Rimborso spese a piè di lista: che cos’è e come gestirlo in azienda senza perdere tempo

Il rimborso spese a piè di lista è un modo impiegato per rimborsare i dipendenti delle spese che sostengono per conto dell’azienda.

In questa guida vediamo nel dettaglio come funziona, quali documenti richiede e come gestirlo al meglio all’interno della propria impresa.

Che cos’è il rimborso a piè di lista

Il rimborso a piè di lista, detto anche ‘rimborso analitico’, è un metodo di rimborsare ai dipendenti le spese che essi sostengono in anticipo per conto dell’azienda.

Queste possono includere una vasta gamma di voci, tra cui viaggi di lavoro, pasti, alloggi e attrezzature necessarie per lo svolgimento delle attività lavorative.

Ad esempio, un dipendente che viaggia per un incontro di lavoro può sostenere spese per i trasporti, l’hotel e il cibo.

Un altro caso potrebbe essere un dipendente che acquista materiale di ufficio o attrezzature specifiche per lo svolgimento delle proprie mansioni.

Queste spese, se ritenute necessarie e documentate adeguatamente, possono essere rimborsate dall’azienda tramite il sistema di rimborso a piè di lista, dopo essere state anticipate dal lavoratore stesso.

È bene notare, in ogni caso, che il rimborso a piè di lista è soltanto uno dei vari modi a disposizione delle aziende per rimborsare i dipendenti delle spese che sostengono.

L’essenza di questo sistema sta nella sua precisione e nella sua capacità di fornire un rimborso specifico e accurato, basato sulla documentazione fornita dal dipendente.

Non a caso, questo tipo di rimborso è spesso preferito sia dai dipendenti che dalle aziende, poiché garantisce che i lavoratori siano rimborsati per le spese effettivamente sostenute, riducendo al contempo le possibilità di abuso o frode.

Tuttavia, il sistema di rimborso a piè di lista richiede una documentazione accurata e una verifica meticolosa da parte dell’azienda.

Questo è un processo che richiede tempo, specialmente per le grandi aziende con molti dipendenti.

Inoltre, la legge italiana impone requisiti specifici per la documentazione delle spese, dunque è importante che sia i dipendenti che le aziende comprendano e seguano queste norme.

Come funziona il rimborso a piè di lista

Il processo di rimborso a piè di lista inizia quando un dipendente sostiene delle spese per conto dell’azienda, che possono riguardare qualsiasi tipo di costi operativi sostenuti nel corso dell’attività lavorativa.

Queste sono poi rimborsabili attraverso il sistema di rimborso a piè di lista, che segue alcuni semplici step:

1. Sostenimento della spesaPer prima cosa, il dipendente sostiene una spesa per conto dell’azienda.Questa può essere qualcosa di abbastanza semplice, come un pranzo di lavoro con un potenziale cliente, oppure di più ‘complesso’, come l’acquisto di attrezzature per un progetto specifico.L’importante è che la spesa sia strettamente correlata all’attività lavorativa del dipendente e che sia stata sostenuta nel suo interesse.
2. Raccolta dei documentiUna volta sostenuta la spesa, il dipendente deve fare attenzione a raccogliere e conservare tutte le ricevute e i documenti relativi a tale costo.Questo potrebbe significare chiedere una ricevuta ogni volta che si fa un acquisto, o potrebbe anche includere la registrazione di dettagli specifici su un diario di bordo o su un modulo apposito.In ogni caso, è essenziale che questi documenti siano accurati e completi, in quanto saranno la prova principale della spesa sostenuta.
3. Presentazione della richiesta di rimborsoDopo aver raccolto tutte le prove necessarie, il dipendente presenterà una richiesta formale di rimborso all’azienda.Questo di solito implica la compilazione di un modulo di rimborso delle spese, in cui il dipendente elenca le spese sostenute, allega le relative ricevute o documenti, e fornisce una spiegazione dettagliata del motivo per cui tali spese erano necessarie.Il modulo di rimborso deve poi essere firmato e datato dal dipendente, prima di essere presentato al dipartimento appropriato per la revisione.
4. Verifica e approvazione della richiestaDopo aver ricevuto la richiesta di rimborso, l’azienda dovrà verificare tutte le informazioni presentate.Questo include l’esame di tutte le ricevute e i documenti allegati, la verifica della validità dei costi sostenuti, e la conferma che tutte le spese sono conformi alle politiche aziendali.Se tutte le informazioni sono accurate e complete, e le spese sono giustificate, la richiesta di rimborso viene poi approvata.
5. Erogazione del rimborsoUna volta approvata la richiesta di rimborso a piè di lista, l’azienda procederà con l’erogazione delle somme autorizzate al dipendente.Questo in genere avviene tramite l’accredito in busta paga, di modo che il dipendente possa ricevere il rimborso per le spese sostenute direttamente assieme alla sua retribuzione.

