Che cos’è la firma elettronica avanzata (FEA)? Come ottenerla e qual è il suo valore legale?
Con sempre più documenti dematerializzati diventa fondamentale disporre di uno strumento che permette di apporre una firma in digitale perfettamente legale.
Come probabilmente già sai i documenti cartacei e digitali (a determinate condizioni) hanno lo stesso valore legale, tuttavia, queste condizioni bisogna conoscerle onde evitare di creare e archiviare documenti digitali non validi.
In questa guida scopriremo tutto quello che c’è da sapere sulla firma elettronica avanzata, metteremo in risalto le differenze con altre tipologie di firme digitali, vedremo i vantaggi, alcuni esempi e come ottenerla.
- Che cos’è la firma elettronica avanzata
- Differenza tra firma elettronica avanzata e firma elettronica qualificata
- Caratteristiche della firma elettronica avanzata
- Valore legale della firma elettronica avanzata
- I vantaggi della FEA
- Scopri la firma elettronica avanzata di Factorial
Che cos’è la firma elettronica avanzata
La firma elettronica avanzata (FEA) è l’evoluzione della firma elettronica semplice, ed è riconosciuta dalla legge come idonea per firmare ogni tipo di atto, salvo quelli relativi ai beni immobili.
Per caratteristiche, questa tipologia di firma permette a chi la appone di identificarsi e garantisce l’integrità e l’immodificabilità del documento firmato.
La FEA, come stabilito dal Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82, soddisfa quanto stabilito dal codice civile all’articolo 2702 relativo all’efficacia della scrittura privata.
In definitiva, la FEA è una firma digitale che richiede requisiti più elevati rispetto alla firma elettronica semplice.
La sua funzione è quella di verificare l’identità di chi l’appone. È una firma che garantisce un’alta sicurezza poiché, oltre alla firma, è richiesto anche l’inserimento di un codice OTP o, in generale, la verifica dell’identità tramite documento. Inoltre, la firma identifica ed è legata a una sola persona.
La FEA è rilasciata solo da soggetti accreditati, come stabilito da eIDAS e AgID. La firma può essere utilizzata per molteplici scopi:
- Contratti privati
- Documenti societari
- Contratti di assicurazione
- Contratti di lavoro
Differenza tra firma elettronica avanzata e firma elettronica qualificata
Cerchiamo ora di comprendere le sostanziali differenze tra le varie categorie di firme digitali ed elettroniche presenti oggi in Italia.
Partiamo da una prima differenza fondamentale per comprendere meglio i concetti successivi: firma elettronica e firma digitale.
La prima, la firma elettronica, fa parte delle tre categorie stabilite dal Regolamento UE n° 910/2014, che comprende:
- Firma elettronica semplice
- Firma elettronica avanzata
- Firma elettronica qualificata
C’è poi la firma digitale. Questa esiste solo in Italia e la troviamo menzionata nel CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale).
La firma digitale, come stabilito nel CAD, è una particolare tipologia di firma elettronica avanzata, la cui funzione è garantire l’integrità di un documento. Può essere utilizzata quindi come sostituto della FEA ma non è valida sul tutto il territorio UE.
Torniamo alle firme elettroniche. La firma elettronica semplice è sicuramente la più debole: serve solo per autenticare documenti di poca rilevanza e, soprattutto, a livello legale non garantisce l’autenticità e l’integrità di un documento. Invece:
- La firma elettronica avanzata (FEA) permette di identificare in modo univoco il firmatario e conferisce integrità al documento. Per garantire l’identità è necessario identificarsi, e la firma, una volta apposta, rende il documento immodificabile.
- La firma elettronica qualificata (FEQ) è una tipologia di firma ancora più sicura della precedente. Rispetto alla FEA, qui è richiesto anche l’utilizzo di un hardware (smart card o token) per l’autenticazione. Sottostante c’è un certificato emesso dall’autorità che garantisce un’ulteriore sicurezza all’immodificabilità del documento.
Secondo quanto visto è bene quindi adoperarsi oggi e disporre di una FEA o FEQ onde evitare di dover produrre, inviare, consegnare documenti non ritenuti validi dalla legge.
Caratteristiche della firma elettronica avanzata
Tutte le caratteristiche della firma elettronica avanzata (FEA) sono dettagliate nel regolamento eIDAS. Altri riferimenti si trovano nel DPCM del 22 febbraio 2013. Le principali sono:
- Identificazione del firmatario del documento digitale: generalmente, l’identificazione avviene in modo analogico, utilizzando strumenti come documenti d’identità, raccolta di dati biometrici o incontri di persona presso uffici pubblici.
- Connessione esclusiva al firmatario: la FEA garantisce che l’identità di una persona e la sua firma elettronica siano indissolubilmente legate. Quindi, chi riceve un documento firmato con FEA ha la certezza dell’autenticità della firma.
- Personalità: Solo chi firma il documento deve utilizzare i propri dati per identificarsi. È compito del proprietario della FEA evitare che questa finisca nelle mani sbagliate e utilizzare metodi opportuni per l’autenticazione a più livelli.
- Immodificabilità: una volta firmato, il documento non può essere modificato. Questo avviene grazie alla funzione “hash” che crea un’impronta digitale unica del documento.
Queste caratteristiche rendono quindi la FEA uno strumento avanzato, sicuro, legale e riconosciuto in Europa.
