La normativa italiana prevede e regola con precise disposizioni il controllo a distanza dei lavoratori.
Con l’obiettivo di garantire un equilibrio tra le esigenze organizzative aziendali e i diritti dei dipendenti, le imprese possono adottare strumenti di monitoraggio, ma solo nel rispetto di specifiche condizioni previste dalla legge.
In questo articolo analizziamo la normativa sul controllo a distanza, anche nel caso di lavoratori in smart working, se e quando è lecito, quali sono i limiti da rispettare e in quali situazioni sono ammesse eccezioni.
- Il lavoro a distanza può essere monitorato dal datore di lavoro?
- Cosa dice la legge sul controllo a distanza dei lavoratori
- Tutti i divieti imposti dalla legge sul controllo a distanza dei lavoratori
- In quali casi è consentito un controllo più stretto da parte del datore di lavoro
- La rilevazione presenze con geolocalizzazione di Factorial
- Domande frequenti sul controllo a distanza dei lavoratori
Il lavoro a distanza può essere monitorato dal datore di lavoro?
Lavorare da remoto non esclude la possibilità che il datore di lavoro possa adottare strumenti per controllare l’attività del dipendente. Tuttavia, questo controllo deve rispettare limiti ben precisi, stabiliti dallo Statuto dei Lavoratori e dalle normative sulla privacy.
Pertanto, anche nel contesto del lavoro agile o da remoto, è possibile adottare sistemi di monitoraggio (come software di rilevazione presenze, strumenti collaborativi che tracciano le attività svolte o sistemi di geolocalizzazione), ma sempre nel rispetto dei diritti fondamentali del lavoratore.
In tutti i casi, sia nei casi di lavoro in “presenza” sia in smart working, è necessario che il lavoratore sia adeguatamente informato sull’uso di tali strumenti.
È consentito l’utilizzo di telecamere nascoste in azienda?
Una precisazione che va subito fatta è che l’uso di telecamere nascoste per monitorare i lavoratori non è consentito in Italia. L’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori (Legge 300/1970, modificato dal D.Lgs. 151/2015) infatti:
- Vieta l’installazione di impianti audiovisivi o altri strumenti dai quali derivi un controllo a distanza dell’attività dei lavoratori senza un previo accordo sindacale o autorizzazione dell’Ispettorato del Lavor;
- Stabilisce che gli strumenti di controllo possono essere utilizzati solo se finalizzati a esigenze organizzative, produttive, di sicurezza del lavoro o di tutela del patrimonio aziendale.
Inoltre, l’uso di strumenti per il controllo occulto viola anche le disposizioni del Regolamento UE 2016/679 (GDPR) in materia di protezione dei dati personali, che impongono il rispetto dei principi di trasparenza, proporzionalità e minimizzazione.
Ciò significa che l’azienda può raccogliere e trattare solo i dati strettamente necessari per le finalità dichiarate, evitando ogni forma di sorveglianza ingiustificata o permanente.
Pertanto, quando il legislatore parla di sistemi di monitoraggio che è possibile adottare per il controllo, in questi casi, si riferisce a come software di rilevazione presenze oppure strumenti collaborativi che tracciano le attività svolte o sistemi di localizzazione GPS dei dipendenti.
Cosa dice la legge sul controllo a distanza dei lavoratori
Il principio di fondo è chiaro: il controllo è ammesso solo se proporzionato, trasparente e giustificato da esigenze organizzative, produttive, di sicurezza o tutela del patrimonio aziendale.
In particolare:
- L’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori, stabilisce che “gli impianti audiovisivi e gli altri strumenti dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori possono essere impiegati esclusivamente per esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro e per la tutela del patrimonio aziendale e possono essere installati previo accordo collettivo stipulato dalla rappresentanza sindacale unitaria o dalle rappresentanze sindacali aziendali.”
In assenza di tale accordo, è necessaria l’autorizzazione dell’Ispettorato del Lavoro. Tuttavia, non è richiesto alcun accordo o autorizzazione per gli strumenti utilizzati dal lavoratore per rendere la prestazione lavorativa e per gli strumenti di registrazione degli accessi e delle presenze. - Il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) impone che il trattamento dei dati personali, inclusi quelli raccolti tramite strumenti di controllo, sia effettuato nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione dei dati, limitazione della conservazione, integrità e riservatezza.
Questo implica che i lavoratori siano informati in modo chiaro e completo sulle modalità e finalità del trattamento dei loro dati personali; - Le indicazioni operative per il rilascio dei provvedimenti autorizzativi per l’installazione di impianti audiovisivi e altri strumenti di controllo a distanza della prestazione lavorativa, l’Ispettorato Nazionale del Lavoro, sono state chiarite ed esplicate invece nella nota n. 2572 del 14 aprile 2023.
Queste indicazioni mirano a garantire un’applicazione uniforme e conforme alla normativa vigente.
*Per motivazioni legate alla privacy dei dipendenti, la Corte di Giustizia Europea ammette questi due soltanti in rari casi
Tutti i divieti imposti dalla legge sul controllo a distanza dei lavoratori
Ecco un elenco chiaro e dettagliato di tutti i divieti imposti dalla legge italiana sul controllo a distanza dei lavoratori:
Divieto di controllo occulto
Normativa di riferimento: Articolo 4, comma 1, Legge 20 maggio 1970, n. 300 (Statuto dei Lavoratori).
