Cos’è la pianificazione finanziaria aziendale? Perché è importante organizzare al meglio le risorse disponibili e quali strumenti puoi utilizzare per riuscirci?
Il processo di pianificazione non è esclusivo delle grandi aziende: tutte le realtà, anche le più piccole, dovrebbero fare del proprio meglio controllando e organizzando nel miglior modo possibile i propri flussi di cassa.
Idealmente, dovresti sempre avere degli obiettivi finanziari chiari e raggiungibili in archi di tempo definiti nel breve, medio e lungo periodo.
Oggi più che mai è fondamentale pianificare il futuro della tua azienda, delineando strategie che la possano guidare in un cammino di crescita e stabilità.
Proprio per questo motivo, è importante monitorare ogni movimento finanziario, valutando per ognuno gli eventuali rischi correlati. Solo così potrai affrontare nel modo giusto tutte le sfide e gli imprevisti che ti attendono.
In questa guida completa alla pianificazione aziendale approfondiremo le informazioni principali da conoscere: da come realizzare un piano finanziario e perché dovresti farlo fino alla scelta degli strumenti necessari per gestire il processo.
Sommario
Cos'è la pianificazione finanziaria aziendale?
La pianificazione finanziaria, conosciuta in inglese come Financial Planning and Analysis (FP&A), è un processo necessario finalizzato a comprendere come un’organizzazione può gestire e allocare nel modo più efficiente possibile le proprie risorse.
È un lavoro di analisi e previsione mediamente complesso, affidato a figure specializzate quali, ad esempio, analisti e consulenti finanziari.
Un lavoro di pianificazione finanziaria è pertanto molto di più di un semplice lavoro finalizzato ad avere un quadro riguardo alle entrate e alle uscite dell’azienda.
È più precisamente un lavoro che inizia esaminando i dati finanziari passati e presenti, come bilanci e flussi di cassa, e prosegue stabilendo gli obiettivi da raggiungere nel breve, medio e lungo periodo, per poi terminare con lo sviluppo di un piano vero e proprio per raggiungere gli obiettivi stabiliti.
Gartner, nota società di ricerca e consulenza, definisce in un recente report la pianificazione finanziaria come un processo diviso in 4 attività essenziali per la salute dell’azienda stessa:
- Pianificazione e budgeting
- Pianificazione finanziaria integrata
- Gestione e reportistica delle performance
- Monitoraggio
La pianificazione finanziaria, in definitiva, è uno strumento essenziale per prendere migliori decisioni strategiche, nonché ridurre rischi derivati da una gestione finanziaria approssimativa.
I vantaggi di una pianificazione finanziaria efficace
Un’efficace pianificazione finanziaria garantisce numerosi vantaggi, sia diretti che indiretti.
Come abbiamo visto, non solo ti fornisce una visione chiara e completa della situazione finanziaria dell’azienda, ma è un documento che puoi consultare anche per:
Miglior controllo di entrate e uscite
Una pianificazione finanziaria ben strutturata ti garantisce un controllo preciso dei flussi di cassa.
Questo permette di allocare al meglio le risorse, gestire in modo ottimale la liquidità e prevenire ad esempio un eccessivo indebitamento.
Inoltre, facilita l’identificazione tempestiva di variazioni nei flussi finanziari, consentendo di adottare tempestivamente misure correttive.
Minor rischio finanziario
La pianificazione finanziaria permette anche di prevenire problemi finanziari come ad esempio una mancanza improvvisa di liquidità, nonché, d’individuare aree per ridurre i costi aziendali e valutare nuove opportunità di investimento.
Come sai, ridurre i costi operativi superflui, lavorare su attività di ricerca e sviluppo, adoperarsi per anticipare eventuali difficoltà finanziarie, sono tutte attività con concorrono al benessere dell’azienda nel lungo periodo.
Obiettivi chiari e misurabili
La pianificazione finanziaria è fondamentale per definire obiettivi chiari e misurabili. Spesso sono proprio questi ultimi a fungere da vera guida per l’azienda.
Una volta definiti gli obiettivi diventa facile valutare quali attività concorrono maggiormente al successo dell’organizzazione e quali invece risultano inefficienti.
Il piano finanziario può inoltre essere consultato prima di prendere importanti decisioni, quali ad esempio, lo sviluppo di un nuovo prodotto, il lancio di un nuovo servizio, l’opportunità di espansione sul mercato e così via.
