Hai mai sentito parlare di firma elettronica? Stai pensando di implementarla in azienda ma non sai quale scegliere?
Con gli anni, la digitalizzazione è diventata un requisito sempre più imprescindibile nel mondo del lavoro. Proprio per questo motivo, le PMI italiane hanno avviato un processo di ammodernamento dei propri sistemi amministrativi che ha coinvolto, tra le altre cose, anche la gestione documentale.
Firmare documenti come contratti di lavoro, accordi commerciali o certificazioni in maniera elettronica è così diventata quasi una necessità, che ha permesso di snellire e velocizzare i processi risparmiando così tempo e fatica ai dipartimenti HR.
In questa guida spiegheremo nel dettaglio cos’è una firma elettronica, quanti tipi ne esistono e come scegliere quella più adatta per le esigenze della tua azienda.
- Cos’è la firma elettronica?
- Perché la firma elettronica è importante
- Quanti tipi di firme elettroniche ci sono
- Come fare la firma elettronica
- Firma i tuoi documenti in maniera elettronica con Factorial
- FAQ: firma elettronica
- Prova la firma elettronica di Factorial ✍️
Cos’è la firma elettronica
Se hai deciso di leggere questo articolo, molto probabilmente la tua prima domanda sarà: cos’è una firma elettronica?
Con questo termine si intende un sistema di firma 100% digitale, che permetta di certificare i documenti online, senza utilizzare carta. Spesso, il vero vantaggio di questo sistema è che consente anche di sottoscrivere la documentazione da remoto, senza la necessità di recarsi in un luogo specifico per apporre una firma autografa.
Per essere considerata valida, una firma di questo tipo deve rispettare gli standard di sicurezza dettati dall’eIDAS (Regolamento europeo per l’identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno), ovvero un regolamento dell’Unione europea, che stabilisce le norme per i sistemi di l’identificazione elettronica e le transazioni elettroniche.
I sistemi più avanzati di firma elettronica (non tutti i tipi rispondono a queste esigenze), inoltre, soddisfano tre requisiti fondamentali:
- Autenticazione: permette di autenticare il firmatario. Infatti, anche se spesso i documenti stessi includono le informazioni sul mittente, esse potrebbero essere equivocate o non accurate.
- Non ripudio: Se un documento viene firmato digitalmente, non è possibile apportare successive modifiche al contenuto o alla firma. Il firmatario non può disconoscere o negare di averlo firmato.
- Integrità: allo stesso modo colui che riceve il documento firmato digitalmente non può né modificarlo né falsificare o modificare la firma.
Perché la firma elettronica è importante
Adesso che abbiamo spiegato nel dettaglio cosa si intende per firma elettronica, passiamo a una delle domande più comuni per chi sta pensando di dotare la propria azienda di un sistema del genere. Perché la firma elettronica è così importante?
Innanzitutto, come abbiamo già detto, questo tipo di strumento rientra in un quadro più ampio di digitalizzazione delle imprese che sta diventando sempre più indispensabile.
Dotarsi di strumenti digitali non solo supporta i dipartimenti, come ad esempio quello HR, automatizzando i processi e permettendo di risparmiare tempo e denaro, ma comunica anche efficienza e praticità a clienti, partner esterni o futuri dipendenti.
Facciamo un esempio. Immagina un futuro dipendente che riceve un’offerta di lavoro dalla tua azienda. Il lavoratore non dovrà recarsi in sede per firmare la lettera d’impegno, né di nuovo qualche giorno dopo per firmare il contratto: potrà fare tutto quanto comodamente da casa, in qualsiasi momento.
Lo stesso vale per tutti i corsi e la documentazione che richiede firme. Tutto potrà essere comodamente gestito in pochi clic, da ovunque, e i documenti e le comunicazioni importanti potranno essere fatte firmare in maniera massiva a tutti i dipendenti in pochi minuti. Inoltre, con un software di gestione documentale, i documenti saranno conservati in maniera sicura e saranno accessibili dai firmatari ogni volta che vogliono.
Quanti tipi di firme elettroniche ci sono
Ora che abbiamo chiarito cos’è la firma elettronica e perché è importante dotare la tua azienda di un sistema di questo tipo, vediamo quali sono le opzioni a disposizione.
Ci sono, infatti, diverse tipologie di firme elettroniche, ognuna modellata su necessità diverse.
Spesso, ad esempio, i termini firma elettronica e firma digitale vengono utilizzati come sinonimi, ma tra le due ci sono differenze nette che potrebbero portare un’azienda a preferirne una piuttosto che un’altra.
Le firme elettroniche possono essere suddivise in tre categorie:
- Firma elettronica: ha il vantaggio di essere la più semplice e veloce da apporre, ma ha il grosso svantaggio di non identificare la persona che ha firmato, quindi se ne sconsiglia l’utilizzo per documenti e certificati importanti.
- Firma elettronica avanzata (FEA): questa firma elettronica è più sicura poiché consente di identificare il firmatario e di impedire eventuali modifiche successive ai dati firmati.
- Firma elettronica qualificata (FEQ) o firma digitale: è l’unica tipologia a cui viene attribuito lo stesso valore giuridico delle firme tradizionali autografe. I motivi sono quattro: l’immodificabilità del documento firmato, la riconducibilità al firmatario, l’integrità e l’univocità della firma, che la rende sicura al 100%.
Come scegliere la più adatta alle tue esigenze
Come fare, quindi, a capire qual è la migliore da utilizzare?
Naturalmente, tra i tre tipi di firme ci sono differenze anche riguardo al prezzo, quindi è necessario stabilire chiaramente quali sono le tue necessità prima di decidere di quale dotarti.
