce da una geofence, dunque, il software rileva la variazione di posizione e attiva le azioni o le notifiche predefinite. - Azioni e notifiche
In base alle esigenze dell’azienda, il geofencing può essere configurato per attivare diverse azioni o inviare notifiche specifiche a seconda della posizione rilevata.
Ad esempio, il sistema potrebbe inviare un’email al responsabile delle risorse umane quando un dipendente arriva in ufficio, oppure potrebbe attivare un allarme di sicurezza se un veicolo aziendale si avvicina a una zona pericolosa. - Raccolta e analisi dei dati
Il geofencing può essere utilizzato anche per raccogliere informazioni sulla posizione dei dispositivi e analizzarle per ottenere statistiche utili sull’efficienza, la produttività e la sicurezza delle operazioni aziendali.
Ad esempio, l’analisi della posizione dei veicoli dell’impresa potrebbe rivelare aree di congestione del traffico o percorsi inefficienti, fattori che possono essere ottimizzati per ridurre i costi e migliorare la puntualità delle consegne.
Vantaggi e svantaggi del geofencing
Abbiamo visto cos’è il geofencing, come funziona e quali sono alcuni dei suoi usi principali.
Ma è davvero così utile e vantaggioso per le aziende?
Vediamo subito, nel dettaglio, i principali vantaggi e svantaggi del geofencing:
Benefici del geofencing
Ecco i ‘pro’ di utilizzare tecnologie e software di geofencing:
- Miglioramento dell’efficienza operativa
Il geofencing permette di monitorare e analizzare la posizione dei dispositivi e dei dipendenti in tempo reale, aiutando le aziende a identificare aree di inefficienza e a ottimizzare le proprie operazioni.
Ad esempio, un’azienda di logistica potrebbe utilizzare il geofencing per identificare i veicoli che impiegano troppo tempo a raggiungere le destinazioni e apportare miglioramenti ai percorsi di consegna. - Aumento della sicurezza
Il geofencing può essere utilizzato per rafforzare la sicurezza aziendale, controllando l’accesso a aree sensibili e inviando notifiche automatiche in caso di violazioni delle geofence.
Per esempio, un’azienda con un magazzino contenente prodotti di alto valore potrebbe impostare una geofence intorno all’area e ricevere notifiche quando un veicolo o un dipendente non autorizzato vi accede. - Monitoraggio e manutenzione delle infrastrutture
Il geofencing può essere utilizzato per monitorare e gestire le infrastrutture aziendali, come impianti produttivi, reti elettriche e strutture di stoccaggio.
Ad esempio, un’azienda energetica potrebbe impostare geofence attorno a centrali elettriche per monitorare gli accessi e inviare notifiche al personale di manutenzione quando si verificano anomalie.
In questo modo, le aziende possono rispondere rapidamente ai problemi e ridurre i tempi di fermo degli impianti. - Controllo dei costi
Il geofencing può aiutare a ridurre i costi operativi, ad esempio monitorando l’utilizzo dei veicoli aziendali e ottimizzando i percorsi di consegna per ridurre il consumo di carburante e il tempo di percorrenza. - Miglioramento della gestione delle risorse umane
Per ultimo, il geofencing può essere utilizzato per monitorare presenza e orari di lavoro dei dipendenti, facilitare la formazione del personale e incentivare il raggiungimento degli obiettivi aziendali.
Ad esempio, un’azienda con un team di venditori sul campo potrebbe utilizzare il geofencing per monitorare gli spostamenti e valutare l’efficacia delle visite ai clienti, per poi premiare i venditori che raggiungono o superano gli obiettivi aziendali.
‘Contro’ del geofencing
Ecco ora, invece, i principali svantaggi del geofencing:
- Preoccupazioni sulla privacy
L’utilizzo del geofencing per monitorare la posizione dei dipendenti può sollevare preoccupazioni in merito alla privacy e alla protezione dei dati personali.
È fondamentale dunque garantire il rispetto delle norme in materia e ottenere il consenso dei dipendenti prima di utilizzare il geofencing in azienda (vedremo tra poco come funziona la normativa sulla privacy per il geofencing nel dettaglio). - Dipendenza dalla tecnologia GPS e dalla connessione Internet
Il geofencing si basa sulla localizzazione GPS e sulla connessione Internet, il che significa che il suo funzionamento può essere compromesso in caso di problemi tecnici o di copertura della rete. - Possibili falsi allarmi
Il geofencing può generare falsi allarmi se un dispositivo GPS entra o esce accidentalmente da una geofence, a causa di imprecisioni nella localizzazione o di problemi di connessione.
Questo può portare a notifiche superflue o a interventi di sicurezza ingiustificati. - Complessità nella gestione delle geofence
Per ultimo, la creazione e la gestione di diverse geofence può richiedere tempo e risorse, soprattutto qualora si fa affidamento a un software di geofencing inadatto o poco pratico.
Utilizzo del geofencing e normativa sulla privacy
L’utilizzo del geofencing da parte delle aziende deve tener conto delle leggi sulla privacy vigenti in Europa e, in particolare, in Italia.
La protezione dei dati personali è un aspetto fondamentale delle normative sulla privacy, ed è importante che tu garantisca il rispetto dei diritti di dipendenti e clienti nell’utilizzo del geofencing.
Ma cosa dicono esattamente le leggi sulla privacy riguardo al geofencing?
In Europa, la principale normativa in materia di privacy è la GDPR, che stabilisce le regole per la raccolta, il trattamento e la conservazione dei dati personali – incluso per quanto riguarda il geofencing.
