Sai già come gestire al meglio i contratti part time e i relativi turni di lavoro? Sei al corrente delle attuali norme da rispettare? Desideri migliorare la gestione dei turni spezzati e aumentare l’efficienza dell’organizzazione?
In questo approfondimento, il focus è dedicato ai turni di lavoro part time. Vedremo cosa si intende per orario a tempo parziale o ridotto, come ottimizzare la gestione della forza lavoro e quali vantaggi può offrire oggi l’utilizzo di software pratici e innovativi per la gestione dei turni di lavoro.
- Definizione di orario part time
- Orario part time e turni di lavoro: come organizzarli
- Cambio turni di lavoro per contratti part time
- Strumenti per la gestione dei turni di lavoro
- I vantaggi nell’utilizzo di un software di gestione turni
- Ottimizza la gestione e la comunicazione dei turni di lavoro con Factorial
- Part time e turni di lavoro: le conclusioni
Definizione di orario part time
L’orario di lavoro part time è definito come una particolare tipologia di contratto di lavoro flessibile che permette al dipendente di lavorare meno ore settimanali rispetto alle 40 ore canoniche previste nei contratti full time. Le ore previste variano generalmente dalle 20 alle 36.
A livello normativo, il lavoro part time è definito nel Decreto Legislativo 15 giugno 2015, n. 81. In particolare, dagli articoli 4 al 12 viene specificato che esistono tre tipologie di contratti part time.
- L’orario orizzontale prevede che il dipendente lavori tutti i giorni previsti, ma per un numero inferiore di ore rispetto ai lavoratori con contratti full time.
- L’orario verticale prevede che il dipendente lavori solo alcuni dei cinque o sei giorni settimanali previsti.
- L’orario misto prevede che il lavoratore faccia turni di lavoro ibridi, sia orizzontali che verticali.
Tutte le condizioni devono essere chiaramente specificate in forma scritta, senza tralasciare di indicare quante ore al giorno e alla settimana il dipendente è tenuto a recarsi al lavoro.
Orario part time e turni di lavoro: come organizzarli
Come anticipato, disporre di forza con contratto di lavoro part-time significa che questa lavorerà meno ore (o meno giorni) rispetto ai lavoratori full-time.
La particolarità chiaramente complica un po’ l’organizzazione dei turni di lavoro, i quali vanno gestiti tenendo conto delle assenze e delle ore di lavoro ridotto.
Ancor più complesso risulta l’organizzazione del tutto qualora tu gestisca un’attività organizzata su turni, con attività mattutine, pomeridiane e notturne. In questo caso infatti devi anche accertarti che ogni lavoratore possa fruire del diritto al riposo che è per legge di 11 ore da un turno e l’altro oltre che di almeno 24 ore ogni settimana di lavoro (riposo settimanale)
Come organizzare quindi al meglio i turni di lavoro dei dipendenti con contratto part time? Ecco alcuni utili suggerimenti:
- Individua le giornate o gli orari di lavoro più intensi: i lavoratori part time possono risultare utili per aiutare i lavoratori full time durante i periodi di maggior flusso di lavoro. Inizia individuando quali periodi della giornata o quali ore richiedono più forza lavoro e quindi opta per una distribuzione degli orari di lavoro in linea con le esigenze produttive.
- Sii chiaro e specifico: i lavoratori part time hanno un contratto di lavoro ben definito e diverso dai contratti a chiamata. Questo significa che dovrai essere chiaro e specifico con loro riportando nero su bianco i giorni e gli orari di lavoro che devono svolgere.
- Investi nella formazione e fornisci feedback: i lavoratori part time possono essere una vera risorsa per la tua azienda aiutandoti a fare fronte durante i periodi di massimo lavoro. Tuttavia, devono anche essere formati adeguatamente ed essere preparati a svolgere tutte le mansioni richieste. Non commettere l’errore di non investire su di loro, ma pensa a loro come a una potenziale risorsa che in futuro può trasformarsi in un contratto full time.
Cambio turni di lavoro per contratti part time
Bisogna tenere sempre a mente che i contratti di lavoro part time sono particolarmente rigidi.
In linea generale, hai l’obbligo di attenerti a quanto stabilito nel contratto di lavoro e pertanto, una volta decisi, non puoi arbitrariamente apportare variazioni agli orari di lavoro stabilite nel contratto part time. Come stabilito dalla legge, un tipico contratto a tempo ridotto deve riportare i giorni e le ore che un dipendente è tenuto ad essere presente al lavoro.
Come datore non hai quindi molto margine di manovra, a meno che tu non abbia concordato con il lavoratore l’inserimento nel contratto delle cosiddette clausole elastiche e flessibili. Queste sono sempre disciplinate dalla legge 81/2015. Più in dettaglio:
- Le clausole flessibili ti permettono di modificare i turni di lavoro predeterminati, indipendentemente dalla tipologia di contratto part time applicato.
- Le clausole elastiche ti permettono di aumentare il numero di ore previste nel contratto e possono essere esercitate solo in caso di accordo verticale o misto.
Se decidi di optare per le clausole elastiche, tuttavia, devi avere l’accortezza di avvisare preventivamente il lavoratore almeno 48 ore prima salvo diversi accordi, come anche di garantirgli l’eventuale maggiorazione sulla busta paga.
Strumenti per la gestione dei turni di lavoro
Più è numerosa la forza lavoro, più la gestione dei turni di lavoro è complessa. Questo è normale poiché all’aumentare dei lavoratori aumentano anche:
- Richieste di permessi o ferie
- Richieste di cambio turni
- Numero di lavoratori assenti ingiustificati
- Tipologie di contratti applicati
Insomma, finché i dipendenti sono pochi, puoi organizzare i turni di lavoro anche servendoti di classici moduli cartacei. L’importante è avere cura di aggiornarli ogni giorno e di modificarli tempestivamente in caso di necessità.
