Anagrafica dipendenti: cos’è? Come può essere gestita nel migliore dei modi?
Queste sono alcune delle domande più frequenti che si pongono i datori di lavoro una volta che arriva il momento di gestire i documenti dei loro dipendenti.
Ogni azienda, infatti, deve tenere traccia di tutti i documenti relativi ai propri lavoratori, assicurandosi che essi siano facilmente accessibili da ambo le parti in caso di necessità e che la loro conservazione non violi le normative per la privacy in vigore in Europa.
Ma come si può gestire l’anagrafica dei dipendenti in maniera efficace e sicura? Quali strumenti possono essere utilizzati? Andiamolo a vedere insieme con questa guida.
- Che cos’è l’anagrafica dipendenti
- Come funziona la gestione dei dati dei dipendenti
- La normativa per la privacy sui dati dei dipendenti
- Strumenti utili per l’anagrafica dipendenti
- Digitalizza la gestione dei dati con Factorial
Che cos’è l’anagrafica dipendenti
Cominciamo con la domanda più immediata: cos’è, nello specifico, l’anagrafica dei dipendenti?
Questa espressione non fa altro che definire l’archiviazione di tutte le informazioni relative a un lavoratore, inclusi i documenti personali e quelli relativi alla sua mansione in azienda.
Ogni azienda, infatti, ha la necessità di avere accesso a un database con tutte le informazioni relative al singolo dipendente, che esso sia cartaceo o digitale.
Le informazioni riguardano diversi aspetti e non sono esclusivamente relative ai dati personali come si pensa solitamente quando si fa riferimento all’anagrafica dipendenti:
- Dati personali: di questa sezione fanno parte i dati anagrafici (nome, cognome, data di nascita), i documenti d’identità (carta d’identità/passaporto, codice fiscale e, quando necessari, permesso di soggiorno/visto) e l’indirizzo di residenza/domicilio.
- Documenti relativi al rapporto di lavoro: di questa sezione fanno parte l’inquadramento, il contratto di lavoro, l’IBAN (su cui va accreditato lo stipendio) e i certificati necessari a svolgere la mansione (come ad esempio la patente o i brevetti).
- Informazioni relative agli orari di lavoro: di questa sezione fanno parte le ore di lavoro e gli orari concordati con il datore di lavoro (nei casi specifici anche la turnazione) e il bilancio di ore di permesso/congedo, ore di assenza, ferie maturate.
Come funziona la gestione dei dati dei dipendenti
La gestione dei dati dei dipendenti consiste in una serie di procedure che il datore di lavoro deve adottare per conservare in maniera sicura le informazioni importanti relative al proprio personale.
L’azienda avrà il compito di raccogliere i dati soltanto attraverso il diretto interessato ed esclusivamente con il suo consenso.
Una volta ricevute le informazioni necessarie, procederà a registrare il dipendente nel proprio database inserendo nella sezione relativa tutti i dati necessari. I dati potranno essere modificati in qualsiasi momento e dovrebbero essere eliminati nel momento in cui il lavoratore lascerà l’azienda.
Ciò che è importante, però, è che vengano sempre rispettate le normative per la privacy dell’Unione Europea, conosciute anche come GDPR (General Data Protection Regulation).
La normativa per la privacy sui dati dei dipendenti
Nell’ultima decade, le normative sulla privacy nell’Unione Europea si sono fatte sempre più stringenti.
Anche per quanto riguarda l’anagrafica e i documenti dei dipendenti, le leggi europee, in vigore anche in Italia, sono chiare e sono volte a rispettare i diritti dei lavoratori.
Queste normative si riferiscono nello specifico alla protezione dei dati sensibili: ovvero quelli relativi a etnia, orientamento sessuale, opinioni religiose e politiche o informazioni riguardanti lo stato di salute.
La cosa fondamentale, però, è che prima di gestire qualsiasi tipo di documento o generalità, il datore di lavoro dovrà ottenere il consenso scritto del lavoratore alla gestione di tutti i suoi dati personali.
Strumenti utili per l’anagrafica dipendenti
Abbiamo parlato di anagrafica dei dipendenti e di tutte le accortezze che un datore di lavoro deve seguire per assicurarsi che la conservazione di questi dati sia svolta in maniera efficace, legale e sicura.
Per ottimizzare tutti i processi relativi a questo tipo di dati si possono sfruttare una serie di strumenti digitali che permettono di rendere l’intero processo sicuro e veloce. Andiamo a vederli insieme.
- Fogli di calcolo (es. Excel, Google Sheets): tramite questi strumenti si possono raccogliere, conservare e analizzare i dati dei dipendenti. In questo modo saranno sempre a disposizione di chi ne ha bisogno e ne potrà essere regolato l’accesso soltanto alle persone che avranno bisogno di accedervi.
- Software di Gestione Documentale (DMS): utilizzare direttamente un software apposito, permetterà al datore di lavoro di avere tutti i dati e i documenti conservati in maniera intuitiva in un unico luogo. Tramite un DMS sarà anche possibile cercare in maniera più veloce i dati di cui si ha bisogno e automatizzare i flussi di lavoro relativi ai documenti.
- Firma elettronica: il consenso obbligatorio sull’informativa sui dati personali può essere firmato dal dipendente in maniera semplice e veloce attraverso l’utilizzo di una firma elettronica, che permetterà di validare i documenti in maniera del tutto legale in pochi passaggi, anche da remoto.
- Software HR: tutti gli strumenti descritti finora sono raccolti in una soluzione all-in-one all’interno di software gestionali per le risorse umane come Factorial. Oltre a semplificare l’amministrazione aziendale e avere una sezione apposita per i profili e i dati dei dipendenti, questo strumento ti fornisce anche l’accesso a strumenti pratici come i fogli di calcolo e la firma elettronica.
Digitalizza la gestione dei dati con Factorial
Con Factorial puoi archiviare e organizzare tutti i documenti online in modo semplice e sicuro. In pochi clic potrai così raccogliere tutti i documenti e l’anagrafica del dipendenti in un unico posto e portare a termine molte operazioni, tra cui:
- Creare cartelle per ogni tipologia di documento
- Caricare documenti in blocco
- Decidere chi può accedere ai documenti e le autorizzazioni
- Vedere i propri documenti protetti da un potente sistema di crittografia
Inoltre, il software ti offre una firma elettronica legale e sicura al 100%, utilissima per validare i documenti più importanti.
Ma Factorial non è solo un applicativo per la gestione documentale: è un vero e proprio software HR che ti aiuterà a trasformare molte operazioni manuali in efficienti processi digitali.
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