Nota spese a piè di lista e rimborso analitico

Una nota spese a piè di lista è un documento specifico che il dipendente presenta all’azienda per chiedere il rimborso delle spese sostenute per motivi lavorativi.

Questo tipo di nota spese deve essere estremamente dettagliato e includere un elenco di tutte le spese che il dipendente ha sostenuto per conto dell’azienda.

Ogni singola voce in questa lista rappresenta una spesa specifica e contiene una descrizione dettagliata di ciò che la somma riguarda, l’importo speso, e in alcuni casi, una giustificazione del motivo per cui la spesa era necessaria.

Ad esempio, se un dipendente ha dovuto viaggiare per lavoro, la sua nota spese a piè di lista potrebbe includere voci separate per le spese di alloggio, i pasti, il trasporto, e qualsiasi altro costo sostenuto durante il viaggio.

Ogni voce avrà la propria ricevuta o prova di pagamento allegata, fornendo così un resoconto completo e dettagliato di tutte le spese sostenute.

Ciascun costo verrà poi analizzato durante il processo del rimborso a piè di lista, attraverso il quale l’azienda restituirà al dipendente le spese anticipate, facendo riferimento alle voci specifiche elencate nella nota spese – proprio come abbiamo visto sinora.

Documenti necessari per le deduzioni spese

Per far sì che le spese del rimborso a piè di lista siano esenti da contributi e imposte – e dunque, che siano deducibili – le aziende devono fare molta attenzione a presentare la documentazione adeguata.

Difatti, la legge italiana prevede linee guida molto specifiche su quali tipi di documentazione sono validi per queste deduzioni.

Ciò rende fondamentale avere una comprensione approfondita di questi requisiti, per gestire efficacemente il processo di rimborso delle spese e a massimizzare le deduzioni fiscali.

Ecco dunque, nel dettaglio, i documenti chiave di cui la tua azienda ha bisogno per dedurre le spese del rimborso a piè di lista:

1. La nota spese. Come abbiamo già visto, la nota spese è il documento fondamentale per qualsiasi procedura di rimborso spese, che fornisce un dettaglio completo di tutti i costi sostenuti dai dipendenti per ragioni lavorative. In relazione alla deduzione delle spese, questo atto aiuta a mantenere un registro accurato dei costi sostenuti e fornisce una prova dell’addebito preso in carico dal dipendente. Per esempio, se un dipendente si reca in viaggio d’affari e sostiene spese per il viaggio, il cibo e la stanza d’hotel, tutte queste voci dovrebbero essere riportate dettagliatamente all’interno della nota spese.
2. I documenti di spesa. Questi sono i documenti che supportano le voci dei costi indicati nella nota spese. Possono includere fatture, ricevute e scontrini fiscali.In ogni caso, è importante notare che per essere adatti ai fini delle deduzioni fiscali, questi atti devono essere documenti fiscalmente validi – cioè devono includere dettagli come l’importo, la data, il luogo e la natura della spesa. Ad esempio, una fattura per un biglietto aereo dovrebbe includere dettagli come la destinazione del volo, la data, il prezzo del biglietto e la compagnia aerea.
3. Attestazioni di viaggio. In alcuni casi, come per i viaggi d’affari, possono essere richiesti ulteriori documenti per attestare la veridicità del viaggio. Questi possono includere biglietti aerei, ricevute di hotel, badge di conferenza e così via. Simili documenti sono particolarmente importanti in caso di verifiche fiscali, poiché forniscono una prova supplementare del viaggio d’affari indicato per il rimborso spese a piè di lista.

Raccogliere e gestire accuratamente questi documenti può sembrare un compito oneroso, ma è fondamentale per garantire la corretta deduzione delle spese.

Le aziende dovrebbero incoraggiare i dipendenti a conservare e a presentare tutte le ricevute e i documenti pertinenti in modo tempestivo.

