Come funziona un procedimento disciplinare in azienda? Cosa devono sapere i datori di lavoro?
Purtroppo, in alcuni luoghi di lavoro, può capitare che un dipendente commetta qualche azione che va contro il bene dell’azienda e che, secondo il regolamento aziendale, è punibile con una sanzione più o meno grave.
Affrontare questo tipo di situazioni non è mai semplice, proprio per questo ci sono procedure specifiche da affrontare nel caso in cui dovesse verificarsi qualche spiacevole incidente con un dipendente, a prescindere che le sue azioni abbiano ripercussioni sul datore di lavoro o sui colleghi.
In questo articolo, approfondiremo tutti i dettagli relativi al procedimento disciplinare e le sue fasi, come si svolge e tutte le sue caratteristiche.
- Cos’è un procedimento disciplinare
- Le fasi del processo disciplinare in azienda
- La conclusione del procedimento disciplinare in azienda
- Impugnazione del procedimento disciplinare
- Esempi di casi in cui avviare un procedimento disciplinare
- FAQ: procedimento disciplinare
Cos’è un procedimento disciplinare
Partiamo dalle basi. Cos’è un procedimento disciplinare e perché viene avviato?
La legge prevede una serie di obblighi di comportamento a carico del dipendente, che si rifanno all’aspetto di subordinazione al datore di lavoro. Questi obblighi in particolare impongo al dipendente di:
- agire sotto la direzione ed il coordinamento del datore di lavoro
- non operare un’attività, per conto proprio o di terzi, in diretta concorrenza con il datore di lavoro
- non divulgare notizie riguardanti l’azienda e alle sue metodologie produttive né farne uso in modo da poter recare pregiudizio all’azienda stessa
- eseguire la prestazione di lavoro oggetto del contratto di lavoro con perizia e diligenza
Sulla base di questi obblighi di legge il datore di lavoro può poi decidere di integrare le limitazioni e linee guida che i dipendenti dovranno seguire introducendo un proprio codice disciplinare interno.
Il potere gestionale del datore di lavoro che ha lo scopo di tutelare l’organizzazione aziendale ed il rispetto degli obblighi previsti dal contratto da parte del lavoratore è basato, come abbiamo visto, sul principio di subordinazione del dipendente nei confronti del datore di lavoro.
Tra le conseguenze derivanti da un contratto di lavoro subordinato troviamo il diritto per il datore di lavoro di adottare un provvedimento disciplinare in caso di comportamenti tenuti da parte del lavoratore che costituiscano un’inadempienza degli obblighi contrattuali.
Un procedimento disciplinare, quindi, è una procedimento formale che un datore di lavoro avvia nei confronti di un dipendente per indagare comportamenti potenzialmente scorretti o inadeguati sul posto di lavoro.
È importante specificare che non esiste soltanto il procedimento disciplinare per dipendente privato, ma che è anche possibile avviare un procedimento disciplinare nel pubblico impiego.
Le fasi del processo disciplinare in azienda
Il procedimento disciplinare consiste in una procedura, composta da varie fasi, attraverso la quale il datore di lavoro può tutelarsi nei confronti di una o più inadempienze del lavoratore dipendente. L’eventuale sanzione disciplinare rappresenta semplicemente la parte finale del procedimento disciplinare, i cui termini sono definiti dalla legge e dai rispettivi CCNL.
Il procedimento disciplinare nei confronti di un dipendente in azienda si divide in:
- Contestazione disciplinare a seguito dell’avvenuta infrazione
- Formulazione delle giustificazioni da parte del dipendente
- Comminazione della sanzione disciplinare
- Eventuale impugnazione della sanzione da parte del dipendente
L’infrazione: elemento scatenante del procedimento disciplinare
Come abbiamo visto, il procedimento disciplinare si innesca nel momento in cui il dipendente compia un’infrazione, ossia un comportamento inadempiente rispetto agli obblighi contrattuali o derivanti dal codice disciplinare. L’infrazione porterà poi alla successiva contestazione da parte del datore di lavoro.
Alcuni tipi più comuni di infrazioni disciplinari possono essere:
- Ritardo sul lavoro
- Esecuzione poco diligente della prestazione lavorativa
- Linguaggio sconveniente diretto a colleghi o superiori
- Utilizzo di strumenti aziendali per fini personali
- Falsificazione della propria presenza sul posto di lavoro
- Danneggiamento non accidentale dei beni aziendali
- Furto di beni aziendali
- Atti di violenza, aggressione o discriminazione sul luogo di lavoro
Non è ovviamente possibile stilare una lista completa dei comportamenti che portano ad un provvedimento disciplinare in quanto possono essere i più vari e ogni azienda rappresenta un caso a sé stante.