Maggior trasparenza per gli stakeholder
La pianificazione finanziaria aiuta anche a migliorare i rapporti con investitori, creditori e altri stakeholder, poiché il documento può essere utilizzato per rendere note le performance aziendali, le strategie adottate e la direzione futura dell’azienda.
Questo è particolarmente importante per le medie e grandi aziende, dove la trasparenza è essenziale per mantenere la fiducia degli investitori e dei clienti.
Rispetto più efficace delle normative
Infine, i documenti elaborati possono essere utilizzati anche per rispettare le normative vigenti, come quelle, ad esempio contenute nell’ultima legge di bilancio.
La pianificazione finanziaria può tornare utile inoltre in occasione dell’emissione della Certificazione Unica, dove è richiesto un preciso calcolo delle imposte da versare.
Grazie a una migliore organizzazione dei documenti finanziari è possibile non solo attenersi allo scadenzario fiscale ma anche calcolare più rapidamente correttamente le proprie imposte.
Come realizzare un piano finanziario aziendale
Il processo di creazione di un piano finanziario aziendale inizia dall’analisi dell’attuale situazione dell’azienda. Questo lavoro può essere diviso a sua volta in quattro passaggi:
1. Raccolta dei dati
Come prima cosa consigliamo di raccogliere tutti i documenti finanziari dell’azienda, come i bilanci degli anni passati e gli estratti conto.
È importante anche confrontare gli indicatori di performance (KPI) utilizzati negli anni precedenti così da notare subito eventuali tematiche da affrontare prima di altre.
Questi ultimi, in particolare e come ribadito in numerosi studi, sono indicatori essenziali per raggiungere gli obiettivi di lungo termine, ma è altrettanto importante saper scegliere i giusti indicatori di performance stabiliti sulle reali necessità dell’azienda.
Successivamente, e sempre durante questo primo step, è possibile dedicare anche del tempo per:
- Valutare i punti di forza e debolezza: già in questa fase, è possibile trarre le prime considerazioni. I dati raccolti possono indicare variazioni nella liquidità, nella crescita o decrescita delle risorse finanziarie, nonché sull’andamento e sull’efficacia delle vendite.
- Identificazione dei rischi e delle opportunità: sulla base dei dati raccolti, è possibile valutare quali siano i principali rischi che l’azienda sta correndo o che potrebbe affrontare in futuro.
Durante la raccolta dei dati, possono dunque emergere diverse tematiche da affrontare. Ad esempio, si potrebbe notare una forte dipendenza da un singolo cliente o fornitore, o una variazione nei prezzi delle materie prime.
Al contempo, potrebbero anche emergere nuove opportunità, come partnership strategiche da instaurare o possibilità di espansione verso nuovi mercati.
2. Definizione degli obiettivi
Una volta completata l’analisi della situazione finanziaria attuale, si passa alla definizione degli obiettivi. Anche in questo caso possiamo suddividere il processo in due sottofasi:
- Stabilire obiettivi a breve, medio e lungo termine: è necessario identificare una serie di obiettivi da raggiungere in diversi orizzonti temporali. Ad esempio, potrebbe essere auspicabile un aumento dei profitti del 10% nell’anno in corso, mentre ci si potrebbe prefissare l’obiettivo di un aumento complessivo del 20% da raggiungere nei prossimi 3 anni.
- Allineare gli obiettivi con la strategia aziendale: dopo aver stabilito gli obiettivi, è importante assicurarsi che l’azienda disponga delle risorse finanziarie, delle competenze e delle capacità necessarie per raggiungerli.
In questa fase è sempre buona prassi adottare il criterio SMART, che implica la definizione di obiettivi Specifici, Misurabili, Raggiungibili, Rilevanti e definiti nel tempo.
Ad esempio, invece di porsi un obiettivo generico come “aumentare i profitti”, sarebbe più utile definire un obiettivo SMART come “aumentare il margine di profitto del 10% entro la fine dell’anno fiscale”.
3. Allocazione ottimale delle risorse
Arrivati a questo punto, non resta che procedere con la pianificazione aziendale vera e propria.
Come abbiamo visto, l‘obiettivo ultimo è riuscire ad allocare le risorse in modo ottimale, e ora si ha a disposizione tutto l’occorrente: dati e obiettivi da raggiungere.
Per riuscire quindi a ottimizzare l’utilizzo delle risorse, si può procedere sviluppando un budget aziendale.
Si tratta cioè di un documento che mira a prevedere quali saranno in futuro le entrate e le uscite. Il piano comprende previsioni sulle vendite, sugli investimenti e, chiaramente, sulle spese previste, divise in fisse e variabili.