Puoi utilizzarla per molteplici scopi: firmare documenti, autenticare atti, approvare richieste o transazioni finanziarie. Può anche essere utile per gestire meglio alcuni processi aziendali, ad esempio approvando ordini di acquisto o di reso, validando richieste di ferie o permessi, e così via.
Valore legale della firma elettronica avanzata
Vediamo ora, a livello legale, quali garanzie offre la firma elettronica avanzata (FEA), riportando anche alcuni esempi per chiarire meglio i concetti.
Partiamo ribadendo che, sebbene la FEA abbia un livello di sicurezza inferiore rispetto alla firma elettronica qualificata (FEQ), rimane uno strumento assolutamente versatile per conferire integrità e autenticità a una molteplicità di documenti.
Puoi utilizzare la FEA per tutte le tipologie di documenti elencati all’articolo 1350 del codice civile.
Ne sono un esempio:
- Contratti (ad eccezione di operazioni immobiliari)
- Atti di rinuncia
- Atto costitutivo di una società
- Accordi tra le parti
Un altro aspetto rilevante riguarda l’efficacia probatoria. Poiché, per le sue caratteristiche, la FEA riconduce a un unico proprietario, la legge la ritiene uno strumento valido per identificare in maniera univoca il documento.
Ad esempio, puoi utilizzare la FEA in molti ambiti, anche per una migliore gestione dei processi HR, validando le valutazioni delle prestazioni o eventuali interventi disciplinari.
Puoi usarla anche per firmare accordi di riservatezza. Il tutto con rapidità, da qualsiasi luogo, evitando di produrre e scansionare documenti cartacei.
I vantaggi della FEA
I vantaggi della FEA sono diversi e possono essere esaminati più da vicino per capire meglio in quali situazioni e contesti può essere utilizzata:
Migliore e più sicura gestione dei documenti
La FEA migliora la gestione documentale in azienda. Non solo garantisce l’integrità dei documenti e del firmatario, ma consente anche di firmare documenti elettronici in modo rapido e semplice.
Ciò facilita la collaborazione tra i lavoratori, i reparti e i dipartimenti, oltre a permettere un’archiviazione e una gestione più efficiente dei documenti elettronici rispetto a quelli cartacei.
È importante sottolineare che la legge riconosce la validità della FEA per molteplici tipologie di documenti.
Sicurezza aumentata
La FEA rispetta elevati standard di sicurezza. Ogni firma elettronica avanzata è associata a un identificatore univoco, consentendo di verificare chi e quando ha firmato il documento.
Inoltre, le tecniche crittografiche avanzate garantiscono che i documenti non siano modificabili o alterati.
Validità comunitaria
È importante considerare che la FEA è riconosciuta in tutti i paesi dell’Unione Europea e in alcuni extra-UE.
Ciò significa che le aziende che hanno rapporti con altre realtà o clienti esteri possono utilizzare uno strumento riconosciuto per firmare una varietà di documenti, contratti, accordi legali, comunicazioni, tutto a distanza e con praticità.
Risparmio di tempo
Nella continua ricerca di soluzioni per risparmiare tempo e risorse, la FEA soddisfa queste esigenze.
Utilizzarla significa ridurre notevolmente i tempi necessari per la firma dei documenti, eliminando la fase di stampa, firma manuale e scannerizzazione.
Rispetto per l’ambiente
Utilizzare la firma elettronica significa anche ridurre l’impatto ambientale e fare un passo avanti verso un’azienda paperless.
La firma elettronica infatti riduce il consumo di carta, inchiostro e altri materiali, contribuendo alla sostenibilità ambientale. La scelta dunque aiuta anche l’azienda a ribadire il proprio impegno verso un ambiente più pulito con meno sprechi di risorse.
Scopri la firma elettronica avanzata di Factorial
Ma quale firma elettronica scegliere e come implementarla in modo facile? Le soluzioni sono molteplici, tuttavia in molti casi può risultare estremamente vantaggioso optare per un gestionale HR che disponga al suo interno di un software per la firma digitale.
Factorial è un software HR all-in-one che mette a disposizione una funzionalità dedicata alla firma elettronica attraverso Signaturit, conforme a quanto stabilito a livello comunitario nel Regolamento eIDAS.
Con Factorial avrai così a disposizione uno strumento per la firma elettronica avanzata oltre alla possibilità di sfruttare tutti i vantaggi di cui abbiamo parlato in questo articolo.
Non avrai solo un app per firmare elettronicamente i documenti.
Factorial è uno dei software HR più avanzati, specificamente pensato per le piccole e medie imprese desiderose di trasformare le più ripetitive attività manuali in efficienti processi digitali.
Il software è disponibile anche in versione mobile e già utilizzato da oltre 10.000 aziende, permettendoti di digitalizzare, ottimizzare e snellire praticamente ogni processo HR.
Da un’unica piattaforma potrai facilmente:
- Accettare le richieste di ferie e permessi
- Implementare il sistema di rilevazione presenze via smartphone
- Gestire e firmare tutti i documenti (buste paghe, contratti di lavoro…)
- Semplificare i processi di assunzione e onboarding
- Misurare le performance del personale
- Ottimizzare il processo di note spese
- E molto altro
Insomma, Factorial è una soluzione completa e accessibile che si prende cura di tutta la tua azienda e soddisfa le tue necessità e quelle dei lavoratori.
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