La contestazione: l’inizio del procedimento disciplinare
Una volta commessa l’infrazione da parte del dipendente, per far sì che il procedimento disciplinare possa avere inizio il datore di lavoro dovrà procedere alla contestazione dell’infrazione stessa. Senza contestazione, infatti, non si può parlare di procedimento disciplinare.
La contestazione è rappresentata da una lettera indirizzata al dipendente (consegnata solitamente a mano o per raccomandata) la quale contiene l’indicazione dell’infrazione commessa e l’intenzione dell’azienda di procedere dal punto di vista disciplinare.
Nella contestazione disciplinare l’azienda deve indicare al dipendente il comportamento tenuto che è stato considerato come infrazione disciplinare.
La contestazione disciplinare per essere valida dovrà necessariamente avere delle caratteristiche di:
- specificità
- tempestività
Riguardo alla specificità della contestazione disciplinare, ciò obbliga il datore di lavoro a specificare in modo chiaro ed inequivocabile l’infrazione oggetto di contestazione, riferendosi in modo puntuale ed evitando termini o descrizioni generiche.
Sarà necessario quindi specificare la data, il luogo e l’orario precisi (o quanto meno la fascia oraria) nei quali l’infrazione è avvenuta e addurre qualsiasi dettaglio o circostanza che possa aiutare a rendere ancora più concreta e precisa la contestazione.
Parlando invece di tempestività della contestazione, ci riferisce direttamente alla velocità con la quale essa viene inviata al dipendente. Non deve trascorrere troppo tempo tra il momento di avvenuta infrazione e quello dell’invio della contestazione scritta. Questo sulla base del fatto che, un’eccessiva attesa da parte dell’azienda potrebbe far percepire al dipendente di non aver commesso alcun illecito.
Ovviamente, se l’accertamento dell’effettiva avvenuta infrazione da parte del dipendente necessita di effettuare verifiche più lunghe e complicate il concetto di tempestività assume implicazioni di diverso tipo.
Le giustificazioni: il diritto di replica per il dipendente
Con aver consegnato la lettera di contestazione al dipendente può dirsi ufficialmente iniziato il procedimento disciplinare il quale procede con le giustificazioni del dipendente. Cosa significa?
All’interno della lettera di contestazione il datore di lavoro dovrà indicare il numero di giorni entro i quali addurre le proprie giustificazioni relativamente a quanto contestato. La legge prevede di norma 5 giorni.
La legge prevede, infatti, che il potere gestionale del datore di lavoro venga esercitato in un modo tale da raggiungere un giusto compromesso e rispettando il diritto del dipendente di difendersi, giustificarsi e spiegare la propria visione o versione dell’accaduto.
Sei il dipendente lo richiede espressamente, le giustificazioni potranno essere addotte in forma orale. In tal caso, l’azienda sarà obbligata a convocare il dipendente per una riunione orale nella quale potrà farsi assistere da un rappresentante sindacale.
La conclusione del procedimento disciplinare in azienda
Una volta che il dipendente ha addotto, in forma orale o scritta, le proprie giustificazioni, il datore di lavoro dovrà provvedere a considerare i prossimi passi da compiere in virtù di quanto emerso.
C’è ovviamente l’ipotesi di chiarimento: le giustificazioni del dipendente vanno completamente a scusare o chiarire l’avvenuta infrazione e non danno quindi seguito alla possibilità che il procedimento disciplinare possa continuare.
Nel caso in cui, invece, le giustificazioni addotte dal dipendente non siano sufficienti, il datore di lavoro potrà comminare una sanzione disciplinare.
Secondo quanto previsto dalla normativa vigente, la sanzione disciplinare deve sempre essere proporzionale alla gravità del comportamento tenuto dal lavoratore e mai applicata in modo sproporzionato.
