Usi già dei programmi di gestione aziendale? Vuoi implementarne uno in azienda?
I programmi di gestione aziendale sono un investimento importante poiché ti consentono di semplificare la gestione di ogni aspetto della tua azienda, dalla contabilità al processo di recruiting.
Il problema principale è che ce ne sono centinaia disponibili, ognuno con le proprie specificità. La sfida sta nello scegliere un programma compatibile coi tuoi processi aziendali, e che meglio accompagni la tua azienda durante la crescita.
In questo articolo imparerai cosa sono i programmi di gestione aziendale, i vantaggi che portano, e quali caratteristiche devono avere per soddisfare le tue esigenze e migliorare i tuoi flussi di lavoro.
Sommario
Cosa sono i programmi di gestione aziendale
Un programma di gestione aziendale è un software che ti supporta nella gestione ed ottimizzazione dei processi aziendali. Con un programma di gestione aziendale puoi, tra le altre cose:
- Gestire la contabilità e la fatturazione in modo semplice e veloce
- Gestire le risorse umane e la formazione del personale
- Analizzare i dati e le performance aziendali
L’obiettivo dei programmi di gestione aziendale è quello di semplificare i processi aziendali, aumentando la produttività e abbattendo i costi di gestione.
Facciamo un esempio pratico per capire meglio come possono aiutarti nello specifico. Quante volte hai perso tempo a cercare un documento tra gli archivi, e-mail, o nelle cartelle sparse sul tuo computer?
Un software con funzionalità di gestione documentale ti permette di trovare facilmente i documenti che ti servono grazie a potenti funzioni di ricerca e classificazione. Inoltre, puoi condividere i documenti con i tuoi colleghi e collaboratori in modo sicuro e veloce, senza dover inviare e-mail o allegati.
Vediamo ora perché mai dovresti usare un programma di gestione aziendale.
Programmi di gestione aziendale: quali vantaggi
Implementando il software di gestione aziendale giusto godi di numerosi benefici:
- Aumenti produttività ed efficienza. Questi software ti aiutano ad automatizzare attività ripetitive e inclini agli errori umani, come la generazione di fatture, evitando errori di calcolo e ritardi nei pagamenti. Così puoi concentrarti su attività che si adattano meglio a noi che ad un robot, come la risoluzione dei problemi e la gestione delle relazioni.
- Migliori il processo decisionale. Il software ti offre un flusso continuo di dati aggiornati per ogni aspetto che gestisce. Ad esempio, ti permette di valutare performance e competenze dei tuoi dipendenti in tempo reale; così capisci subito chi sono i top player del tuo team e quali dipendenti hanno invece bisogno di maggior supporto.
- Promuovi la collaborazione tra i membri del team. Il software ti consente di creare e assegnare progetti condivisi, comunicare facilmente con i tuoi colleghi e monitorare i progressi di ogni attività. Così ottimizzi tempi e risorse, migliori la qualità del lavoro e aumenti la soddisfazione dei tuoi clienti.
- Abbatti i costi di gestione. Tutti i costi legati sia all’acquisto che alla manutenzione del software sono ridotti al minimo grazie alla modalità cloud che non richiede installazioni o aggiornamenti. Inoltre, il software automatizza molti processi e controlla la correttezza dei dati inseriti, evitando così errori di calcolo, dimenticanze o incongruenze che potrebbero compromettere la qualità del servizio e la reputazione dell’azienda.
- Sicurezza dei dati. I tuoi dati sono al sicuro sul cloud. Non solo sono protetti da password e crittografia, ma puoi anche stabilire chi ha accesso a quali documenti. Così non rischi che finiscano in mani sbagliate. Inoltre, il software effettua backup automatici, così non perdi tutto in caso di guasto, cancellazione accidentale, o attacco informatico.
Un software di gestione aziendale ti offre molti benefici in termini di efficienza, risparmio e sicurezza. Ma come scegliere tra le centinaia di programmi disponibili?
Quali caratteristiche deve avere un buon programma di gestione aziendale
Ecco a cosa devi prestare attenzione quando stai scegliendo un programma di gestione aziendale:
- Scalabilità. Il software deve essere modulare per crescere con la tua azienda. Se sei una piccola azienda non hai bisogno di un programma complesso o costoso con funzionalità che non ti servono. Quando l’azienda crescerà, vorrai aggiungere nuove funzionalità senza dover cambiare software.