Questo non solo facilita il processo di rimborso, ma garantisce anche che l’azienda sia in grado di accedere alle massime deduzioni fiscali possibili.

👉 Hai bisogno di altre informazioni sulla nota spese? Ecco una guida che fa al caso tuo: Nota spese: tutto ciò che serve sapere

Strumenti utili per gestire le spese aziendali

Gestire le spese aziendali in modo efficiente è un aspetto critico per le imprese.

Ci sono vari strumenti a cui puoi ricorrere per fare ciò, ognuno con le proprie caratteristiche e vantaggi.

Vediamo subito, nel dettaglio, alcuni di essi:

1. Documenti cartacei. Questo è il metodo più tradizionale e, purtroppo, il più inefficiente.Consiste nel conservare fisicamente tutti i documenti relativi alle spese aziendali, come ricevute, fatture e note spese.Sebbene questo metodo possa sembrare semplice e diretto, porta con sé una serie di svantaggi.In primo luogo, la gestione fisica dei documenti richiede molto spazio e organizzazione.In secondo luogo, è un processo che richiede molto tempo e che può facilmente portare a errori o perdite di documenti.Inoltre, nel caso in cui un documento sia necessario per un controllo o una revisione, il processo di recupero può essere lungo e frustrante.
2. Fogli di calcolo Excel o Google Sheet. Molte aziende si affidano ai fogli di calcolo Excel (o Google Sheet) per tenere traccia delle spese aziendali.Difatti, Excel è un ottimo strumento per l’organizzazione dei dati e offre la flessibilità di personalizzare le informazioni secondo le esigenze specifiche dell’azienda.Tuttavia, anche se Excel può essere utile in fase iniziale per le imprese con un numero limitato di transazioni, può diventare rapidamente scomodo e difficile da gestire, soprattutto con un volume elevato di spese e con la crescita dell’azienda.Inoltre, Excel non offre la capacità di gestire documenti fisici come ricevute e fatture, il che può portare a disorganizzazione e perdita di documenti importanti.
3. Software HR. Questa è un’opzione molto più avanzata e completa.Un software HR non solo può aiutare con la gestione delle spese, ma offre anche una gamma di altre funzionalità utili per le aziende, come la gestione del personale, la pianificazione delle ferie, e così via.Ad ogni modo, alcuni software HR includono funzionalità di gestione delle spese aziendali che possono semplificare enormemente il processo di rimborso a piè di lista.Ad esempio, possono permettere ai dipendenti di caricare digitalmente le ricevute, possono automatizzare il processo di approvazione delle spese, e possono generare report dettagliati sui costi sostenuti.Inoltre, dato che questi sistemi sono digitali, riducono la necessità di conservare documenti fisici, risparmiando spazio e riducendo il rischio di perdita o danno ai documenti.

Come Factorial può rivoluzionare la gestione spese aziendale

Ogni imprenditore o HR manager sa quanto sia importante gestire con attenzione le spese aziendali, e il rimborso a piè di lista non è da meno.

Tuttavia, tenere sotto controllo le spese della propria impresa è un compito delicato e complesso, che se gestito con superficialità o scarsa attenzione può portare a gravi conseguenze, tra cui:

• Sprechi di denaro;
• Minori risorse per la crescita dell’azienda;
• Violazione delle norme, con conseguenti problemi legali.

Perciò, come limitare al minimo questi rischi e gestire al meglio le spese aziendali?

Per fortuna la risposta esiste e si chiama Factorial.

Factorial è il software HR all-in-one che automatizza la registrazione delle spese aziendali, le accorpa in unico luogo e ti permette di tenerle tutte sotto il tuo controllo, in modo facile e sicuro.

Come?

Ecco alcune funzioni chiave di Factorial che rendono possibile tutto ciò:

• Carte di pagamento aziendali e collegate all’app di Factorial, sia fisiche che digitali, per registrare tutte le spese in maniera automatica e 100% trasparente;
• Approvazione (o rifiuto) delle spese in un batter d’occhio, direttamente dal tuo smartphone, o dal software per pc;
• Controllo e visibilità a 360 gradi su tutte le spese sostenute, grazie a dashboard, elenchi e report.

Immagini un modo per gestire le tue spese aziendali in maniera semplice, sicura e veloce?

Da oggi non devi più immaginarlo…