Le principali sanzioni disciplinari previste dalla legge sono:
- Rimprovero verbale: il datore di lavoro si limita a rimproverare verbalmente il dipendente
- Rimprovero per iscritto: il rimprovero viene formulato al lavoratore in forma scritta
- Multa: l’azienda trattiene dalla busta paga del dipendente una somma di denaro corrispondente alla retribuzione percepita dal lavoratore fino ad un massimo di cinque ore
- Sospensione dal lavoro: il lavoratore dipendente viene sospeso dal suo incarico per un determinato numero di giorni (massimo dieci) durante i quali non percepisce alcun tipo di retribuzione
- Licenziamento per giustificato motivo soggettivo: il dipendente viene licenziato ma ha diritto ad un periodo di preavviso o ad un’indennità sostitutiva in mancanza di preavviso
- Licenziamento per giusta causa: il dipendente viene licenziato e, data la gravità dell’infrazione commessa, non ha diritto ad alcun tipo di preavviso né indennità sostitutiva.
Ovviamente la sanzione più grave che la legislazione prevede per un lavoratore è il licenziamento.
Impugnazione del procedimento disciplinare
Nel caso non sia d’accordo con la sanzione disciplinare applicata, il lavoratore dipendente ha il diritto di impugnare il procedimento disciplinare, sia dal punto di vista formale che sostanziale.
Dal punto di vista formale, nel caso in cui il dipendente si trovi a contestare la veridicità dei comportamenti che gli sono stati imputati o si dichiari estraneo a quanto eventualmente accaduto.
Dal punto di vista sostanziale, d’altro canto, il procedimento disciplinare può essere impugnato se non sono state seguite le dovute procedure previste dalla legge o dal CCNL di riferimento.
Nel caso in cui il provvedimento disciplinare venga impugnato da parte del dipendente verrà messa in atto una nuova.
Esempi di casi in cui avviare un procedimento disciplinare
Ora che abbiamo visto come funziona un procedimento disciplinare, vediamo, infine, quali sono i casi in cui potrebbe essere necessario avviarne uno.
Questo tipo di procedura potrebbe essere aperta, ad esempio, in caso di:
- Violazione del regolamento aziendale o del codice disciplinare: il codice disciplinare rappresenta l’insieme delle regole di comportamento fornite dall’azienda e che devono essere rispettate da lavoratori. L’azienda, in caso di mancato rispetto del codice disciplinare, ha la possibilità di prendere dei provvedimenti.
- Scarso rendimento: i procedimenti disciplinari possono essere avviati anche nel caso in cui un dipendente sia poco performante, non porti a termine le proprie attività e non rispetti le deadline.
- Reclami da parte di altri dipendenti o clienti (whistleblowing con procedimento disciplinare): la direttiva Whistleblowing obbliga le aziende con più di 50 dipendenti a dotarsi di un sistema per permettere ai lavoratori di segnalare con facilità un illecito.
Se, quindi, qualcuno sospetta che un determinato dipendente stia adottando un comportamento non lecito, potrà segnalarlo in maniera totalmente anonima e dare così il via a un’investigazione e un eventuale procedimento disciplinare.
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La funzionalità “Reclami” è molto semplice da utilizzare. Il dipendente accede a una pagina dedicata dalla quale può:
- Compilare il modulo di richiamo
- Fornire informazioni dettagliate sull’episodio accaduto o in corso
- Allegare documenti e altre prove
Inoltre, il documento preparato è protetto da una password scelta dal lavoratore. Una volta inviata la segnalazione il lavoratore riceve un “numero di reclamo” che può utilizzare per verificare lo stato d’avanzamento della segnalazione.
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FAQ: procedimento disciplinare
Cosa si intende per procedimento disciplinare?
Il procedimento disciplinare consiste in una procedura, composta da varie fasi, attraverso la quale il datore di lavoro può tutelarsi nei confronti di una o più inadempienze del lavoratore dipendente.
Chi attiva il procedimento disciplinare?
Una volta commessa l’infrazione da parte del dipendente, per far sì che il procedimento disciplinare possa avere inizio, sarà direttamente il datore di lavoro a dover procedere alla contestazione dell’infrazione stessa.
Quante sono le fasi di un procedimento disciplinare?
Il procedimento disciplinare è suddiviso in quattro fasi: contestazione disciplinare a seguito dell’avvenuta infrazione, formulazione delle giustificazioni da parte del dipendente, comminazione della sanzione disciplinare e, infine, eventuale impugnazione della sanzione da parte del dipendente.
Cosa si rischia con un provvedimento disciplinare?
I provvedimenti in caso di avvenuta infrazione variano a seconda della gravità dell’infrazione. In ogni caso, però, il rischio concreto per il dipendente è quello del licenziamento.
Come si conclude il procedimento disciplinare?
Il provvedimento disciplinare si conclude, dopo l’investigazione, con un’eventuale sanzione, commisurata alla gravità dell’infrazione del dipendente.