- Semplicità d’uso. Il programma deve essere intuitivo e facile da usare, senza necessitare di competenze specialistiche avanzate. Deve semplificare, non complicare i processi aziendali. Preferisci programmi con grafica semplice e intuitiva, che consentono di accedere a tutte le funzioni principali in pochi click, senza dover consultare manuali o guide online.
- Integrazione con altri programmi usati in azienda. Il programma deve essere compatibile e interoperabile con gli altri programmi usati in azienda, come ad esempio il mailing software e il CRM.
- Ricevere aggiornamenti continui. Il programma deve ricevere aggiornamenti continui che ne migliorino le prestazioni, la sicurezza e la funzionalità. Deve essere in grado di adattarsi alle esigenze e alle richieste del mercato e dei clienti, senza richiedere costi aggiuntivi o interruzioni del servizio.
- Servizio clienti tempestivo e preparato. Il servizio clienti deve essere in grado di risolvere eventuali problemi o dubbi che si presentino durante l’uso del programma. Deve essere facile contattare il servizio clienti tramite telefono, email o chat, e ricevere assistenza qualificata e personalizzata.
Ad esempio, Factorial si integra con decine di app, e puoi anche richiedere nuove integrazioni. Con la funzionalità di firma elettronica tutti i tuoi documenti sono conservati al sicuro sul cloud, e vedi subito se hanno ricevuto modifiche non autorizzate. Inoltre, semplifica i processi di onboarding ed offboarding, facendoti risparmiare tempo prezioso.
Quali programmi di gestione aziendale sono più adatti a piccole e medie imprese?
Piccole e medie imprese hanno bisogno di software semplici da usare e con benefici immediati. Spesso questi programmi si occupano di un’area specifica, come contabilità o gestione delle risorse umane, o comunque ti permettono di scegliere quali funzioni attivare in base alle tue esigenze. Questo ti consente di personalizzare il software e di risparmiare sui costi di licenza e manutenzione.
Ci sono due tipologie principali di software da prendere in considerazione:
- I programmi ERP
- I programmi di dominio specifico
Vediamo le differenze nello specifico.
I programmi ERP
Nonostante il nome — Enterprise Resource Planning — suggerisca che questi software siano progettati per le aziende enterprise, sono adatti anche alle piccole e medie imprese che vogliono ottimizzare i loro processi e aumentare la loro competitività.
I software ERP consentono di integrare e gestire diverse funzioni aziendali, come la contabilità, le vendite, la produzione e la logistica, attraverso un’unica piattaforma informatica. Questo porta una maggiore efficienza, una riduzione dei costi e una migliore qualità dei servizi offerti ai clienti.
Un software ERP rappresenta una soluzione completa per la tua azienda, e oggigiorno esistono soluzioni su misura per le PMI. Dovrai intraprendere un processo di formazione del personale per sfruttarlo appieno, ma ne vale la pena perché potrai migliorare la gestione e il controllo di tutte le attività aziendali.
I software di dominio specifico
Mentre un software ERP fa da collezione di moduli per gestire le diverse funzioni aziendali in modo integrato, un software di dominio specifico è progettato per soddisfare le esigenze di un settore particolare.
Ad esempio, puoi scegliere un software di comunicazione come Slack o uno di project management come Trello.
Tra i pro di questo approccio ci sono la maggiore semplicità di utilizzo e costi inferiori. D’altro canto, affidarsi a una suite di software diversi rischia di diventare insostenibile nel lungo termine, a causa della dipendenza da diversi fornitori e cicli di sviluppo non sincronizzati.
Con le giuste integrazioni puoi combinare vari software di dominio specifico ed avere un software ERP personalizzato per la tua azienda.
Quali programmi di gestione aziendale sono più adatti ad aziende enterprise?
Le aziende enterprise hanno necessità diverse rispetto alle PMI. Hanno dei processi più complessi e meno flessibili che richiedono software gestionali modulari, solidi, integrati, e personalizzabili.
Oltre ai già citati software ERP, le aziende enterprise hanno bisogno di software su misura per i vari reparti che le compongono.