Chiaramente il rischio concreto è di trovarsi presto sommerso da tanti moduli e i responsabili HR potrebbero avere più di una difficoltà sia nel conteggiare le ore lavorate, sia nel garantire che i turni di lavoro siano organizzati al meglio.
Quando invece i lavoratori superano le 5 o 6 unità, allora possiamo dire che non si ha molta scelta. Risulta necessario affidarsi ad altri strumenti che possano aiutarti a gestire i turni di lavoro con maggior rapidità. È il caso di:
- Fogli Excel: ideali perché possono essere rapidamente aggiornati e condivisi. Tutti i lavoratori possono consultarli. Inoltre, la possibilità d’inserire specifiche formule rende i fogli Excel utili anche per automatizzare alcuni calcoli, quali ad esempio i giorni e le ore lavorate da un singolo dipendente, da un team di lavoro o da un dipartimento.
- Software HR: ancor più utili, innovativi ed efficienti risultano i software HR pensati per la gestione dei turni di lavoro. In questo caso hai la possibilità di gestire con semplicità i turni, di inviare comunicazioni in tempo reale, di sapere in ogni momento quanta forza lavoro è in azienda, in ferie o in permesso. Questi software garantiscono un notevole risparmio di tempo e una gestione ottimale dei turni di lavoro.
I vantaggi nell’utilizzo di un software di gestione turni
Le PMI impegnate nell’automatizzare e digitalizzare quanti più processi ripetitivi stanno già da tempo sperimentando i vantaggi derivanti dall’utilizzo di un software per la gestione dei turni di lavoro. I vantaggi sono molti e siamo sicuri che inizierai a sperimentarli sin da subito. Tra questi i più importanti sono:
- Risparmio di tempo: lavoratori e addetti HR non dovranno più perdere ore preziose del proprio tempo in attività come la preparazione dei turni di lavoro, l’aggiornamento dei calendari, l’approvazione delle richieste, il conteggio delle ore e dei giorni lavorati.
- Più trasparenza e meno conflitti: condividere i turni di lavoro mediante software HR aumenta la trasparenza in azienda. Questo riduce eventuali conflitti tra i lavoratori che potrebbero sospettare favoritismi. A risentirne in positivo è quindi il morale dei lavoratori e ciò si traduce direttamente in un aumento della produttività.
- Comunicazione in tempo reale: la possibilità di condividere i turni di lavoro in tempo reale e di approvare con un click ogni tipo di richiesta permette alla tua azienda non solo di risparmiare tempo ma anche di mettere a disposizione di tutti i lavoratori un ambiente di lavoro innovativo dove la comunicazione anche tra lavoratori fuori sede o in smart working avviene in tempo reale.
- Miglioramento delle prestazioni: i migliori software HR offrono oggi anche un supporto concreto nella definizione dei turni di lavoro basati anche sulle capacità, le competenze e le prestazioni dei lavoratori. Questo vuol dire che hai a disposizione uno strumento per organizzare turni di lavoro strategici, creando squadre di lavoro che si completano meglio tra loro.
- Convenienza: infine il risparmio di tempo, il miglioramento del morale e delle prestazioni dei lavoratori sono tutti vantaggi che da soli ripagano ampiamente i costi d’implementazione del software. Ciò rende la scelta conveniente anche dal punto di vista economico.
Ottimizza la gestione e la comunicazione dei turni di lavoro con Factorial
Ma quale software HR scegliere per beneficiare di tutti i vantaggi visti finora e iniziare a organizzare i turni di lavoro in maniera rapida, innovativa ed efficiente?
La risposta è Factorial, il software HR sviluppato per supportare le PMI impegnate nei processi di digitalizzazione e automatizzazione delle attività e dei processi.
Relativamente all’organizzazione dei turni di lavoro dei dipendenti con contratto part-time e full-time, con Factorial puoi avere finalmente a disposizione una piattaforma pensata per garantirti un pieno controllo dei turni di lavoro.
Direttamente utilizzando il software o mediante l’applicazione mobile puoi:
- Gestire e assegnare i turni di lavoro
- Eliminare facilmente i turni
- Controllare le ore lavorate
- Confrontare i turni pianificati con i turni effettivi
- Rilevare eventuali sovrapposizioni
- Avvalerti dell’IA per ottimizzare i turni
- E tanto altro
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- Digitalizzare la rilevazione delle presenze
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- Digitalizzare e firmare i documenti
- Ottimizzare la gestione delle spese
- Molto altro
Part time e turni di lavoro: le conclusioni
In questo articolo abbiamo approfondito il tema dei contratti di lavoro part time e di come organizzare al meglio i turni di lavoro.
Come abbiamo visto, i contratti di lavoro part time sono particolarmente rigidi e, salvo presenza di apposite clausole, non puoi arbitrariamente modificare i giorni e i turni di lavoro concordati.
Inoltre, ci siamo soffermati su come puoi effettivamente migliorare la gestione dei turni dei dipendenti part time e in generale della forza lavoro, scoprendo quanto oggi sia importante avvalersi delle funzionalità di specifici software HR come Factorial.
È grazie a questi che puoi finalmente fare un passo verso la digitalizzazione di tutti i processi manuali e ripetitivi, iniziando sin da subito a risparmiare ore preziose e in generale a migliorare la produttività e la competitività della tua azienda.
