Gestione fornitori: perché è importante e come organizzarla al meglio

Qual è la strategia migliore per la gestione fornitori? Esistono degli strumenti che possono aiutare ad ottimizzare il processo?

Uno tra i processi più importanti per qualsiasi azienda riguarda la corretta gestione dei suoi fornitori. Senza di essa, infatti, un’impresa difficilmente può crescere e ritagliarsi il suo posto nel mercato.

I costi di approvvigionamento, non a caso, rappresentano una delle voci di spesa più alte per ogni attività. Per questo motivo, migliorare la gestione fornitori è una priorità per ogni azienda che vuole ridurre le proprie spese.  

In questo articolo scopriremo insieme in cosa consiste e come ottimizzare la gestione dei fornitori. Vedremo anche quali strumenti utilizzare e alcune strategie utili per gestire i fornitori al meglio. 

• In cosa consiste la gestione dei fornitori
• Chi si occupa della gestione dei fornitori
• Come gestire i fornitori al meglio
• Strumenti per gestire i fornitori
• Gestisci i costi aziendali e i progetti con Factorial
• Domande frequenti sulla gestione fornitori
• Factorial rivoluziona il project management della tua azienda 🚀

In cosa consiste la gestione dei fornitori

La gestione dei fornitori, come accennato, è il processo che consente a un’azienda di selezionare, valutare e mantenere i rapporti con i propri fornitori. Si tratta quindi di un’attività particolarmente importante, poiché garantisce materie prime e servizi di qualità ad un prezzo competitivo all’azienda.

La gestione fornitori comprende vari aspetti, come la selezione di partner affidabili e la negoziazione di condizioni di acquisto vantaggiose. Il suo scopo è costruire rapporti di fiducia e collaborazione a lungo termine, garantendo stabilità all’intera filiera produttiva. 

Tra gli obiettivi principali della gestione dei fornitori, in particolare, troviamo:

• Assicurare la continuità degli approvvigionamenti, riducendo il rischio di interruzioni
• Ottimizzare i costi di acquisto attraverso la negoziazione e il confronto continuo delle offerte
• Garantire che i materiali e i servizi soddisfino standard di qualità elevati, migliorando così il prodotto finale
• Ridurre i rischi associati a ritardi, variazioni di prezzo o scarsa qualità

Ottimizzare la gestione dei fornitori, perciò, è fondamentale per ogni azienda. Una selezione accurata dei partner commerciali, infatti, consente di ottenere vantaggi significativi, tra cui l’aumento della competitività e dei profitti.

Inoltre, una gestione efficace riduce i costi di approvvigionamento e minimizza i rischi legati a ritardi e variazioni di prezzo. In questo modo, l’azienda può rispondere prontamente ai cambiamenti del mercato, mantenendo un flusso produttivo costante.

Chi si occupa della gestione dei fornitori

La gestione dei fornitori viene solitamente affidata a una o più figure specifiche all’interno dell’azienda, a seconda della sua dimensione. Nelle piccole imprese, questo compito può essere svolto direttamente dal titolare o da un responsabile amministrativo.

Nelle aziende più grandi, invece, è comune avere un responsabile degli acquisti o un team dedicato al supply chain management. 

A prescindere dalla grandezza dell’azienda, chi si occupa della gestione fornitori svolge i seguenti compiti:

• Valutazione e selezione dei fornitori: bisogna selezionare partner che offrano un buon equilibrio tra qualità, prezzo e affidabilità. Per fare ciò, vengono considerate la capacità di rispettare le scadenze, lo storico lavorativo e la sostenibilità delle pratiche adottate
• Monitoraggio delle performance: va periodicamente verificato che i fornitori rispettino gli standard qualitativi dell’azienda. Per fare ciò, vengono monitorate la puntualità, la qualità e i costi tramite report e analisi
• Gestione dei contratti e negoziazioni: chi gestisce i fornitori è responsabile anche della negoziazione di prezzi competitivi e della stipula di contratti chiari che proteggano l’azienda
• Risoluzione dei problemi: in caso di ritardi o disservizi, bisogna intervenire prontamente, così da garantire continuità produttiva all’azienda 
• Costruzione di relazioni commerciali solide: chi si occupa della gestione dei fornitori ha il compito di costruire rapporti duraturi con fornitori di fiducia

Il responsabile della gestione fornitori solitamente collabora anche con colleghi di altri reparti aziendali, come la produzione e la logistica. Oltre a gestire i rapporti con l’esterno, perciò, deve anche coordinare le comunicazioni interne, così da garantire una gestione ottimale degli approvvigionamenti.

Come gestire i fornitori al meglio

Gestire i fornitori al meglio richiede un approccio organizzato e strategico. Chi è responsabile di questo compito, infatti, deve pianificare attentamente ogni fase del rapporto con i fornitori.