Prendiamo la contabilità come esempio. Là dove per le PMI è sufficiente un software di contabilità online che permetta di gestire la fatturazione elettronica e la reportistica finanziaria che poi invieranno ad un commercialista, le aziende enterprise necessitano di software con funzione come la preparazione e la rendicontazione fiscale, la reportistica finanziaria, e l’integrazione con altri sistemi ERP.
Un altro tipo di software a cui si affidano le aziende enterprise sono i software EAM (Enterprise Asset Management), per gestire gli asset fisici di un’azienda come i macchinari e i mezzi logistici, per gestirne la manutenzione e monitorarne le prestazioni.
Un’altra caratteristica delle aziende enterprise è quella di avere una supply chain complessa e globale. Per questo si affidano ad un software SCM (Supply Chain Management) che si occupa di pianificare e monitorare tutte le attività della supply chain, oltre che a occuparsi della gestione dell’inventario e degli ordini.
Esistono programmi di gestione aziendale che si adattano alla crescita?
La caratteristica principale di un programma di gestione aziendale che sia in grado di adattarsi alla crescita della tua azienda è la modularità. La modularità è la capacità di scegliere quali moduli — o funzionalità — attivare.
Per esempio, se la tua azienda ha bisogno di gestire la contabilità e il magazzino e le vendite, puoi scegliere un programma di gestione aziendale che offra questi moduli e attivarli in base alle tue esigenze. In questo modo, paghi solo per le funzionalità che usi e potrai aggiungere altri moduli in futuro quando la tua azienda crescerà.
Magari in futuro vorrai aggiungere moduli per la gestione della produzione, del CRM, dell’e-commerce o della business intelligence. Con un programma di gestione aziendale modulare potrai farlo facilmente e senza dover cambiare software o perdere i dati già inseriti. In questo modo, il tuo programma di gestione aziendale crescerà insieme alla tua azienda e ti supporterà in ogni fase del tuo percorso imprenditoriale.
Prendiamo Factorial come esempio. Non è detto che ti servano tutte le funzionalità del nostro software; in tal caso, puoi scegliere tra dei bundle pre costruiti o crearne uno personalizzato. Così paghi solo per le funzionalità che ti servono.
Programmi di gestione aziendale per le risorse umane
Il dipartimento delle risorse umane è uno di quelli che più beneficiano da un programma di gestione aziendale dedicato.
La digitalizzazione infatti ti permette di ottimizzare la gestione HR, spostando numerose attività da processi manuali e dispendiosi a processi automatizzati e veloci, come la gestione delle buste paga, delle presenze e delle assenze, delle ferie e dei permessi; da supporti cartacei a supporti digitali, come la gestione dei documenti, dei contratti, delle certificazioni e delle dichiarazioni; da canali tradizionali a canali online, come la gestione delle candidature, delle interviste, delle offerte di lavoro e dei feedback.
Inoltre, puoi centralizzare la gestione delle risorse umane. Così puoi monitorare e valutare le performance, le competenze e le esigenze di formazione dei tuoi dipendenti, nonché gestire i piani di carriera e di sviluppo professionale. In questo modo puoi migliorare la motivazione, la soddisfazione e la fidelizzazione del tuo personale, oltre che attrarre nuovi talenti e creare una cultura aziendale positiva.
Factorial: il miglior software HR per la gestione aziendale
Se vuoi sfruttare le potenzialità di un software HR per la gestione aziendale affidati a Factorial. Con Factorial puoi:
- Creare workflow automatizzati che si attivano in base ad azioni specifiche come “nuovo dipendente assunto” o “nuovo documento caricato”.
- Creare il tuo organigramma aziendale e tenerlo aggiornamento in modo automatico.
- Generare report HR personalizzati per monitorare i KPI aziendali.
- Gestire i documenti da remoto ovunque ti trovi, in maniera sicura.
- Tenere traccia della performance dei dipendenti per meglio gestire il capitale umano della tua azienda.
Factorial ti accompagna per tutto il percorso di crescita aziendale. Puoi scegliere di acquistare il pacchetto all-in-one o personalizzare le funzionalità in base alle tue esigenze.
Se sei un’azienda enterprise, il nostro potente sistema di integrazioni ti permette di creare una suite di software completa per gestire tutti i reparti della tua azienda.
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