Cos’è e in cosa consiste un portafoglio per la gestione dei progetti? Perché è importante avere pieno controllo dei progetti a cui si sta lavorando, incluse scadenze, figure professionali e risorse allocate?
Nell’ambito del project management rientra sicuramente la necessità di avere uno o più strumenti che possano assicurarti un ottimale controllo di progetti a cui l’organizzazione sta lavorando.
L’obiettivo è semplice: dare la possibilità a project manager e altre figure addette di avere un preciso e costante controllo di ogni lavoro, assicurandosi che questo sia in linea con scadenze e obiettivi aziendali.
In questa guida completa alla gestione del portafoglio progetti ci concentreremo proprio su questo aspetto, fornendoti strumenti e consigli pratici.
- Cosa si intende per gestione del portafoglio progetti
- In cosa consiste la gestione del portafoglio progetti
- Chi si occupa di gestire il portafoglio progetti
- Perché è importante la gestione del portafoglio progetti
- Consigli per una gestione efficace
- Strumenti di gestione portafoglio progetti
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Cosa si intende per gestione del portafoglio progetti
Per una definizione ufficiale della gestione del portafoglio di progetti (PPM), possiamo citare Cooper et al. che nel 1997 la definirono come il processo di coordinamento e controllo di più progetti che seguono medesimi obiettivi strategici, competono per le stesse risorse e sui quali i manager stabiliscono le priorità per raggiungere vantaggi strategici.
La gestione del portafoglio progetti, o Project Portfolio Management può essere dunque considerata un vero e proprio approccio strategico che consente alle aziende di gestire e controllare al meglio un insieme di progetti.
Questo processo aiuta a:
- Tenere pieno controllo su tutti i progetti in corso
- Valutare a quali progetti si sta lavorando
- Identificare i progetti più importanti
- Analizzare i rischi associati a ciascun progetto
- Monitorare le figure professionali coinvolte
La gestione del portafoglio progetti differisce dalla gestione di singoli progetti. Con la PPM si considera l’intero insieme dei progetti aziendali, assicurandosi che ciascun progetto contribuisca al raggiungimento degli obiettivi strategici.
In definitiva, la pianificazione di un progetto implica diverse fasi. Una di queste consiste proprio nell’inserire il progetto all’interno di un portafoglio insieme a tutti gli altri lavori a cui l’azienda sta lavorando.
In cosa consiste la gestione del portafoglio progetti
Nella pratica, la gestione del portafoglio progetti ingloba uno spettro molto più ampio rispetto al semplice monitoraggio di un progetto. L’intero processo può essere suddiviso in tre fasi principali. Vediamole di seguito insieme.
1. Selezione dei progetti
In questa prima fase, vengono valutati i progetti e definiti i criteri per stabilire quali siano quelli prioritari. Alcuni parametri utili possono includere:
- Ritorno sull’investimento (ROI).
- Importanza strategica del progetto per l’organizzazione.
Questa valutazione consente di iniziare ad allocare al meglio le priorità e le risorse.
2. Allocazione delle risorse umane
Una gestione ottimale del portafoglio progetti implica un’attenta allocazione delle risorse umane. Ad esempio, i profili più qualificati tendenzialmente vengono coinvolti nei progetti più importanti per l’azienda.
Successivamente, si procede con una distribuzione equilibrata delle risorse sui progetti meno prioritari, bilanciando i carichi di lavoro in base alle esigenze di ciascun progetto.
3. Monitoraggio e controllo
Infine, ogni progetto deve essere adeguatamente supervisionato da un punto di vista individuale. Questa fase include:
- Monitoraggio dei tempi
- Controllo dei costi
- Verifica dei risultati raggiunti
Il monitoraggio dei tempi è importante, poiché ogni progetto andrebbe completato entro le date stabilite. Tuttavia anche mantenere un allineamento con il budget di progetto stabilito e verificare costantemente i risultati raggiunti dai lavori in corso sono fasi importanti, che possono essere controllate solo mediante un’ottimale gestione del portafoglio progetti.
Chi si occupa di gestire il portafoglio progetti
La gestione del portafoglio progetti può essere affidata a diverse figure e molto dipende dalla grandezza dell’organizzazione e dal numero di addetti coinvolti in ogni progetto. In linea generale:
Project manager
È la figura principale che si occupa del monitoraggio e controllo dei vari progetti in corso. Non si limita alla gestione dei singoli progetti, ma considera anche il loro insieme.
Il project manager si assicura che ogni progetto venga completato nei tempi stabiliti, rispetti il budget, garantisca la qualità e si occupa della comunicazione con gli stakeholder. Inoltre, gestisce i vari team di lavoro, allocando risorse a seconda delle necessità.
Portfolio Manager
Presente in aziende più grandi e strutturate, è un ruolo ancora più strategico. Questa figura si occupa del solo controllo dell’intero portafoglio, garantendo che la gestione di tutti i progetti sia allineata agli obiettivi aziendali.
Valuta costantemente l’impatto dei progetti, attua misure correttive e assicura che vengano prese contromisure in caso di cambiamenti nelle priorità, nei budget o nei rischi legati alla fattibilità dei progetti.
