Gestione degli acquisti aziendali: la guida completa

Come funziona la gestione degli acquisti in azienda? Come può essere resa più efficiente?

La gestione degli acquisti aziendali è un processo cruciale che garantisce il funzionamento ottimale di qualsiasi organizzazione. Senza una strategia efficace per gestire gli acquisti, infatti, un’azienda può rischiare inefficienze, ritardi ed un inevitabile aumento dei costi. 

In questa guida completa esploreremo tutti gli aspetti più importanti legati alla gestione degli acquisti, spiegando in cosa consiste e chi se ne occupa. In più, ti sveleremo alcune strategie e consigli pratici per ottimizzare la gestione degli ordini, fondamentali per il successo aziendale.

• In cosa consiste la gestione degli acquisti in azienda
• Tutte le tipologie di gestione degli acquisti
• Chi si occupa della gestione acquisti
• Strategie per migliorare la gestione acquisti
• Gestisci i progetti e i costi aziendali con il software di Factorial

In cosa consiste la gestione degli acquisti in azienda

La gestione degli acquisti è l’insieme delle attività che riguardano l’approvvigionamento di beni e servizi necessari per il funzionamento aziendale. Questo processo include la selezione dei fornitori, la gestione degli ordini, la negoziazione dei contratti e il controllo delle scorte. 

La gestione degli acquisti è cruciale per garantire che l’azienda disponga delle risorse necessarie in modo tempestivo e efficiente. Inoltre, se ben ottimizzata, permette di minimizzare i costi di produzione, massimizzando invece la qualità del prodotto finale.

Solitamente, quando si parla di gestione degli acquisti, si fa riferimento al ciclo passivo aziendale. Con questo termine, infatti, vengono indicate tutte le attività legate all’acquisto di beni o servizi esterni all’impresa, vista come cliente.

Al contrario, il ciclo attivo aziendale riguarda le attività di vendita dei beni o servizi prodotti dall’azienda. Questo include tutto ciò che serve per evadere gli ordini dei clienti, dalla gestione delle richieste d’acquisto fino alla fatturazione. In questo caso, perciò, l’azienda non è più l’acquirente, ma il venditore.

La principale differenza tra il ciclo attivo e quello passivo sta quindi nel ruolo svolto dall’azienda. Nel ciclo passivo l’azienda compra, mentre nel ciclo attivo vende. Entrambi i processi sono strettamente collegati e altrettanto importanti, poiché insieme permettono all’azienda di funzionare e generare profitto.

Tutte le tipologie di gestione degli acquisti

La gestione degli acquisti in azienda può essere suddivisa in diverse tipologie, ciascuna con caratteristiche e finalità specifiche. Queste categorie, in particolare, permettono di adattare le strategie di approvvigionamento alle esigenze dell’azienda e al mercato in cui opera. 

Tra le principali tipologie di acquisto, troviamo:

• Acquisto diretto: riguarda l’acquisto di beni e servizi legati alla produzione principale dell’azienda, come materie prime o componenti. Poiché questi acquisti influenzano direttamente il prodotto finale, è essenziale ottenere materiali di qualità a prezzi competitivi. Il controllo diretto riduce i tempi di consegna e facilita la negoziazione di condizioni più favorevoli

• Acquisto indiretto: include tutti quei beni e servizi che non sono legati direttamente alla produzione, come forniture d’ufficio, attrezzature o servizi amministrativi. Anche se questi acquisti non incidono direttamente sul prodotto finito, sono fondamentali per garantire il corretto funzionamento delle operazioni quotidiane. Una cattiva gestione di questi approvvigionamenti può portare a inefficienze interne e rallentamenti

• Acquisto strategico: questo tipo di gestione degli acquisti coinvolge beni e servizi considerati come investimenti a lungo termine, come macchinari costosi o licenze. Richiede un’attenta pianificazione, poiché le decisioni sbagliate possono avere pesanti ripercussioni sui costi e sulla sostenibilità del business
• Acquisto a progetto: si riferisce agli acquisti necessari per la gestione di progetti specifici e a breve termine, spesso con requisiti unici. Ad esempio, possono includere materiali, attrezzature o servizi necessari per una campagna di marketing o la costruzione di un nuovo impianto. La capacità di coordinare tempi e risorse è essenziale per garantire il successo di questo tipo di progetto

Ciascuna delle precedenti tipologie richiede una gestione di acquisto personalizzata. Le aziende devono quindi adattare ad esse i loro metodi di approvvigionamento, così da garantire la massima efficienza.

Il processo di gestione ordini di acquisto

Infine, nella gestione degli acquisti è inclusa anche la gestione degli ordini.

La gestione degli ordini segue un processo ben definito, che mira a garantire il controllo e la tracciabilità di ogni acquisto. Tale processo è regolamentato da normative specifiche, come la ISO 9001, che impone elevati standard di qualità e trasparenza.