Se stai cercando un tipo di firma semplice da utilizzare, veloce e utile, ad esempio, per certificare documenti e transazioni a basso rischio o conferme di ricevuta comunicazione, la soluzione giusta per te potrebbe essere la firma elettronica semplice. Ricordiamo che questo tipo di firma, non potendo verificare l’identità del firmatario, non ha valore legale, quindi è raccomandata per documenti a basso rischio e situazioni in cui non sono richiesti alti standard di sicurezza o validità legale.
Se, invece, hai bisogno di una firma che abbia un livello di sicurezza maggiore, ad esempio per firmare contratti di lavoro, contratti commerciali, accordi di riservatezza o approvazioni interne aziendali, la scelta migliore per te è la FEA, che garantisce l’identità del firmatario e l’immodificabilità del documento dopo la firma.
Infine, se stai cercando un livello di legalità e sicurezza ancora più alto, l’opzione più adatta a te è la firma digitale. Anche questa firma garantisce l’identificazione del firmatario ed è utile per la documentazione in cui è richiesta la massima validità legale, come ad esempio i documenti con rilevanza giuridica, gli atti notarili o le dichiarazioni fiscali.
Come fare la firma elettronica
Veniamo ora alla parte più importante: come si fa una firma elettronica?
Per implementare un sistema di questo tipo in azienda, è necessario utilizzare software appositi.
Soltanto utilizzando firme certificate e sistemi collaudati e a norma con le regole dell’eIDAS e dell’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale), infatti, si può evitare di incappare in problemi giuridici e garantirsi un sistema di firma sicuro e legale.
Ci sono diverse opzioni per adottare questo tipo di strumenti in azienda, che variano in base alle necessità.
Ad esempio, potresti utilizzare un servizio che offre solo la possibilità di acquistare una firma elettronica o digitale, oppure un servizio che ti permette di firmare tutti i documenti che vuoi. Inoltre, puoi optare per software di gestione documentale, che ti permetta anche ti gestire e conservare i tuoi documenti firmati e di averli sempre a disposizione in un Cloud.
Quanto costa implementare la firma elettronica in azienda?
Implementare una sistema di firma elettronica in azienda ha dei prezzi che tendono a variare molto in base al tipo di firma, le dimensioni dell’azienda e il numero di volte in cui si usufruisce di questo strumento in un mese.
Proprio per questo, è difficile fare una stima esatta delle prezzo, che può variare da poche decine di euro a centinaia.
Il nostro consiglio, però, è di dotarsi di un software di gestione documentale o di un software HR che abbiano già il servizio di firma elettronica incorporato, in modo da poter sfruttare a pieno il potenziale di questo tipo di firma.
In questo modo, infatti, oltre a risparmiare, la firma sarà direttamente inclusa nei propri database, permettendo una conservazione e una gestione dei documenti più veloce e sicura.
Firma i tuoi documenti digitali con Factorial
Tra i vari gestionali HR sul mercato, il software All-in-one di Factorial offre diverse opzioni di gestione documentale che possono risultare utili alle aziende alla ricerca di un sistema di firma sicuro e veloce.
Nello specifico, il sistema di firma integrato:
- Permette di raccogliere i dati biometrici del firmatario, con i quali è possibile dimostrare con maggiore garanzia la sua identità.
- È conforme alla normativa europea sulla protezione dei dati, poiché è richiesta l’approvazione del firmatario prima di raccogliere i propri dati personali e biometrici.
- Permette di adottare misure di sicurezza al processo di firma, come i firewall di accesso e le comunicazioni crittografate. Così si assicura che la lettura e la firma dei documenti sia effettuata solo dalle parti designate.
- Genera un documento probatorio, che contiene le prove del processo di firma.
Inoltre, offrendo un supporto a 360 gradi nella gestione di tutti i compiti di un dipartimento HR (e non solo), Factorial permette di collegare direttamente le firme ai documenti, li conserva in maniera legale e sicura, invia reminder ai firmatari in maniera automatica e ti offre una visibilità completa su tutti i flussi di lavoro.
Sei pronto a digitalizzare la gestione della tua azienda e risparmiare tempo e fatica?
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FAQ: firma elettronica
Cosa si intende per firma elettronica?
La firma elettronica è un sistema di firma 100% digitale, che permette di certificare i documenti online, senza utilizzare carta. Il vero vantaggio di questo sistema è che consente di sottoscrivere la documentazione da remoto, senza la necessità di recarsi in un luogo specifico per apporre una firma autografa.
Qual è la differenza tra firma elettronica semplice e firma elettronica avanzata?
La firma elettronica semplice non identifica la persona che ha firmato, quindi se ne sconsiglia l’utilizzo per documenti e certificati importanti. La FEA, invece, ha un livello maggiore di legalità. Essa permette di identificare in modo univoco il firmatario e conferisce integrità al documento. Per garantire l’identità è necessario identificarsi, e la firma, una volta apposta, rende il documento immodificabile.
Che differenze ci sono tra firma elettronica e firma digitale?
La differenza tra questi due tipi di firme sta nel livello di legalità. La firma elettronica semplice, infatti, non può identificare la persona che ha firmato. La firma digitale, invece, garantisce l’immodificabilità del documento firmato, la riconducibilità al firmatario, l’integrità e l’univocità della firma. Per questo motivo è l’unica tipologia a cui viene attribuito lo stesso valore giuridico delle firme tradizionali autografe.
La firma elettronica è legale?
Ci sono diversi tipi di firme elettroniche, tutti con livelli di legalità differenti. Per essere utilizzabile a norma di legge, però, questo tipo di firme devono rispettare gli standard di sicurezza dettati dall’eIDAS (Regolamento europeo per l’identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno).