Project Management Office (PMO)
È un’unità organizzativa composta da più lavoratori che supervisionano l’intero processo di gestione dei progetti.
Questo dipartimento:
- Migliora e sviluppa metodologie per la gestione dei progetti
- Fornisce strumenti per una comunicazione continua con i Project Manager
- Si assicura che tutti seguano le best practice stabilite
- Analizza le performance dei progetti, fungendo da punto centrale per valutare il loro avanzamento globale
Perché è importante la gestione del portafoglio progetti
Implementare in azienda una gestione completa di tutto il portafoglio progetti è fondamentale, tanto quanto le fasi del ciclo di vita di un progetto.
La presenza di figure come il project manager è essenziale: è infatti attraverso la buona riuscita dei progetti in corso che un’organizzazione può migliorare la propria affidabilità, presenza e valore sul mercato.
Gestire bene i progetti significa semplificare il processo per attrarre nuovi clienti e progredire nelle proprie attività. La gestione del portafoglio progetti è importante per almeno tre motivi:
-
Allineamento strategico
Grazie al portafoglio progetti è possibile verificare tutti i lavori in corso, stabilire priorità per le varie iniziative e monitorare costantemente i risultati e il loro impatto sull’organizzazione.
Un buon allineamento strategico riduce il rischio di dispersione delle risorse, evitando che l’azienda si concentri su progetti poco rilevanti o su attività che non portano reali benefici.
-
Ottimizzazione delle risorse
Una gestione ottimale del portafoglio progetti consente di allocare le risorse in modo efficace, evitando sovraccarichi o sotto-utilizzi del personale. Permette anche di assegnare le giuste competenze in base alle richieste di ogni progetto, migliorando l’efficienza complessiva.
-
Gestione dei rischi
Avere una visione d’insieme sui progetti consente di identificare i rischi associati a ciascuno e di prendere rapide contromisure per mitigarli.
Questo aiuta l’azienda a mantenere un’esposizione al rischio ottimale, bilanciando progetti più rischiosi, come sperimentazioni costose, con progetti più sicuri che garantiscono un successo immediato.
Consigli per una gestione efficace del portfolio progetti
Una gestione ottimale del portafoglio progetti dipende chiaramente dalle abilità e dalle competenze delle figure che hanno il compito di monitorare lo stato di avanzamento di tutti i lavori. Per raggiungere questo obiettivo, è importante concentrarsi su tre aspetti:
Definire criteri chiari per la selezione dei progetti
Stabilire degli standard che permettano di identificare quali progetti sono più importanti per l’azienda, quali iniziative intraprendere e quali scartare è essenziale.
Utilizzare metriche chiave aiuta a creare un piano oggettivo, capace di selezionare le attività più rilevanti per l’organizzazione e di stabilire le priorità.
Monitorare le performance
Le competenze dei lavoratori assegnati a ciascun progetto sono determinanti per il successo. Strumenti di monitoraggio continuo delle performance consentono di valutare se le prestazioni sono in linea con le aspettative, di individuare eventuali carenze o punti di forza e di apportare correzioni in tempo reale, mantenendo sotto controllo il personale coinvolto.
Promuovere la comunicazione
È infine fondamentale garantire che tutti gli stakeholder e i membri del progetto siano costantemente informati e abbiano la possibilità di comunicare in modo rapido e tempestivo.
Una comunicazione efficace consente di intervenire prontamente in caso di problemi e di rispondere in modo adeguato alle richieste, migliorando la gestione complessiva.
Strumenti di gestione portafoglio progetti
Oggi la tecnologia offre strumenti indispensabili per migliorare la gestione del portafoglio progetti, dei cicli di vita e dell’intero processo relativo ai progetti aziendali. Le aziende possono scegliere tra numerose soluzioni, implementando software specifici che semplificano e ottimizzano ogni aspetto della gestione.
Ecco alcuni tipi di software particolarmente utili:
- Software per la pianificazione dei progetti: consentono di dettagliare per ogni progetto obiettivi, scadenze e risorse necessarie. Questi strumenti permettono di allocare risorse e lavoratori, elaborare report finanziari e seguire l’andamento dei progetti in tempo reale.
- Software per il monitoraggio e la reportistica: dotati di dashboard intuitive, facilitano il monitoraggio in tempo reale dello stato di avanzamento dei progetti, segnalando eventuali ritardi e permettendo di prendere decisioni informate.
- Software per la collaborazione e la comunicazione: migliorano la comunicazione tra tutti gli stakeholder, consentendo la condivisione dei documenti, la gestione delle attività e la collaborazione in tempo reale. Questi strumenti sono fondamentali per coordinare efficacemente tutti gli attori coinvolti.
Software di project management
Infine, la miglior soluzione è quella di optare per un software HR completo come Factorial, che includa funzionalità di project management avanzate per gestire progetti in modo semplice e intuitivo.
Il software di project management integrato di Factorial, ad esempio, ti permette di:
- Controllare costi, tempi e risorse
- Impostare specifiche progettuali come budget, scadenze e attività
- Monitorare le ore lavorate dai team
- Creare e assegnare attività, seguendo i progressi dei vari team
- Gestire note spese, rimborsi e altri aspetti operativi
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