In particolare, ecco alcuni step fondamentali per ottimizzare la gestione dei fornitori:

1. Verifica della situazione giuridica: prima di collaborare con un nuovo fornitore, è importante controllare il suo stato legale e fiscale. Assicurarsi che siano in regola riduce il rischio di future interruzioni o problematiche legali
2. Cercare referenze: successivamente, è utile chiedere feedback ad altre aziende che hanno già collaborato con il fornitore. Questo aiuta a capire l’affidabilità e la qualità dei servizi offerti
3. Confrontare più proposte: non bisogna limitarsi al prezzo, ma valutare anche altri fattori come la qualità dei prodotti, la logistica e il supporto tecnico
4. Visitare l’azienda: recarsi direttamente presso la sede del fornitore consente di valutare le infrastrutture e conoscere il team
5. Formalizzare i contratti: è importante redigere contratti chiari, specificando diritti e doveri di entrambe le parti. È utile includere condizioni specifiche per gestire eventuali dispute
6. Negoziare le condizioni: bisogna discutere non solo del prezzo, ma anche di aspetti come modalità di pagamento, assistenza tecnica e tempistiche di consegna
7. Utilizzare tecnologie per la gestione: investire in software per la gestione dei fornitori può migliorare la comunicazione e aiutare a monitorare le performance, rendendo il processo d’acquisto più efficiente
8. Effettuare valutazioni periodiche: è utile monitorare le performance attraverso verifiche regolari delle consegne e della qualità dei prodotti. Queste valutazioni aiutano a garantire che il fornitore soddisfi costantemente gli standard aziendali

Seguire questi step consente di costruire e mantenere relazioni solide e produttive con i fornitori. In questo modo, sono garantiti un flusso costante di beni e servizi di qualità.

Strumenti per gestire i fornitori

La gestione degli ordini ai fornitori può essere semplificata attraverso l’uso di strumenti e software dedicati. Esistono, infatti, numerose soluzioni in grado di migliorare la comunicazione, la tracciabilità e l’analisi delle performance dei fornitori.

Tra i principali strumenti utili per gestire i fornitori in modo efficace troviamo:

• Sistemi di Enterprise Resource Planning (ERP): questi software integrano diverse funzioni aziendali, dalla contabilità alla gestione degli approvvigionamenti. Permettono di avere una visione d’insieme delle attività aziendali, facilitando la pianificazione e la gestione degli ordini ai fornitori
• Software di gestione dei fornitori (SRM): si tratta di strumenti progettati specificamente per gestire i rapporti con i fornitori. Consentono di centralizzare le informazioni sui fornitori, tracciare le performance e gestire documenti come contratti e fatture
• Piattaforme di comunicazione: strumenti come Microsoft Teams facilitano la comunicazione diretta con i fornitori. In particolare, permettono di condividere informazioni in tempo reale, risolvendo in modo tempestivo eventuali problemi
• Strumenti di analisi dei dati: l’analisi dei dati permette di monitorare le performance dei fornitori nel tempo, identificando eventuali aree di miglioramento
• Sistemi di gestione della supply chain: questi strumenti offrono funzionalità di monitoraggio delle scorte e delle consegne, ottimizzando la logistica e migliorando la pianificazione degli ordini

Questi strumenti non solo semplificano le operazioni quotidiane, ma aiutano anche a costruire rapporti solidi e trasparenti con i fornitori. Adottarli in modo strategico permette di ridurre i costi, prevenire ritardi e ottimizzare le risorse aziendali.

Gestisci i costi aziendali e i progetti con Factorial

Per una gestione ottimale dell’approvvigionamento, un software HR completo come Factorial è la soluzione perfetta per ogni azienda. Grazie alle suo software di project management integrato ti permette di tenere traccia di ogni spesa. Il tutto ottimizzando le risorse necessarie e riducendo i costi.

Scegliendo Factorial, in particolare, potrai:

• Monitorare i costi: carica le note spese del progetto in pochi istanti, anche da cellulare
• Migliorare l’organizzazione dei progetti: integrandosi al tuo ERP attraverso le chiavi API
• Centralizzare la documentazione: organizza contratti e accordi in un unico sistema per ridurre errori e facilitare l’accesso alle informazioni rilevanti
• Valutare le performance: misura le performance del tuo team e tieni traccia delle metriche principali 
• Generare report analitici: crea report dettagliati sulle spese, garantendo una visione chiara per il team, utile per le future strategie aziendali

👉 Chiedi una demo gratuita e scopri tutte le funzionalità e i vantaggi che un software come Factorial può portare alla tua azienda.

FAQ: gestione fornitori

Come gestire i fornitori?

Gestire i fornitori richiede un approccio strutturato che include una selezione accurata, il monitoraggio delle performance e una comunicazione costante. Inizialmente, è fondamentale stabilire criteri chiari di selezione e verificare la situazione giuridica dei fornitori. 

Durante la collaborazione, invece, si devono effettuare valutazioni periodiche e fornire feedback costruttivi. È poi importante mantenere rapporti trasparenti e creare piani di emergenza per affrontare eventuali problemi.

Chi si occupa dei rapporti con i fornitori?

La gestione dei fornitori è solitamente affidata a un responsabile degli acquisti o a un team dedicato all’approvvigionamento all’interno dell’azienda. Queste figure sono responsabili della selezione, del monitoraggio e della valutazione delle performance dei fornitori. 

In piccole imprese, il titolare o un responsabile amministrativo può svolgere questo compito. Chi gestisce i fornitori collabora anche con altri reparti, come produzione e logistica, così da coordinare al meglio gli ordini.

In quale processo rientrano i rapporti con i fornitori?

I rapporti con i fornitori rientrano nel ciclo passivo dell’azienda, che include le attività di acquisizione di beni e servizi esterni. Questo processo comprende la gestione degli ordini, la negoziazione dei contratti e la verifica delle consegne. 

Tuttavia, è anche strettamente legato al ciclo attivo, o di vendita, dell’azienda. Questo perché una buona gestione dei fornitori influisce direttamente sull’attività produttiva e sull’erogazione e vendita dei prodotti.