Il processo di gestione ordine di acquisto può essere suddiviso nelle seguenti fasi:

1. Richiesta d’acquisto (RDA): il dipartimento acquisti invia una richiesta interna specifica. In essa sono inclusi dettagli come quantità, tempi di consegna, budget e specifiche tecniche. La richiesta può anche includere suggerimenti di fornitori già noti per garantire la compatibilità con precedenti acquisti o progetti in corso
2. Analisi dei preventivi: vengono richiesti e esaminati diversi preventivi. In questo modo è possibile selezionare il fornitore che offre le condizioni migliori in termini di qualità e prezzo
3. Negoziazione e conferma d’ordine: quando possibile, si negoziano i termini di acquisto con il fornitore. Una volta raggiunto l’accordo, viene confermato l’ordine formale
4. Evasione dell’ordine: il fornitore conferma la ricezione dell’ordine e prepara la merce per la spedizione, rispettando i termini stabiliti. Una volta ricevuti i beni o i servizi, l’azienda verifica che la consegna sia conforme all’ordine
5. Gestione scorte e documenti di trasporto: quando integrato con un sistema ERP (enterprise resource planning), l’inventario viene aggiornato automaticamente ad ogni movimento di merce. Inoltre, il sistema tiene traccia delle scadenze e gestisce i documenti di trasporto (DDT), che attestano la consegna dei beni
6. Pagamento e registrazione delle fatture: dopo la conferma della ricezione dei beni, viene emessa la fattura. L’azienda procede poi con il pagamento secondo i termini pattuiti

Una gestione degli ordini aziendali ben strutturata permette di monitorare tutte queste fasi, riducendo i rischi di errori e ritardi. Un sistema di gestione efficace, supportato possibilmente da un software dedicato, diventa quindi uno strumento strategico per la competitività aziendale.

Chi si occupa della gestione acquisti

La gestione degli acquisti in un’azienda è affidata principalmente al responsabile degli acquisti o buyer. Questo ha il compito di assicurarsi che l’azienda ottenga i materiali, i beni e i servizi necessari per le sue operazioni quotidiane. 

Il responsabile acquisti si occupa, in particolare, della selezione fornitori, della negoziazione dei contratti e della gestione delle relazioni commerciali. Il suo scopo, perciò, è quello di approvvigionare l’azienda alle migliori condizioni possibili.

In aziende più grandi, il responsabile acquisti lavora in collaborazione con un team dedicato o un ufficio acquisti. Questo include altre figure professionali dedicate, come gli analisti e gli addetti all’approvvigionamento. 

Gli analisti, ad esempio, monitorano il mercato e i prezzi delle materie prime. Gli addetti all’approvvigionamento, invece, si occupano della parte operativa, come l’emissione degli ordini e il controllo delle consegne.

La gestione degli ordini di acquisto, come anticipato, è spesso integrata con i sistemi ERP aziendali. Questi software consentono una maggiore automatizzazione e precisione del processo, aggiornando i livelli di inventario in tempo reale. 

Per garantire che i budget stabiliti vengano rispettati, l’ufficio acquisti lavora a stretto contatto anche con il reparto finanziario. Questo si occupa principalmente dei pagamenti ai fornitori, garantendo che gli ordini siano gestiti correttamente.

Strategie per migliorare la gestione acquisti

La gestione degli acquisti aziendali, come visto, è un processo complesso ma fondamentale per ogni impresa. È però possibile renderlo più fluido ed efficiente, adottando alcune strategie mirate. Grazie ad esse, si può ottimizzare ogni step, riducendo i costi senza sacrificare la qualità aziendale. 

Le strategie per migliorare la gestione acquisti variano in base alla tipologia dell’azienda e alle sue esigenze.

Esistono, però, alcune pratiche generali che possono essere adottate per garantire risultati migliori, tra cui:

• Automatizzazione dei processi: l’uso di software ERP (Enterprise Resource Planning) permette di automatizzare la gestione degli ordini, monitorare le scorte in tempo reale e aggiornare la documentazione in modo automatico. Questo riduce errori umani e velocizza le operazioni
• Consolidamento dei fornitori: collaborare con un numero limitato di fornitori selezionati riduce la complessità del processo di approvvigionamento. Inoltre, permette di ottenere condizioni più vantaggiose attraverso volumi di acquisto maggiori
• Negoziazione strategica: implementare tecniche di negoziazione efficaci consente di migliorare i termini dei contratti con i fornitori. In questo modo, è possibile ottenere prezzi più competitivi, tempi di consegna più rapidi e migliori condizioni di pagamento
• Analisi del mercato: monitorare costantemente i prezzi delle materie prime e delle forniture consente di identificare opportunità di risparmio. Inoltre, permette di intervenire tempestivamente in caso di variazioni dei costi
• Gestione delle scorte ottimizzata: ridurre i livelli di magazzino attraverso una gestione accurata delle scorte minimizza i costi di stoccaggio, senza rischiare interruzioni nel flusso produttivo
• Sostenibilità: integrare criteri di sostenibilità nella selezione dei fornitori e nelle scelte di acquisto, può migliorare l’immagine aziendale e contribuire a ridurre l’impatto ambientale
• Formazione del personale: investire nella formazione del team di gestione acquisti permette di migliorare le competenze nel negoziare, valutare fornitori e utilizzare nuovi strumenti tecnologici. Una formazione continua consente all’azienda di rimanere al passo con i cambiamenti del mercato e con le innovazioni tecnologiche

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