Inoltre, anche il bilancio stesso rappresenta un altro importante documento da analizzare durante il processo di pianificazione finanziaria.
In particolare potresti soffermarti su:
- Flussi di cassa: analizzarli aiuta a comprendere meglio in quali periodi dell’anno l’azienda registra le maggiori entrate e uscite di denaro. Dall’analisi si può fare ordine, prevedendo con sufficiente anticipo periodi di minor liquidità.
- Crediti e debiti: avere sotto controllo la situazione dei crediti e dei debiti è altresì importante per monitorare aspetti quali crediti verso clienti o debiti verso fornitori.
Prima di decidere dove allocare le risorse, è importante soffermarsi su quali rischi l’azienda sta affrontando e definire strategie per limitare eventuali perdite, ad esempio da investimenti troppo onerosi o errati.
In questo contesto, un’opportuna gestione del rischio (risk management) è da considerarsi un elemento cruciale nella fase di pianificazione finanziaria.
Infine, bisogna tener presente anche che gli aspetti fiscali hanno un enorme impatto sulle finanze dell’organizzazione.
Riuscire a massimizzare eventuali vantaggi o benefici fiscali, sapere come ridurre l’onere fiscale e adeguarsi tempestivamente alle ultime norme fiscali può aiutare l’azienda a risparmiare denaro ed evitare controversie con il fisco.
Sulla base di quanto emerso, si può passare ad allocare le risorse, destinandole dove si è stimato che si avrà il miglior ritorno sull’investimento.
Ad esempio, dall’analisi può emergere che investire nella formazione del personale potrebbe garantire maggiori vendite o clienti più soddisfatti, oppure possono emergere risultati ottimali in casi di investimenti in nuovi software o tecnologie.
4. Monitoraggio e controllo
La fase di monitoraggio e controllo rappresenta l’ultima fase del processo di pianificazione finanziaria aziendale, ed è essenziale per garantire che il piano stabilito venga seguito e implementato correttamente nel tempo.
Durante questa fase, l’obiettivo principale è monitorare le performance aziendali, controllando i flussi di cassa, le entrate e le variazioni delle spese nel corso del tempo.
Idealmente, i risultati ottenuti dovrebbero allinearsi con il piano finanziario. Tuttavia, nel caso in cui si verifichino degli scostamenti, diventa necessario adottare azioni correttive per riallineare l’azienda sulla traiettoria desiderata. Queste azioni dovrebbero portare a rivedere le strategie finora adottate. Mediante un’attenta analisi è così possibile stabilire un nuovo piano finanziario e raggiungere così gli obiettivi finanziari.
Gli strumenti per una pianificazione finanziaria di successo
Con il progresso tecnologico, sono aumentati anche gli strumenti che puoi utilizzare oggi per una pianificazione finanziaria rapida e precisa.
Sebbene rimangano indispensabili competenze e conoscenze specifiche è innegabile che alcuni strumenti, in particolare gli ultimi e più evoluti software, possano enormemente semplificare il lavoro da fare e fornire risultati del tutto soddisfacenti.
Ecco alcuni strumenti che potresti pensare di utilizzare:
Fogli di calcolo: per piccoli progetti
I classici fogli di calcolo, come Excel e Google Sheets, sono ottimi strumenti per la pianificazione finanziaria, soprattutto se gestisci una micro o piccola impresa.
Si tratta di strumenti flessibili, che con un po’ di esperienza possono aiutarti a creare modelli finanziari personalizzati.
Inoltre, sia Excel sia Google Sheets presentano interfacce intuitive e dispongono delle funzionalità essenziali per la gestione dei dati finanziari. Con un po’ di esperienza, non avrai difficoltà a inserire formule, grafici e tabelle.
Tuttavia, è importante considerare che i fogli di calcolo potrebbero non offrire funzionalità avanzate come quelle fornite da software specifici. Inoltre, l’inserimento manuale dei dati può facilmente portare a errori.
Software di budgeting e contabilità: per realtà medio-grandi
In alternativa ai fogli di calcolo, puoi considerare l’utilizzo di software di budgeting e contabilità.
Sul mercato ne esistono diversi, ciascuno con funzionalità specifiche per la gestione finanziaria aziendale, che vanno dalla fatturazione alla contabilità.
Alcuni di questi strumenti operano direttamente sul cloud e integrano anche funzionalità aggiuntive, come la possibilità di fatturare online e gestire le ricevute.