Questa norma impone alle aziende l’obbligo di ottenere il consenso degli interessati prima di raccogliere e utilizzare i loro dati, un aspetto fondamentale di cui devi tener conto se vuoi adottare il geofencing all’interno della tua impresa.
Nello specifico, ciò significa che se vuoi ricorrere al geofencing devi informare i dipendenti e i clienti sul suo utilizzo e sulle finalità per cui i loro dati vengono raccolti e utilizzati.
Dovrai dunque ottenere un consenso esplicito da parte degli interessati prima di attivare il geofencing sui loro dispositivi e di utilizzare i dati raccolti per gli scopi della tua azienda.
Come può essere applicato nella gestione HR
Il geofencing offre numerosi vantaggi nella gestione delle risorse umane, in quanto permette alle aziende di ottimizzare i processi e migliorare l’efficienza del personale.
Ma ecco elencati, nel dettaglio, alcuni modi in cui il geofencing può essere applicato con successo nella gestione delle risorse umane:
- Monitoraggio della presenza e degli orari di lavoro
Il geofencing può essere utilizzato per verificare automaticamente la presenza dei lavoratori quando entrano o escono da un’area geografica predefinita, come un ufficio o un cantiere.
Questo può aiutare a garantire che i dipendenti rispettino gli orari di lavoro e ridurre gli errori nella registrazione delle presenze.
Inoltre, il geofencing può essere usato per prevenire il cosiddetto “buddy punching“, ovvero quando un dipendente timbra per un collega assente.
👉 Vuoi approfondire l’uso di tecnologie per la rilevazione delle presenze nella tua azienda? Ecco una guida che fa al caso tuo: App Rilevazione Presenze: cosa serve sapere - Gestione del personale in mobilità
Le aziende che impiegano personale in mobilità (come venditori o tecnici di assistenza) possono utilizzare il geofencing per monitorare e coordinare gli spostamenti dei dipendenti.
Ad esempio, un’azienda potrebbe impostare geofence intorno ai luoghi di lavoro dei clienti per verificare che i dipendenti abbiano effettivamente effettuato le visite programmate e per valutare la durata delle visite.
Inoltre, il geofencing può aiutare a migliorare la pianificazione delle risorse e la distribuzione del personale in base alle esigenze dei clienti. - Ottimizzazione delle rotte e dei percorsi
Il geofencing può essere utilizzato per analizzare i dati sulla posizione dei dipendenti e identificare percorsi e rotte più efficienti, riducendo il tempo di viaggio e i costi associati.
Ad esempio, come abbiamo visto, un’azienda di consegne potrebbe utilizzare il geofencing per monitorare i percorsi dei corrieri e ottimizzarli in base al traffico e alle distanze tra le consegne.
Questo approccio può portare a una maggiore efficienza operativa e a una riduzione delle emissioni di CO2. - Formazione e aggiornamento del personale
Il geofencing può essere utilizzato per monitorare la partecipazione dei dipendenti a corsi di formazione e aggiornamento, verificando automaticamente la loro presenza in base alla posizione geografica.
Inoltre, le aziende possono utilizzare il geofencing per inviare notifiche e promemoria ai dipendenti riguardo agli eventi di formazione nelle vicinanze, incentivandone la partecipazione.
Ciò può portare a una maggiore competenza dei dipendenti e a una crescita professionale costante. - Incentivazione del raggiungimento degli obiettivi
Infine, il geofencing può essere utilizzato per valutare l’efficacia delle attività dei dipendenti e incentivare il raggiungimento degli obiettivi aziendali.
Ad esempio, un’azienda potrebbe impostare geofence intorno ai luoghi di lavoro dei clienti e monitorare il tempo impiegato dai venditori per effettuare le visite, premiando i dipendenti che raggiungono o superano gli obiettivi di vendita.
Inoltre, il geofencing può essere utilizzato per valutare la produttività dei team e individuare eventuali inefficienze o aree che richiedono miglioramenti, permettendo alle aziende di adottare azioni correttive e fornire feedback costruttivi ai dipendenti.
Factorial: il software HR per rilevare le presenze con GPS
Come abbiamo visto, il geofencing è una tecnologia che può fare davvero la differenza e aiutare le aziende a essere più efficaci, sicure e produttive.
Ma è davvero così facile sfruttarlo?
La risposta è ‘no’: gestire correttamente il geofencing è un compito delicato e che porta con sé diversi rischi.
Ad esempio, un approccio superficiale o errato al geofencing può condurre a:
- Azioni affrettate o improprie;
- Malumori tra dipendenti e colleghi;
- Sprechi di denaro e risorse.
Perciò, come ottenere il massimo dal geofencing, limitando al contempo al minimo i rischi di questa tecnologia?
Per fortuna una risposta esiste e si chiama Factorial.
Factorial è il software HR che ti permette di sfruttare il geofencing per rilevare in maniera facile e veloce le presenze dei tuoi dipendenti – ottimizzando la gestione delle risorse umane e permettendoti di risparmiare fino a 360 ore ogni anno!
Come?
Ecco alcune funzioni chiave di Factorial che rendono possibile tutto ciò:
- Timbratura del cartellino geolocalizzata, per verificare quando i tuoi dipendenti timbrano al di fuori fuori del luogo di lavoro;
- Controllo a 360° gradi sulle presenze dei dipendenti, per tener traccia delle ore lavorate, ottimizzare la rilevazione presenze e ridurre gli errori;
- App per rilevare le presenze da qualsiasi luogo, anche da remoto – senza più bisogno di strumenti cartacei o scomodi badge.
Se vuoi trasformare un compito complesso e delicato come la rilevazione presenze in un processo semplice e privo di rischi, Factorial è la scelta che fa al caso tuo.
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