La legge vieta espressamente l’uso di impianti audiovisivi o altri strumenti che permettano un controllo occulto e costante dell’attività dei lavoratori. Quindi, è illegittimo installare telecamere nascoste nei luoghi di lavoro senza un accordo sindacale o, in mancanza, un’autorizzazione dell’Ispettorato del Lavoro.
Divieto di controllare l’attività dei dipendenti attraverso strumenti non autorizzati
Normativa di riferimento: Articolo 4, comma 1-2, Statuto dei Lavoratori.
Il datore di lavoro non può utilizzare strumenti tecnologici di controllo (ad es. software di tracciamento, GPS, keylogger) se questi non sono stati: concordati con le rappresentanze sindacali aziendali tramite un accordo collettivo, oppure autorizzati dall’Ispettorato del Lavoro. Anche se fanno eccezione gli strumenti strettamente necessari per lo svolgimento dell’attività lavorativa, come PC, telefoni aziendali o badge per rilevare le presenze, che però non devono essere utilizzati per finalità di controllo se non dichiarato in modo trasparente.
Obbligo di informazione preventiva e trasparente
Normativa di riferimento: Articolo 4, comma 3, Statuto dei Lavoratori e Articoli 12-13 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR)
Il lavoratore deve essere informato in modo chiaro e preventivo circa l’uso degli strumenti aziendali, le finalità di eventuali controlli, le modalità di trattamento dei dati personali. La mancanza di una corretta informativa rende illecito qualsiasi controllo effettuato tramite strumenti anche leciti.
Obbligo di rispettare i principi del GDPR
Normativa di riferimento: Regolamento (UE) 2016/679 – GDPR, articoli 5, 6, 25.
Il datore di lavoro, anche quando autorizzato al controllo, deve comunque rispettare i principi fondamentali della protezione dei dati, ovvero quelli relativi a:
- Minimizzazione dei dati, significa che deve raccogliere solo i dati strettamente necessari;
- Proporzionalità, cioè ii controlli devono essere adeguati, pertinenti e non eccessivi rispetto alla finalità perseguita;
- Trasparenza, ovvero i lavoratori devono essere messi a conoscenza del trattamento dei propri dati e dei relativi diritti.
In quali casi è consentito un controllo più stretto da parte del datore di lavoro
La legge prevede delle eccezioni che consentono un controllo più stretto, purché avvenga nel rispetto delle garanzie di legge:
- Quando gli strumenti utilizzati per il controllo sono strumenti necessari allo svolgimento dell’attività lavorativa (es. computer, smartphone, GPS su veicoli aziendali) – purché i dipendenti siano informati dell’uso e delle finalità;
- In caso di motivata esigenza di sicurezza, ad esempio per tutelare beni aziendali o prevenire comportamenti illeciti;
- Quando è stato raggiunto un accordo con le rappresentanze sindacali o ottenuta un’autorizzazione dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro per l’installazione di strumenti di controllo (es. videosorveglianza).
La giurisprudenza italiana ha inoltre riconosciuto la legittimità di controlli difensivi a posteriori in caso di fondato sospetto di comportamenti illeciti da parte del lavoratore, purché siano adottati nel rispetto della proporzionalità e della normativa sulla privacy.
La rilevazione presenze con geolocalizzazione di Factorial
Una delle soluzioni tecnologiche che rientra tra gli strumenti di controllo legittimi, se usati correttamente, è la geolocalizzazione dei dipendenti. Un esempio è la funzionalità offerta da Factorial.
Con Factorial, è possibile:
- Rilevare la presenza dei lavoratori tramite GPS soltanto nel momento della timbratura con cui iniziano il turno di lavoro;
- Garantire la trasparenza, dato che il dipendente è informato e fornisce il consenso;
- Attivare la localizzazione solo durante l’orario di lavoro;
- Rispettare il principio di minimizzazione dei dati, secondo il GDPR;
Questa funzione è utile soprattutto per lavoratori in mobilità (come tecnici, corrieri o agenti), ma è essenziale che l’azienda utilizzi questo strumento in modo conforme alle normative.
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Domande frequenti sul controllo a distanza dei lavoratori
Il lavoro a distanza può essere monitorato dal datore di lavoro?
Sì, ma solo con strumenti funzionali all’attività lavorativa e nel rispetto delle norme sulla privacy e dello Statuto dei Lavoratori. Il dipendente deve essere informato in modo chiaro.
Quale norma è applicabile al controllo a distanza del lavoratore?
La norma principale è l’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori (Legge 300/1970), modificato dal D.Lgs. 151/2015, integrata dal Regolamento europeo GDPR (UE 2016/679) in materia di trattamento dei dati personali.
Cosa può controllare il datore di lavoro?
Il datore di lavoro può monitorare gli strumenti usati per lavorare (es. PC, smartphone, GPS) solo se necessari per l’attività e se il lavoratore è informato in modo trasparente. È vietato qualsiasi controllo occulto o sproporzionato.