Questi applicativi possono essere una soluzione efficace anche per medie e grandi organizzazioni.
Automatizzano le attività ripetitive e riducono il tempo dedicato alla gestione finanziaria. Inoltre, la possibilità di elaborare report e analisi può aiutare a monitorare se l’azienda sta effettivamente raggiungendo gli obiettivi finanziari previsti.
Software HR: per definire gli obiettivi e gestire le spese
Al pari dei software specifici per il budget e la contabilità, esistono anche specifici software HR dedicati alla gestione del personale in azienda.
Software come Factorial rappresentano lo strumento ideale per rendere ancor più accurato il tuo lavoro di pianificazione finanziaria.
Factorial mette a disposizione delle funzionalità avanzate per la gestione delle spese sostenute dai dipendenti per conto dell’azienda.
Grazie a queste funzionalità potrai centralizzare e digitalizzare tutte le spese aziendali in un unico posto e iniziare subito a:
- Gestire le spese direttamente dalla piattaforma
- Approvare e rifiutare le spese con un solo clic in tempo reale
- Centralizzare l’invio delle buste paga
- Creare report finanziari per il controllo delle spese
E non finisce qui: Factorial è un software HR completo che offre tutte le funzionalità di cui hai bisgono per una gestione agile ed efficiente delle risorse umane, come ad esempio
- Gestire ferie e permessi e turni dei tuoi dipendenti
- Rilevare presenze e orari di lavoro
- Valutare le performance dei tuoi team
- Ottimizzare i processi di ricerca e selezione del personale
- … e molto altro!
Insomma, Factorial trasforma le più tediose attività manuali in efficienti processi digitali, il tutto da un’unica piattaforma centralizzata.
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Gli elementi chiave della pianificazione finanziaria in azienda
Chiudiamo questa guida dedicata alla pianificazione finanziaria vedendo quali sono gli elementi chiave da tenere sempre a portata di mano e da consultare durante la fase di realizzazione del tuo piano finanziario.
Bilancio aziendale
Il bilancio aziendale ordinario o semplificato per le microimprese, è un documento che fotografa la situazione patrimoniale ed economica della tua azienda.
Puoi utilizzarlo per valutare la salute dell’organizzazione, ad esempio, consultando le entrate e analizzando i flussi di cassa sia in entrata che in uscita.
È dall’analisi del bilancio che puoi renderti conto della presenza di criticità, come un’eccessiva dipendenza da finanziamenti esterni o un basso livello di capitale proprio, individuare quali prodotti che garantiscono elevati margini di profitto e così via. Grazie all’analisi di bilancio, hai uno strumento essenziale per stabilire obiettivi realistici e misurabili.
Benefit aziendali
Anche i benefit aziendali che metti a disposizione di tutti o solo alcuni dei lavoratori, come ad esempio bonus per l’istruzione o buoni per palestre e altre attività, hanno chiaramente un costo.
Tuttavia, questo costo è giustificato dall’impatto positivo che i benefit hanno sul morale e sulla produttività dei dipendenti.
Pertanto, una corretta pianificazione finanziaria non può prescindere da un’attenta valutazione che consideri sia i benefici per i lavoratori ma anche quelli per l’azienda. Questa analisi ti aiuta a stabilire un budget sostenibile e appropriato.
Inoltre, i benefit incidono sulla gestione finanziaria anche attraverso la possibilità di accedere a vantaggi fiscali derivanti dalla loro erogazione, un altro aspetto che è importante valutare attentamente durante l’allocazione delle risorse.
Budget aziendale
Il budget aziendale è un documento previsionale che riporta le entrate e le uscite previste dell’azienda per un determinato periodo di tempo.
Può aiutarti a comprendere quante risorse finanziarie avrai a disposizione durante l’anno per raggiungere gli obiettivi prefissati. Inoltre, puoi utilizzarlo per prevedere aumenti di costi o eventuali sprechi o inefficienze che potrebbero mettere in difficoltà l’azienda.
La pianificazione finanziaria è quindi strettamente connessa con il budget aziendale. Come abbiamo visto, questa ti permette di stabilire gli obiettivi finanziari.
Il budget aziendale può essere considerato una sorta di roadmap: ti fornisce un documento previsionale utile per stimare le performance finanziarie. Tuttavia, è una corretta pianificazione finanziaria che ti permette di tradurre le performance che desideri raggiungere in obiettivi finanziari concreti.
